三级文件编写规定

受控状态：文件编号：JHM/C-01-001发放编号：版本：Ⅰ三级文件编写规定编制：日期：审核：日期：批准：日期：济南黄台煤气炉有限公司2012年12月01日发布 2012年12月01日实施济南黄台煤气炉有限公司三级文件编写规定 JHM/C-01-001 1.目的与范围：为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。

本标准规定了三级文件编写方法与要求。

本标准适用于济南黄台煤气炉有限公司。

2.引用标准：JHM/CX-B-2012.1 文件控制程序JHM/CX-B-2012.2 记录控制程序3 职责3.1管理者代表负责公司管理性三级文件的批准工作3.2办公室负责公司三级文件的审核、归档、发放、回收等工作。

3.2各部门负责本部门职责范围内的三级文件的编制、审核工作及部门内部使用的三级文件的编制、审核、批准工作。

4.工作程序：4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。

4.2三级文件的范围4.2.1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。

4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。

当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。

4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、作业指导书，验收规范（细则）等。

4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2的格式，如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。

设施操作规程见A.3。

4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。

三级文件编写规定Q／AM-QD002-20101 目的与范围为了指导各部门正确编写三级文件，确保标准的规范性和统一性，特制订本标准。

本标准规定了三级文件编写方法与要求。

本标准适用于无锡爱玛车业有限公司。

2 引用标准GB/T1.1—2000 标准化工作导则第1部份，标准的结构和编写规则。

PD/AM-QD01-2010 文件控制程序3 职责3.1 品管部职责3.1.1 负责组织三级文件的起草。

3.1.2 负责组织三级文件规范化审核。

3.2 各部门负责本部门三级文件的编写。

4 规范性一般要素4.1 三级文件的确定日常工作中具有经常性、重复性特点的管理和工作事项都必须做出明确的确定，应编制相应的三级文件。

4.2三级文件的范围4.2. 1管理性文件：对特定范围内的人员、工作和事务制定共同遵守或具有约束力的规范性文件，如规章制度、管理办法、规定（程）等。

4.2.2质量体系支持性文件：规定某项工作的具体作业要求。

当没有书面文件规定又不能保证工作质量时，各部门应按照质量管理体系要求制定详细的补充性文件，以控制和保证工作质量。

4.2.3技术文件：为产品和生产提供保障和指导性的文件，如产品标准、产品图样、工艺卡片、作业指导书，验收规范（细则）等。

4.3 三级文件的内容与格式4.3.1 一般三级文件的格式见附录A.1，A.2。

产品图样和设计文件、工艺文件等三级文件1Q／AM-QD002-2010的格式如果按本标准无法执行时，可由文件的相关部门另行规定。

设施操作规程见A.3。

4.3.2 目的与范围：该部分应明确写出本标准编写的目的，本标准规定的内容、范围及适用的对象范围，目的一般格式为“为了×××××××，特制订本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)”，范围一般格式为“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)规定了×××××××”，“本标准(管理办法、规定、制度、基准书等)适用于×××××××”。

1.目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。

2.适用范围：适用于股份公司及下属各子公司的所有文件及表单记录文件的管理
3.管理职责：
3.1 一阶文件和二阶文件的制订/修订/废止由品管部负责，管控权限归品保部；
3.2三阶文件和四阶文件的制订/修订/废止由相关部门负责，管控权限归品保部，其中部门管理制度归综合管理部管控；
3.3通知公告类文件的制订/修订/废止统一由综合管理部负责，管控权限归综合管理部。

行政发文统一用“综管行【****指年代号如2016】***指流水号如001”，人事任免统一用“综管人【****指年代号如2016】***指流水号如001”；
3.3.1
3.3.2
3.3.3
4.正文：
4.1所有三级文件必须包含目的、适用范围、管理职责、制度正文、相关文件和相关表单六个部分；
4.2用数字表示每一个部分即1.目的、2.适用范围.....宋体，10号，加粗，间距为1.5倍；
4.3每个部分下面还有小项，则用1.1、1.2、1.3.......开头缩进0.5个字符；若1.3下面还有小项则用
1.3.1、1.3.
2.....开头再缩进0.5个字符；
4.4每个部分下面的正文部分用宋体，字号为10号，间距为1.5倍；
4.5相关文件是指所拟文件中需要引用的其他文件；
4.6相关表单指所拟文件中提到的表单清单，同时附上表单电子版;
4.7页面的页边距要求上下15毫米，左右20毫米。

5.相关文件：
无
6.相关表单：
《文件制度审批表》。

三级文件要求
一、本公司第三级文件为工作标准（岗位职责和任职要求等）；技术标准（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范、记录等）。

三级文件由各部门自行编制。

由部门负责人审核。

报分管经理批准发布、实施。

二、分管经理负责三级文件编写、更改和发放的审批。

三、三级文件编号：QEOP/部门名称缩拼后加顺序号。

四、三级文件发放时要填写“文件收/发记录表”，由文件主管部门负责登记、发放。

五、三级文件的更改由各相应部门填写“文件更改记录表”，经分管经理批准后更改发放。

三级文件由各部门自行发放，归档保存。

六、内容格式：
1、封面由企管办统一制作。

（由各部门具办到企管办到办理）。

2、名称（用2号宋体加粗）
1.0目的（用四号宋体加粗）
2.0适用范围、
3.0定义、
4.0职责、
5.0工作、
6.0记录）。

具体内容用四号宋体。

3、每页要有页码。

4、行间距单倍行距，页边距左右为23.8毫米。

上下为15毫米。

5、编写三级文件时要认真、仔细，不得出现错别字、标点符号运用要正确，与生产实际应用要相互符合。

慈溪威德米勒电子科技有限公司
管理部三级文件与质量记录编号规定
一、三级文件编号规定
WDML-XX-XX-XXX：WDML表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号；
一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）
A1：合同、协议
A2：公司章程、账号、授权书、许可证等
二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：人事规章制度：适用于编制人事类规章制度
B2：行政规章制度：适用于编制行政类规章制度
B3：后勤规章制度：适用于编制后勤类规章制度
B4：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项
B5：决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府下发的强制性行政措施、本公司总经理决议等
B6：通告、公告：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：禁止吸烟、表彰先进、批评错误等
B7：通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，如：放假通知、作息时间调整通知等
二、质量记录
DZ-XX-XX-XXX-XXX：DZ表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号、XXX表示记录流水号
2015年4月12日。

慈溪威德米勒电子科技有限公司
管理部三级文件与质量记录编号规定
一、三级文件编号规定
WDML-XX-XX-XXX：WDML表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号；
一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）
A1：合同、协议
A2：公司章程、账号、授权书、许可证等
二级类目：公文类（用字母B表示）
B1：人事规章制度：适用于编制人事类规章制度
B2：行政规章制度：适用于编制行政类规章制度
B3：后勤规章制度：适用于编制后勤类规章制度
B4：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项
B5：决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府下发的强制性行政措施、本公司总经理决议等
B6：通告、公告：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：禁止吸烟、表彰先进、批评错误等
B7：通知：传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，如：放假通知、作息时间调整通知等
二、质量记录
DZ-XX-XX-XXX-XXX：DZ表示企业代号；XX表示编制部门代号；XX表示类目；ххх表示文件流水号、XXX表示记录流水号
2015年4月12日。