经典实用有价值的企业管理培训课件高效会议管理技巧共84页

种类
按照不同的分类标准，会议可以分为多种类型。例如，按照会议议题可以分为专 题会议、学术会议、技术会议等；按照会议规模可以分为大型会议、中型会议、 小型会议等；按照会议形式可以分为线上会议和线下会议等。
级别
会议的级别可以根据其重要性和影响力来划分，例如国家级会议、省级会议、市 级会议等，也可以根据会议的组织机构来划分，例如公司内部会议、部门会议、 项目组会议等。
提高沟通和表达能力，避免误解和冲突
总结词
良好的沟通和表达能力是高效会议的重要保障，有助 于减少误解和冲突，促进共识的形成。
详细描述
在会议中，应使用简洁明了的语言表达观点，避免使 用模糊或含糊不清的措辞。同时，倾听和理解他人的 观点和意见也是非常重要的，这有助于减少误解和冲 突，促进共识的形成。
控制会议时间和节奏，避免拖延和跑题
地点安排
根据会议需求和参会人数，选择合适 的会议室或活动场所，确保设施完备 、环境舒适。
确定参会人员名单
确定关键人员
根据会议主题和目标，确定需要参与的关键人员，确保他们 能够出席会议。
邀请与会人员
向参会人员发出正式邀请，并提前通知他们会议的相据会议主题和目标，列出详细的议 程内容，包括议题、讨论点和时间分 配等。
发言时间
限制每位参会者的发言时 间，避免某个人长时间发 言影响会议进程。
讨论规则
制定讨论规则，如禁止人 身攻击、不进行无意义的 争论等，以确保讨论的有 效性。
会议记录和纪要整理
要点一
记录要点
记录会议中的重要观点、建议和决议，确保记录内容准确 无误。
要点二
纪要整理
根据会议记录整理纪要，并分发给相关人员，以确保决议 得到有效执行。
会议决议的跟踪和落实

目的
会议的目的是为了解决特定问题 、讨论议题、分享信息、协调工 作等，以便达成共识或做出决策 。
会议的类型
01
02
03
04
按照规模
小型会议、中型会议、大型会 议等。
按照形式
面对面会议、视频会议、电话 会议等。
按照议题
业务会议、项目会议、部门会 议等。
按照目的
讨论会、研讨会、论坛等。
会议的优缺点
促进信息交流和共享
承担责任
在执行过程中，参会者应勇于承担责任，积极解 决问题，确保决策的有效执行。
05 高效会议的实践案例
公司A的周例会
总结词
结构化、目标明确
详细描述
公司A的周例会采用结构化的议程安排，确保每个议题得到充分讨论。会议开始时明确目标，聚焦于关键问题， 避免偏离主题。
公司B的团队建设会议
总结词
互动性强、鼓励参与
提醒发言者注意时间，以保持会议的 高效进行。
确保参与者准备充分
要求参与者提前阅读相关材料 或进行背景研究。
提供必要的资料或信息，以便 参与者更好地参与讨论。
鼓励参与者提出他们的问题或 关注点，以便在会议上讨论。
促进开放沟通
鼓励开放和诚实的讨论，避免批 评或指责。
促进不同意见之间的交流，以找 到最佳解决方案。
03
时间成本较高
会议需要花费一定的时间 ，如果会议时间过长或频 繁，会影响工作效率和资 源分配。
信息过载
在会议中，大量信息涌入 ，可能导致参会者无法有 效吸收和处理信息，造成 信息过载。
效率低下
如果会议组织不当或议程 设置不合理，可能会导致 会议效率低下，无法达成 预期目标。
02 高效会议的关键要素

20
三、会前准备工作
4、主持人会前六项准备工作 明确会议的主题 明确沟通的目标 设计会议的议程 预见可能的冲突 预见冲突的对策 进行SOWT分析
21
四、成功会议五个对策
只有你重视了开会， 你才能开一个高效的会议
一. 说好开场白 二. 合理分配会议时间 三. 控制会议进度 四. 有效达成会议决策和方法 五. 会议结束要总结
6. 情绪控制不好 7. 地点选择不当 8. 沟通时间过长 9. 人员选择不妥 10.不当讨论引导
29
2.会议有效沟通十大技巧
技技巧巧之之一一::防防止止沟沟通通漏漏斗斗
高效会议管理技巧
二○○七年十月七日 李思林
1
高效会议管理技巧
本课程的目的:
了解会议有关知识 掌握会议基本流程 分析低效会议原因 交流会议管理技巧 提升会议综合效率
2
高效会议管理技巧
会议需要管理吗?
经理级人员每周约花1/4的时间在开会上 中高层经理1周约2天；资深行政人员达1周4天
除一对一会议，三人以上会议平均占时最多
策略3： 控制会 议进度
25
四、成功会议五个对策
策略4： 达成会 议决议
1.用足够时间检 查讨论的困难
2.例举用图表提 方案进行讨论
3.客观比较各方 案的优劣
4.估计支持率 5.是否需要采集
新的资料
6.征求反方意见 7.主持人在中间
角度评估优劣 8.对提案进行必
要调整 9.当场对提案进
行表决 10.跟踪:负责人,
签到簿
是否准备席签
是否安排交通食宿
18
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
三、会前准备工作
3、会务筹备事项
是否预先发放资料

如何做开场白
1. 定义：3~5分钟的谈话，系统、简介及有明确宗旨。 2. 内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。 3. 程序：
– 概观会议进行程序； – 提供与讨论有关的资讯 – 规范议程； – 指定会议记录者； – 征求对议程设计的意见
如何分配发言时间
➢ 一次会议真正用于开会的时间只有80% ➢ 尽量保证每个人发言机会均等 ➢ 尽量开成一种互动的会议氛围
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1817 :54:411 7:54Nov-2018-Nov-20
•
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。17:54: 4117:5 4:4117: 54Wed nesday, November 18, 2020
•
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1820.1 1.1817: 54:4117 :54:41 November 18, 2020
如何掌握议事进度
语言方式
• 主持人用一些比较有技巧的话语来控 制会议的议事进度
非语言方式
• 通过眼神、手势等告诉发言人说 多了或者别说了，或者是说得不 够接着说等
如何达成决议——决策方式
➢ 4种群体决议
权威决议 共识决议
少数服从多数决议 无异议决议
如何圆满结束会议
预留5~7 分钟做总
结
确定工作分 配妥当
会议的通病
会议效率不高
高效会议的8大特征
只在必要时才召集 好好筹划过 拟定和分发了议程表 遵守时间 一切按部就班 请了最有经验的和最应该出席的人出席
作出了评论和归纳
会议流程
会议准备
一个中心，两个基本点
议程： 1、会议的开始 2、进行会议讨论 3、结束会议

中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02

中立态度
保持中立立场，不偏袒任 何一方，确保讨论的公正 性和客观性。
确保各方充分发言和交流
01
02
03
04
鼓励发言
鼓励与会者积极发言，表达观 点和看法，营造自由讨论的氛
围。
控制发言时间
合理分配发言时间，避免某些 与会者过度发言或沉默不语。
引导交流
引导与会者之间进行交流，促 进不同观点之间的碰撞和融合
03
有效主持与引导讨论
确立主持人角色及职责
主持人角色定位
作为会议进程的管理者和引导者，确保会议的高效进行。
主持人职责
制定会议议程、控制会议时间、引导讨论、协调各方意见、总结会议成果等。
引导讨论技巧和方法
01
02
03
提问技巧
运用开放式问题引导与会 者深入思考，激发讨论热 情。
倾听能力
积极倾听与会者发言，理 解其观点和需求，为引导 讨论提供依据。
会议是一种有组织、有目的的集 体沟通活动，旨在达成共同目标 或解决特定问题。
会议类型
根据会议目的和参与者不同，可 分为决策性会议、讨论性会议、 报告性会议等。
明确会议目标
目标设定原则
明确、具体、可衡量、可实现、有时 间限制。
目标设定方法
通过需求分析、问题诊断等方式，确 定会议主题和目标。
制定合理议程
预留足够的时间
为关键议题预留足够的时间，避免因为时间不足 而导致讨论不够深入或无法达成共识。
3
引导与会者积极参与
会议主持人应积极引导与会者参与关键议题的讨 论，鼓励大家发表意见和看法，促进讨论的深入 进行。
06
总结归纳与行动计划制定
总结本次会议成果

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高效会议管理技巧(培训)
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
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高效会议管理技巧(培训)
倾听 是暂时忘掉自我的思
想、期待、成见和愿望。全神贯注 的理解谈话者的内容，与他一起去 体验，感受整个过程。这是一种管 理技巧，可以通过学习和锻炼得到 提高。
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
❖会议中的沟通 ❖会议中的反馈技巧
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高效会议管理技巧(培训)
沟通的漏斗
•沟通
•漏斗
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•你心理想的 100% •你嘴上说的 80% •别人听到的60% •别人听懂的40% •别人行动的 20%
高效会议管理技巧(培训)
•
沟通的定义
• 为了设定的目标把信息、思 想、情感在个体或者群体之间传 递并且达成协议的过程
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高效会议管理技巧(培训)
主持人的4个准备
设定沟通目标
制订行动计划
预备可能的争执 进行SWOT分析
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高效会议管理技巧(培训)
SWOT分析
•自身 •环境
Strength 优势
Opportunity 机会
Weakness 劣势
Threat 威胁
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高效会议管理技巧(培训)
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高效会议管理技巧(培训)
•无需开会的五个如果
•已经按惯例每周聚会
•没什么特别的事情要讨论
•会议成本太大
•如果
•还有比开会更好的方法
•你是唯一做决策并且知 •道该怎么做的人（开会 •让他人参与只能把问题
•弄糟）

会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中

can...
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
Click enter your content, or by copying your text, choose the paste to this. Clear and concise language, simple specification can...
9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01

结束会议 • 总结 • 安排下次会议
跟进 • 会议纪要 • 跟进计划
准备会议
相关问题的主要决策人
为完成工作需要了解相 关信息的人员
哪些人 参加？
能够提供相关意见的人员
将要负责执行会议做出 的决定的人员
对问题负有义务，或存在利害 关系，或起作用的人员
会议议程
01
由重要到不重要
会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响 到后面重要议题。
问题过于宽泛
找不到提问的内容
开始的问题太难
问引导性问题 可能是最封闭的问题
提问之前已经表示不赞同
高效会议的八大特征
1. 只有在必要时才召集
2. 仔细筹划过
3. 拟定和分发了议程表
4. 遵守时间
5. 一切按计划进行
6. 邀请了有经验的 人士和决策人
7. 作出了结论和归纳
8.记录了所有决定、 建议和负责人
参会者的守则和责任
会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 开放的心态，摒除部门之见 尽可能多的获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不隐善扬恶，不人身攻击 避免不当的肢体语言 会后总结
如何处理会议中的冲突
决断：满足自己的要求
决断 不决断 竞争（暴力） 协作 妥协
决策方式
决定 一致通过法 多数票通过法 领导决定法
影响群体决策的因素
1.心理定势
2.自尊、自信
4.合理化动机
5.权威效应
3.从众行为 6.责任扩散、风险转移
会议成功的小窍门
窍门一：在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判 窍门二：决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开 奥美广告─大人闭嘴 请吃棒棒糖

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会议本身要遵守的规则（一）
1.参会者要将工作安排交给会议主席 2.超过1小时的会议要有书面的通知 3.所有参会者都要有准备发言的心态 4.会议要能准时开始、准时结束 5.负责人对决议能否达成负主要责任
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会议本身要遵守的规则（二）
6.在会上要维护别人的尊严
7.要有人提出不同的意见
8.会后要能拿到书面的记录
评议新 点子
确定行 动纲领
9
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议 3.视频会议 按开会目的分类 1.宣布人事安排、讲解政策 的会议 2.当众表扬或批评别人的会 议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议（例会） 5.集思广益的会议
效率损失的费用
开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有 可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率 下降而造成的损失，就是效率损失成本。
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二、会议效率不高的原因及解决方案
1、会议效率不高的原因及预防性管理 2、高效会议的八大特征 3、会议规范
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会议效率不高的原因
项次 （1） （2） （3） （4） 原因 时间安排得不合适 地点安排得不妥当 开会对象选择不对 主持人影响力不够 具体表现 会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘， 无心开会。 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断， 无法正常进行。 必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。 参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。 开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。

❖ 1、对会议的议题特别熟 ❖ 2、地位高而且声望较大 ❖ 3、负担较多的行政责任
31
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
❖一、会议中的沟通技巧 ❖二、会议中的反馈技巧
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一、会议中的沟通技巧
沟通漏斗
❖ 你心里想的100% ❖ 你嘴上说的80% ❖ 别人听到的60% ❖ 别人听懂的40% ❖ 别人行动的20%
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一、如何判断是否需要开会
一定要开会的情况
❖ 1、把信息同时传递给很多人 ❖ 2、需要别人参与以集思广益 ❖ 3、需要听取各部门工作汇报 ❖ 4、需要当众表扬或批评时 ❖ 5、给小组或部门分配任务时
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二、会议准备的作用与方法
会议准备的作用
❖ 1、可选择最适当讨论方式 ❖ 2、使参会者有讨论的方向 ❖ 3、事先告知参会者做好准备 ❖ 4、节省会议时间与减少冲突
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一、倾听技巧
表达感受的两句话
❖ 1、我也有过相同的经历 ❖ 2、如果我是你，我跟你感觉一样
46
二、讲话技巧
❖ 1、展示Presenting ❖ 2、探询Probing ❖ 3、评论
Commenting ❖ 4、建立Building
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二、讲话技巧
❖ 5、测试Testing ❖ 6、总结Summarizing ❖7、排除Shutting out ❖8、引进Bringing in ❖ 9、建议Proposing
5
三、会议的种类
（一）按会议人数分：
❖ 1、一对一会议 ❖ 2、团体会议
6
三、会议的种类
（二）按会议方式分：
❖ 1、面对面会议 ❖ 2、电话会议 ❖ 3、视频会议
7
三、会议的种类
（三）按会议目的分：