基于工作流的职业技能培训管理平台分析与设计摘要:随着我国现代化建设、城镇化建设的飞速发展,大量农村剩余劳动力不断涌向城市,这些农村转移劳动力的培训问题日益凸显出来。
在解决该问题中,高职院发挥了积极的作用,为区域企业培养了大批技术技能型人才。
但是采用传统方式进行数据采集和管理,使得工作效率和管理水平很难提高。
为此,本文根据地方政府、高校培训管理政策,结合实际业务流程,提出了一种基于工作流的培训管理平台设计方案,并将之整合至高职院已有的OA平台,实现了教学管理信息化、网络化、现代化,大大提高了工作效率和管理水平。
关键词:职业技能培训管理平台工作流设计高职院校积极落实党的“十八”大精神,坚持培养高质量技术技能型人才服务地方经济,为推进社会主义现代化服务,通过举办各种形式的非学历教育,补充完善终身教育体系,为建设学习型社会增砖添瓦。
随着高职院开展职业技能培训服务不断加强,培训业务日益增加,申报数据越来越繁杂,管理工作量显著增加,保持原有的经办人跟单的申报管理方式,已不能保障管理质量和效果。
借助信息化手段,让多人参与协同办公成为可能,使不同角色分担各环节工作,让培训班申报和管理工作轻松明了,高效便捷。
1 高职院协同办公现状与工作流1.1 协同办公与工作流协同办公是指通过网络以工作流的方式实现单位内部员工共享数据信息,共同参与工作流程中的事件处理,共同采集和处理数据,为管理决策提供科学的依据。
协同办公帮助单位办公、运行、管理实现自动化,达到信息、业务、资源等协同,避免信息的冗余和浪费。
工作流是指整个或部分经营过程在计算机支持下的全自动或半自动化。
在实际情况中可以更广泛地把凡是由计算机软件系统(工作流管理系统)控制其执行的过程都称为工作流[1]。
工作流是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括性描述。
它是把工作中固有的常规活动分解成任务,分别由相应角色的操作员按照规则和既定工作流程执行或监控作业,达到提高生产组织水平和工作效率的目的。
不同的工作业务,需要进行不同的工作流建模,即把工作流程中的工作按照一定逻辑、规则和时间顺序在计算机中以恰当的模型进行表示并对其实施计算。
1.2 高职院OA办公系统使用及现状随着计算机技术及网络技术的推广和普及,办公自动化已成为高校办公的发展趋势。
高校OA办公系统主要包括了工作流管理、任务管理、知识管理、公文管理、信息门户等功能,还结合了电子邮件、即时通讯、语音电话、移动通信等协同工具,为高校办公提供一个高效、无缝、协作的信息管理平台[2]。
一方面OA(Office Automation)办公系统为高校管理提供了便捷的渠道;另一方面也存在各种问题。
一是管理系统零碎分散,需要整合。
目前,国内许多高校建立的OA系统功能较少、作用面比较窄。
通常会开发财务系统、人事管理系统、学生管理系统、教务管理系统、公文管理系统等,这些系统相对独立分散,完成单个部门的工作游刃有余,但全院协同尚需要统筹规划、调整整合。
二是加密技术和电子签名技术尚未普及使用,需加强系统安全。
学生学籍信息、财务信息、科研项目、公文等敏感信息需密文发送、存储;申报审批程序、公文扭转等需要用电子签名预防中途篡改;控制不同角色对应不同的数据访问权限等诸多现实问题要求我们要加强系统安全。
1.3 培训管理系统软件与OA整合现状各地、各高校对培训管理的思路和政策不尽相同,审批流程、报批数据大相径庭。
校内二级院(系)或部门开办横向班,在校内逐级审批完后,与校内职业技能培训中心(部)开办的纵向班等办班数据、培训计划、收费标准等审批表需要从学校层面向当地财政部门、教育主管部门及职业技能培训鉴定中心报送。
高校为了方便管理,都根据自己的教育培训办学方式开发或购买管理软件。
这些软件专业性较强,使用独立的数据库和管理系统,其数据与学院统一规划的OA办公系统无法直接接入,导致培训相关数据游离与监控之外,成为了数据孤岛。
2 高职院技能培训管理现状2.1 高职院开展职业技能培训组织机构基本健全高职院面向社会开展职业技能培训由来已久,长期的实践证明,职业技能培训与职业技术教育融合较好,得益于顶层设计科学和组织机构健全。
高职院培训管理的基本框架主要由学院主管领导牵头,培训管理职能部门负责实施和管理,二级院(系)设置兼职管理人员,负责本部门的培训管理工作,同时，二级部门还为培训提供师资和培训项目。
2.2 高职院开展职业技能培训管理模式基本成熟培训管理主要抓住项目开发、培训过程及评价反馈三个主要环节,由此形成了较为成熟的培训管理模式[3]。
加强主要环节的管理,能够较好的控制培训质量,有效解决培训目的不明确、针对性不强、培训的计划性和系统性差、培训方法不当、培训效果缺乏检查和评估等问题。
项目开发主要由承办培训的二级部门负责,主要开发环节为:(1)组织市场需求调研;(2)确定受训群体;(3)拟定培训方案;(4)组建培训队伍;(5)制定培训计划;(6)培训实施准备。
培训过程管理关系着培训质量优劣。
过程管理主要起到把握政策导向、坚持办学方针,贯彻服务理念等核心作用。
申报开班需要的各类审批手续,统一招生口径,督查培训过程,检查整理各类培训过程材料等。
培训项目评估评比是培训后期管理的关键,不仅给受训者带来知识上的收益,也会使培训实施部门在不断开拓培训领域、培训项目过程中积累经验。
评估包含对培训过程资料、培训组织管理、培训服务质量、培训鉴定通过率等情况进行综合考评,考评小组应包含受训学员、同行专家、企业人事部门、高校职能部门等,实施评价反馈。
3 培训班管理平台需求分析3.1 需求分析通过调研几所高职院培训办班管理模式,存在项目开发、审批、运行、监督、分配等环节。
将现实业务规定按照审批政策和时间顺序进行工作流建模,在工作流的各个节点对数据逐步采集,记录审批痕迹,生成数据报表,为管理者监控和决策提供准确、实时、科学的数据。
培训管理业务流如图1所示。
3.2 设计目标根据现实的业务规定和工作流程,利用完善的网络和成熟的.Net 开发技术,实现高职院校培训办班管理系统无缝接入OA办公系统。
可靠的进行数据实施交换,达到公用、开放、共享的目标,推行网络审批制度,逐步实现无纸化办公。
4 培训班管理平台设计4.1 总体设计培训班管理平台设计主要的功能是实现网上协同办公,通过工作流完成审批、管理、监控、共享和反馈等业务。
主要功能有:（1）添加培训项目;（2）设置项目参数;（3）流程审批;（4）生成报表;（5）查询统计。
培训管理模块与OA系统的关系及功能框图如图2所示。
公文管理模块、短信交互模块、信息发布模块、用户管理模块、档案管理模块等都能为培训班管理服务。
4.2 安全策略培训班管理系统涉及受训者个人信息、考评成绩、财务数据等敏感信息,务必在设计初期制定信息安全策略,预防信息泄露、篡改、丢失。
整体安全策略包含主动策略和被动策略[4]两部分。
最终的目标是维护数据的可用性、完整性和保密性。
主动策略主要用到角色权限控制、数据加密技术、电子签名(电子公章)技术等。
被动策略主要采用双机热备份技术,配以反应安全计划,能够很好地保障系统从灾难中恢复到常态。
另外需要加强校园文化和核心价值教育,预防来自内部的人为泄露和破坏。
对核心人员要加强网络技术、业务知识培训和学习,防止误操作破坏数据完整和稳定。
4.3 整合与实现培训管理模块是整个高职学院OA办公系统中的一部分,借助其他模块的功能,能够更好的完成培训管理的任务。
培训项目开发阶段调研数据、培训计划、教案、办班申报数据等通过平台审批。
开班招生简章、管理规定等通过信息发布系统、公文系统或短信交互系统在校内外公布,并在网上接受在线报名。
培训阶段过程考查数据、理论考试成绩、操作考核成绩等均由培训教师录入平台。
鉴定成绩通过平台导出,直接报送市技能鉴定中心,减少数据收集整理重复劳动。
证书编号、工种等级等相关数据通过管理员直接导入平台,可供学员、企业随时查询。
通过网络问卷,将学员、企业、专家、政府职能部门的评价情况反馈给督导和高层,为改进和决策提供参考。
流程结束后,原始文档、数据归档至档案管理系统,记录培训过程所有痕迹,存档所有材料。
5 平台升级设想和意义新技术为培训班管理平台升级提供了新的条件和机遇。
无线网络、4G高速网络和云技术逐步普及,苹果IOS、安卓操作系统为移动办公带来了全新体验,智能手机、平板电脑等网络移动终端让办公挣脱了地点和时间的束缚。
OA系统将向移动办公方向发展,作为OA的重要模块,培训管理平台也将在此机遇下更新、升级。
OA系统是一门综合技术,它实现了校园管理信息化、网络化、现代化[5]。
通过设定流程规则实施规范管理,通过任务协作提高工作效率,通过网络实现远程办公,通过电子审批降低办公成本,通过数据平台达到资源共享,通过监控提升领导决策效力。
还能通过办公自动化提升校园对外形象,为校园文化增加新内涵。
参考文献[1]徐红梅,熊辉.基于工作流和.Net的高校协同业务管理平台的研究[J].四川职业技术学院学报,2011（1）：122-125.[2]陈树彬,洪沛伟.高校OA办公系统实施情况探讨[J].电脑知识与技术,2012(17)：225-226.[3]宁秋平,徐晓丹，刘青华.高职培训管理模式的探讨[J].职业技术教育：教学版,2005(35)：20-21.[4]杨斌.基于BS模式的教育培训管理系统的设计与实现[D].西安电子科技大学,2009(4).[5]李云.谈OA办公自动化在高校教学管理中的作用[J].工会论坛,2010(3)：139-140.。
