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公司档案管理制度规定公司档案管理制度规定目录公司的档案管理制度规定了以下内容：一、目的这个制度的目的是确保公司的档案能够被有效地管理和保护，以满足公司的需求和法律法规的要求。
二、适用范围这个制度适用于公司内所有的档案管理活动，包括档案的收集、整理、保存、利用和销毁等。
三、管理职责公司的各级管理人员都有责任确保档案管理制度的执行，并负责监督和评估档案管理工作的效果。
四、档案分级公司的档案根据其重要性和保密程度进行分级管理，其中一级档案是最重要的档案，需要进行特别保护和管理。
第一节一级档案管理一级档案的管理需要严格遵守相关规定和程序，包括对档案的收集、整理、存储、利用和销毁等方面的要求。
同时，还需要制定相应的安全措施，确保档案的保密性和完整性。
对于一级档案的利用，必须经过相应的审批程序，并且只能在特定的场合下使用。
五、一级档案归档一级档案是指具有重要历史价值、反映单位重大决策和重要活动的档案。
一级档案的归档应按照规定的程序进行，确保档案的完整性和准确性。
在归档前，应对档案进行审查和鉴定，确定其归属、保管期限和保密等级。
归档时，应按照文件号、日期、机关代字、文件名称等要素进行分类，制定档案目录，确保档案的检索和利用。
六、档案整理档案整理是指对档案进行分类、整理、修补、装订、编号、标识和登记等工作。
档案整理的目的是为了保护档案，使其能够长期保存和利用。
在档案整理过程中，应先进行初步分类，然后进行检查、鉴定和整理。
对于有缺失、损坏或重复的档案，应进行修补或合并。
同时，应对档案进行装订、编号和标识，制作档案目录，确保档案的完整性和准确性。
七、档案的保管档案的保管是指对档案进行安全、稳定、有序的保存和管理。
档案的保管应符合保密要求，确保档案的完整性和安全性。
在档案保管过程中，应制定档案保管制度，明确责任人和管理程序。
对于有保密要求的档案，应进行密级和保密期限的确定，并采取相应的保密措施。
同时，应对档案进行定期检查和维护，确保档案的长期保存和利用。
档案资料存放管理、流转、借阅执行细则
一、依据公司《文件档案管理制度》制定本执行细则。
二、专人负责。
1、公司档案资料统一存放于公司机要室，由公司保密/档案室管理员新X负责（档案管理员X协助）。
2、测评部档案资料由X负责，有关测评项目资料由指定的各项目组长具体负责，包括项目计划、方案、报告等资料。
3、行政部档案资料由X负责，包括公司的文件、合同、制度等资料。
4、市场部档案资料由X负责，包括项目报价单、项目合同、客户资料等。
三、规范流转
1、各部门应建立专门的档案资料签收、发放登记册，专管人员将档案资料整理登记完备后统一移交机要室，移交时应做好签收和登记工作，清晰纪录文件名称、移交时间、经手人、接收人的情况。
2、流传过程：各部门（测评部/行政部/市场部/质管部）——主管经理签字——机要室
3、对重要档案资料要当天入档，不得它处存放。
四、严格借阅
1、如工作需要借阅档案资料时，须填写《借阅登记表》，经主管经理批准后方可借阅。
（重要资料还须总经理批准）
2、借阅档案资料原则上应当天归还，如需要隔夜借出，须征得
总经办批准同意，并妥善保管。
3、对所借阅的档案，必须爱护，保持整洁，注意安全和保密，严禁涂改，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
五、严格管理
1、机要室由公司档案室管理员信息xx专门负责，其他人员未经允许不得入内。
离开时柜、门要落锁。
2、档案管理员要定期整理、核对保管的档案资料，严格按照程序接收、登记、借阅档案资料。
3、对未按照档案资料管理规定执行者，提交所在部门按照公司规定处理。
六、未尽事宜参照公司《文件档案管理制度》执行。
企业档案管理规定范文一、前言企业档案管理是企业管理的重要组成部分，对于提高企业工作效率、规范企业运行具有重要意义。
为了做好企业档案管理工作，制定本规定。
二、适用范围本规定适用于企业内所有档案的管理工作。
三、档案归档1. 所有企业档案必须按照文件编号和档案分类进行归档。
2. 档案必须按照时间顺序归档，确保档案的完整性和可查找性。
3. 归档文件必须标明文件的名称、编号、归档日期等信息。
4. 所有归档文件必须放置在专门的档案室内，确保档案的安全。
四、档案保管1. 档案保管必须按照相关规定进行，确保档案的准确性和可靠性。
2. 所有档案必须定期进行盘点，核对档案的完整性和准确性。
3. 档案保管期限根据相关规定执行，到期后必须按照规定进行销毁或转交给相关部门。
五、档案借阅1. 档案借阅必须符合相关规定，并填写借阅申请表。
2. 档案借阅必须有正当理由，并获得主管部门批准。
3. 档案借阅必须按照借阅期限进行，逾期必须及时归还，并填写借阅归还表。
六、档案传递1. 档案传递必须按照相关规定进行，确保档案的安全和准确。
2. 档案传递必须填写传递记录表，记录传递的时间、人员等信息。
3. 档案传递必须按照档案归属部门的要求进行，不得私自移动或传递档案。
七、档案销毁1. 档案销毁必须按照相关规定进行，不得随意销毁。
2. 档案销毁必须填写销毁申请表，并获得主管部门批准。
3. 档案销毁必须由专门的人员进行，确保档案的安全性。
八、档案档次1. 档案按照重要性和保密性分级，并按照不同档次采取不同的管理措施。
2. 档案的档次必须标明在文件上，并进行相应的管理。
九、档案备份1. 档案必须进行定期备份，并存放在安全的地方。
2. 档案备份必须按照相关规定进行，确保备份文件的可读性和完整性。
十、档案安全1. 档案安全是企业档案管理的重要任务，必须加强档案安全意识和培训。
2. 档案必须妥善保存和保管，不得随意使用或泄露。
3. 档案室必须设有监控设备，确保档案的安全。
公司管理档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作，保障公司信息资源的安全和完整性，提高档案利用效率，特制定本制度。
二、管理档案的基本原则1. 真实性原则：管理档案必须真实、准确、权威，不得捏造、篡改。
2. 完整性原则：管理档案必须保持完整，不得遗漏、破坏。
3. 保密性原则：管理档案必须保密，不得泄露公司机密信息。
4. 利用性原则：管理档案应当根据需要被合理利用，不得滞留、废弃。
5. 规范性原则：管理档案应当按照规范的流程和标准进行管理。
三、档案管理体系1. 设立档案管理部门，负责公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。
2. 制定档案管理规定和流程，规范档案管理工作。
3. 定期进行档案清点和整理，确保档案的完整和安全。
4. 配备专门的档案管理系统，便于档案的查找和利用。
5. 负责对外借阅档案的审批工作，严格控制档案的流转。
6. 制定档案销毁和转移规定，确保档案的合法销毁和转移。
四、档案的收集与整理1. 对公司各部门产生的档案进行分类、编目和整理，并制定档案目录，方便查找。
2. 确保档案的存档环境干燥、通风、防潮、防火，保证档案的安全。
3. 对历史档案进行鉴定和选择，确定哪些档案需要永久保存，哪些档案可以销毁。
4. 对电子档案进行备份和加密，确保电子档案的安全性和可靠性。
五、档案的利用与传递1. 公司内部部门需要使用档案时，应当提出申请，经过审批后方可查阅。
2. 对外借阅档案时，必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全性。
3. 对于有重要机密信息的档案，应当加强保密措施，避免泄露。
4. 对于有利于公司发展和经营的档案，应当积极传递和推广，促进公司的进步和成长。
六、档案的销毁与转移1. 档案销毁必须经过严格审批程序，确保档案的合法销毁。
2. 档案销毁后必须备案，确保销毁程序合规。
3. 档案转移时必须经过相关部门审核和签字确认，确保档案的安全流转。
4. 对于需要永久保存的档案，应当定期进行修整和整理，确保保存的完整性。
XXXX【人】字（ 2014）第 23 号签发人：XXX对于 XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范 XXXX人事档案管理，保证人事资料的完好性与正确性，现将有关事项通知以下：一、电子档案管理1．电子信息录入：档案管理员一定任职工入职( 含新入职人员、离职返聘、实习人员 ) 当日实时对其所有有关个人信息进行初始录入，部分暂未采集到位的资料信息需任职工入职后一个礼拜以内所有录入EAS人事系统。
2．电子信息更新：职工个人信息发生改动时，需实时对其电子信息进行更新。
二、纸质资料管理（一）采集档案管理员在采集人事档案资料时，要认真查对资料信息，保证资料完好、真切、有效，资料采集齐备后须实时整理归档。
（二）整理1．人事档案分类人事档案纸质资料大概分为基本档案资料、其余档案资料、离职档案资料三大类；此中基本档案资料和其余档案资料属于任职时期的资料，离职档案资料是职工离职时需要办理的资料。
（1）基本档案资料①管理人员基本档案资料主要包含：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；职工基本档案资料主要包含：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其余档案资料①其余档案资料是指除了基本资料之外的其余任职时期的档案资料，这部分档案资料会依据实质状况按期或不按期的更新。
②其余档案资料分类积累类资料：是指不行用新版代替旧版的其余档案资料，这一类资料需要积累蓄入人事档案中；更新类资料：是指可用新版代替旧版的其余档案资料，这一类资料仅需用新版代替旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。
③管理人员其余档案资料（积累类）主要包含：培训（学习）总结资料、管理干部简历表及干部直系家眷工作状况登记表、任免类文件、调换交接资料共四类；其余档案资料（更新类）主要包含：劳动合同及保密协议、清廉协议资料、体检资料共两类。
职工其余档案资料（积累类）主要包含：培训（学习）资料、调换交接资料两类；其余档案资料（更新类）主要包含：劳动合同及保密协议资料、清廉协议资料、体检资料两类。
公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。
二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。
2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。
3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。
四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。
2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。
3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。
4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。
2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。
3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。
4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。
5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。
六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。
2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。
3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。
4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。
七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。
2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。
以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。
公司文书档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司档案的管理，提高档案的利用价值，保障公司信息的安全，保护公司的合法权益，制定本制度。
第二条公司档案管理制度适用于公司所有部门和员工。
第三条公司档案是指公司产生的各类书面、电子、磁性或其他形式的文件、资料、数据和信息。
第四条公司档案管理实行全面管理、分级管理、分类管理的原则。
第五条公司领导层要高度重视档案管理工作，制定明确的责任分工，并加强档案管理的监督和检查。
第六条公司各部门要划分明确的档案管理区域，设立专人管理公司档案，划定档案管理责任范围。
第七条公司档案管理工作要坚持信息化管理原则，加快建设电子档案管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。
第八条公司档案管理制度的解释权归公司董事会。
第二章档案管理的基本原则第九条公司档案管理遵循以下基本原则：（一）合法性原则，即公司档案的收集、利用、管理和保护必须遵循法律法规的规定，保护公司和个人的合法权益；（二）真实性原则，即公司档案必须真实可靠，不得篡改、伪造或销毁，包括书面、电子和磁性档案；（三）完整性原则，即公司档案必须保存完整，不得随意删除、遗漏或涂改；（四）保密原则，即公司档案必须严格保密，不得泄露给未经授权的组织或个人；（五）有序性原则，即公司档案必须按照一定的分类、归档和检索规范进行管理，便于查阅和利用；（六）时效性原则，即公司档案必须按照规定的保存期限进行管理，到期后及时销毁或移交；（七）便捷性原则，即公司档案管理必须简便易行，方便员工使用和了解。
第十条公司档案管理人员要遵守以上基本原则，加强档案管理的规范化和细致化，确保公司档案的安全和有序管理。
第三章档案管理的组织结构第十一条公司档案管理工作由公司董事会和各部门负责，实行集中管理和分级管理相结合的原则。
第十二条公司董事会是公司档案管理的最高领导机构，负责制定档案管理的方针、政策和制度，落实档案管理的责任和任务。
第十三条公司档案管理部门是各部门的档案管理的具体执行机构，负责公司档案的归档、整理、管理和利用工作。
各相关部门、全体员工：为进一步加强公司档案管理工作，确保档案的完整、安全、有序，提高档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定《XX公司档案管理制度》。
现予以印发，请各部门、全体员工认真贯彻执行。
一、总则1. 为规范公司档案管理工作，保障公司档案的完整、安全、有序，提高档案利用效率，特制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有档案的管理工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等。
3. 公司档案管理工作应遵循真实性、完整性、连续性、安全性和保密性原则。
二、组织机构与职责1. 公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理、协调、监督和指导工作。
2. 各部门设立档案管理岗位，负责本部门档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
3. 档案管理部门的主要职责：（1）负责制定、修订和组织实施公司档案管理制度；（2）负责公司档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；（3）负责对公司各部门档案管理工作进行监督、检查和指导；（4）负责对公司档案信息资源进行开发利用，为各部门提供档案服务。
4. 各部门的主要职责：（1）按照档案管理制度要求，对本部门档案进行收集、整理、归档、保管和利用；（2）配合档案管理部门做好档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；（3）加强档案保密意识，确保档案信息安全。
三、档案收集与整理1. 档案收集：各部门应按照档案管理制度要求，对在日常工作中形成的各类档案进行收集。
2. 档案整理：档案整理应遵循分类、编号、装订等原则，确保档案的完整、有序。
3. 档案归档：档案归档应按照档案管理制度要求，将整理好的档案及时归档。
四、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理部门应确保档案的完整、安全，采取必要措施防止档案损坏、丢失和泄密。
2. 档案利用：各部门需要查阅档案时，应向档案管理部门提出申请，经批准后方可查阅。
五、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人和部门，给予表彰和奖励。
公司档案文件存档管理制度一、总则为规范公司档案文件的存档管理工作，提高档案管理的效率和水平，保证公司档案的完整性和安全性，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及相关人员在工作中的档案文件管理工作。
三、档案文件的定义1. 档案：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生或使用的一切书面文件、资料、图纸、光盘、磁带等记录载体。
2. 文件：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生的包括函件、通告、通知、简报、会议记录、备忘录、合同等书面文件。
3. 档案文件：指公司内各部门生产、工作和管理活动过程中产生或使用的文件和资料。
四、档案文件的归档原则1. 档案文件归档原则：按照文件的主题、内容、形式、时期等要素，确定档案文件的分类标准，进行分类归档。
2. 档案文件的保管原则：对档案文件按照机密等级、重要性、利用频度等原则进行存档管理，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案文件的检索原则：建立档案文件的检索工具和标引体系，便于用户进行检索和查询。
五、档案文件的存储管理1. 档案文件的存储位置：公司设立专门的档案库房，按照档案的种类、时期和机密等级进行分类存放。
2. 档案文件的存储方式：档案文件应采用干燥、通风、防潮、防火的环境条件存放，保持档案文件的完整性和安全性。
3. 档案文件的借阅管理：公司建立档案文件的借阅管理制度，确保档案文件的安全借阅和返还。
4. 档案文件的销毁管理：公司建立档案文件的销毁管理制度，对于已经失效或者不再需要的档案文件，按照规定的手续和程序进行销毁处理。
六、档案文件的管理责任1. 公司领导应加强对档案文件管理工作的重视，确保档案文件管理工作的有效执行。
2. 各部门负责人应切实履行档案文件管理工作的责任，做好档案文件的分类归档、存储管理、借阅管理和销毁管理工作。
3. 档案管理人员应具备专业知识和技能，加强对档案文件的管理和维护工作，做好档案文件的整理、归档和检索工作。
4. 员工应严格遵守公司的档案文件管理制度，加强对档案文件的保护和利用工作，遵循档案文件管理的规范和程序。
XX公司文件档案管理目录前言一、文件档案的定义、范围二、文件档案室的管理三、文件档案管理员的职责三、文件档案管理流程前言文件档案是作为与企业同步发展的一种战略资源，是企业的宝贵财富，同时也是企业在研发、生产和经营管理活动等方面的真实记录，企业拥有健全的档案资源，对维护企业权益、开发新产品、开发人力资源、研究潜在客户、减少企业成本、提高经济效益等都有重要意义。
如何做好档案管理，帮助其在企业管理的各个方面发挥积极、重要作用，是公司发展过程中一项重要的基础性工作。
公司档案工作必须坚持统一集中管理的原则，档案管理也必须逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。
一、档案定义、范围【档案定义】：XX公司文件档案是指公司及其工作人员在生产经营活动中直接或间接形成的与公司生产经营活动相关的、对公司有保存价值的包括但不限于（文件、资料、图纸、数据、电文、邮件、信函）等不同形式的历史记录。
【公司文件档案范围】：主要包括：研发生产技术管理档案、经营管理档案、产品档案、设备仪器档案、基建档案、会计档案、党务工作档案、行政管理档案、人事档案等方面的内容，如下图所示：二、文档室的管理1、文档室应配置独立空间，不可挪做其他用，室内的平面布局应简单紧凑。
2、文档室要定期检查，通风换气，保持室内清洁，温湿度适宜，如有异常，应及时采取措施。
3、文档室内应做好即防盗、防火、防蛀、防尘、防潮、防水渍、防鼠、防高温、防强光等措施。
4、文档阅后归还要正确放入档案盒内，使档案室内装具和案卷摆放整齐有序、整洁美观。
5、文档室由档案管理员专职管理，不准闲杂人员进入，钥匙不准随意交于他人，进出档案室随手关锁门窗，确保安全。
三、文档员职责1、负责公司档案的收集、分类、整理、装订、归档、保管、鉴定、保证其完整性和准确性。
2、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
3、对所收集的材料做到分类科学、装订规范、立卷准确，编目详细、上架及时、无零散材料积存。
档案管理规定
第一章总则
第一条为了加强XX档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的利用价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国有企业档案管理规定》、《中央企业档案工作评价办法》等有关法律法规，结合XX实际，特制定本规定。
第二条本规定所称的档案是指XX在生产经营、管理活动中形成的对国家、社会和公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。
适用于对公司文书档案、基建档案、声像档案、实物档案、合同档案、等各类档案的管理。
第三条本规定是XX开展档案管理工作的指导性文件，部属各部门应严格遵照执行，切实保证档案工作所需各项资源的投入；要加大档案工作的宣传力度，提高广大员工的档案意识，确保档案工作质量。
第四条档案的整理、归档工作，要列入本单位管理规程和工作计划；要列入本单位的工作职责和有关人员的岗位职责。
第二章档案管理机构及其职责
第五条XXX是公司档案管理工作的职能机构，负责XX机关单位的档案管理，履行对XX各部门档案管理工作的监督指导职能。
各部门应根据自身档案数量和工作需要配备相应的档案工作人员。
第六条各部门要加强组织领导，构建和完善XX档案工作的管理体系，认真做好各类档案的归档工作。
第七条档案工作人员的从业要求
（一）业务能力要求
1.取得国家或当地档案行政管理部门颁发的岗位资格证书；
2.熟练使用各种计算机办公软件，有较强的文字能力。
（二）政治素质要求
档案具有鲜明的政治性，档案工作人员须具有较高的政治素质与思想觉悟。
各单位应尽量优先安排党员以及作风优良、素质过硬的人员从事档案工作。
（三）保密工作要求
档案工作人员必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司的有关保密管理规定。
（四）档案工作人员的更换由于档案工作的专业性和特殊性，各单位应保证档案工作人员的相对固定。
因工作原因进行人员调配的，须提前报送办公室审批同意后方可实施，并保证拟调配人员必要的共同工作时间，以顺利进行工作交接。
第八条档案管理部门主要工作职责
（一）认真学习、贯彻执行国家和公司有关档案工作的各项政策法规和指示精神；
（二）制订XX档案工作发展规划，建立健全各项规章制度，并负责监督、指导各部门档案工作的开展；
（三）负责XX档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研工作，组织开展XX重大项目、重大活动、重大建设工程的档案验收工作；
（四）结合工作实际，开展档案管理方面的研究，解决档案工作中存在的问题，推广成功经验；
（五）做好档案保护工作，确保档案安全，最大限度地延长档案使用寿命；
（六）做好XX档案信息资源的开发利用；
（七）开展XX档案工作的交流与协作；
（八）负责XX档案工作人员的培训管理。
第三章归档、移交和接收
第九条对XX各类生产经营、管理活动中形成的应当立卷归档的文件材料，由各单位根据业务范围，指定人员负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交，集中管理。
任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档，或将文件材料据为己有。
第十条归档范围
XX在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具
有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的原始记录，其构成包括行政管理、规划统计、物资采购、服务保障、安全管理、后勤管理、教育培训、信息建设和党、政、工、团工作等方面的文件材料。
第十一条归档材料的基本要求
（一）归档的文件材料必须是原件，收集齐全、完整。
因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料；
（二）归档的文件材料应字迹清楚，不得涂改，特殊载体应外表完好、功能正常；
（三）归档的文件材料要能准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；
（四）归档的文件材料要层次分明，符合其形成规律。
第十二条归档时间
（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年6月30日前归档；
（二）电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间保持一致。
包含纸质文件的文书档案移交工作应在第二年6月30日前完成；
（三）XX重大经营活动、重大事件、科研课题、基建项目文件材料在其活动结束、项目鉴定或竣工后三个月内完成档案移
交工作，周期长的可分阶段、单项归档移交。
基建工程的竣工验收，必须有档案部门参加；
（四）外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；
（五）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第十三条档案的移交必须履行交接手续，填写移交清单，一式两份，档案管理部门和移交部门各持一份。
第四章档案的保管
第十四条维护档案的完整与安全，既是档案工作的基本要求，也是档案保管的中心任务。
档案保管主要包括档案库房管理、档案流动过程中的保护以及保护档案的专项措施。
第十五条档案库房是保管档案的场所，是保护档案首要的和必备的基本条件，各单位必须有适宜的保管档案的库房，制定专门的档案库房管理制度，并明确专人负责。
（一）档案库房的一般要求
1.保存档案必须有专门的库房，并具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；
2.档案库房建设要列入本单位基本建设计划，库房建筑设计按照国家相关规定执行；
（二）定期进行库藏档案的清理核对，做到账、物相符，对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明原因，保存依据。
第十六条档案装具和设施要求
（一）应配备数量相当的档案装具，包括档案架、档案柜、档案箱等；
（二）档案包装材料应符合国家的有关规定；
（三）应配备用于档案保管的必要技术设备，如去湿机、加湿机、空调、通风设备、温湿度控制仪、防火防盗装置、灭火器、电视监控设备等；
（四）配置档案工作需要的现代化办公设备，如：计算机、彩色打印机、复印机、扫描仪、刻录机等。
第十七条档案编目与编制检索工具要求
（一）设有专职档案管理机构的单位，应编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录等；
（二）应根据工作需要适时编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法参照国家《档案著录规则》执行。
第十八条档案统计
（一）档案管理要建立健全统计工作制度，统计数据以原始记录为依据，做到内容全面、数据准确；
（二）档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。
第十九条档案的鉴定与销毁
（一）为提高档案的保存价值，需要定期对公司各类档案进行鉴定。
对于损坏档案要进行及时修复，对于到期档案要进行鉴定甄别，任何单位或个人不得随意销毁档案材料；
（二）鉴定工作要由本单位领导、档案涉及部门和档案人员组成鉴定小组，直接对档案进行鉴定。
每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组全体人员签名，并且注明鉴定日期；
（三）经鉴定失去利用价值且超出保管期限的档案要登记造册，写出书面销毁报告，将拟销毁档案清册和销毁报告提交鉴定小组审核，经档案管理机构主管领导批准后方可销毁；
（四）为防止档案丢失、泄密，销毁档案时要严格执行保密规定，指定两人（业务部门人员、档案人员）监销，监销人员要在档案销毁清册上签字；
（五）不得私自留存、转让或出售待销毁的档案。
第二十条公司各单位在改制、合并、重组过程中，并入、撤销单位的档案，除设备档案、基建档案等随同实物移交至新接收单位档案管理部门外，其余档案应向本单位档案管理部门移交。
第五章档案的利用
第二十一条档案利用是档案管理的一项重要内容，主要
是指对生产、经营和管理的档案信息开发，以改善XX经营管理、提高运行质量、降低物质消耗和增加经济效益等。
第二十二条档案利用有档案阅览、档案外借、制发档案复制本、档案展览、制发档案证明、档案咨询等方式。
档案利用方式的选择需要结合档案的内容以及利用者的业务职能权限，由档案工作人员审定后确定。
超出业务职能权限的档案利用人员，须履行必要的审批手续。
利用档案时须严格遵守档案利用的有关规定，不得损坏档案。
档案外借或归还时，档案管理人员应仔细检查核对，确保档案完好无损。
有保密要求的档案严禁外借。
第二十三条档案利用要正确处理好利用和保密的关系，根据国家和公司的有关规定，认真研究、审查档案的内容，适时开展保密档案的降密、解密工作，简化利用手续，更好地为档案利用者服务。
保密档案的管理和利用，密级的变更和解密必须按照国家的法律法规和公司有关规定办理。
第二十四条档案信息化是公司档案工作的重要内容之一。
各部门要充分利用现代化手段，积极推进档案信息化建设，有效促进档案信息的利用和资源共享。
（一）各部门应建立健全档案信息数据库；
（二）各部门使用公司统一建设的电子档案系统，实现档案的信息化管理。
自行开发建设的电子档案系统，应与公司的电子档案系统兼容，符合公司集中统一管理的要求，以有利于档
案信息在全公司范围内的资源共享；
（三）各部门的电子档案管理系统应实现各类档案的集中统一管理。
第二十五条档案编研工作是档案管理部门以编研成果主动提供利用服务的有效方式，是提高档案管理部门工作水平的重要途径，是保护档案原件并使之长远留存的有效措施。
第二十六条建立档案工作奖惩制度，对于在档案工作中取得突出成绩的单位和个人给予表彰奖励；对于因工作不力，造成档案遗失、泄密、重大事件专项档案缺失的，或因归档不及时、档案工作失误对公司的生产经营、管理活动、社会声誉等造成不良影响的，将按有关规定进行严肃处理。
