高校院系研究生教学秘书管理工作分析

教育管理　新课程　ＮＥＷ　ＣＵＲＲＩＣＵＬＵＭ　高校二级院系教学管理工作探析　刘婧　（西华师范大学）　摘要：随着我国教育事业的繁荣发展，高校二级院系的教学管理工作在院校中的重要性越来越凸显，它是院校教学管理活动的执　行者和操作者，对于其现状及其解决应对策略需要院校予以重点关注，尽可能地使管理工作高效合理。主要对高校二级院系的教学管　理工作进行了简要分析。　关键词：二级院系；教学管理；工作理念；自身素质　当前的高校教学管理工作中，为了进一步地提高教学管理的　质量和效率，很多的高校逐渐实行了校、院系二级教学管理模式，　重心开始向院系方向转移。二级院系也就成为教学管理的直接执　行单位和管理单位，对教学的全过程进行管理，充分运用先进的理　论方法，以教学质量的提高为最终目的，它所固有的特点也是其管　理工作的一大特色，因此，高校管理者就要采取行之有效的措施以　促进教学管理　Ｉ二作的顺利有序进行。　一、二级院系教学管理工作的特点分析　１．管理范围小，较为复杂　二级院系的管理对象是整个院系的师生，只是仅仅针对于某　个院系来讲的，范围并不是很大，但是它的管理内容所涉及的方面　却非常多，包括日常的教学计划管理、教学质量的评价、教材的选　定、课程的安排等等内容，囊括了教学管理和行政管理两个方面，　特别是在具体的师生管理上，要综合考虑到师生的各种不同状况，　进而进行有针对性的管理。　２．具体的管理层次较低，有一定的困难性　高校的二级院系属于学校教务管理的范围，学校的各项总的　教学管理任务都是需要二级院系来实施的，因此，这就决定了它的　管理层次属于较低的层次，只是贯彻落实学校的总体教学方案规　划。另外，它在管理活动中所承担的角色是组织者和服务者，对于　教学任务的及时反馈调查也是需要重点关注的，这就在很大程度　上增加了管理Ｔ作的难度。　二、二级院系教学管理工作的内容构成　二级院系教学管理工作涉及方方面面，是整个院系教学秩序　和教学工作保持良好状态的必要措施，一般最主要工作涉及以下　几个方面：　１．制度制定方面　院系各项教学管理活动的顺利开展需要有一套完善健全的制　度体系来做保障。建立起从教学的开始到最后结束阶段的具有衔　接性的制度保障体系，包括对教师的自身职责方面的管理制度、教　学管理人员自身的Ｔ作规范制度、学院督导工作的具体实施准则、　课程听课制度等等方面，各项制度建立后就要严格地进行落实，进　行实时监督管理。　２．考试规范方面　考试环节作为检测学生学习水平的一种重要途径，在这一方　面的教学管理上需要涉及考试的题型设计、试题的印刷和保密、考　试周期的安排和组织等。　３．教学实践方面　实践环节是提高学生理论水平和创新精神的重要教学部分，　一１６８一　它的教学管理工作主要涉及教学大纲的安排、实践教学的计划、实　践指导教师的总结以及最后的学生报告等。　４．毕业实习方面　在高校教学任务的学生的最后学习部分构成中，实习是必不　可少的一项，它是学生进入社会前理论知识与实践进一步巩固结　合的重要教学环节。这一部分的教学管理工作涉及的内容较多且　复杂，有实习教学大纲、实习计划书、实习指导书、学生的实习报告　和总结、实习考勤表、实习鉴定表、院系的实习考核等等部分。　５．档案管理方面　档案部分是教学管理过程中各种数据资料的最真实的反应，　它对很多工作的开展具有重要的借鉴参考作用，要对一些具有保　存意义的档案进行严格管理，如：试卷的分析、成绩单、实习环节的　各项资料等。　三、二级院系教务管理工作的人员配备　教学管理活动开展的主体是教务管理人员，因此，教学管理活　动的质量很大程度上取决于他们自身素质水平的高低。　１．要具备业务能力，且有正确的工作理念　教务管理人员要对本岗位职责充分了解，精通相关业务，以教　学服务为出发点，认真严谨开展工作，坚持以人为本的理念，重视　学生的全面发展，与此同时，加大对教学管理相关的规章制度学习　力度，探索出新的适合实际的管理模式，严格遵循规章制度办事，　提高教学管理活动的整体性和科学性。　２．不断地提高自身素质，与时俱进　教务管理人员要在新形势下及时地更新自己的知识结构，掌　握先进的管理模式，对教学问题的出现可以有新的高效率的解决　对策。另外，由于教学管理工作的内容较为广泛，涉及的面也很多，　较为繁琐复杂，因此，就可以在当前技术条件支持下，充分地运用　信息技术，熟练掌握计算机操作技能，实行自动化、网络化的办公，　建立全方位、多层次的管理模式，从而有效提高管理的效率。　高校二级院系的教学管理工作的开展对于院系的整体教学发　展具有重要的作用，在新形势下，需要教学管理人员从实际出发，　把握二级院系教学管理的特点，不断地提高自身素质，运用先进的　管理模式，构建出科学的、合理的、高效的教学管理机制，从而促进　教学管理工作的高质高量。　参考文献：　陈江璋．高校二级教学管理工作优化发展探析［Ｊ］．时代教育，　２０１２（０７）．　・编辑

第１Ｏ卷第２期　２００８年３月　湖南医科大学学报（社会科学版）　Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｓｏｃｉａｌ　Ｓｃｉｅｎｃｅ　ｏｆＨｕｎ，ａｎ　Ｍｅｄｉｃａｌ　ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ　Ｖｏ１．１０　Ｎｏ．２　Ｍａｒ．２００８　论高校院系教学秘书的管理素质与档案意识　胡国兰　（湖南商学院外国语学院，湖南长沙，４１０２０５）　［摘要］教学秘书主要为教学工作服务，而教学档案工作是教学工作的重要内容之一。教学秘书的档案意识的有　无和管理素质的高低，决定教学档案质量的好坏；增强档案建设意识与提高教学档案管理素质是提高高校教学档案　建设与管理质量的必要条件。　［关键词］教学秘书；档案工作；档案意识　［中图分类号］Ｃ，４７２　［文献标识码］Ａ　［文章编号］１００８—８２２９（２００８）０２—０１１３—０３　教学秘书是高校院（系）主任组织、管理本系教　学工作的助手和参谋，行政上由院（系）主任、教学副　主任领导，业务上接受教务处的指导，是所在院系与　教务处沟通的桥梁。教学秘书主要为教学工作服　务，协调教学关系，处理教学管理中的有关事务，因　此具有较强的专业性。　随着高校各种评估工作（国家级和省级的定期　教学水平评估、随机评估，重点专业水平评估，重点　学科建设评估，新增专业合格评估，日常的教学水平　评估等等）的接踵而至，日常的教学档案收集、整理、　归档、分类管理与资料信息共享，教学档案的信息　化、网络化、体系化建设，教学管理部门与专业院系　教学档案信息的互通与共享，都越来越广泛和专门，　单一的孤立部门的教学档案已经不复存在，相互联　通与依存，不同教学院系之间的教学档案信息的相　互关联在深度和广度上都今非昔比。因此，日益重　要的教学档案建设对各院系教学秘书的职责要求与　素质要求也随之提高。　诚如不少研究者所言，目前高校的教学档案管　理无论从认识上的重视程度，还是从管理程序上的　落实程度，都还是有很多不尽如人意之处。比如，文　献Ｅ６］指出，无论是理论还是实践层面，目前随着高　校招生规模的扩大，普遍的教学档案室设置已经不　能适应形势发展的需要；院系两级管理后，院系缺少　相对固定的档案管理人员及场地、设施、器材和装　具；收集归档制度未能落实到教学、科研等各个环　节。此外，教师个人和领导部门也未必能真正理解、　重视、切实抓好高校院系的教学档案的收集、建挡、　归类、整理、利用，更谈不上信息化、系统化与现代　化。但是，教学档案的建设与管理利用，首要还是院　系的教学秘书的工作，要提高高校教学档案的建设　与利用，固然是学校和院系的管理上的重视结果，更　多的还是日常的教学档案建设的具体落实，因此增　强档案建设意识与提高教学档案管理素质是提高高　校教学档案建设与管理质量的必要条件。教学秘书　档案意识的有无和管理素质的高低，决定教学档案　质量的好坏，所谓“运用之妙，存乎一心”。所以，本　文着重讨论有关高校院系教学秘书的档案管理素质　和档案意识的问题。　一、教学秘书与档案工作的关系　（一）教学秘书的素质对档案工作的影响　教学秘书工作的内容之一就是档案管理，教学　秘书不熟悉业务势必影响着档案的质量。高校评估　指标体系要求，教学秘书要有高学历高职称。但高　校对教学秘书的岗位不重视（如某系四年换了五名　教学秘书），忽视了其工作性质的延续性，人员调换　频繁，致使有的院（系）教学秘书队伍极不稳定，影响　了档案工作的稳定性、系统性和连续性。且一部分　教学秘书没有受过档案管理专业知识的培训，对档　案专业的理论知识和业务技能掌握有恨，严重地影　响了档案的质量。　（二）档案工作对教学秘书工作的影响　档案具有查考和凭证作用，同时对于总结教学　经验、积累知识等都是不可缺少的。档案发挥作用　的特点，首先是为广大师生服务。如教师工作量的　统计、课酬津贴的发放、教师业务的考核、科研成果　【收稿日期】２００８—０２—０１　［作者简介］胡国兰（１９６５一），女，江西永兴人，湖南商学院馆员，主要研究方向：教学管理，档案管理．

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浅谈高校院系教学秘书工作

作者：胡巧珍

来源：《管理观察》2010年第04期

摘要:本文主要分析了高校院系教学秘书应具备的能力及现阶段教学秘书队伍的现状,并由此提出了一系列改进措施。

关键词:高校院系教学秘书

高校院系教学秘书,是院系教学管理队伍中的基层执行者,通过一定的组织形式、管理手段使教学实践活动达到预定目标。教学是高校的中心工作,我们要从把握教学质量生命线、奏响教学质量主旋律的角度和定位来研究教学秘书工作。

一、高校院系教学秘书应具备的能力

首先,教学秘书的工作内容主要是为教师服务,为学生服务,他们都是有思想、有感情的人,不能一概而论;其次,教学事务,既有常规性的日常教学管理工作,也有突发性的教学异常情况,许多工作都牵涉到教师或学生的切身利益,工作难度大;再次,高校教学管理按照每学期各个阶段为周期运转,有严格的时间限制,责任重大,不容失误;最后,教学秘书虽然不像专业教师正面对学生进行教育,但平常与学生接触联系较多,通过自己的言行举止有意识地影响学生,这种沟通和引导往往能起到其他育人渠道不能达到的效果。因此教学秘书需具备多方面的综合能力,主要有:

1.较强的沟通、协调能力。卡耐基说过:“ 一个人的成功,30%在于自身的优势,70%在于善于处理人际关系。”由于教学秘书既要与学校教务处各科室联系,又要与院系领导、教师、学生打交道,因此只有对上对下、对内对外进行协调,才能使自己的工作卓有成效,保证教学工作的顺利进行。

2.较强的语言、文字表达能力。教学秘书在工作中常需要与工作对象进行反复磋商、交涉事宜等,因此表达过程中应做到简明扼要、清楚明了、语言得体,避免出现信息传递失误,真正做到上情下传、下情上达。

3.良好的心理素质。院系办公室是综合部门,涉及面广,碰到问题和矛盾较多,遭受误会、批评、委屈不可避免,所以教学秘书必须不断加强个人修养,强化心理承受能力,学会宽容,始终保持冷静、理智的头脑,善于把握自己,凡事做到心中有数,努力培养良好的心理素质。

蒌　蟹圜Ｉ总第３５８期■■■■幽ｌ　如何做好高校院系教学秘书的管理工作　范立新　（吉林农业大学吉林长春１３００００）　【摘要】高校肩负着人才培养、科学研究、教学和文化传承等诸多职能，其中最为关键的还是教学　职能。高校院系教学秘书作为最基层的教学管理人员，在高校的教学职能发挥中起着承上启下的重要　作用，其能力大小和素质高低在很大程度上影响着高校的教学管理秩序和教学水平的提升。因此，研　究高校院系教学秘书的管理工作的问题是十分必要的。　［关键词】高校院系教学秘书管理工作　【中图分类号】Ｇ４６　【文献标识码】Ａ　［文章编号】１　００９—５５５４９（２Ｏ１　５）０５—００４７—０１　一、高校院系教学秘书管理存在的问题　近年来，由于教育体制改革的不断深化，教育事业发展迅　猛，高校扩招的现象普遍发生。高校学生数量的增加使得高校　院系教学秘书的工作任务也越来越多。但是，很多高校由于受　到长久以来的“重科研、轻行政”思想的影响，教学管理的队　伍建设并没有得到高校领导的充分重视，出现了诸多问题：　（一）整体素质不均衡　从高校院系教学秘书的队伍构成来看，他们有的是从专业　技术岗位上中途转行的老师；有的是刚从学校毕业的硕士生、　本科生：有的是身兼多职的学校在岗老师，还有的甚至是学校　为解决职工亲属就业难题而特聘的职工子弟。如此复杂的队伍　构成，使得教学秘书队伍的整体素质水平很不均衡。　（－－）忽视教学秘书队伍的建设　这是由于很多高校受到传统的“重科研、轻行政”思想　的影响，忽视了高校院系教学秘书队伍的建设导致的。在职　称评定、职务晋升等方面与其他工作岗位机会的不均、福利　待遇与其他工作岗位的差距，还有繁重、复杂的日常工作，　都在很大程度上挫伤了高校院系教学秘书的工作积极性，使　得教学秘书的队伍不稳定，人员流动性大。　（三）队伍管理理念落后　教务秘书队伍教育管理理念无法适应现代教学管理发展。　高校院系教学秘书工作任务的繁杂，使其很难有精力去思考和　总结自身工作的不足，寻求自身教学管理理念的提升；很少有　时间去进行先进高校教学管理理念的学习；更缺乏深层次学习　和进修的机会。因此，高校院系教学秘书队伍整体缺少开拓创　新的精神和意识，也落后于高等教育改革发展的脚步。　二、强化高校院系教学秘书队伍建设的策略　（一）提升对于高校院系教学秘书队伍建设的重视度　高校的领导干部应当及时转变传统的“重教学科研、轻　管理”思想的认识偏差，充分认识到院系教学秘书对于学校　的教学秩序管理和教学水平提升工作中承担的重要作用，提　升对于高校院系教务秘书队伍建设的重视度，力求建设一支　符合新形势要求的、能够适应教学改革现实情况的、高素质　院系教学秘书队伍。　（二）提升高校院系教学秘书的入职门槛　在进行高校院系教学秘书的选拔时，我们要切实提升其入　职门槛，对于应聘者，不仅需要懂得高等教育，也要具备教学　管理的相关知识，会管理，且能够做到语言文字的熟练表达，　能够进行办公软件的行规操作。与此同时，我们也要拓宽教务　秘书的招聘思路，在优秀的院系毕业生当中选择合适人选作为　教学秘书的培养对象，或者干脆就向社会公开竞聘。　（三）设置高校院系教学秘书专岗　近年来，高校普遍扩招，使得学生的数目迅速增加，这　也给高校的院系教务秘书带来了更为繁重的工作量。从教学　计划的安排、教学评估材料的准备到学生的日常学籍管理、　考聘管理，再到教师的课表编排、工作量统计，再到学生　四六级英语考试、学生补考等，教务秘书的工作越来越多。　为了有质量地完成这些任务，很多高校院系教学秘书常常加　班加点。而且，很多高校的院系教学秘书常常是一个人“身　兼多职”，这样就使得教学秘书很难有精力去全身心投入工　作，更别提向教学管理要质量了。因此，高校有必要设置专　门的高校院系教学秘书岗位，按需设岗，合理调配。　（四）增加对于高校院系教学秘书的岗位培训　我们应该建立一套完善的高校院系教学秘书岗位培训制　度，采取短训班或进修班的方式，对教学秘书进行定期或不　定期的岗位培训。培训的内容既应该包括办公软件操作、教　务管理软件应用、语言文字表达等基本功，还应该有教学管　理方法、先进的教学管理理念以及教学管理中涉及的管理心　理学等。　（五）提升高校院系教学秘书的工作积极性　对于高校院系教学秘书工作积极性的提升有两种方式：　一是在职务晋升、职称评定等方面，制订合理的政策，使　其与其他工作岗位的人员拥有同等的升值空间；二是有奖有　惩、赏罚分明。通过绩效考核，对于绩效表现优秀的高校院　系教务秘书，给予现金奖赏或者增加其福利待遇。对于绩效　不佳者，采取扣除适当工资的惩罚，以此增强教学秘书间的　竞争，营造一个积极向上的工作环境和氛围。　三、结束语　对于高校院系教学秘书队伍的建设工作，是一项具有重　要意义的、需要长期开展下去的工作。这需要学校的高层领导　干部从思想上转变观念，提升对于高校院系教学秘书队伍建设　的重视度，提升高校院系教学秘书的入职门槛，增加对于高校　院系教学秘书的岗位培训，提升高校院系教学秘书的工作积极　性，甚至是设置高校院系教学秘书专岗来逐步实现。　【参考文献】　【１】张恩旭．高校院系教务秘书工作的实践与认识［Ｊ］．安徽　电子信息职业技术学院学报，２００９年，第５期．　［２】吴代夫，杨建华，朱方枝．论高校创新型教务秘书队伍　的构建【Ｊ］．中国电力教育，２０１　Ｏ年，第１　Ｏ期．　【５】赵雷．高校外籍教师管理中应用激励理论的探析［Ｊ］．边　疆经济与文化，２０１　ｏ＃－，第１２期．　责任编辑：董璺　范立新（１９７８一），女，吉林农业大学外国语学院研究实习员。研究方向：教学管理。　躲