设计院合同管理制度

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Xxxx设计研究院有限公司

xxxx生管规-001

经营类合同管理规定

2014-05-15月发布 2014-05-15月实施

- 1 - 根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合单位的实际情况，制订本制度。

本规定适用于单位经营类合同的签订、审批、归档，业务外包经营合同的管理。

本规定适用于xxxx有限公司。

1 职责

生产经营部是经营类合同的归口管理部门。

2 合同签订

2.1、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，必须是持有法人或持有法人委托书的法人委托人。

2.2、签订的合同应明确各方当事人全称、签约时间以及权利、义务、违约责任。合同一律采用书面格式，必须采用统一合同文本（参见附件）。

2.3、合同用章优先使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章；合同应注明合同有效期限，合同的有效期的生效日期不得早于双方的签署日期。

2.4、合同中应包含对应以下合同终止情况时对方违约制约条款：

（1）、甲方项目转让或违约更换设计单位；

（2）、项目因故暂停；

（3）、颠覆性设计变更；

2.5、除非合同履行地在我方所在地以外，否则应明确合同由我单位所在地人民法院管辖。

- 2 - 3 合同审查及批准

3.1、合同由生产经营部具体拟订初稿，填写《经营合同审批表》（参见附件2）逐级提交分管生产经营的副总经理、总经理审查批准，审批通过后方能正式签订。

3.2、合同审查的要点：

（1）、合同的合法性。包括：对方当事人有无签订、履行该合同的法定权限；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。

（2）、合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人各方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

（3）、合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

合同管理流程及制度

（一）合同编号统一

合同编号即为工程编号，每一个项目对应一个工程编号，以承接项目为原则确定合同编号的归属部门。在项目立项同时，项目跟进人和甲方洽谈合同签订事宜，合同中约定的项目名称和合同号即为本项目的工程名称及工程编号，合同编号规定如下：

项目级别又分为院级和所级，具体分级规定请参照《项目分级制度》，由运营中心副总监确定院审或所审。对于院审项目，在合同编号中增加Y(Y代表院审)，如大合同：2013-Y001，表示此项目为公司的院审项目。

（二）合同洽谈及合同条款的控制

1、首选标准合同范本，起草合同。

2、在合同中写清楚：工程名称、项目地点、设计面积、项目类型、层数、设计阶段、单价、总价、提交文件份数、不包含的内容等项目信息。

3、把控因设计人原因造成的赔偿，最高不超出已付设计费总额。

4、把控因结构限额指标要求，以及指标达不到要求，合同中的赔偿条款。

5、把控合同中的所有设计人赔偿条款，最高不超出已付设计费总额。

6、在合同中约定因甲方原因造成的变更，设计人有权追加变更设计费，最好能约定变更量达到10-20%时，超出部分计算变更费。

7、其他相关条款的把控，尽最大的可能争取公司利益。 8、合同中注明合同签订日期，至少要注明到年、月。

（三）合同评审

1、甲方返回的第一轮合同草稿，项目经办人初审后交经营部审核人审核。

合同金额超过200万元时（或为大客户项目），经营部须两名审核人进行审核并签字。

2、合同中相关主要技术条款由工程主持审核。

3、合同中相关各专业技术条款交各专业相关负责人审核。（如结构限额由结构专业负责人审核）

4、合同中价格及付费相关条款找项目经理及项目总监审核。

5、合同最终稿确定后，完成合同评审单（见附件），附上费用单页和付费比例单页，由工程主持、各专业负责人、经营部经办人、经营部审核人、项目经理、项目总监、常务副总及总经理签字审核。

6、持合同评审单复印件及合同，到行政部盖合同专用章及法人章。

图文管理制度

为加强图文输出管理，提高工作效率，特制定本制度

第一条、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

第二条、打图室第一责任人：何丽琼；第二责任人：林游辉。

职责：

1、负责打图室进出管理，妥善保管打图室钥匙。

2、负责公司内部打图、晒图。

3、负责定期更换打图室电脑开机密码。

4、打图机、晒图机故障或需要更换配件及时上报。

第三条、打图室、图档室属于公司重要关键部位，钥匙由相关责任人保管，禁止无关人员随意进出。

第三条、公司设计人员如需要进行打图或晒图，必须先填写《图纸输出申请表》，写明打图或晒图项目的具体名称、数量，报总经理（或授权人）审批后存入网络共享区或用U盘存储后，由打图室相关责任人进行图纸输出。未经审批一律不予打图或晒图。发现擅自打图晒图者，给予5元/张罚款。

第四条：打图晒图应认真细致，防止打印废图。因人为原因（打印纸设置错误、重复打印等）导致打印废图的，给予5元/张罚款。

第五条、连接打图机的电脑必须每月更换1次开机密码，图档室责任人负责做好保密工作，禁止向任何无关人员泄露密码。

第六条、打图机、晒图机出现故障或需要更换配件，及时上报至行政部进行维修，确保设备处于完好运行状态。因维修不及时导致延误工作的，给予50元/次罚款。

第七条、委托外部图文公司制作

1、除总经理及其授权人外，任何人无权将图纸送到外部图文公司进行晒图或方案本制作。

2、需要到外部图文公司进行晒图或制作方案本，应先填写《图纸输出申请表》，写明晒图或方案本项目的具体名称、数量，报总经理（或授权人）审批后方可委托制作。如遇特殊情况（总经理外出、客户急需等），必须先电话请示总经理（或授权人）同意后方可委托制作。

3、员工未经审批擅自交由外部图文公司制作的，制作费用自行负责，并给予100元/次罚款。

第八条、复印打印应厉行节约，尽量做到双面复印、打印。禁止为私人打印复印材料，违者给予3元/张罚款。

设计院档案管理制度

技术档案管理制度

一、技术档案的归档范围

(一)工程设计项目

凡委托我院设计的新建,改建,扩建,加固等工程全部基础资料,阶段设计成果文件,设计修改文件以及与工程有关的同建设单位,施工单位发生的各类协议,合同,函件,公文和竣工验收,调试,工程总结等文件,均应归入技术档案.

1.初步设计阶段

初步设计的文件一般不归档,但我院只做到初步设计而由其它院完成施工图设计的项目要存资料室及归档,归档文件包括以下内容:

(1)初步设计最终成果

(2)设计总概算书或综合概算书底稿及打印件;

(3)各专业有关的计算书底稿及电算资料;

(4)设计方案审定记录单,设计文件校审记录单.

2.施工图设计

施工图设计文件归档包括以下内容:

(1)各子项各专业设计底图;

(2)各专业设计计算书及电算资料;

(3)《设计文件校审记录单》;

(4)修正概算书及打印件;

(5)《设计修改通知单》以及因修改形成的计算书;

(6)程序文件规定要归档的资料.

3.工程建设各阶段形成的文件资料

(1)建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料〔含建设单位上级主管部门批准的设计任务书或计划任务书(复印件);征地文件(复印件);规划部门批准的建筑红线图;地形图;选址报告及批件(复印件);工程地质及水文勘察资料;风洞试验报告;工艺布置图和技术要求资料以及我院向协作单位提供的技术资料底稿;公用工程协议(供水,排水,供电,供热,人防,消防,环境保护等复印件);设计合同及协议书;方案或初步设计批准文件等〕.

(2)工程设计,施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件,图纸,资料,来往公文,函电,设计过程中的交底会审纪要,与工程有关的会议纪要.

(3)工程竣工验收,调试过程中形成的文件,图纸,资料(含竣工验收报告,调试,试用期间,使用期间发现的问题,修改,补充核定有关图纸和文件)等;

(4)工程事故与设计有关的结论分析报告等.

(二)技术咨询服务项目