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行政公文处理中常见的格式问题分析第一篇：行政公文处理中常见的格式问题分析行政公文处理中常见的格式问题分析《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。
主要表现在以下几个方面：1. 公文格式组成部分中常见的问题1.1 眉首部分1.1.1.发文机关标志。
黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。
但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于xx发文机关标识字号，应予以纠正。
1.1.2.发文字号。
上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[xx]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。
1.1.3.签发人。
有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。
规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
1.1.4.红色反线。
党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。
1.2主体部分1.2.1标题。
常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。
《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。
二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。
1.2.2.正文小标题。
《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。
公文办理存在问题及整改措施(一)公文办理存在问题及整改问题概述在日常的工作中，公文办理不规范、效率低下、信息不透明等问题较为突出，主要表现在以下几个方面：1.公文流转环节繁琐，需多次签字盖章，耗费时间和精力；2.公文拟写不规范，行文散乱、内容不清晰，需要多次修改；3.公文审核不严格，存在规定不统一、错漏不究的情况；4.公文归档不规范，对文件的保存和管理不够到位。
整改措施为了解决上述问题，需要采取以下措施来对公文办理进行整改：优化流程1.简化公文流转程序，减少签字盖章次数；2.采用电子签章等技术，提高办理效率；3.统一公文编号和格式，规范化公文文本。
加强培训1.加强公文写作培训，规范公文写作，提高写作质量；2.加强审核人员培训，提高审核质量和效率；3.培训归档人员，规范文件的保存和管理。
加强督查1.定期对公文办理情况进行督查，及时发现问题并解决；2.建立责任制，明确各岗位职责，落实工作责任；3.加强宣传教育，提高全员公文办理意识和规范化水平。
结语综上所述，加强公文办理的规范化、标准化是必要的。
只有通过各种措施的整合和落实，才能提高公文办理的质量与效率，推动工作高效有序的进行。
改进归档1.建立统一的归档标准和流程，对公文进行分类、编号、归档；2.加强对归档人员的培训，提高归档质量和效率；3.定期对归档情况进行督查和总结，及时发现问题并改进。
推广电子化1.推广电子公文系统，实现电子化办公和流转；2.提高政务服务平台的普及度，方便公民查询和获取信息；3.建立和完善电子档案管理系统，提升信息化水平。
以上措施可以从多个方面入手，逐步实现公文办理的规范化和标准化，提高工作效率和质量。
同时，政府相关部门也需要加强对公文办理规范化的监督和管理，形成有效的工作机制，推动公文办理工作持续改进。
公文格式规范执行中常见问题分析及解决措施作者：马晓梅来源：《办公室业务》2012年第09期公文一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的、具有传递信息和记录作用的载体文件。
公文格式的规范与标准是体现公文法定权威性和严肃性的要件。
一、遵守公文格式规范的意义（一）有效体现法人意志。
公文是体现法人意志的载体。
其主要作用是传达政令、指导宣传、约束行为、处理公务和记载凭证。
公文格式不规范，将直接影响到公文效力的发挥。
（二）体现企业管理水平。
细节决定成败是现代企业管理的一个重要理念。
一份合格的公文排版应当是要素完整、字体规范、层次清晰，能够准确反映公文内容和主旨。
体现公文的严谨、简洁、整齐之美。
（三）满足企业标准化管理的需要。
公文格式的规范，是企业标准化管理的重要组成部分。
公文格式的规范，将大大降低辨识的难度，更易于阅办，减少信息在传递过程中出现偏差。
二、公文格式的主要要素和容易出现的问题公文按照要素可划分为三部分，即眉首、主体、版记。
这样划分是为了叙述方便，更重要的是这三个部分特征明确，具有相对独立性。
眉首的特点是位置相对固定。
主体之所以称为“主体”，是因为主体为公文的实质性内容，其特点是根据文件的长短而定，位置经常变动。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。
下文从格式角度，分别列举这三部分的常见问题。
（一）眉首。
眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。
其中秘密等级、保密期限、紧急程度和签发人几项内容是根据公文的需求来增设。
发文机关标识与发文字号是眉首的核心内容，也是所有公文中必需的要素。
在实际运行中，眉首在格式方面出现的问题较多。
1.发文标识字号、字体。
常见问题：行文中，常常出现发文机关标识字号不规范，文头字号过大或过小；字体有黑体也有宋体。
2.联合行文。
常见问题：联合行文中常出现主办单位与协办单位排序混乱、级别不对等现象。
行政机关公文格式常见问题分析摘要：公文格式规范化，是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。
笔者就行政机关公文格式方面常见的问题进行辨析,以供同行们借鉴。
关键词：行政机关；公文格式；常见问题引言公文对党政机关而言具有重要的作用，不仅是管理行为的重要载体，还是行使管理职能的重要工具，还能展现机关的管理观念以及价值取向。
基于大量的公文，能够了解党政机关施政的成效、分析其问题和优点、了解人民群众的利益以及权利实现情况。
因此，县级政府单位做好公文处理工作具有重要的意义。
对此，应该分析当前党政机关公文处理工作中的不足，并采取有效措施进行改善和解决，不断提升公文处理的效率和质量。
1行政机关公文格式规范化的意义公文的书写格式较为严谨，严格按照格式要求发布公文，遵守公文格式的相关制度和标准，更好地凸显公文内容，使公文更为整齐和美观，提高公文的有效性和价值。
行政机关公文格式规范化具有重要的意义：一是有利于准确传达政策和信息。
行政机关是国家行政权的行使者，公文具有规范体式和法定效用，公文格式规范化能有效提高交流沟通的效率。
二是有利于维护公文的严肃性和权威性。
公文拟定中的流程较为严格，且公文格式自成一体，具有法定效力和规范体式，自起草之初就诠释着国家行政机关的庄严性，规范性公文显示出公文的严肃性和权威性，对行政法规使用的章程、条例、规定等至关重要。
三是有利于提高工作质量和效率。
公文在起草、审核和签发上都有统一的公文格式，这样可以精简公文处理的时间和效率，为行政机关公文的收、发、整理归档起到提质增效的效果，尤其是在如今公文处理自动化环境下，公文格式规范化可使工作质量和效率倍增。
2行政机关公文格式常见问题分析2.1版头部分的公文格式常见问题在公文的规格样式中，版头部分常见的问题主要有三类：一是发文机关标志名称不全。
制发公文的机关单位尚未标注机关名称，使得版头部分不完整。
二是发文字号不规范。
公文版头的字号和字体有着相应的标注标准，但在公文处理中还存在序号用虚数、错用括号、字号小于3号、字体不标准等多个问题。
行政机关公文格式中常见问题及对策5篇第一篇：行政机关公文格式中常见问题及对策行政机关公文格式中常见问题及对策行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。
铁道部对铁路行政机关的公文格式有严格的规定和要求。
本文针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，提出了相应的对策。
一、公文格式中常出现的不规范现象1．发文字号标注不规范。
在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。
有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“…‟”。
对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。
一些公文违反发文字号序号出现编虚位（即001），出现“××函…2007‟001号”等不规范格式。
2．文种使用不当。
有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”；有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。
公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。
有的甚至严重影响行文的作用和效率。
3．公文标题不规范。
有些部门有不规范的做法是：一是标题1中滥用符号；二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐。
标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。
4．引用文号不规范。
有些部门公文中，将其顺序前后倒臵。
有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。
例如，“根据铁道部铁办…2007‟12号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部《关于×××的通知》（铁办…2007‟12号）”。
公文办理中出现的问题
【原创实用版】
目录
1.公文办理中常见的问题
2.公文办理问题的影响
3.解决公文办理问题的方法
正文
一、公文办理中常见的问题
在日常的办公工作中，公文办理是一项必不可少的任务。
然而，在这个过程中，我们经常会遇到一些问题，例如：
1.公文格式不规范：公文的格式包括标题、正文、落款等部分，如果这些部分的排列和书写不符合规范，就可能导致公文被退回或者无效。
2.公文内容模糊不清：公文的内容应该准确、简洁、明了，如果内容表述模糊，可能会导致接收方理解错误，从而影响公文的执行。
3.公文办理流程不规范：每个公文都有自己的办理流程，如果某个环节出错，就可能导致公文办理失败。
二、公文办理问题的影响
公文办理中出现的问题，不仅会影响办公效率，还可能对工作产生不良影响，甚至可能引发法律纠纷。
1.影响办公效率：如果公文格式不规范或者内容模糊，就可能导致公文被退回，需要重新办理，这样会浪费大量的时间和精力。
2.影响工作效果：如果公文办理流程不规范，可能导致公文无法及时办理，影响工作的进展。
3.引发法律纠纷：如果公文的内容不符合法律法规，可能会导致公文
被撤销，甚至引发法律纠纷。
三、解决公文办理问题的方法
为了避免公文办理中出现的问题，我们可以采取以下措施：
1.加强公文办理的培训：对于经常从事公文办理的人员，我们应该定期进行公文办理的培训，让他们了解公文的最新规定和要求。
2.制定公文办理的流程：对于每个公文，我们应该制定明确的办理流程，确保每个环节都能按照规定进行。
行政机关公文格式常见问题分析摘要：行政机关公文书写和处理的规范性和及时性，对提高政府行政效率、树立政府形象具有重要意义。
作为行政机关的公文工作人员，他们应该认真研究公文的基本书写和处理标准，找出其公文工作中存在的问题，并积极响应政府规范公文的要求。
不断提高公文的规范性和准确性。
关键词：行政机关；正式文件的格式；常见问题；分析研究1公文的基本概念1.1文件所谓文书，是指现代社会由公文、信件、合同等公私事务形成的具有固定格式、正式内容和书写风格的书面材料。
文献是信息传递的重要载体和基本工具。
这是所有类型文件的通用术语，包括官方文件和私人文件。
公文是用于处理公务的申请文件，又称机关申请文件。
私人文件，又称“个人文件”，是指个人在社会活动中制作的文件，如申请、申请、证书、信件等，带有明确的个人印记，即文件=官方文件+私人文件。
此外，该文件还指从事秘书工作的人员，如机关常说的秘书工作人员。
1.2公文公文是具有严格意义的公文发布的具体载体形式。
在办公室工作中，口头上下文通常是指在法定文件和业务文件中包含重要内容或表达政策内容的文件，如计划、法规、措施、规则、演讲、研究报告等，而在法定文件中广泛使用的知情文件如信函和业务通知则不称为文件。
文件，作为公文处理的专用术语，是指领导机关按照其职能的固定格式，即国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中的通用文件格式，以及在发布机关标志中带有后缀“document”的官方文件。
1.3官方文件公文一般指公文，又称公文。
官方文件可分为广义和狭义。
广义的文书是指各级党政机关、社会团体、企事业单位和其他依法设立的社会组织在处理社会公务时形成和使用的具有法律效力和规范形式的书面材料，包括机关申请的法律文书和公文。
狭义上，公文是指由中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布、2012年7月1日正式实施的《党政机关公文处理条例》（以下简称《条例》）规定的文件。
文件明确为：党政机关公文是党政机关落实领导、履行职能、处理公务的具有具体效力和标准类型的文件。
行政机关公文格式存在的问题第一篇：行政机关公文格式存在的问题行政机关公文格式存在的问题公文是行政机关行使职权、处理公务的具有特定法律效力和规范格式的文书，是依法行政的重要工具。
2000年8月24日，国务院发布了《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。
但是，至今仍有不少工商干部在制发和处理公文的实际操作中中，距离规范化、制度化、科学化的要求还有一定差距，尤其在公文格式方面存在的问题更为突出。
公文格式是公文的“骨架”，由30多个要素组成，主要包括纸张要求、印制要求、各要素排列顺序和标识规则四方面。
而不少工商行政管理机关的公文往往在“节骨眼儿”上出现问题，主要表现如下：纸张和印制不规范。
有些部门为了省事，出现使用16开纸的现象。
例如，行政处罚决定书属于一种重要文书，有的却使用16开纸发文，欠缺严肃性。
装订时，上订、掉页、坏钉、漏钉、背纸散页、明订等现象时有发生。
公文用纸一般应采用国际标准A4纸，其幅面尺寸为210mm×297mm，纸张定量为60g/m2~80g/m2的胶版纸或复印纸，白度为80%~85%，横向耐折度≥15次。
装订应于左侧，不掉页，页间误差不得超过4mm，钉脚应平稳牢固。
这样的公文才美观大方，符合国际标准。
要素标识不规则。
公文的要素分为眉头、主体、版记三部分，各部分又由几个要素组成，稍不留意就容易出现失误。
眉头部分出问题较多的是发文字号。
例如×工商办发［05］第001号一句的不足之处在于，把表示年份的2005简化为05，括起的符号使用四角括号，发文的流水号留有虚位，前面加了“第”字。
正确的标识应是：×工商办发〔2005〕1号。
主体部分常出现的现象包括：标题中随意使用标点符号，批转、转发上级机关的公文标题，只写原发文字号；正文中的数字、年份回行等不能存在纰漏；印章时，倾斜、漏压或者上压成文日期，公文空白处容不下印章位置时，标注“此页无正文”。
行政公文处理中常见的格式问题分析第一篇：行政公文处理中常见的格式问题分析行政公文处理中常见的格式问题分析《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）、《国家行政机关公文格式》（以下简称《格式》）对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。
主要表现在以下几个方面：1. 公文格式组成部分中常见的问题1.1 眉首部分1.1.1.发文机关标志。
黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务（管理）局应小于省局。
但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于xx 发文机关标识字号，应予以纠正。
1.1.2.发文字号。
上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[xx]21号”；便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。
1.1.3.签发人。
有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：某某”、如“某某：签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。
规范的标识应为：“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。
1.1.4.红色反线。
党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。
1.2主体部分1.2.1标题。
常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。
《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。
二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。
1.2.2.正文小标题。
《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”。
浅谈机关公文格式中常见的问题及对策浅谈机关公文格式中常见的问题及对策公文格式规范化,是办公自动化的客观要求,也是充分发挥公文作用,维护公文严肃性和权威性的必要条件.国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准,但在公文处理的实际工作中,仍然存在许多不规范的现象和问题.本文结合工作实际,针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析,浅谈几点相应的对策.一、关于公文要素一般来讲,一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成.置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首.眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素.置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体.主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素.置于主题词以下的各要素统称版记.版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素.二、关于不规范现象（一）公文标题不规范公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关.不规范的做法表现为:一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号.标题中使用了多种标点符号,较多的是使用逗号、顿号和书名号等.公文标题中除法规、规章名称加书名号,特定称谓加引号外,一般不用标点符号.公文标题可分一行或多行居中排列.回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当.（二）结构层次序数使用不规范公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字.具体设置多少个层次序数,要视文件的内容和篇幅来定.一般来讲,第一、二、三、四、……层次序数依次标识为:“一、”、“（一)”、“1．”、“(1)”、…….一般来讲,层次序数不得跳级使用.年份一般不能用缩写.如:2010年不应缩写为“一○年”或“10年”.如年份用中文形式表示,如“二○一○年十月”,则中间的“○”不能写成“0”、“o”或“零”,应该在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择“○”.“十月”中的“十”不能写成“10”,而应写成“十”.（三）标点符号使用不规范标点符号是辅助文字记录语言的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用,文字材料中的序号、标点符号应正确使用.否则,所表现出的语气、词语性质和作用就会走样.1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范,应该用逗号.2.“一,”、“二,”、“三,”等用逗号不规范,应该用顿号；“１”、“２”、“3”和“ａ”、“ｂ”、“c”后面用“．”,不得使用“、”或“,”.3.在用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序或在“一方面”、“另一方面”之后,可以分别用逗号,也可以不用标点符号,直接连接下文.4.序号如加括号,如:（一）（二）（三）（四）和⑴⑵⑶⑷,后面不再使用任何标点符号.例如:“（一）、”、“（一）,”、“（一）．”等均属不规范用法.5.有时在上述层次序数中需要加入“第一”、“第二”、……或者“首先”、“其次”……,此时其后面一律使用“、”,不得使用“、”或者“．”.6.冒号占一个字的位置,居左偏下（:）,不得使用数学中的比例号（∶）.（四）成文日期标识不规范常出现的问题:一是标注位置太低或太高,以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期.（五）印章加盖不规范印章是公文制发机关对公文负责的凭证,必须规范使用.但常出现不规范现象:一是印章加盖不符合要求,有的歪斜,有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间,盖印距正文太远.印章正确的加盖位置:印章上弧距正文2mm?―4mm.（六）公文的排版规格、字体及字号的使用不规范常见的公文纸张一般采用标准的a4型或通用的16开型.对于字体及字号的使用,有的选择宋体小三号,有的选择楷体三号.公文的排版规格、字体及字号规范的做法是:1.公文正文用一般每面排22行,每行排28个字.用3号仿宋字.2.发文字号和“签发人”用3号仿宋字.“签发人”冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.3.主送机关、正文、附件、作者、日期一般采用3号仿宋体.4.主标题(又称一级标题)为2号宋体加粗.5.二级标题为3号黑体.值得注意的是:在属下还有两级以上标题的情况下,二级标题应该加粗；在属下只有一级标题的情况下则可不加粗.6.三级标题为3号仿宋加粗.值得注意的是:在属下还有一级以上标题的情况下,则本级改为“3号楷体加粗”；在属下没有标题的情况下,则用“3号仿宋加粗”.（七）附件标注不规范公文如有附件,在正文下空1行左空2字标识“附件”,后标全角冒号和名称.附件如有序号使用阿拉伯数码（如:“附件:1.××××”）.附件名称后不加标点符号.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号.附件的序号和名称前后标识必须一致.不规范做法主要表现在:一是附件和正文间隔或大或小.二是把被批转、转发、印发和发布的内容,作为附件处理.三是附件说明与附件的标题不一致,有的附件标题缩写.四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致,有的附件的序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号.五是附件跟附注区分不清,在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件,导致关系的确认错误.（八）抄送机关标识域不规范抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称,不得将主送机关再标识到抄送机关栏.抄送机关在主题词下1行,左右各空1字,标识“抄送”后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列,抄送机关间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号.抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关.但有些机关公文已主送上级机关,又同时抄送该部门的领导.在抄送标识域内常出现“抄报”,顶格标识“抄送”,回行时与“抄送”对齐,最后一个名称后不加句号等不规范问题.三、关于公文的行文原则按行文方向划分,公文可分为上行文、下行文和平行文.“行文应当确有必要,注重效用.”是行文的基本原则,也是行文的出发点.确定行文一定要首先明确行文的目的和作用,要有的放矢,有针对性,使发出的公文产生预期的效用.改变那种“发文越多、文件的规格越高、工作就越重视”的误区,根据实际需要确定是否行文.行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则.上行文中,如果要制发请求解决问题的文件,要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性.制发平行文件,要注意明确职权,防止推诿扯皮.对下行文,一定要符合实际,有针对性.四、关于公文不规范现象产生的原因与对策（一）影响公文不规范的原因1.思想认识不到位.一是公文办理人员对公文格式重要性的认识不够.二是公文处理人员在办理公文过程中责任心不强.2.公文审核把关不严.公文处理程序不规范,未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序,特别是审核把关制度不够完善,致使公文制作不规范.实际工作中,各部门在制作公文时,由于忙于事务,常常忽视对公文格式的审核把关,在公文盖章时,办公室工作人员也没有认真审核,导致公文中出现不规范的问题.3.对公文格式要求掌握不够.目前,多数单位公文处理人员都未经过系统的培训和学习,对公文格式及公文处理要求掌握熟悉程度不够,在实践中,运用比较模糊.（二）规范公文格式的对策一是加强学习,提高认识.规范公文格式,防止格式的随意性,维护其规范的体式,对于进一步提高公文的处理水平,推动机关正常工作的开展,有着十分重要的意义.局机关各股室、各部门工作人员要要在思想上重视公文格式规范化工作,进一步加强学习、提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性.二是健全制度,规范办文程序.建立行之有效的管理制度,是保证公文格式规范化的一个重要措施.在公文处理的各个环节都要把好关,从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印制等都必须建立严格的制度和规范,明确各环节的权限和责任.要有严格的公文处理流程,实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化.三是加强学习,提高干部素质.全面提高干部素质是规范公文格式的一项基础性建设.要不断加强干部自身建设,注重理论学习,刻苦钻研,努力提高干部业务水平和工作能力,从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,增强事业心和责任感.四是加强督查,保证公文质量.严格按照规定和要求,加强对公文格式规范化的管理和指导,制定严格的办文程序,在公文处理过程中强化审核监督,做到多级审核,层层把关.同时,要定期组织业务培训和学习交流,学习并借鉴好的经验和做法,开展研讨交流活动,不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平.。
公文格式规范执行中常见问题分析及解决措施(全文)一：正文：一、问题背景在公文格式规范执行过程中，往往会遇到一些问题，这些问题的存在会影响到公文的准确性和规范性。
二、问题分析1.标题格式不规范许多公文中的标题格式不符合规范要求，比如字号、字体、居中对齐等。
这会给读者带来困扰，也会影响公文形象。
解决措施：对于标题格式不规范的问题，需要在培训和教育中加强对公文标题格式的要求，并加强对公文编辑人员的监督和指导。
2.段落格式混乱有些公文中的段落格式混乱，不符合规范要求。
比如缩进、行间距、对齐方式等。
这会导致公文难以阅读和理解。
解决措施：对于段落格式混乱的问题，需要加强对公文编辑人员的培训和指导，确保他们掌握公文编辑的基本规范。
同时，可以使用专门的公文编辑软件来辅助编辑，提高工作效率。
3.文号使用错误有些公文中的文号使用错误，包括文号格式不正确、文号重复使用等。
这会使公文的真实性和可信度受到质疑。
解决措施：对于文号使用错误的问题，需要严格落实公文管理制度，加强文号的管理和监督，确保文号的正确性和惟一性。
4.正文编排错误一些公文的正文编排存在错误，比如文章结构混乱、内容不清晰等。
这会导致公文的效果不佳，无法达到预期目的。
解决措施：对于正文编排错误的问题，需要加强对公文编辑人员的培训和指导，确保他们能够正确编排公文的正文内容。
同时，加强对公文的审查和检查，及时发现和纠正错误。
三、附件本文档涉及附件如下：附件1：公文格式规范执行情况统计表四、法律名词及注释1.公文格式规范：指公文编写中应遵守的各项规范和要求，包括标题格式、段落格式、文号使用等。
2.公文编辑人员：指从事公文编辑工作的人员，他们负责公文的撰写、编辑和审查等工作。
二：正文：一、问题背景在执行公文格式规范的过程中，时常会遇到各种问题，这些问题需要及时解决，以保证公文的准确性和规范性。
二、问题分析1.公文标题格式不统一许多公文在标题格式上存在不统一的问题，既有字号、字体、居中对齐方面的不规范，也有标题风格和语言表达上的差异。
行政公文写作不规范原因分析及对策建议思考行政公文作为国家行政管理的文字载体及信息传递的重要工具，是行政机关开展公务活动的重要手段，也是提升行政机关管理水平的重要抓手。
笔者仔细研究多个行政机构的对外公文，深入剖析其中存在的问题，总结其问题共性。
对问题提出解决方法和建议，供同行参考。
一、行政公文写作不规范的主要体现（一）文种不规范。
主要体现在三个方面：一是混用文种。
如《XX关于采购XX设备的请示报告》。
“请示”和“报告”是两个不同的文种，二者不能混用。
从题目意思上看，属于行事之前，请示上级或主管部门对购买设备批准同意，因此，适用“请示”文种。
二是错用文种。
文种选择必须符合发文目的。
比较常见是该用“请示”的却用"报告不相隶属或平行机关之间行文，应用“函”和“通知”,却用“请示”“报告”;还有转发性通知、批转性通知、颁发性通知错用，通告和公告的错用等。
这些都是比较容易出错的文种。
具体的使用情况，要根据文章内容进行仔细揣摩。
三是自造文种。
文种选择要符合制发机关的权限。
如《关于XX地区小区改造的解释》。
"解释''并不是一个文种，应该在后面加上“通知”较为稳妥。
最高法下发的各种法律条文“解释”，一般的行政机关是不能使用的。
四是文种隶属不清。
文种选择要考虑收文机关之间的隶属关系。
对上行文、下行文、平行或不相隶属机关之间行文的文种选择容易犯错。
如“批转”和“印发”二词的混用。
“批转”是上级对下级报告的认同，代表着同意下级的工作建议并批准其予以行政落实。
而“印发”的意思是下级对上级工作精神的传达。
（二）格式不规范。
公文标题主要由发文机关、事由及文种三个要素组成，有的单位随意将发文机关省略，或事由表述错误、标点符号乱用等问题；有的文章标题虽然准确完整表达了文章主旨，但是过于冗长。
如《XXX 关于招收退休工人子女，稳定地区就业，促进人员更替的通知》可以精炼为《XXX关于招收退休工人子女的通知》。
公文格式规范执行中常见问题分析及解决措施作者：马晓梅来源：《办公室业务》2012年第09期公文一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的、具有传递信息和记录作用的载体文件。
公文格式的规范与标准是体现公文法定权威性和严肃性的要件。
一、遵守公文格式规范的意义（一）有效体现法人意志。
公文是体现法人意志的载体。
其主要作用是传达政令、指导宣传、约束行为、处理公务和记载凭证。
公文格式不规范，将直接影响到公文效力的发挥。
（二）体现企业管理水平。
细节决定成败是现代企业管理的一个重要理念。
一份合格的公文排版应当是要素完整、字体规范、层次清晰，能够准确反映公文内容和主旨。
体现公文的严谨、简洁、整齐之美。
（三）满足企业标准化管理的需要。
公文格式的规范，是企业标准化管理的重要组成部分。
公文格式的规范，将大大降低辨识的难度，更易于阅办，减少信息在传递过程中出现偏差。
二、公文格式的主要要素和容易出现的问题公文按照要素可划分为三部分，即眉首、主体、版记。
这样划分是为了叙述方便，更重要的是这三个部分特征明确，具有相对独立性。
眉首的特点是位置相对固定。
主体之所以称为“主体”，是因为主体为公文的实质性内容，其特点是根据文件的长短而定，位置经常变动。
版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。
下文从格式角度，分别列举这三部分的常见问题。
（一）眉首。
眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。
其中秘密等级、保密期限、紧急程度和签发人几项内容是根据公文的需求来增设。
发文机关标识与发文字号是眉首的核心内容，也是所有公文中必需的要素。
在实际运行中，眉首在格式方面出现的问题较多。
1.发文标识字号、字体。
常见问题：行文中，常常出现发文机关标识字号不规范，文头字号过大或过小；字体有黑体也有宋体。
2.联合行文。
常见问题：联合行文中常出现主办单位与协办单位排序混乱、级别不对等现象。
行政公文规范化问题分析南京市委党校公共管理教研部项晓霞一、强化规范意识、切实规范行文是提高公文处理质量的关键（一）领导和管理人员必须重视办文工作公文是各级各类国家机关和社会组织（政党、人民团体、企事业单位等）在处理公务时使用的具有法定效力和特定格式的应用文体。
1、公文是实施领导和管理，依法行政，进行公务活动的重要工具，是“三办”（办事、办文、办会）的中介和有形载体2、公文是反映机关形象的门面和窗口3、公文是体现领导和管理者素质的重要渠道政治性、实用性、管理性、工具性（二）规范是公文的一大特点，也是公文的生命（例文略）1、法定机关，专人撰拟2、成于公务，用于公务3、法定效力，规范行为4、表述意志，实施管理5、体式规范，程序严格（三）努力实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
”——《国家行政机关公文处理办法》中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）只针对行政机关作了规定，指出：“本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。
其他机关公文可参照执行。
”精简、高效、规范的公文运作和科学化、民主化、制度化的行政管理，二者之间形成良性互动，营造“民主、责任、服务”的公文新理念。
二、行政公文的规范化运作分析文种例举行政公文按行文方向分类（一）公文的行文规则1、按机关隶属关系和职责范围行文机关隶属关系：1）单一机关领导2）属本级政府和上级部门双重领导（领导、指导）2、授权行文规则1）部门经本级政府同意并授权，可以向下级政府行文，需要在正文中注明；2）办公厅（室）的行文具有授权性质，无需在正文中注明。
3）另有一些临时授权3、联合行文规则同级政府之间、部门之间、上级部门与下级政府之间；同级政府与同级党委、军事机关之间；同级政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间。
一、引言公文作为机关、团体、企事业单位等在处理日常工作中使用的正式文书，具有严谨、规范、简洁、准确等特点。
然而，在实际工作中，公文写作中仍然存在一些问题，影响了公文的质量和效率。
本文将对初中阶段常见的公文问题进行总结，并提出相应的改进措施。
二、公文常见问题1. 格式不规范格式是公文的基本要求，不规范格式会导致公文失去严肃性和规范性。
具体表现在：（1）标题不规范，如标题层级不清、字数过多等。
（2）公文格式混乱，如行文顺序颠倒、字体字号不统一等。
（3）附件格式不规范，如附件名称、编号、顺序不明确等。
2. 内容不完整公文内容应完整、准确、简洁。
以下为常见问题：（1）缺少必要的要素，如发文机关、发文日期、文号等。
（2）内容冗长，缺乏重点，未能突出核心内容。
（3）信息不准确，数据、事实、引用等存在错误。
3. 语言表达不当公文语言应准确、简洁、规范。
以下为常见问题：（1）滥用口语、方言，影响公文正式性。
（2）语句不通顺，逻辑混乱，导致理解困难。
（3）语气过于生硬，缺乏礼貌，影响沟通效果。
4. 标点符号使用不规范标点符号是公文语言的重要组成部分，不规范使用会导致歧义。
以下为常见问题：（1）标点符号误用，如顿号、逗号、句号等使用不当。
（2）标点符号遗漏，导致句子结构不完整。
（3）标点符号过多，影响公文简洁性。
三、改进措施1. 加强公文格式培训定期组织公文格式培训，提高工作人员对公文格式的认识和掌握程度。
2. 完善公文内容审查制度建立公文内容审查制度，确保公文内容完整、准确、简洁。
3. 优化公文语言表达加强公文语言表达培训，提高工作人员的语言表达能力。
4. 规范标点符号使用制定标点符号使用规范，确保公文标点符号使用准确、规范。
四、结语公文问题总结有助于提高公文质量，提升工作效率。
通过对公文常见问题的总结和改进措施的研究，我们应不断提高公文写作水平，为我国机关、团体、企事业单位的发展贡献力量。
机关公文格式中存在的常见问题及原因分析刘俊公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文格式的规范性是公文的权威性、严肃性在公文形式上的具体体现。
按照规定，公文的格式一般由标题、发问字号、秘密等级、缓急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
机关公文格式上存在的主要问题包括以下几个方面：一、标题存在的问题。
标题是公文非常重要的组成部分，是透视公文主旨以及行文目的的“窗口”，机关公文在标题这个环节存在的问题较多。
有的公文标题中的标点符号太多，违反了“公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号”的规定。
例如，关于呈送“四川省农民工银行卡特色服务实施方案”的报告，标题中的引号应去掉。
有的公文标题简化不准确。
例如，关于转发国务院办公厅延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知，“转发”的宾语为“期限”，这中表述不准确，应将国务院办公厅原文标题因出，可将标题修改为“转发国务院办公厅关于延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知。
有的公文标题不简洁。
例如，关于转发《中国人民银行关于印发〈中国人民银行人民币管理办法〉的通知》的通知，”中国人民银行“出现了两次，显得冗长，可将标题简化为”关于转发《中国人民银行人民币样币管理办法》的通知。
二、密级划分方面存在的问题。
公文的秘密登记是公文涉秘程度的标志。
涉密等级不同，公文的阅知范围、管理办法也不相同。
有的公文没有按照国家秘密范围和管理规定的要求合理确定密级，而是随意定密，认为公文内容重要就定密。
有的公文没有严格遵守主件、附件涉密等级一致的原则，有的秘密公文漏标密级或密级表示不准确。
三、缓急程度划分存在的问题。
公文紧急程度是对公文收文方的提示，目的是要求收文方在规定的时限内处理公文。
有的应对方要求发出的公文，如报告情况、回复意见、提供数据等，没有要求收文方在规定的时限做什么，但仍标注了“特急”，目的仅仅是想得到优先迅速传递处理。
同时，还存在公文办理不及时，人为造成急件的情况。
