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外贸跟单业务流程 跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单接单也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。
前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。
对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
而合同用的比较正规。
机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同 1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
商业发票的缮制1.发票的出票人及其签名(Issuer)◆除非信用证另有规定，发票的出票人是受益人。
◆当信用证没有要求签名时，发票可以不签名。
◆当信用证要求签名时，发票必须由受益人授权签名人签名。
如：Signed invoice ……◆当信用证要求手签时，发票必须由受益人授权签名人手签。
如：Manually signed invoice……Invoice signed by handwriting……发票顶端应有醒目的出单人名、址，包括联系电话、电传、电挂、传真。
出单人一般为信用证的受益人（出口商），往往采用自己设计的发票或函头（HEADING）形式。
在发票上还可用“ISSUER”、“SHIPPER”、“SELLER”、“SHIPPED BY”等类似名称来表示。
应注意的是，当出口公司更名或搬迁后，不可使用公司原先印制的印有公司名、址的旧发票，为保证单证一致，信用证中该公司的名址也应作相应更改。
注:在国际贸易中,制单时应标出出票人的中文和英文名称和地址.出票人的名称和地址与信用证的受益人的名称和地址一致.2.发票名称一般用粗体标出”INVOICE”或“COMMERCIAL INVOICE”3.发票抬头人名称与地址（MESSRS）如果是信用证项下结算的发票，如没有特别规定,则发票必须做成以信用证申请人名称为抬头）。
Commercial invoices must be made out in the name of the applicant”当信用证另有要求时，按规定填制。
通常填写在发票上印有“To”、“Sold to Messrs”、“Messrs”、“For account of”和“Consign ed to”等词语之后如：Signed invoice in the name of ABC Co.发票出票人的名称和地址（EXPORT ER）当采用托收或其他方式支付货款时，填写合同买方的名称和地址。
外贸单据操作手册一、导言外贸单据是国际贸易过程中不可或缺的一部分，它记录了买卖双方之间的商品交易信息和金融结算情况。
本操作手册将重点介绍外贸单据的种类及其操作流程，以帮助读者更好地理解和应用外贸单据。
二、常见外贸单据1. 销售合同：销售合同是外贸贸易的基础文件，规定了双方关于商品价格、数量、质量、包装、运输等方面的约定。
2. 发票：发票是外贸交易中确认货物销售的一种凭证，包括商品的详细信息、价格、数量等内容。
3. 装箱单：装箱单详细记录了货物的数量、包装、重量、尺寸等信息，为海关验放货物提供依据。
4. 提单：提单是货物的装货、运输、交付过程中的重要单据，记录了货权转移、运输方式、目的地等信息。
5. 信用证：信用证是国际贸易中最常用的支付方式之一，规定了出口商根据一定条件向进口商提供货物和文件后可以获得付款的保障。
三、外贸单据操作流程1. 销售合同操作流程：（1）双方协商签订合同，明确商品的交付时间、质量标准、价格等内容。
（2）合同生效后，出口商准备相应的发票、装箱单等单据。
（3）发货前，出口商提供信用证标的物和所有要求的单据给进口商，并追踪保证付款顺利。
（4）货物装船后，出口商将装船情况通知进口商，同时准备提货单等文件。
（5）进口商收到货物，检验货物质量，如果符合合同要求，进口商进行付款。
2. 开具发票操作流程：（1）根据合同约定，出口商准备发票并将其发送给进口商。
（2）发票中需包含详细的商品信息、价格、数量、收款人等内容。
（3）进口商确认发票无误后，妥善保存并进行付款。
3. 提单操作流程：（1）装货完毕后，船公司将装船情况出具提单。
（2）提单包含货物的数量、尺寸、重量、装箱方式等信息。
（3）进口商凭提单可以办理货物提取、验收等手续。
四、外贸单据注意事项1. 准确无误：填写外贸单据时，应特别注意信息的准确性，包括商品的数量、价格、规格等。
一旦填写错误，可能导致交易纠纷或金融损失。
2. 一致性：各项单据之间应保持一致性，确保商品信息、价格等内容一致，以避免出现混淆或矛盾。
形式发票（PROFORMA IN-VOICE，简称PI）通常是在正式交易之前由卖方出具给买方的列明交易标的及金额的清单，最早是作为估价单或非正式报价单（虚盘）出现。
但是随着贸易的发展，形式发票在外贸实践工作中的作用也在不断增加，从最初的估价单或是非正式报价单发展到正式报价单，甚至在一定程度上代替简式贸易合同在使用。
但是很多外贸企业及从业者对形式发票的作用、内容、缮制方法及应用场景的理解上还有欠缺，以致于错用、滥用形式发票的现象时有发生。
本文将以郑州泽华贸易有限公司（以下简称“泽华公司”）外贸业务为例，具体分析形式发票的作用、应用场景及缮制方法，希望能给外贸企业对形式发票的正确理解带来一定启示。
一、形式发票的应用场景（一）作为非正式报价单使用在泽华公司，作为非正式报价单使用的形式发票通常是在邮件或是即时通讯工具沟通到一定阶段，为了使买方全面了解正在磋商的业务的细节和全貌，出口业务具体负责人会将之前所有的沟通及磋商内容进行整理，并以形式发票格式发送给买方，使其可以清楚的知道即将成交商品的品名、参数、数量、价格等内容，以便其对卖方的报价进行综合评估并做出采买决定。
此时泽华公司会在形式发票的尾部注明“仅供参考和测算用，订货时须经最后确认”的字样。
因此买卖双方均不受形式发票上所列明交易条件的约束，可以通过磋商修改相应交易条件，直至任何一方有将此时的形式发票转换为正式报价单使用。
（二）作为正式报价单使用在泽华公司，作为正式报价单使用的形式发票通常是应部分买家的要求出具，是磋商谈判过程中的里程碑事件。
按照泽华公司的统计，在买方主动要求其出具形式发票的情况下，最终成交的概率超过90%。
除买方主动要求出具外，出口业务具体负责人在经过长时间、多频次沟通后，判断买方具有较强的购买意愿时，也会主动出具形式发票给买方，以敦促买方尽快确认订单。
此时泽华公司会在形式发票尾部注明“此报价为实盘，有效期1周”字样。
由于交易条件清楚，且愿意受其约束，具备实盘的条件，所以此时的形式发票应为正式报价单。
