文书工作与档案管理11 第十一章 档案的提供利用
- 格式:ppt
- 大小:2.49 MB
- 文档页数:51
⽂书⼯作与档案管理⽂书⼯作与档案管理题型:填空题、名词解释、简答题、阐述题1、库房管理的“⼋防”措施:1)防⽕2)防盗3)防⽔4)防潮5)防霉6)防⾍7)防尘8)防光。
2、电⼦档案的归档⽅式:(1)物理归档(2)逻辑归档(3)“双套制”归档。
3、档案:档案是机关、组织和个⼈在社会活动中直接形成的,保存备查的⽂字、图表、⾳像等及其他各种⽅式和载体的历史记录。
概括的说,档案是原始的历史记录。
4、档号:档号是档案室(馆)在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的⼀种代码。
5、全宗卷:全宗卷是档案馆(室)在管理某⼀全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的由有关⽂件材料所组成的专门案卷。
可以说,全宗卷是管理某全宗档案⼯作的原始记录,是管理全宗档案的“档案”。
6、档案标引:档案标引是在档案著录⼯作中对档案的内容进⾏分析和选择,并赋予其规范化的检索标志的过程。
7、归档制度:对国家规定的应当⽴卷归档的材料,必须按规定定期向被单位档案机构或档案⼯作⼈员移交,集中管理,任何⼈不得据为⼰有。
归档制度是党和国家明⽂规定的⼀项制度。
8、全宗:全宗即⼀个国家机构、社会组织、个⼈形成的具有有机联系的⽂件整体,是档案馆档案的第⼀层分类和管理的单位。
9、⽂书的作⽤。
答:⽂书的作⽤主要在于它可以作为传达和贯彻执⾏党和国家的各项路线、⽅针、政策,管理政务,处理事务,沟通机关单位之间的联系的⼀种⼯具。
具体表现在以下⼏个⽅⾯:(1)领导、指导作⽤。
(2)⾏为规范作⽤。
(3)公务联系和知照作⽤。
(4)凭据记载作⽤。
(5)传递信息与宣传教育的作⽤。
10、如何恰当地选⽤⽂书的种类?答:(1)在发⽂机关权限内选⽤恰当的⽂种。
(2)在发⽂机关和收⽂机关⾏⽂关系的准确定位中选⽤⽂种。
(3)在明确发⽂具体⽬的、要求后选⽤⽂种。
11、需要登记的收⽂范围。
答:需要登记的收⽂有:(1)上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的⽂件。
(2)下级单位报送来的请⽰性、报告性、建议性或批评性的⽂件。
文书工作与档案工作第一篇:文书工作与档案工作文书工作与档案工作一、教学目标1.知识和技能目标:理解文书与档案工作的特征,掌握文书与档案工作的内容和一体化操作的步骤。
2.操作技能目标:能进行“一体化”操作。
3.情感目标:通过对文档工作内容的学习,使学生建立起对本专业学习的兴趣和感情。
二、教学重点:掌握一体化操作的步骤。
(1)登记时便对文件进行分类;(2)处理文件时便进行价值鉴别;(3)建立立卷类目,随时立卷;(4)标引档号、分类号、主题词;(5)注录文件特征。
三、教学难点:理解一体化的概念。
四、教学策略:自主学习和协作学习、探究学习相结合。
五、课时安排:2 课时(45 分钟×2)。
六、教学环境:多媒体电教室。
七、授课过程:一、导课通过一段录像介绍文书与档案工作,由此引入新课。
(播放录像)二、讲授新课(一)、文书工作与档案工作的特征1.服务性插入图片展示2.政治性3.管理性提问:试比较班级管理工作与(二)、文书档案工作的不同之处文书工作与档案工作的内容:用幻片展示阅读内容,用表格形式体现文书与档案工作内容插入表格(原文件)(三)、文档一体化用幻灯片例举实1.文档一体化的概念提问:文档一体化是否是将文书与档案工作合二为一?2.文档一体化的操作步骤用录像展示列举生活中的一体化现象学生参与三、课堂训练让学生描述文档一体化的概念四、课堂小结五、布置作业第二篇:文书工作与档案管理1、文书的概念;一是指文字材料,二是指文字书写,三指从事文书工作的人。
文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
2、文书包括公务文书和私人文书。
3、公务文书,简称公文,是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书,如请示、批复、报告、通知等。
4、文书的作用:主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针、政策、管理实务,处理事务,沟通机关、单位之间联系的一种工具。
文书工作与档案管理课程标准高等教育出版社高职教育中心编写人:***2 0 0 7 年 6 月目录一.本课程教学目标 (3)二.本课程的专业地位和作用 (3)三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解(结构) (3)四.教学起点(学生必备基础) (4)五.教学内容和具体标准 (4)六.教学进度和时间安排 (16)七.教学模式和教学方法 (17)八.教学效果的考核评价 (17)九.教学条件与资源 (18)一、本课程教学目标《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理专业的专业必修课程,该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基本概念与一般知识和技能,文书的种类,文书的体式与稿本,文书的形成与处理,文书的整理与归档,档案的收集与鉴定,档案的整理与保管,档案的检索与利用,以及电子档案等。
本课程教学以培养应用型和操作型秘书人才,以及相关工作岗位的职业要求为目标,帮助秘书专业、行政管理等专业学生掌握文书与档案工作的知识与技能,提高专业素质和工作能力;以就业为导向,以掌握基本的知识和技能为原则,强调实际操作与技能训练;并注重学生心理素养和职业意识培养,为从事秘书工作和相关工作奠定良好的基础。
二、本课程的专业地位和作用《文书工作与档案管理》是文秘专业、行政管理等专业的主干与核心课程,它不仅是秘书专业的专业基础,也是相关职业岗位群的关键技能模块,是国家文秘职业资格考试的重要内容。
特别是根据教育部关于高等职业教育要面向技能型、应用性人才培养的要求,本课程在知识体系以及教学方法、学习方法等方面,都有凝炼与新的要求,认真搞好本课程教学,对培养现代秘书人才以及相关人才的专业目标的实现具有十分重要的地位和作用。
三、知识、技能、职业意识培养目标及目标分解(一)总体目标:《文书工作与档案管理》课程是秘书专业的必修课,是培养学生具备必要的文书与档案工作知识和很强的实践能力的专业课程。
本课程教学在理念上要尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求以及管理类专业教学方法的创新趋势,培养学生职业意识;在内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变,培养学生实际职业技能;在体现教学方法上要从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变,突出实际案例和技能训练,以及电子文档等新知识的掌握,配合以网络教学,扩大学生的知识面,达到知识宽厚,技能熟练,职业意识强的目标。
1.文书工作的概念。
广义的文书工作就是指运用科学的原则、程序和方法,完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。
2.文书工作的作用。
(1)助手作用(2)纽带作用(3)“门户”作用(4)查考作用3.文书工作的任务。
就是要科学地组织机关的文书工作,及时准确的处理机关的往来文书,有条理地、安全地运转文书,完整地保管文书,正确地发挥文书的作用,沟通对内对外的联系,有效的推进机关文书工作,为机关领导工作服务,为社会主义现代化建设服务。
4.文书工作的特点。
(1)政治性(2)机密性(3)规范性(4)时间性(5)事务性5.文书人员的分类。
(1)文书写作人员(2)文书处理人员(3)文书运转人员(4)文书工作辅助人员(5)文书保管人员6.文书人员的职责。
(1)文书写作人员,负责文稿起草、修改、审核、编号、盖印等。
(2)文书处理人员,负责文书的拟办、催办、承办等。
(3)文书运转人员,负责文书的登记、分文送批送签、安排传阅等。
(4)文书工作辅助人员,负责文书的打印、校对、收发、传递等。
(5)文书保管人员,负责文书的归档、立卷、保管等。
二.理解题1.文书工作于秘书工作、行政工作、档案工作的关系。
(1)文书工作是秘书工作重要组成部分。
(2)文书是实施行政管理的一种书面工具,文书工作是行政管理的组成部分。
(3)文书工作于档案工作是前后紧密联系的工作,文书是档案的主要来源,文书工作是档案工作的基础。
文书工作于档案工作有着姐妹亲缘关系。
2.文书工作的基本原则。
(1)及时(2)准确(3)安全3.文书工作的机构及组织形式。
(1)文书工作的机构:收发室、打印室、秘书科、机要科、办公室、信访科、信息科、档案室。
(2)文书工作的组织形式:集中形式、分散形式、混合形式。
4.文书人员的素质要求。
(1)有较高的政治素质(2)要有良好的工作作风(3)要有较强的业务水平三.应用题1.谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
(1)集中形式既可以节省人力、物力,又便于简化手续,提高效率。
具有价值的⽂件经过⽴卷归档、收集整理、移归档案室后,剩下的任务就是妥善保管,以便最终⽬的的充分利⽤。
要⼴泛、长久地发挥档案材料的作⽤,就必须维护档案材料的完整和安全,克服和限制档案损毁的各种因素,延长档案的寿命,不断提⾼档案管理⼯作的现代化⽔平。
a、档案材料损毁的防治 ⼀、档案材料损毁的原因 1)内因。
是指档案本⾝制成材料的质量。
如纸张、墨汁、油墨等材料的质量如何,将直接影响档案材料的保管。
2)外因。
主要有⾃然环境、保管条件和⼈为的因素等。
如不适宜的温度、湿度、各种有害⽣物、光线、灰尘、⽓体、⼈为的破坏,借阅⼈员不注意爱护⽽造成的揉折、撕裂、磨损、污染等等。
⼆、档案损毁的防治 针对档案损毁的原因,除在形成⽂件过程中,如在印制⽂件时选⽤质量较好的纸张(含纤维素较多、颜⾊较⽩、表⾯平细、拉⼒强的纸),墨⽔、墨汁、油墨外,还必须要有专门放置档案的处所和箱柜。
还应根据需要和可能,配置温、湿度计、防⾍剂、吸⽔剂、防尘和除湿器械。
档案库房应严格控制温、湿度(温度⼀般在14摄⽒度~18摄⽒度,湿度控制在50%~65%左右),要避光和密闭,防⽌并限度减少光线、有害⽓体、灰尘、微⽣物侵害档案材料;要注意防⾍和防霉;注意防⽕、防盗和防⿏。
b、档案的利⽤ 为公司的各项⼯作需要提供利⽤档案,是档案⼯作任务的中⼼环节;是档案⼯作的根本⽬的。
⼀、档案利⽤⼯作的基本要求 *必须熟悉⾃⼰的“家底”,即熟悉档案室(柜)内保存档案材料的情况,包括内容、范围、存放地点、完整情况和作⽤等。
*摸清公司利⽤档案的规律,了解上司和各部门需要利⽤内容和要求。
*有计划、有重点地编制必要的检索⼯具和参考资料。
*建⽴查阅制度,主要有查阅⼿续、摘抄、复印范围及清点、核对⼿续、查阅注意事项等。
⼆、提供利⽤的⽅式 *设⽴阅览室,开展阅览⼯作。
*将档案材料借出,供利⽤者暂时使⽤。
*将档案材料进⾏复制提供利⽤。
*根据档案内容编写综合资料提供利⽤。
第十章档案提供利用工作
第一节档案提供利用工作概述
一、含义
档案工作的总目的,是提供档案为社会主义事业服务。
为了实现这个目的必须做一系列的工作,其中直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的环节,称为“档案的利用服务工作”,或简称“档案利用工作”,又称“提供利用”。
档案利用工作的基本内容,就是介绍和报道馆(室)藏档案的内容和成分,通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息,进行咨询服务。
二、利用工作的地位
档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段,它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节,在档案工作中占有突出地位。
它是档案工作联系社会的一个窗口,是衡量档案工作好坏的主要标志。
它在一定程度上体现了外界利用档案的需要,对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。
总之,它是档案工作中最富有活力的一个环节。
三、注意问题
1.服务思想
(1)全面地为档案用户服务
(2)及时地为档案用户服务
(3)准确地为档案用户服务
(4)有效地为档案用户服务
2.正确处理提供利用与保密之间的关系
提供利用和保密,从根本上来说是一致的。
提供利用时要注意保密,保密是限定了利用的对象和范围,是为了更好地利用。
澄清“利用危险,保密保险”以及“历史档案无密可保”的错误思想。
要认真深入地审定档案内容,根据时间、地点和条件的变化情况,调整档案的密级,逐步扩大开放范围,减少烦琐的批准手续,方便广大利用者的正常利用。
章后习题参考答案第1章1.1什么是文书?答:文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息,而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料,是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。
1.2什么是档案?档案的特性是什么?答:档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、音像等以及其他各种方式和载体的历史记录。
概括地说,档案是原始的历史记录。
档案的特性是:(1)来源的广泛性;(2)形成的条件性;(3)记录方式和载体形式的多样性;(4)原始的记录性。
1.3文书与档案的区别和联系是什么?答:(1)文书与档案的联系。
两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。
文书记录的是现实活动,档案是保存起来的历史活动记录,且这种记录具有基本相同的物质载体。
两者在内容和格式上完全一致。
两者互为因果。
文书是档案的前身,档案是文书的归结。
在有些情况下,文书的形成又需要查考档案,档案又为文书的形成提供了依据和参考。
(2)文书与档案的区别。
两者的性质和形式不同。
文书是具有现行效用的信息,为现行应用而产生;档案是保存起来的历史信息,是为了今后的应用而按照一定规律组成和保存的。
两者的目的和作用不同。
形成文书的目的在于处理现实工作事务,发挥工具作用;形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来,以备利用,发挥历史价值的作用。
两者存在和发挥效用的时间不同。
文书由于是现行应用的,因而当它处理完毕以后,就失去了现实效用;档案由于是以备将来利用的,因而具有存在的长期性、永久性。
1.4文书工作与档案管理的任务和工作内容是什么?答:文书工作的基本任务是:根据工作的需要和客观实际,高质量地形成机关的公文,科学地组织和准确地处理机关的公文,有秩序而安全地进行公文运转,完整而妥善地保管公文,正确地发挥公文的作用,有效地推进机关工作,为领导工作服务,为社会主义现代化建设服务。
文书工作的内容主要包括三大环节:公文的形成、公文的处理和公文的管理。
档案管理之档案保管与档案利用讲义概述:档案来源于文件,(文件办理完毕后都要归档)文件的质量好坏直接影响到档案的质量文件用纸是A4还是16开,第一节档案的保管总述:一、档案保护技术是研究档案制成材料的损坏原因及科学的保护方法,最大限度地延长档案的寿命。
1、档案制成材料是记录和体现档案内容的物质材料,就是档案制成材料。
2、档案制成材料损坏原因(1)内因:本身的制成材料的性质。
(2)外因:遭到破坏的外在因素。
二、保护档案的方法和原则以防为主,防治结合。
第二节纸质档案制成材料及其耐久性一、纸(一)纸张组成纸张材料品种繁多,如书写纸、新闻纸、牛皮纸、宣纸、钞票纸等,构成它们的原料不同其表现的特征不同,但它们都是由造纸植物纤维经过加工制成的。
纤维植物主要由纤维素、半纤维素、木质素等组成。
(二)纸张老化的因素1、酸:是促使纤维素水解的催化剂。
(1)空气中有害气体(2)造纸过程中化学成份2、氧化性气体二、字迹材料(一)色素成份1、炭墨2、颜料、3、染料(二)结合方式1、结膜2、吸收3、粘附(三)常见字的评价:1、最耐久的字迹材料2、较耐久的字迹材料3、不耐久的字迹材料第三节有害生物对档案的危害及其防治一、霉菌(一)霉菌生长的条件1、养料2、湿度3、温度4、酸碱度(二)霉菌对档案的危害1、色斑2、纸张老化(三)霉菌的预防1、控制温湿度2、防灰尘3、进库档案消毒4、使用防霉剂(四)档案消毒档案室可以用档案消毒箱消毒。
二、档案害虫(一)生长的条件1、温度:22—32度2、湿度:70%以上3、食物(二)常见的几种害虫蟑螂(三)防治预防:1、改善库房建筑,切断害虫进入通道;2、档案入库前检查和杀虫处理;3、保持库内外环境清洁卫生;4、控制和调节库房温湿度;5、使用驱虫药。
治理:1、化学杀虫法2、物理杀虫法第四节防光、有害气体、防灰尘一、防光(一)光对档案的危害1、使纸张纤维素老化、破坏纸张强度;2、使字迹材料褪色。
(二)防光措施1、档案库房少设窗;2、库房内使用白炽灯;3、使用毛玻璃。
2024年文书档案管理制度范文一、归档时间机关各职能股室、二级单位按归档范围,在每年____月底前,将上年度的文书档案分类、立卷,交由档案中心统一编号存档。
二、归档范围1、上级主管机关及其部门寄发给区教育局的指导性文件,包括通知、指示决定、命令、条例、规定、计划、总结、领导讲话、批示、批复、意见等。
2、本局领导或局内人员到上级机关汇报、开会带回来的文件材料以及向上级机关报送的报告、请求和其他材料。
3、上级非隶属机关的同级机关发来属于方针、政策性的需要区教育局贯彻执行及发来备案的重要文件材料。
4、本局代上级机关或区领导草拟征求意见、建议的各种规定、条例、制度的最后文稿材料。
5、本局召开全区教育工作会议____、议程、____、记录、决议、决定、讨论通过的文件、领导讲话、局务会议记录等材料。
6、本局颁发的或与其他机关联合颁发的命令、决定、条例、通报、通知、批复、指示、总结、报告、计划、请示等文件材料。
7、本局关于干部(教师)招聘、选拔、职务任免、工作调动____、批复等文件。
8、本局进行调查研究、检查工作或者其他机关协商、协议工作形成的文件材料。
9、本局处理群众来信来访形成的各种材料和处理指示、意见。
10、领导对本局签发的重要批示或签发的重要文件材料原件。
11、本局的历史沿革、大事记及反映本局重大活动的照片、讲话、剪报、材料等。
12、本局制订的工作计划、总结以及各类名册、报表、统计表等材料。
13、本局关于机关及二级单位干部职工任免、调资、奖惩(包括转移工资、行政、党、团组织关系介绍信存根)等文件材料。
14、下级机关送来的各种计划、报告、信息、总结、请示、重要会议活动的报道及送达备案的各类统计表等。
15、专业技术职务确认起点职务审批表、聘任呈报表、任职资格评审表、任务合同书、年度考核登记表、工作总结和毕业证复印件等。
16、各级各类奖状、奖旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等。
17、本单位会计原始记账、汇总凭证、总账、明细账、现金账、银行存账、日记账,月、季度财务报表、报告、年度报表,预算、决算表及分析材料、各类移交清册等。