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会议的筹划与管理.pptx

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会议策划与组织PPT课件

会议策划与组织PPT课件

1、背景资料 在日本富士山县，辽宁省青年友好参观团团长接过日方官员送上的会
议程序，只见上面写着辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时， 中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言 时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的 讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长 像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次 掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给 我的启示太大了。”
2、实训要求 分析这次会议失败的原因。 对会议策划有什么启示？
Page 35
任务二 会议策划的内容
课前问答
会场布置与现场服务
Page 36
任务二 会议策划的内容
会场布置与现场服务
一、会议策划的主要内容
“五个W，一个H、B、O”
Why： 为什么要开会，会议目标是什么。 Who： 参加会议的人是谁，主办者希望哪些人来参加。 What：什么类型的会议，会议内容 。 When：什么时候举行会议；会期长短。 Where： 什么地方开会。 How： 会议将怎样进行。 Budget [ˊbʌdʒit ] ： 会议预算的策划。 Others： 会务工作的策划。
2、实训要求
（1）各小组讨论这件事到底对我方有何启示； （2）讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适。
Page 22
课外练习：
利用业余时间， 在校内外进行 实践锻炼，参 与会议的各项 组织与服务工 作，收集会议 计划、会议记 录等。
会场布置与现场服务
Page 23
主题学习单元1：会议与会议策划
Page 5
任务一 会议的涵义与特点
会场布置与现场服务

办公室的会议管理 PPT课件

办公室的会议管理 PPT课件
●会议桌（最好要大一点） ●椅子（比沙发硬一点） ●空调（会议开始前30分钟打开） ●照明、光线（柔和、平静） ●书写工具（纸薄、签字笔、铅笔） ●钟（会议室内挂有时钟） ●屏幕（演讲人的头不用离开讲桌上的麦克风能看 见屏幕，屏幕的底部距离地面不少于1.22米） ●放映机（视会议人数而定） ●音响（事先检查质量状况）
3、安排会议日程与议程—分发议程
议程拟定后到议程的最后确定过程：
拟定会议议程 呈送领导审批 分发与会者
重新拟定议程
汇集与会者建议
4、确定会议地点—需收集的信息
选择会议场所需要收集的信息：
有关会议要求的具体信息 有关会 议场所 应具备 的条件 信息 符合条 件的会 议场所 的地点 信息
收集信息
4、确定会议地点—选择会议场所
设计议程
编写议程
分发议程
议程设计要把握度： 议程不够紧密，讨论就难有效率，讨论可能离 题; 过于紧凑，无法专心于一个话题，问题分析 不透彻，导致决议的内容不切实际，无法真正解 决问题。 组织者可向与会者发问题征询意见： ——你在会议上发言的论题是什么？ ——你的发言需要多长时间？ ——你希望讨论什么样的问题或事情？ 根据得到的反馈，着手编写议程表
筛选议题
确定议题
将议题以及与议题有关的文件、 资料提交领导，由领导确定会 议议题。
1、安排会议议题—要点
（1）下一级会议可以解决的或者个别领导可审批解决 的问题，一般不要安排上级会议讨论； （2）一次会议议题不能安排过多或过少，一般以安排 一个主要议题和一两个小议题为宜； （3）尽量将同一性质的议题集中安排在一个会议讨论 （4）提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材 料，并可在开会前几天经领导审批后，发给与会 者阅读，准备意见； （5）准备一些后备议题，以备不时之需。

第二章会议策划《会议管理》PPT课件

第二章会议策划《会议管理》PPT课件

目标。
➢ 对会议策划来说，组织协调是必需的，而且是能否顺利开展工
作的前提条件。只有具备了较强的组织协调能力，才能有效地
安排各项工作，使每个岗位都有人承担相应的工作。
2.2 会议策划的内容
2.2.4 会议策划中组织协调
➢
是指组织人们去完成组织目标的能力，它是领导者成功有效
地完成工作的必备能力。协调，是一种行为状态，字面上的解释就是
2.1 会议策划概述 2.1.2 会议策划的特点
2.1 会议策划概述 2.1.2 会议策划的特点
(三) 计划策定功能 (一) 竞争功能
(二) 决策保证功能
(四) 预测未来功能
(五) 策划的管理 创新功能
2.2 会议策划的内容 2.2.1 确定合适的主题
➢ 人们在从事文学创作时，总是喜欢把主题看成是作品的灵魂、
CHAPTER
TWO
第二章会议策划
2.1 会议策划概述
2.1.1 会议策划的含义
策划一词最早出现在《后汉书·隗器传》中“是
以功名终申，策画复得”之句。策最主要的意思是指计谋，划
指设计，意思为处置、安排。策划在《辞源》中解释作“策书、
筹谋、计划、谋略”。由此可见，策划是一种程序。
它就是为了使会议取得预期的目标，从而进
双向沟通的过程，因此正确选择传播媒介是使活动取得成功的重要一
环。
➢
创意、新颖、富有独特性和个性，
有意境感和吸引力。
2.3 会议策划的工作流程
按会议策划的工作进程来分，会议策划工作可分为四个阶段：
(1)明确会议目 标 (2)调查研究， 收集信息
(1)分析材料 (2)设计方案
2.3.1 确定目标 进行调研
议题时间不宜过长，应

会务的组织和管理PPT课件

会务的组织和管理PPT课件
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
第4页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
第5页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
第23页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
第24页/共50页
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
第47页/共50页
会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
第48页/共50页
休 息， 休息一会儿！
第49页/共50页
感谢您的观看！
第50页/共50页
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
第19页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单

大型活动策划与管理-会议策划与管理(PPT64页)

大型活动策划与管理-会议策划与管理(PPT64页)

• 11、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。
谢谢大家 3/23/2022 11:40 AM3/23/2022 11:40
AM2022/3/232022/3/23
• 12、这一秒不放弃，下一秒就会有希望。23-Mar22March 23, 20222022/3/23
• 13、无论才能知识多么卓著，如果缺乏热情，则无异 纸上画饼充饥，无补于事。Wednesday, March 23, 202223-Mar-222022/3/23
4、会议录像、录音服务
（1）质量要高 （2）复制录像、录音带 （3）保密工作
第二节 会议现场管理
5、商务服务
商务中心： 打字、复印、电话、传真等
明确公布商务中心的收费标准。
第二节 会议现场管理
6、会议餐饮服务 早餐、午餐、晚餐、茶点休息、 酒吧、招待会、自助餐。
第二节 会议现场管理
（1）制作团体菜单
第三节 会议突发事件对策的策划
2、登记代表数量不足 会场租赁合同。
第三节 会议突发事件对策的策划
3、发言人或某位与会代表言行不当
第三节 会议突发事件对策的策划
4、在会议召开前会场出现意外问题 备用会场。
第三节 会议突发事件对策的策划
5、有国家性的重大活动与会议同期举行
第三节 会议突发事件对策的策划
第四节 会议评估
4、会后工作
（1）感谢各方面的支持和帮助
✓ 会议嘉宾、主持人和发言人 ✓ 政府、协会、商会等有关部门 ✓ 协办单位、支持单位和赞助单位 ✓ 其他单位和人员
第四节 会议评估
（2）感谢会议工作人员 庆功宴、会议补贴、会议礼品
第四节 会议评估
（3）进行工作总结
会议评估工作的结果是基础和主要内容。

会议的筹划与管理培训(PPT 37张)

会议的筹划与管理培训(PPT 37张)

表演会议期间奉茶的礼仪
20
给客人斟茶的注意事项

当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。

开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
21
给客人斟茶的注意事项

茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
29
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
30
会议名称
时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数 会议内容 和决议事项 实施项目 决议事项 的实施 负责人 或部门 完成期限 缺席理由
出席人 盖章
特别事项
31
点评
根据录像的内容，点评这位秘书的
紧急情况处理技巧。
32
会场服务



转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程

布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型
优点
缺点
教室型
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排 持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的 两边
12
13
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
24

会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务

办公室的会议管理 PPT课件


国内企业的便函式会议通知
会议通知 各部门经理： 兹定于2006年10月10日（星期二）下午2： 30在公司会议室召开部门经理会议，讨论明年的 工作，请准时出席。
总经理办公室
2006年10月8日
国内企业的表格式会议安排
一周会议安排 （2006年10月9日-10月13日） 星期 时间 地点 内容 参加者 主持人
会议通知 致：公司总经理、副总经理、各部门负责人 由：总经理办公室 时间：2006年10月8日 根据公司董事会的精神，拟定于10月10日 （星期二）上午9：30在公司会议室召开会议。讨 论明年公司的发展计划问题。 如您无法出席，请于10月9日前电话告知李 秘书。电话：62084800
外企的卡片式会议通知
6、及时发送会议通知—内部会议通 知
内部会议是指全部由本单位人员参加的会议。 如：经理例会、员工例会、总经理办公会等。 内部会议一般都事先印好统一的通知格式，办 公室人员只要将参加人的姓名、会议内容、时间、 地点等栏目填写好，就可发送。 内部会议常见的格式有便函式和卡片式两种。
外企的便函式会议通知
6、及时发送会议通知
在发出会议通知时，一般还应夹入一张明信 片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人 姓名，以便对方收到会议通知后，能就是否赴会 等问题迅速答复。 文秘人员将据此作为预定会议室、客房、餐 饮的依据，并将参会人员的个人资料以及各项费 用的支付情况打印在卡片上，以便结帐核算。 最迟至xx年xx月xx日，请将此明信片寄送达总经理秘书 是的，我将参加这次会议 届时赴会，并带 宾客前来 很遗憾，我不能参加此会 。 署名： 公司 ：
不同类型会议理想的出席人数： 解决问题性型 少于5人 调查问题型 少于10人 工作回顾或展示型 少于30人 动员型 越多越好 信息发布会 人数几乎没有限制 决策会议 最好限制在7人以内 在决策会议上应有以下4种类型的参加者： 信息提供者 决策制定者 决策执行者 受益者

《会议策划与组织》课件


01
02
03
04
设定保密议题
在会议议程中明确保密议题， 提醒与会者注意保密义务。
控制参会人员
严格控制参会人员，避免无关 人员参与，降低信息泄露风险
。
使用保密措施
采用加密通信、限制文件拷贝 等方式，确保会议信息不被泄
露。
制定保密协议
要求与会者签署保密协议，明 确保密义务和责任。
要点二
归档方式
可以选择电子归档或纸质归档，根据实际情况选择合适的 归档方式。
后续跟进与反馈收集
任务分配
根据会议决策和分工，将相关任务分配给具 体负责人，确保会议决策得到有效执行。
反馈收集
定期收集参会人员对会议的反馈意见，了解 会议效果和存在的问题，为下次会议改进提
供依据。
06 常见问题与解决方案

降低成本
合理的策划可以减少不必 要的浪费，如场地租赁、 设备租赁、餐饮等，从而 降低会议成本。
会议策划的基本原则
目的明确
在策划会议时，应明确会议的 目的、议题和目标，以确保会
议有针对性。
议程合理
合理安排议程，确保每个议题 都有足够的时间进行讨论，避 免时间冲突和遗漏重要议题。
参与度最大化
尽量邀请与会议议题相关的利 益相关者参与，以确保讨论的 多样性和全面性。
准备会议资料
根据会议议程，准备必要的背景资料、报告材料等。
检查和准备设备
确保投影仪、音响、话筒等设备正常运行，如有需要，提前进行调试。
03 会议组织与管理
会议签到与接待
签到
确保参会人员准时签到，记录参会人 员名单，以便后续核对。
接待
为参会人员提供必要的指引和帮助， 确保参会人员顺利进入会场。

会议筹划与管理01


• 2）按会议规模划分
• 根据会议的规模即参加会议的人数的多少， 会议 可以分为：
• A、小型会议。出席的人数少则几人，多则几十 人，但是一般不超过100人。
• B、中型会议。出席人数在100-1000人之间。
• C、大型会议。出席人数在1000-10000人之间。
• D、特大型会议。出席人数在10000人以上，如重 大节日庆典、大型表彰、庆祝大会等
而形成的各种类型会议，如国际会议、研讨会、论坛、年 会等。
二、会议的特点
• 1、群体活动 • 2、规定地点 • 3、主题明确 • 4、时间限制 • 5、交流信息为目的
三、会议的类型
• 1）按照举办单位划分。 • 一般认为，按照举办单位性质划分不同，可将会议分为三大类： • A、 公司类会议 • 公司类会议规模大小不一，小到几个人，大到上千人。公司类会议的数量极
• 商务型会议经常伴宴会。会议效率高，会期短。 • B、政治性会议。 • 国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题召开的各种会议属于政治性会议。政治性会议根据
内容需要一般采取大会和分组讨论等形式。 • C、展销会议。 • 参加商品交易会、展销会、展览会的各类展商及一些与会者除参加展览外，还会在饭店、会议中心
用一个会期对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新观念、新知识方面的理论培训， 培训会议形式可采用讲座、讨论、演示等形式进行。 • E、度假型会议。 • 度假型会议一些公司或社团协会等机构利用节假日、周末等时间组织人员边度假休闲，边参加会议。 这样既能增强互相了解，增强机构的凝聚力，又能解决所面临的问题。
由主持人或演讲人进行一种陈述讲演，有一些预定好的听众参加。 • F、讲座。讲座更正式和更有组织一些，常由一位或几位专家进行个别讲演. • G、研讨会、专家讨论会、讨论会。这类会议通常在主持人主持下进行. • H、专题讨论会。专题讨论会指为处理专门问题或特殊分配任务而进行的小
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4
安排议题、议程
议题的收集和筛选 议程
5
委员会会议议程 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：00）其他动议 9、（13：15）其他事宜 10、（13：35）下次会议细节
第九讲 会议的筹划与管理
1
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
2
会议的筹划与管理
会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理
3
会前准备工作
1、 安排议题、议程、日程 2、 拟订与会人员名单 3、 申请会议所需资金 4、 会场布置 5、 安排食宿和茶水 6、 发出会议通知
实施项目
缺席理由
负责人 或部门
完成期限
31
点评
根据录像的内容，点评这位秘书的 紧急情况处理技巧。
32
会场服务
转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程
33
会议的善后处理
1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作
34
会场清理
安排与会人员的离会
会议文件的回收、立卷、 归档
20
给客人斟茶的注意事项
当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人 收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗？” 并等待客人的回答，按客人意愿行事。
开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙， 一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。
21
给客人斟茶的注意事项
茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱， 先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必 带上干净毛巾。
用毛巾擦净茶壶底，两手从下方托住毛巾
上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下； 走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待 室。
24
会间的组织服务
1、 签到 2、 安排就座 3、 做好会议记录和录音 4、 会场服务
25
签到
签到形式
– 薄式 – 卡片式 – 代签
签到时的接待工作
26
游戏：会议排座
35
印发会议记录
完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件
36
37
9、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。21.3. 321.3.3 Wedne sday , March 03, 2021 10、阅读一切好书如同和过去最杰出 的人谈 话。09:35:1409 :35:140 9:353/3 /2021 9:35:14 AM 11、越是没有本领的就越加自命不凡 。21.3.3 09:35:1 409:35 Mar-21 3-Mar- 21 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人 的错儿 。09:35:1409:3 5:1409:35Wed nesday , March 03, 2021 13、知人者智，自知者明。胜人者有 力，自 胜者强 。21.3.3 21.3.30 9:35:14 09:35:1 4Marc h 3, 2021 14、意志坚强的人能把世界放在手中 像泥块 一样任 意揉捏 。2021 年3月3 日星期 三上午9 时35分 14秒09 :35:142 1.3.3 15、最具挑战性的挑战莫过于提升自 我。。2 021年3 月上午 9时35 分21.3.3 09:35 March 3, 2021 16、业余生活要有意义，不要越轨。2 021年3 月3日 星期三9 时35分 14秒09 :35:143 March 2021 17、一个人即使已登上顶峰，也仍要 自强不 息。上 午9时35 分14秒 上午9 时35分0 9:35:14 21.3.3
Thank You...
You made my day!
---敢为天下先，勇争第一
布置会场
a.附属设施 b.准备会议文件
9
讨论：各种会场的利与弊
会场类型
圆桌型 椭圆型 口字型 U型 教室型
优点
缺点
10
11
主席坐在 团队成员 之间
面对面就座
当你在讨论问题或试图作出决定时，安排
持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的
两边
12
13
主席坐在长桌 的顶端
资历最浅者 坐在离主席 最远处
有茶和糕点时，要先将糕点放在客人左 手边，再将茶置于客人正中略偏右手侧。
洽谈时间较长，在一至一个半小时内， 应更换茶叶。
22
上茶时的七个程序
两手端茶盘，盘子高度位于胸部
敲门，并说：“对不起！”进入接待室
止步立正，轻轻点头致意
将茶盘的一端置于桌子侧面
23
上茶时的七个程序
桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶
议程的开 头为会议 的日期、 时间和地 点
每项均有 一个起始 时间
下次会议细 节写在议程 的末尾
6
拟订与会人员名单
选择恰当的人出席会议 送交上级审核
7
申请会议所需资金
确定会议规格 申请经费
• 口头 • 书面
8
会场布置
选择会场
a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰
27
安排就座
要适合会议性质 让报告者坐中央 会议主持人的座位 秘书的座位
28
做好会议记录
会议记录构成 会议记录方式 会议记录写作
29
小组讨论
设计会议记录表格（5分钟）
30
会议名称 时间 主席 会议目的 出席人数 缺席人数
会议内容 和决议事项
决议事项 的实施
出席人 盖章 特别事项
显示等级
如果你ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ望显示等级，让主席坐在
长方桌子的顶端，其他与会者座位
按资历递降顺序就坐
14
15
16
主席可坐 在任何一 个位置上
自由讨论 如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注， 在会议中用一张圆桌
17
安排食宿和茶水
食宿
a.用膳 b.住宿
茶水
18
一杯香茶可赢得交易机会
19
角色练习
表演会议期间奉茶的礼仪