人事档案管理复习资料

档案管理学复习资料１、档案的萌芽时期是结绳记事、刻契记事，形成时期是原始图画，成熟时期是原始文字，总之，档案的产生以文字为条件，而阶级的出现、国家的产生推动了档案的发展成熟。

２、我国档案演变经历了以下六个阶段：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新型载体档案。

３、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律以备查考的各种形式和载体的历史记录。

基本含义1档案是人类社会各项实践活动中形成的。

2档案是保存备查的历史文件。

3档案信息的记录方式和载体的多样性。

4档案具有特有的原始记录性。

４、文件与档案的关系：第一，文件是档案的前身，档案是文件的延伸；第二，文件是档案的基础，档案是文件的升华；第三，文件是档案的因素，档案是文件的组合。

５、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是知识属性和信息性。

６、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值。

７、档案的作用：第一，维护国家、集体和个人权益的法律书证；第二，政治的必要工具；第三，行政管理的查考凭据；第四，生产建设的参考依据；第五，科学研究的可靠资料；第六，宣传教育的生动素材。

８、档案发挥作用的规律：第一，档案的时效律和扩展律；第二，档案机密性递减律和社会递增律；第三，档案行政作用弱化律和科学作用强化律；第四，档案价值共享律。

９、档案发挥作用的条件：第一，外部条件对档案价值实现的影响：（1）社会发展水平和社会政治条件；（2）社会档案意识 第二，内部条件对档案价值实现的影响：（1）档案管理方法的科学与否直接影响到档案价值的实现；（2）档案管理的手段现代化能够快速、准确、有效地提供档案，为档案价值的实现创造了条件；（3）档案管理状况，即物质保管条件。

１０、国家档案全宗是指一个国家过去和现在的国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。

１１、我国“国家档案全宗”按历史时期分为两大部分：第一，中华人民共和国建国后的档案，包括建国以来党和国家的中央及地方的各级机关、部队、团体、人民公社、企业和事业单位的档案以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案；第二，中华人民共和国建国以前的档案，其又分为革命政权档案和旧政权档案两种类型。

档案管理学复习资料定义题一：档案的收集。

P68档案的收集：是接收、征集档案和有关文献的活动。

(具体讲，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。

)二：归档。

P90归档：是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。

三：历史档案。

P110历史档案：通常是指中华人民共和国成立以前（各机关、团体、部队、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中）形成的档案。

包括革命政权的档案、历代王朝、北洋军阀和民国时期的档案。

四：全宗。

P124全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机关联的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

五：立档单位。

P126立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。

（形成个人全宗的个人、家庭和家族，也是立档单位。

P137）六：人物（个人）全宗。

P137个人全宗：社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。

历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案也属于个人全宗的类型。

七：档案价值的鉴定工作。

P33档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。

简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁（生存死亡）的工作。

它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。

八：全宗卷。

P221全宗卷：档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料缩组成的专门案卷。

九：档案检索。

P274档案检索：对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。

有广义狭义之分。

广义包括存储和查找两个过程。

档案工作实务复习资料汇总一、档案管理概述档案是组织活动过程中产生的文件、资料的集合，档案管理是对这些档案进行组织、保存、利用的过程。

档案管理的基本原则包括有序性、连续性、完整性、可信性和便利性等。

在档案管理中，应遵循相关的法律法规和规范要求，确保档案的安全性和完整性。

二、档案分类与鉴定根据档案的不同特点和用途，可以将档案分为机密档案、保密档案、一般档案等不同等级。

档案的鉴定是指对档案进行辨识、确认和定级的过程，确保档案的真实性和可靠性。

在档案分类和鉴定过程中，需要充分考虑档案的保密性要求和信息安全问题。

三、档案保存和借阅档案保存是指对档案进行妥善的保管和管理，包括选择合适的保存材料、环境和设施等。

档案借阅是指在符合相关规定的前提下，利用档案进行需要的查阅。

在档案保存和借阅过程中，需要注意保护档案的完整性和保密性，确保档案的安全和可靠性。

四、档案数字化处理档案数字化是指将传统纸质档案转换为电子形式进行保存和管理。

档案数字化可以提高档案的检索效率、节约存储空间，同时也面临着信息安全和数据保护的挑战。

在进行档案数字化处理时，需要遵循相关的标准和规范，确保数字化档案的可靠性和完整性。

五、档案销毁和处置档案销毁是指对档案进行定期清理和销毁的过程，保持档案库的清理和整洁。

档案处置是指对已经完成任务或失去价值的档案进行合理处理的过程，包括留用、销毁、移交或转交等方式。

在档案销毁和处置过程中，需要遵循相关的规定，确保档案的安全和合规处理。

六、档案管理的现代化应用随着信息技术的发展，档案管理也出现了许多现代化的应用方式，如电子档案管理系统、云端档案管理等。

这些新技术的应用可以提高档案管理的效率和便利性，同时也需要充分考虑信息安全和数据保护的要求。

档案管理的现代化应用是档案工作不断发展的重要方向，需要与时俱进，不断更新和改进管理方式。

以上是关于档案工作实务的一些基本知识和内容，希望对您的复习有所帮助。

如需了解更多详情，请参考相关的档案管理规范和法律法规。

名词解释1、来源原则所谓来源原则就是：“把同一机构、组织或个人形式形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

”对来源原则可以简单理解为，产生于一个特定机构或组织的全部档案应集中保存，不能把它与其他来源的档案相混合。

2、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化，全宗原则是将一个全宗的档案看作一个有机整体，并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则提出。

3、档案价值的鉴定工作所谓档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。

简单地说，就是判定档案价值，决定档案存毁（生死存亡）的工作。

它是档案工作的业务内容之一,是档案馆（室）的一项专门业务。

4、档案保管期限表（必考）档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。

它是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。

5、全宗全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

6、立档单位立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。

7、个人全宗个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。

8、档号档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。

档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

9、档案代理卡档案提供利用和档案馆（室）内部工作，有时需要将库房中已排架分类的档案,暂时移出库外。

为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷（件）卡。

10、全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位，由说明全宗历史情况的有关情况的有关材料组成的专门案卷。

包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。

档案学管理1.档案的概念、含义、作用：（1）抽象揭示型：档案是原始的历史记录。

直观描述型：档案是国家机关、社会组织和个人从事政治经济、军事、科学技术、文化、宗教等社会活动直接形成的，具有保存价值的各种文字图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。

（2）含义：A档案来源的广泛性（来源广泛决定内容丰富）;B档案是由文件材料有条件地转化而来并保存备查的;C档案信息记录方式和载体形式多种多样;D档案是原始的历史记录——档案的本质属性。

（3）档案的基本作用可概括为：凭证作用；参考（情报）作用。

A行政作用—机关工作的查考凭据B业务作用—生产建设的参考依据C政治作用—政治斗争的必要工具D科学文化作用—科学研究的可靠资料E宣传作用—宣传教育的生动素材F法律作用—维护国家集体个人三者合法权益的法律书证2.档案业务工作的八个环节：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用3.档案收集工作的特点：A预见性与计划性B针对性与及时性C系统性和完整性4.归档制度的内容（归档范围、时间、要求、为什么建）：主要内容：a归档范围：机关归档范围的重点：凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的各种形式和载体的文件，均应归档。

需要明确，只要具有一定的保存价值的文件，如需要保存3年、5年、15年等定期保存的文件，都应当列入归档的范围。

b归档时间：文书档案第二年六月底以前归档。

c归档案卷的质量要求:(1)归档文件在系统性方面的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

(2)归档案卷在技术加工方面的要求是：封面、题名、目录等。

3、归档案卷的排列顺序d归档手续：目录、移交清单等(2)意义:a保证归档文件材料的齐全、完整;b便于检查和控制归档文件的质量；c确保归档文件材料的按时归档;d确保归档文件材料的集中统一管理5.现行机关档案接收的期限和方式（两个省级）：1.预见性与计划性2.针对性与及时性3.系统性与完整性6.档案整理工作三种类型：A系统排列和编目B局部调整C全过程整理7.全总概念、类型、为什么按全宗整理档案：概念：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

《档案管理学》复习题填空1、《文件整理规则》最根本的特点，就是以（件）为单位。

2、国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满（30）年向社会开放。

3、2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（13）种。

4、公文用纸采用国际标准（A4）型纸。

5、A4型纸的成品幅面尺寸为（210X297）mm。

6、全宗号用（4）位代码标准。

7、档案室的收集，正常情况下主要是指（归档）。

8、立卷说明是对档案的补充和概数，具有资料积累和（检索）的双重功能。

9、根据规定，省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存（20）年左右后向本地区综合档案馆移交。

10、根据规定，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存（10）年左右后向本地区同级综合档案馆移交。

11、文书档案长期保管期限为（16－50）年左右。

12、鉴定档案价值的基本方法就是（直接）鉴定法。

13、档案代理卡又称（代卷卡）。

14、档案编目的实质是把档案信息资源整理的成果（固定化）。

15、档案著录项目共分（七）项。

16、档案馆指南的主体部分是（馆藏档案情况介绍）。

17、资料目录的主体部分是（资料分类目录）。

18、照片档案主要由底片、照片及（文字说明）构成。

19、档案著录时，时间项一律用（8）位阿拉伯数字表示。

20、档案著录的结果是（条目）。

单选1.档案著录的结果是（D）。

A卡片B记录C目录D条目2.国家档案馆保管的档案向社会开发的界线，一般应当自形成之日起满（C）A 10年B 20年C 30年D 40年3.2000年8月国务院颁布《国家行政机关公文处理办法》中规定了行政机关通用的文件种类有（B）。

A 10种B 13种C 15种D 18种4.公文用纸采用国际标准（D）。

A B5 B十六开 C B5 D A45.A4纸的成品尺寸为（A）。

A 210x297mmB 210x265mmC 184x265mmD 225x156mm6.保存底片的适宜温度为（B）。

档案管理学复习资料档案管理学名词解释⾳像档案——是指机构和个⼈在各种社会活动中形成的记录声⾳或影像的档案，包括照⽚、影⽚、唱⽚、录⾳带、录像带等档案——是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个⼈从事政治、军事、经济、科学、技术、⽂化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种⽂字、图表、声像等不同形式的历史记录。

⽂物——具有⽂化价值的历史遗留物，主要是过去使⽤过的实⽤性物品，如器⽫、⾐物、建筑物，也有历史⽂件。

⽂书档案——是在社会⾏政管理活动中各种⾏政性或政治性的公⽂转化⽽成的档案。

（出现最早）科技档案——⼈们在科技、⽣产活动中形成的由纯业务性的科技⽂件材料转化⽽成的档案。

专门档案——除⽂书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。

（出现最晚）档案管理（狭义的档案⼯作）——档案室和档案馆所从事档案业务档案管理⼯作----档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利⽤等活动。

档案室——是各组织（包括机关、团体、学校、⼯⼚、企业、事业单位等）统⼀保存和管理本单位档案的内部机构。

档案馆——是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和利⽤档案史料的中⼼。

⽂件中⼼——⼀种中间性、过渡性的档案（⽂件）保管机构，介于⽂件形成单位和档案馆之间，负责保管⽂件形成单位不经常使⽤但还不能最后处理的⽂件。

现⾏⽂件中⼼——在档案⾏政管理机关管理下，收集、集中⾏政机构的现⾏⽂件，为社会各界查询、了解政府在社会管理实务⽅⾯的现⾏政策、规定提供政务信息服务的内部机构。

档案收集⼯作——按照法律、法规的规定，通过例⾏的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织个⼈⼿中和散失在其他地⽅的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。

归档——机关、企事业单位的档案室对本单位或本部门需要保存的档案的接收。

平时收集——对那些未及时归档的档案的补充收集⼯作，⽬的是补充档案制度的不⾜。

档案整理⼯作——就是按照⼀定的原则和⽅法，对档案进⾏系统的分类、排列和编⽬，使之系统化、条理化的⼀项⼯作。

一、填空选择判断知识点1.早在3000多年前的殷商时代，就己经有了档案。

2.东晋安帝时（公元404年）出现纸。

3.文件是档案的基础，档案时文件的精华。

文件的价值作为档案构成的要素和条件，决不能“有文必档”。

4.档案不同于一-般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物。

5.原始记录性是它的本质属性。

6.档案作用的性质有两个方面：一是凭证性；二是参考性，也称为档案的基本价值。

7.国家档案全宗，又称“国家全部档案”，是社会主义国家档案工作的一个专业术语。

国家档案全宗的含义是指国家所冇的、由国家统一管理的档案的总称。

&档案工作从广义上讲，是指国家的整个档案事业各组成部分的工作。

它包括档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案宣传、出版工作。

9.档案工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用服务等八项工作。

10.档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方而利用。

11.统一领导、分级管理是档案工作的组织原则和管理体制。

12.便于党和国家各项T作的利用，这是档案T作的根本1=1的。

13.档案室是各机关、团体、金业、事业单位统一•保管和组织利用本机关档案的内部组织结构。

14.档案馆是集中管理档案的文化事业机构。

15.做好档案接收和征集工作，是档案馆的首要任务。

16.屮国第一历史档案馆负责收集和保管明代和清代中央机关形成的档案。

17.接收现行机关的档案，是各级档案馆收集工作的经常任务，也是档案馆馆藏的主要來源。

1&丰富与优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面。

19.丰富和优化馆（室）藏的主要原因（一）档案完整性原则（二）档案系统性原则（三）档案利用实践性原则（四）档案价值性原则（五）档案特色性原则。

20.档案整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使Z有序化的过程。