文书档案

第一---三单元(Unit) 第1—2周(Week) 6 学时(Periods)
单元标题(Title) ：文书工作与档案管理的认知（概述）
教学地点(Place) ：文秘实训室
教学目标(Teaching Target) ：
了解文书、文书工作的含义、性质、特点等概念；了解档案、档案管理的含义、性质、特点等概念；能对文书工作特点进行分析总结，并能够对各种文体进行甄别；能够总结档案的历史沿革；认识各类公文的权威性和效力性。

教学方法(Teaching Approaches) ：项目教学法
教学材料及工具(Teaching Materials & Aids) ：课本、多媒体
考核与评价方式(Testing & Evaluating Mode)：
以学生课堂听讲和回答问题情况给予成绩和评价。

主要教学内容及过程
Main Teaching Contents & Procedures
任务布置：
展示各类文书，让学生分组讨论总结其特点，并草拟文种题目。

知识点讲解：
一、文书的含义
文书是国家机构、社会组织或个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。

理解这一概念时应把握以下几点：1．文书的适用范围很广
2．文书是处理事务的工具
3．文书是以文字的形式处理事务的工具
4．文书具有某种特定的体式
二、文书的种类
公务文书：正式公文、事务文书、杂体文书、私人文书。

三、文书的特点
1．实用性（目的性）
2．程式性
3．原始记录性
4．凭证性
5．传递性
四、文书的功能
记载功能：文书的多文种、多类型是文书记载功能的各种表现形式；
凭证功能：主要通过文书的有效性来体现，文书的内容是凭证功能的实质；
传递功能：传递是文书发挥效用的重要步骤之一；
存储功能：文书物质材料质量是基本条件，科学管理与保护是根本保证。

五、公文的含义
公文，即公文文书，又称文件。

是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。

公文的这一基本含义，可以从以下几个方面来理解：
1．公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。

2．公文形成的条件是行使职权和实施管理。

3．公文是具有法定效力与规范格式的文书。

4．公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具。

六、公文的特点与作用
（一）公文的特点
1．公文有法定的作者
2．公文有法定的权威
3．公文有特定的效用
4．公文有规范的体式
（二）公文的作用
1．领导指导作用
2．行为规范作用
3．传递信息作用
4．公务联系作用
5．凭据记载作用
七、公文的名称
在通常情况下，人们把具体的公文名称统称为文种。

2000年8月24日，国务院正式发布新《办法》，公文名称确定为：①命令（令）；②决定；③公告；
④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑾意见；⑿函；⒀会议纪要。

八、文书工作的含义
广义：文书的撰制（起草、印制等）、处理（收文、发文等）、管理（清退、销毁、立卷、归档等）工作程序和环节。

狭义：文书的处理、管理工作。

（本书所用）
九、文书工作的组织
文书工作与档案工作不同，它没有一个全国性的领导机构对全国各地、各系统、各机关的文书工作进行垂直领导和指导。

它的组织也就是它的机构可以分为两类：
（1）为机关本身服务的机构（包括为领导和业务行政部门服务）
（2）为单位服务，是某企事业单位内部的一个机构。

任务布置：
根据生活经验和认识，分组讨论并总结对档案的理解。

知识点讲解：
一、档案的起源
在文字出现以前，人们就已开始使用结绳、刻契、图画等原始记录方法来辅助记忆、交流思想和处理公私事务，萌芽了档案的因素。

（一）结绳记事
这种方法就是在绳子上打结，以绳结的大小、多少、位置上下、不同颜色等来表示不同的意思和作用。

（二）刻契记事
刻契，或称契刻，就是在木头、竹片、石块、泥板等物体上刻划各种符号和标志，用以表示一定的意义。

（三）原始图画
远古时期的人们在山洞石壁或其他岩石上刻绘图画来记录他们生产、生活等情况（如采集、狩猎、捕捞、农耕、祭祀等）。

二、档案的演变
（一）甲骨档案
甲骨是指龟甲和兽骨，它们在商代既是人们用占卜的一种工具，也是人们所用的一种书写材料。

（二）金石档案
“金”是指商末周初出现的青铜器，“石”是指周代出现的石刻。

（三）简册档案
简册又称为简牍。

“简”指竹片，“册（牍）”之木片。

春秋战国时期出现了竹片和木片的书写材料。

（四）縑帛档案
縑帛是丝织物的总称，这是春秋战国时期出现的一种书写材料，用它记录并保存下来的文献资料。

（五）纸质档案
我国西汉时期就已出现了纸，东汉蔡伦在此基础上，研究解决了纸的原料问题后，纸开始大量生产和运用，并逐渐代替了笨重的简牍和昂贵的縑帛，成为主要和日常的书写材料。

（六）胶磁档案
随着科学技术的飞速发展和巨大进步，人们日益广泛的使用照片、影片、磁带、磁盘、光盘等脚词材料来记录社会活动和贮存史料，产生了大量的胶磁档案。

三、档案的定义
档案定义包括了以下基本含义：
1．档案是直接形成的历史纪录。

2．档案的形成者。

档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

3．档案来源于文件。

4．档案的形式多种多样。

5．档案的本质属性。

四、档案工作的内容、性质
（一）档案工作的内容
广义的档案工作指整个档案事业，包括档案行政管理、档案业务工作、档案教育、档案科研、档案出版等。

狭义的档案工作仅指档案馆、室的具体业务工作，现在一般分为收集、整理、鉴定、保管、编目检索、编研、利用、统计等八个业务环节。

（二）档案工作的性质
1．档案工作的管理性 2．档案工作的服务性 3．档案工作的政治性
五、档案工作机构
根据不同的性质和任务，我国档案工作机构可分为四种基本类型：
（一）档案室
档案室是各级各类机关、单位统一管理本机关、单位档案和指导、监督、检查本机关、单位各部门档案工作的内部组织机构，一般具有档案业务管理和档案行政管理的双重职能，因此，有的单位也称为档案处、科，隶属于本机关办公厅（室）
领导。

（二）档案馆
档案馆是集中管理档案的文化事业机构，是档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用中心和档案信息服务中心。

科学文化性是档案馆的基本属性，是区别于档案室的本质特征。

（三）档案科研、教育、出版、宣传机构
档案科研机构有各级各类档案科研所和群众性学术团体。

（四）档案事业行政管理机关
现在设有国家各级档案局，在同级党委和政府的双重领导下，负责该行政区域档案事业行政管理工作和对下级档案事业进行指导、监督、检查。

单元小结：
本单元主要是让学生对文书、档案、文书工作、档案工作等内容有一个初步的认识和了解，并能够分辨他们之间的关系，从而对后面具体的内容形成一个总体的轮廓，帮助具体知识内容的学习。

课外作业：P24 ，上网查阅相关资料，归纳总结出文书与档案的关系，文书工作与档案工作的关系。