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会议的组织与管理.pptx

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高效会议组织与管理教材(PPT 66页)

高效会议组织与管理教材(PPT 66页)
切记:会前准备失败了,就意味着准备失败
会议室的布置
桌位
文件
名牌
准备
音响
如何布
饮品
设备
置会场
习惯
桌位
花草
排列
气味
Page 20
2.会议前的要领
(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 确会议目的
（5~12人为宜），明
(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人员 有所准备
(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避免
总经理， 议室门 都是很健忘 好会议 他人员。份，并定 结果做
保证总经 上贴上 的，否则就 记录
期跟踪各 到九段，
理在会前 小条： 不会经常对 （在得
项任务的 形成不
知悉缺席 此会议 过去一些决 到允许
完成情况，依赖于
情况，也 室明天 定了的事， 的情况
并及时汇 任何能
给总经理 几点到 或者记不清 下，做
1、会议态度不好
态度坚决
会议主持人
值得信赖
与会人员
与会人员 获得成就感
会议中的典型问题及应对
2、漫不经心的与会者
开会通知 准备事项
两手空空的与会者
临时抱佛脚的与会者
会议
基于会前的准备运作会议
以理解报告的内容为前提开展讨论 直接罗列问题 要求发表准备内容
会议中的典型问题及应对
3、毫无反馈的时候
勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备
细准备 细准备 细准备 细准备 细准备
做记录 发纪录
做记录 发纪录
做记录 发记录
做记录
五段 2000元
四段 1500元
定责任 做流程
九段 3万元
定责任

会议管理制度ppt课件

会议管理制度ppt课件

B级 C级 D级
• 仅限部门经理（含副 经理）以上级别人员 查阅
• 仅限相关领导指定 人员查阅
• 全体员工均可 查阅
12
会务管理—会场整理
由会议主办部门负责通知 行政人事或后勤管理部门
及时清理会议现场。
13
集团总部会议管理
（一）需要使用会议室的会议组织单位 应在会前通过 OA 系统按流程申请会议 室，将拟召开会议的名称、规格、时间、 人数及相关要求提前通知行政人事部门。 如需使用信息设备，要联系战略企划中 心信息管理部。
（二）行政人事部门根据各单位预约的 会议申请次序，结合会议时间、规格、 人数等因素，进行统筹安排，合理调配， 并将确定的会议室地点及时通知会议组 织单位。
（三）如遇临时或突发情况，造成会议 时间和场地冲突，行政或后勤管理部门， 应及时通知会议室申请单位，并及时做 好协调工作，按照申请会议室的先后时 间、会议的重要程度（视参加会议领导 级别而定）、缓急（由集团总裁本人或 其授权者临时或紧急召开的有集团外嘉 宾参加的会议）为顺序来协调会议室。
会议通知并发布；
• 行政人事部门根据会议发起单 位要求，发布会议通知。如会 议需要使用 电脑、投影仪、 录音笔等设备，由会议组织单 位向行政人事或后勤管理部门 提出申请，行政人事部门负责 落实。会议过程中的茶水供应 等服务工作，由行政人事部门 安排专人负责。会议组织单位 须做好与会人员的落实、会议 签到表、会议书面材料、会议 纪要等相关工作。
八
会议组织单位未按要 求及时上报会议纪要 的，对相关责任人扣 除1000元；
17
第三章 处理及申诉
上述（一）至（七）条违反会议规定的行为，由会议组织 单位做好记录，并由单位负责人签字确认，形成书面处罚 意见，报行政人事部门处理；第（八）、（九）条由行政 人事部门考核。

会议组织与活动管理ppt课件

会议组织与活动管理ppt课件
安排接送 记录整理
内容准备
发言人核实
费用请示
起草文稿
场地落实
场地谈判
宾馆住宿
礼品准备
资料准备
会议记录
请柬制作
名单清单
10
（四）大型会议管理的要项
会议费用 专题小组 文件制作 人员范围
会议场地 会议公告 价格谈判
会议管理 要项
对外协调 嘉宾邀请 会议接待
会议控制
餐饮安排
住宿事宜
11
（五）大型会议管理细则
6
1、讥讽：让对方谈出自己对某一 问题的看法，然后揭露对方谈话 中的自相矛盾之处。
2、助产：用谈话法帮助对方回忆 知识；是帮助和协助的过程。
苏格拉底法
3、归纳：通过问答 （又称：产婆术）
使对方的认识能够逐步排除事物
的特殊性，揭示出事物的本质的 …
普遍的规律。
4、下定义：得出定义，是从现 象，个别到普遍一般的过程。
会议费用
人员范围
场地费 餐饮费 茶点费 住宿费 租车费 司机费 红包 横幅费 临时房 警察费 记者费 礼品费
市场部 公关部 销售部 行政部 售后部 IT部 秘书处
文件制作
规划内容 特约写稿 稿件组织 文本审查 文本汇编 文本制作 文本发放 总结制发
专题小组
参与部门 经验人员 总指挥部 礼仪制定12源自大型会议管理细则13
大型会议管理细则
价格谈判
场地价格 餐饮价格 茶点价格 住宿价格 服务费用 剪彩价格 娱乐价格 同声传译
餐饮安排
招待晚宴 桌签制作 桌位安排 陪同人员 酒水标准 饮料标准 司机招待 媒体招待
对外协调
通知记者 广告公司 摄影摄像 数字传送 礼品制作 礼品发放 公安部门 相关部门

会务的组织和管理PPT课件

会务的组织和管理PPT课件
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
第4页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
第5页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
第23页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
第24页/共50页
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
第47页/共50页
会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
第48页/共50页
休 息， 休息一会儿！
第49页/共50页
感谢您的观看！
第50页/共50页
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
第19页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单

会议管理制度ppt课件

会议管理制度ppt课件

B级 C级 D级
• 仅限部门经理（含副 经理）以上级别人员 查阅
• 仅限相关领导指定 人员查阅
• 全体员工均可 查阅
12
会务管理—会场整理
由会议主办部门负责通知 行政人事或后勤管理部门
及时清理会议现场。
13
集团总部会议管理
（一）需要使用会议室的会议组织单位 应在会前通过 OA 系统按流程申请会议 室，将拟召开会议的名称、规格、时间、 人数及相关要求提前通知行政人事部门。 如需使用信息设备，要联系战略企划中 心信息管理部。
一
二
三
四
参加会议无故迟到者， 副经理以上人员扣除200 元，副经理以下人员扣除 100元；
会议期间在会场内吸 烟者且不听劝阻的，视 具体情况，扣除 200300元
16
第三章 处理及申诉
会议中随意喧哗、打
断他人发言者，影响
会议进行的，视情节
轻重情况，扣除300
五
～500元；
七
会议期间发生口角或出
各成员单位可根据本制度，结合自身实际情况编制本单位 会议管理实施细则，报集团行政人事中心审批后组织实施 。
集团行政人事中心为集团层面会议的归口管理部门，负责 会议的组织和管理；其他单位行政人事部门为本单位会议 的归口管理部门。
4
第二章 管理内容--会议类型
本制度中的会议主要是指工作 例会、员工大会（工作总结会 、年会、论坛）及其他由集团 组织或各中心、事业部组织的 重大事项的专题、专项会议。 （召开频率详见表一：会议类
（七）会议过程中如 需用餐，按照集团工 作餐标准提供餐饮。
15
第三章 处理及申诉
无故缺席会议且未办理请假手续者， 副经理及以上人员扣除1000元；副经 理以下人员扣除500元；副经理及以上 人员未能参加会议又不指定人员代为参 加会议的，扣除300元；

《会议管理》完整版ppt课件

《会议管理》完整版ppt课件
处理离题的讨论
• 问一问你自己是否确定知道话题和过程是什么 • 轻轻的提醒发言人当下的议事日程事项 • 提出一个围绕主题的问题来让团队重新集中在这个话题上 • 总结到现在为止，关于议事日程项目已经完成了什么 • 建议把离题的讨论记录在存储的记录中，以待将来评论
怎样举行会议
7) 安全性 综合考虑设备安全、网络安全和数据安全。在前端采用完善的安全措施以保 障前端设备的物理安全和应用安全，在前端与监控中心之间必须保障通信安全， 采取可靠手段杜绝对前端设备的非 法访问、入侵或攻击行为。数据采取前端分布 存储、监控中心集中存储管理相结合的方式，对数据的访问采用严格的用户权限 控制，并做好异常快速应急响应和日志记录。
早夕会的经营
变电站智能辅助监控系统，必 须是高性能、可扩展的计算机网络体系结构，以便支持今后不断更新和升级的需 要，从而保护投资。同时本方案以满足实际应用为出发点，设计时主要遵循以下 新一代变电 站智能辅助监控系统 第 8 页 原则： 1) 规范性 设计将符合的《变电站智能辅助监控系统技术规范》、《电网视频监 控系统及接口》的技术要求，并结合当地电网公司的建设现状。
企业培训
会议管理知识
1. 会 议 主 要 内 容
目录
CONTENTS
2. 怎 样 举 行 会 议
3. 早 夕 会 的 经 营
1.
会议主要内容
会议主要内容
部门KPI月会
KPI月会
营业部周检讨会
周例会
周大早会 早、夕会
其它会议 头脑风暴会等
新一代变电站智能辅助监控系统 第 14 页 除了视频预案，系统还支持其他处置预案，比如：当温湿度越限时，能够自 动开启空调；当电缆沟积水越限时，能够自动开启排水；当开关室 SF6 浓度越限 时， 能够自动开启排风。 10) 巡视预案 系统支持可视化巡检预案，可按运行规定对设备进行日常、定期和特殊巡视， 根据人工巡检的路线，把沿途多个监控点的多个预置位添加进预案，一旦发现问 题可截图 并标注问题，及时通知相关部门。

《会议的组织和管理》课件


会议的组织策划准备工作
目标明确
为会议设定明确的目标，并确保与组织目标和 战略一致。
场地选择
选择合适的场地，确保会议的顺利进行。
日程安排
制定合理的会议日程，包括适当的休息时间和 讨论时间。
材料准备
准备好必要的文档、演示稿和会议资料。
会议的流程与议程安排
1
议程内容1
2
介绍会议主题或议题，并提供相关背景
1 总结会议要点
对会议讨论的要点进行总 结，并向与会者传达。
2 获得反馈
3 纪要和行动计划
收集与会者的反馈和建议， 以改进未来的会议。
撰写会议纪要，明确下一 步行动计划和责任人。
《会议的组织和管理》 PPT课件
本演示文稿旨在介绍会议的组织和管理。通过本课件，您将了解到会议的重 要性，以及展示会议组织策划的准备工作、流程与议程安排、参会人员和角 色分配，以及会议管理与控制的关键要素。
会议的重要性
会议是商务活动中至关重要的一个环节，它为团队合作、决策制定和沟通交 流提供了平台。
记录员
负责会议记录和纪要的撰写。
会议的管理与控制
1
沟通管理
2
促进与会者之间的有效沟通，提供适当
的互动和参与机会。
3
会议评估
4
对会议的组织和效果进行评估，以持续 改进。
时间管理
确保会议按时开始和结束，合理安排每 个议程环节的时间。
冲突解决
处理会议中可能出现的冲突和分歧，维 护会议氛围的和谐。
会议结束后的总结与评估
信息。
3
总结与结论
4
对会议讨论的要点进行总结，并提出结 论和行动计划。
开场白
简短而有趣的开场白，吸引与会者的注 意力。

会议组织与管理培训课件(PPT 81张)

5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
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ous sights. If I'd gone alone, I couldn't have seen nearly as much, because I wouldn't have known my way about. 。2020年12月10日星期四上午10时1分1秒10:01:0120.12.10 15、会当凌绝顶，一览众山小。2020年12月上午10时1分20.12.1010:01December 10, 2020 16、如果一个人不知道他要驶向哪头，那么任何风都不是顺风。2020年12月10日星期四10时1分1秒10:01:0110 December 2020 17、一个人如果不到最高峰，他就没有片刻的安宁，他也就不会感到生命的恬静和光荣。上午10时1分1秒上午10时1分10:01:0120.12.10
部门2
部门2
排
列
部门3
部门3
部门3
部门3
左右法排法座位安排
主席台
以中间为基点先左后右向两侧排列
部门3
部门1
部门2
部门4
部门3
部门1
部门2
部门4
部门3
部门1
部门2
部门4
特别 提醒
事先划好座位区域 大门贴指示牌、座位图 出席证注明座位号
会场的选择与布置
相关知识点
主席台座次安排
依职务高低和选举结果 会议主持人的位次
会议评估
会后管理 与落实
会中组织 与管理
会议策划
会议组织构架 与审批
会议筹备 方案
会议通知
会议签到 与接待
会场选择 与布置
课堂设计
1、设计具体项目任务 2、学生自主完成任务 3、师生研讨完善方案 4、实战演习（新任务）
会场的选择与布置
高枫的工作任务
2007年天地公司年度总结大会
任务：1、选择好场地 2、安排好会场座次 3、布置好会场
会场座位安排
会场的选择和布局（大型会议）
会场：礼堂、会堂 会议会展中心 宾馆大型会议厅
•布局：大小方形 半圆形
横排法座位安排
从左到右排列 部门1 部门1 部门1
主席台
部门2 部门2 部门2
部门3 部门Biblioteka 部门3部门4 部门4 部门4
竖排法座位安排
主席台
从
前
部门1
部门1
部门1
部门1
向
后
部门2
部门 2
安排座位的注意事项
1、大型会议事先应划好区域，贴上标识牌、指示 牌、座位名签，使与会人员顺利入座。 2、表彰、总结类型大会上，应将被表彰、受奖励 对象安排在前几排，最好贴上座位名签。 3、要注意分清上、下座。
案例
一片混乱的颁奖仪式
在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进 行。由于颁奖人次多，而且受奖人没有按照领奖顺序在 前排就坐，颁奖顺序打乱，领导手拿奖品奖状却找不到 领奖的人，领奖的人上台后，不知道谁给自己颁奖。一 时间，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、 热烈的气氛大受影响。
会场环境的布置
主席台的装饰 会标 会徽 背景 花卉 台签
会场环境的布置
会场四周的装饰
会场四周和会场口， 悬挂横幅标语、宣传画、
迎宾牌、广告、彩色气球
实战演习
学院将于5月22日召开第三届学代会，会 场安排在学院大礼堂。开幕式后将分系 进行小组讨论，人文系安排在1楼小会议 室。请每小组做出主、分会场布置方案， 并将方案做成ppt演示文档，下次课每组 派代表进行演示。
相关链接
会场的选择与布局（中小型会议）
会场：会议室、会客厅、会议厅 布局：半月形 圆形
椭圆形 方拱形 长方形 T字形 作用：坐得比较紧凑， 便于讨论和发言
会场的选择与布置
相关知识点
会场的选择与布局（中小型会议）
会场环境的布置原则
人大会：庄严隆重 党代会：朴素大方 庆祝会：热烈喜庆 追悼会：庄重肃穆 座谈会：和谐融洽 纪念会：隆重典雅 日常工作会议：简单实用
主席台单排座次排列图
4213 主席台
（主席台人员为双数）
53 1 2 4 主席台
（主席台人员为单数）
原则：依职务的高低和选举的结果安排座次， 职务最高者居中，按先左后右、前高后低的 顺序依次排列。
主席台讲台图
讲台
主席台
主持席
主持人座次：前排边座或按职位顺序
特别 提醒
主席团座次图表贴休息室 摆放座位台签 秘书引导入座
会议的组织与管理
之会场的选择与布置
会议的组织与管理
之任务描述
天地家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚， 员工近2000人，著名科技人员和高层管理人员云集。最近几 年，公司推出了一系列新产品，占领了国内10%以上的家电 市场，在国外也影响很大。2008年，公司加大管理和研发力 度，在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新 款产品，国内市场份额达15%。年底公司召开年度总结大会， 以表彰先进、规划2009年工作。会议由秘书高枫协助苏明副 总组织。
重要会议地点选择,要考虑政治影响和经济效果
案例
沃尔玛首次全球董事会在中国召开
沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议在中国深圳 召开。董事长沃而顿说：“之所以在中国召开，是因为 中国对沃尔玛有双重重要意义。首先，多年来我们一直 依赖中国为我们提供优质商品。此外，我们从1996年起 开始在中国开设零售分店。我觉得董事会成员应该亲自 到这些分店来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价 值和重要意义。”
会场的选择与布置
会场选择的原则
一是场地的规模要大小适宜；
相关知识点
二是场租成本要合理；
三是场地设备要配备良好；
四是应有足够的停车场地；
五是交通要便利。
相关链接
《协议》是会务组与
会展中心或宾馆合作 的基础和标准，要细 致、全面、对等，防 止漏洞。
内容涉及
1、会议日期 2、住房标准及费用 3、场地安排及费用 4、餐饮及费用 5、甲方对乙方的规定 6、乙方对甲方的规定 7、结算等
谢谢各位！
THE END
谢谢观看
9、春去春又回，新桃换旧符。在那桃花盛开的地方，在这醉人芬芳的季节，愿你生活像春天一样阳光，心情像桃花一样美丽，日子像桃子一样甜蜜。20.12.1 020.12.10Thursday, December 10, 2020 10、人的志向通常和他们的能力成正比例。10:01:0110:01:0110:0112/10/2020 10:01:01 AM 11、夫学须志也，才须学也，非学无以广才，非志无以成学。20.12.1010:01:0110:01Dec-2010-Dec-20 12、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。10:01:0110:01:0110:01Thursday, December 10, 2020 13、志不立，天下无可成之事。20.12.1020.12.1010:01:0110:01:01December 10, 2020 • 14、Thank you very much for taking me with you on that splendid outing to London. It was the first time that I had seen the Tower or any of the other fam