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电子文件管理系统功能需求规范定位研究

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不例外 ， 近年来 ， 国家有关部门都 曾先后立项开展此项研
究， 笔者 也 有幸 参与 其 中 ， 多次 交流讨 论 中认识 到有必 在 要对 Ｅ ＭＳ规 范 的定 位 进行 全 方位 的研 究 和审 视 ， Ｒ 力求
使规 范发 挥 应有 的作 用 。 Ｅ ＭＳ功 能 需 求规 范 定 位 研 究 首 先 要 立 足 我 国 文 Ｒ 件 档 案管 理 实际 ，尤其 需 要关注 近 年来 我 国在 电子 文件
度 ， 在 大量 使用 电子 文件 的提 法 ， 些使 用 习惯 也 不可 布 了 Ｅ ＭＳ 和 Ｅ ＭＳ 的 集 成 管 理 系 统 框 架 报 告 都 这 Ｄ Ｒ
忽视。
（ Ｒ ８ ２ ０ 。我国 目前 不 少 电子 文件 中心 系统 其 实可 Ｔ ４ — ０ ４）
以理 解 为 Ｅ ＲＭＳ和 Ｄ 系 统 的 组合 ， Ａ 国外 的 项 目如 美 国
朝 认证 标 准方 向发展 。
、
概 念 定 位
目前 存 在 不 少 关 于 “ ｌｃｒ ｎｃ ｅ ｏｄ ” 译 为 “ Ｅｅ ｔ ｉＲ ｃ ｒ ｓ 翻 ｏ 电 子 文件 ” 是 “ 还 电子档 案 ” 的争 论 ， Ｅ 在 ＲＭＳ功 能 需 求规
关 键 词： 电子 文件 管理 系统 功 能 需求 规 范 定 位
管理 活 动 。在 生命 周期 的尺 度上 ， 以认 为 Ｅ ＭＳ主 要 或 者 业务 需 求过 于模 糊 而 难 以准 确表 达 ，或 者业 务 需 求 可 Ｒ 关注 电子文 件 的半 现行 阶 段 ， 包含 该 阶段 与现 行 阶段 、 的 混乱 性 较 高 ，这些 都 是直 接 影 响功 能 需求 完 备性 与准 也 非 现 行 阶 段 的 衔 接 过 程 。 按 照 ＩＡ 需 求 规 范 的 说 法 ， Ｃ Ｅ ＭＳ是 “ 业务 活 动 提 供 证据 而 对 电子 化 生 成 文 件 进 Ｒ 为
并 为此投 入 大量 精 力研 究 Ｅ ＭＳ功 能需 求规 范 。我 国也 Ｒ
法律 责任 或开 展业 务活 动 而生 成 、接 收 和维 护 的具 有凭 证 价 值 和 查 考价 值 的信 息 ” Ｒ ｃ ｒｓ ｎ ｇ ｍｅ ｔ 。 ｅ ｏｄ ａ ｅ ｎ 是 Ｍａ “ 文件 的形 成 、 收 、 护、 对 接 维 利用 及 处置进 行 高效 和 系统 控 制 的管理 活 动 ，包 括捕 获 并保 存业 务活 动及 事 务 处理 的证据 和信 息 的过 程 ”Ｅ ＭＳ 自然就 是 “ ，Ｒ 针对 用 于维 护 和 处 置 文件 活 动 而专 门设计 的系 统 ，维 护 文件 内容 、 背 景 、 构 以及 文件 之 间的联 系 ， 护 文件 的可 用性和 凭 证 结 维 价 值。 ” 国际 上 几乎 所 有的 Ｅ ＭＳ功 能 需 求规 范都 采 取 Ｒ 了类似 说 法 ， 从其 基 本概 念 描述 来 看 ， ｅ ｏｄ 本质 上 基 Ｒ ｃ ｒｓ 本 等 同于 我们 平 时 所 说 的 “ 归档 文件 ” 含 义 ， 文 件 生 的 从 命周 期来 看 ， 本属 于半 现行 阶段 。 也不 能 简单地 说 它 基 但 就 是 “ 案 ”尤其 在 电子 环境 下 ， 档 案 管理 的严 格 线 档 ， 文件
体 环境 中可 以 “ 电子 归档 文件 ” 达 。 实上 ， 表 事 目前上 至 国 贯 彻 ，在 国 外 常 有 Ｅ ＭＳＥ ＭＳ （ 者 干 脆 就 叫 Ｅ Ｄ ／Ｒ 或 — Ｒ ） Ａ ＭＡ 文件 档 案管理 联 合 会 ） 专 门发 还 家 层面 的 管理 办 法和 标 准 ，下到 一 些 具体 单 位 的规 章 制 Ｄ ＭＳ 的说 法 。 Ｒ （
上 说 ，业务 系 统 的文 件管 理 更注 重业 务 流 程 、版 本控 制 务 需 求 的支 撑 ， 二 者 的集 中体 现 ，Ｒ 是 Ｅ ＭＳ功 能需 求规 范
等 ， 文件 信 息 固化 后 的管 理 不是 它 的 关注 重点 。 对
立 足于 功 能 需 求 ，力求在 系统 实 现层 面 完整体 现软 件 需
ｌ０１ ４ ９ Ｓ ５ ８ —１的理 解 ， ｅ ｏｄ是 “ Ｒ ｃｒ 机构 或个 人 为 了履 行
电子 文 件管理 活 动最 终 需要依 靠 具体 的信 息 管理 系 统来 实现 ， 普遍 来 讲 ， 世界 主 要国 家和 地 区的研 究都 是依
靠 电子 文件 管理 系 统 （ Ｒ Ｅ ＭＳ） 实 现 其 主 要 管 理 功 能 ， 来
前端 业 务 系统 和后 端数 字 档案 馆 系统 的 区别 与联 系 ； 在
需 求 类 型 上 ， 述 了 功 能 需 求 与 业 务 需 求 、 户 需 求 之 间 阐 用
的主要 关 系 ； 管理层 面， 在 明确 当前规 范 的主要 对 象是 文
书类 ， 以及 功 能 需 求 规 范 需 要 规 范 体 系 的 全 面 支 持 ； 最后 从 发 展 的 角 度 认 为 功 能 需 求 规 范 需要 长 周 期 维 护 ， 并 应
求和 功 能 需 求三 个不 同的层 次 。业 务 需 求反 映 了组 织机
业 务 活动 数据 的 自动 化 系统 ，旨在 为 机构 和 用 户 之间 开 构 或客 户 对 系统 、 品 高层 次 的 目标 要 求 ； 户需 求 是用 产 用
展业务提供便利 ， 这类系统 包括 Ｏ （ Ａ 办公 自动化 ） ＡＤ 户使 用产 品必 须要 完成 的任 务 ；功 能需 求定 义 了开 发 人 、 Ｃ
的 Ｅ Ａ就 涵 盖 了 Ｅ Ｒ ＲＭＳ与 Ｄ 的功 能范 围 。 Ａ
三 、 求类 型定 位 需
Ｅ ＭＳ功能 需 求规 范 制定 的一个 难 点在 于 如何 描述 Ｒ
从 软件 需 求层 次 看 ， 件 需 求包括 业 务 需 求 、 户 需 软 用
件 管 理 生命 周期 全 程涉 及 的 系统 形态 可 以划 分为 以下 三 需 求 类型 ， 者 主要 是 从软 件 需 求层 次进 行研 究 的。 笔
≮ 、
电子文件管理 系统 功能 需求规 范定位研 究
一 钱 毅
★
摘 要 ：在 研 发 Ｅ ＲＭ Ｓ功 能 需 求规 范 时 应 结 合 国 内 文 档 管理 实际和 国际经 验研 究其 基本 定位 ， 文从 概 念 、 本 系 统 形 态 、 求 类 型 、 理 和 发展 的 角度 对 Ｅ 需 管 ＲＭ Ｓ规 范 定
环境下文件原理与功能需求》 。 ① 第三 ， 由于功能需求规范
被普 遍认 为是 电子 文件 管 理规 范 的集 大成 者 ，所 以需要 消 化理 解 大量 的有 关 术语 、 务 、 理 、 术领 域 的基 本 业 管 技
在把 握 以上诸 方 面的 普遍 共识 的 基础 上 ，笔者 拟从 Ｅ ＲＭＳ功 能 需 求规范 定位 的认 识 。
一

位 进 行 了 探 讨 。 者 认 为 ， 概 念 上 讲 ， ｌ ｔ ｎｃ ｃ ｒｓ 内容 及其 进展 。 作 从 Ｅｅ ｒ ｉＲｅｏｄ ｃｏ 仍将 以“ 子 文件 ” 电 为其 正 式概 念 ， 具体 环 境 中可 以用 在 “ 电子 归档 文 件 ” 达 ； 系统 形 态上 ， 确 了 Ｅ 表 在 明 ＲＭＳ与 概 念 、系统 形 态 、需求 类型 、 管理 、发展 等 角度 阐述对
“ 子档 案 ” 中 国 现有 的文 档 语 境 中都 难 尽 其 义 ， 遑 电 在 更
认证 ： 准 与审 核列 表 ） 总体 来 说 大量 解决 方案 尚 处 标 。但
需要 说 明的 是 ，这三 种 系统 形 态在 实际环 境 和 软件
笔者 认 为 “ ｌｃｒ ｎｃ ｅ ｏｄ ” 译成 “ Ｅｅ ｔｏ ｉＲ ｃ ｒ ｓ 翻 电子 文件 ” 或 于研 究 之 中。 论 需 要让 其 同 时 满 足 多 种 管 理 环 境 乃 至 管 理 理 念 的 要 产 品 中并 不 一定 以独 立 的软 件 形式 出现 ，可能 存 在 复 杂 求， 因而 折 衷之 道是 仍 以“ 电子 文件 ” 其正 式概 念 ， 具 的 交叉 组合 关 系 。如 由于 文 档一 体 化和 全 程管 理 思 想 的 为 在
范 的概 念 定位 中也 不 能回避 这 个 问题 。在 目前权 威 的术 语 标 准 尚 未 出 台之 前 ， 者 认 为 “ 笔 电子 文 件 ” “ 和 电子 档 案” 在其 各 自的背 景环 境 中都 有存 在 的必要 ， 在传 统档 案 管 理 中本 身也 存在 “ 大文 件 ” 或者 “ 大档 案 ” 的观 点。按 照
２ （目 辑倪 宁 ４ 栏 编 ：永 ）
性 划 分 已经被 打破 了 ，大 量 前端 控 制 的刚 性 需 求开 始 出
Ⅱ做 “ ｑ 可信 数 字 仓储 ” ｒｓｅ Ｄｉｉ ｌ ｅ ｏ ｉ ｒ Ｔ ） （ ｕ ｔ ｄ ｇｔ Ｒ ｐ ｓ ｏｙ， ＤＲ ， Ｔ ａ ｔ
现， 直接 理 解 为 “ 电子档 案 ” 不 利 于 电子 文件 这 部 分需 数 字 档 案馆 是维 护 档 案 文 件 长 久保 存 的可 信 数 字仓 储 。 并 求 的管理 。 当然 ， 某些 环 境 中 ， 在 尤其 是 文档 管 理体 制 分 国际 上 目前从 事该 系统 研 究 的 项 目和 成 果 也 非 常 多 ， 包 割 比较 明显 的 行业 或 系统 中 ，电子 文件 ”的说 法 也 给这 括 Ｏ Ｓ模型（ Ｏ１ ７ １ 、 Ｒ Ｃ 可信数字仓储审核 与 “ ＡＩ Ｉ ４２ ） Ａ （ Ｓ Ｔ 些 Ｒ ｃ ｒｓ的档 案化 管 理 带来 困难 ， 也是 事 实 。 ｅ ｏｄ 这
（ 算机 辅 助 设计 ）Ｅ Ｐ 企业 资源 规 划 系 统 ）Ｈ （ 力 计 、Ｒ （ 、Ｒ 人
员 必须 实现 的 软件 功 能 ， 用 户得 以完 成 他们 的任 务 ， 使 从 资 源 管 理 系 统 ）ＣＲ （ 户 关 系 管理 ）Ｐ 、 Ｍ 客 、 ＤＭ（ 品 数据 而 满足业 务 需 求 。 产 由此 可见 ， 这三 类 需 求之 间 存在 非 常紧 管理 ） 。 等 这些 系统 内部往 往 也 设置 相 关 的文档 管理 系统 密 的联 系 ， 能需 求 依赖 于 用 户需 求 ， 用 户需 求在 系统 功 是 （ 国际 上 通 常 口 Ｅ Ｌ ＤＭＳ 即 电子 文 档 管理 系 统 ）但 总体 实现 上 的一 个 映射 ，功 能 需 求的 实现 需 要用 户 需 求和 业 ｛ ， ，

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电子文件管理国家战略刍议_冯惠玲

电子文件管理国家战略刍议_冯惠玲

4档案学通讯2006年第3期当今时代,各国在建设服务政府、责任政府和效能政府的道路上,在推行电子政务的过程中,电子文件(Elect ro nic reco r ds)①管理工作扮演着越来越重要的角色。

美国、英国、澳大利亚、加拿大、新加坡等电子政务建设比较先进的国家都非常重视电子文件管理工作,我国政府机关也在十余年前开始研究电子文件的管理,形成了一些富有特色的管理原则和管理方法。

随着国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002)和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》等一系列相关标准和指导性文件的发布与贯彻,许多地方和政府机关积极开展电子文件管理工作,一些地区已经开始了由分散管理模式到集中管理模式的转变。

但是从总体上看,各地区、各机关电子文件管理工作仍然具有强烈的自发性和分散性的特征,缺少国家层面的整体设计、统一规划、战略部署与方法指导,这种情况如果不及时加以改变,就很难保证当代社会电子文件的科学管理、完整保存和有效利用,国家将会为此付出高昂的经济成本和社会代价。

可以说,加强顶层设计,制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。

一、问题诊断制定国家层面的电子文件管理战略,旨在建立全国范围电子文件安全管理、长久保存和有效利用的网络体系。

目前我国在这一领域中存在的问题和风险单靠个别地区、个别政府机关的力量是无法解决和应对的。

下列四个方面的问题充分说明制定和实施电子文件管理国家战略的必要性和迫切性。

1.对电子文件管理在电子政务建设中的战略地位的认识尚不充分随着信息化建设的深入,信息资源的核心地位得到越来越广泛的认同。

文件是政府重要的信息资源,这种信息资源的电子化程度正在快速提高,管理好电子文件,有助于提高政府效率,为科学决策提供信息支撑。

电子文件的重要价值还在于它是电子政府的行政证据,是信息时代政府合法行政的基石。

作为政府业务过程和成果的真实记录,文件详细记录了政府是如何行使人民赋予的公权力,是如何履行其主要职能的。

《办公自动化系统电子文件归档管理功能需求研究》课题通过评审

《办公自动化系统电子文件归档管理功能需求研究》课题通过评审

又 好 又 快 发 展 做 出应 有 的 贡 献
。 ，
，
用 档案学
为推动档案事业 (李 松 龄 )
需 解 决 的难 题 探 寻 档 案 工 作 服 务科学 发 展 的途 径
，
。
客 =； ≮ =
本刊讯
12
月
17 日
，
由北 京 市 档 案 局 承 担
的解 决 方案 对 于加 强 档 案 信 息化 建 设 特 别是
的评 审
。
，
研 究 方 法规 范 成 果 内 容 较 为 充 实 对 策 方 案 切
课 题 报 告 论 述 了研 究 该 课 题 的 重 要性 和 必
合实 际 该 课 题 成 果 具 有创 新 性 成 果 之
。
，
一
的《 办
要性
，
分 析 了市 属 单 位 办 公 自动 化 系 统 电 子 文
、
公 自动 化 系统 电 子 文 件 管 理 功 能 需求 指 南》 对 针 性 强 推 广使 用 效 果 明 显
，
姜之
、
国家 档 案 局 技术 部 舀 ! 归
茂 马 素 萍 副 局 长 出席 了 评 审 会
、
。
、
国 家 档 案 局 信 息管 理 中 心 副 主 任 王
( 王 海燕 )
云 国家 档 案 局 档 案 干 部 教 育 中心 主 任 赵 中
新 核 工 业 部档案 馆副馆长李 国华 清华大
、 、
学 信 息技 术 研 究 院 主 任 杨 吉 江 北 京 市 信 息
，
。
步 扩 大 项 目成 果 的 试 验 验 证 范 围 完 善具
，
发 成 行 政 规 范性 文 件
我国电子文件管理现状调查与思考

我国电子文件管理现状调查与思考

我国电子文件管理现状调查与思考(2009-10-07 10:10:55)标签：it在信息化进程中，社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。

电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面，其快速增长的庞大数量，以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量，使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。

自20世纪90年代起，电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点。

为了全面了解和把握我国电子文件管理的现状，提升我国电子文件管理水平，中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式，于2007年6月～12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了点面结合的系统调查。

近些年来，我国电子文件发展进入“井喷期”。

国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。

此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7％，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50％以上（包括50％）。

48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。

在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。

由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。

电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。

由于我国信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。

虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。

但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。

此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。

2016 电子文件管理听课笔记(电子文件管理期末考试答案参考)

2016 电子文件管理听课笔记(电子文件管理期末考试答案参考)

电子文件管理主讲教师：毕牧山东大学网络教育学院第一章电子文件概述第一节：电子文件的概念和种类一、电子文件（Electronic Records）的概念《电子文件归档与管理规范》（GB/T1—8894—2002）：电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。

文件三要素：内容、背景、结构2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。

3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。

二、电子文件的种类：1.按电子文件的信息存在形式分类：⑴文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。

⑵数据文件：种类数据库文件⑶图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形⑷图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。

图形文件是用计算机直接生成的图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。

⑸影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。

⑹声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

⑺命令文件：计算机程序。

2.按文件的功能分类：⑴主文件：表达作者意图、行使职能的文件。

⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。

3.按文件的生成方式分类：⑴原始文件:计算机直接生成⑵转换文件：对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成4.按文件的载体划分：⑴以磁性材料为载体的电子文件⑵以光盘为载体的电子文件5.按电子文件的组成方式分类：⑴简单文件：仅一种格式所组成⑵复杂文件：包含两种以上信息形式的文件三、电子文件的生命周期（一）文件的生命在于运动1.文件的运动形成了社会的信息流2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论⑴文件运动具有整体性和特点⑵文件运动具有阶段性的特点⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系（二）电子文件生命周期的划分（一）三分法（ICA电子文件委员会）：概念阶段、形成阶段、维护阶段（二）四分法1.文件的孕育形成阶段⑴孕育期①文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育②对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计⑵形成期2.文件的现实使用阶段（现行阶段）3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段）4.文件的永久保存阶段（历史阶段）（三）五分法孕育、形成、现行、暂存、历史说明：⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。