物业项目档案管理制度(3)

第一章总则第一条为加强住宅小区物业项目部档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于住宅小区物业项目部所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条住宅小区物业项目部档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）真实记录，全面完整；（三）便于检索，提高效率；（四）安全保管，防止丢失。

第二章档案分类与编号第四条住宅小区物业项目部档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）物业管理档案；（三）财务档案；（四）人力资源档案；（五）工程技术档案；（六）客户服务档案；（七）法律法规及合同档案；（八）其他档案。

第五条档案编号采用统一编号方法，编号格式为：“档案类别代码+年份+顺序号”。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应做到及时、准确、完整，确保档案资料的连续性和系统性。

第七条档案收集渠道包括：（一）项目部内部文件、资料；（二）物业管理活动产生的各类文件、资料；（三）政府相关部门、企业、社会团体提供的文件、资料；（四）客户投诉、建议、表扬等反馈信息。

第八条档案整理应按照档案分类、编号、装订、编目等要求进行，确保档案资料便于检索和利用。

第四章档案保管与利用第九条档案保管应按照以下要求进行：（一）档案库房应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（二）档案柜、架应定期检查、维护，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，定期检查，确保档案资料完好无损。

第十条档案利用应遵循以下规定：（一）档案查阅需填写《档案查阅申请表》，经相关部门负责人批准后方可查阅；（二）查阅档案时，需遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）查阅档案不得擅自复制、摘抄、拍照等；（四）档案利用结束后，需及时归还档案。

第五章档案销毁第十一条档案销毁应遵循以下规定：（一）档案销毁前，需进行鉴定，确定无保存价值后方可销毁；（二）档案销毁需经档案管理部门负责人批准，并报相关部门备案；（三）档案销毁应采用焚烧、碎纸机等方式，确保档案资料无法恢复；（四）档案销毁后，需填写《档案销毁登记表》，并由销毁人、监销人签字确认。

物业档案管理制度3篇物业档案管理制度档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。

以下是物业档案管理制度，旨在规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，明确工作职责，杜绝资料流失。

第一篇：公司各物业项目的档案资料规定物业管理公司主管（包括代理主管）负责监督保管公司各物业项目的档案资料规定。

文员专职文件存档、注记工作。

有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档。

文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续，经确认后方可离任。

因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

第二篇：公司档案工作实行二级管理公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三篇：归档范围及管理凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。

供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

第一章总则第一条为加强物业中心档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合物业中心实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业中心所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条物业中心档案管理工作遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：物业中心档案由档案管理部门统一管理，确保档案的集中、完整和有序。

（二）依法管理原则：严格按照国家有关档案管理的法律法规，规范档案管理工作。

（三）安全保密原则：加强档案安全防护，确保档案信息不泄露。

（四）利用服务原则：提高档案利用效率，为物业中心各项工作提供有力支持。

第二章档案分类及收集第四条物业中心档案分为以下类别：（一）文书档案：包括物业管理合同、业主大会决议、会议记录、文件材料等。

（二）工程档案：包括建设项目设计、施工、验收、维护等资料。

（三）财务档案：包括财务报表、收支凭证、税费缴纳证明等。

（四）人事档案：包括员工入职、离职、培训、考核等资料。

（五）其他档案：包括荣誉证书、奖惩决定、应急预案等。

第五条档案收集范围：（一）物业管理活动产生的各类文件、资料。

（二）物业设施设备的相关资料。

（三）物业维修、保养、更新等活动的记录。

（四）物业管理服务合同、协议等。

（五）物业中心内部管理规章制度。

第三章档案整理与保管第六条档案整理：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目。

（二）编制档案目录，确保档案的有序存放。

（三）对档案进行立卷、装订，确保档案的整洁、美观。

第七条档案保管：（一）档案存放地点应干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗。

（二）档案柜应上锁，未经允许不得随意打开。

（三）定期对档案进行清理、检查，确保档案完好。

（四）对破损、缺失的档案进行修复、补充。

第四章档案利用与销毁第八条档案利用：（一）档案管理部门负责档案的查阅、复制、摘抄等工作。

（二）查阅档案应遵守相关规定，确保档案信息安全。

第一章总则第一条为加强物业管理档案的管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我国物业管理实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于物业管理公司、物业管理项目及物业管理从业人员在物业管理活动中形成的各类档案。

第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：物业管理档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确和系统。

2. 分类管理原则：按照档案的来源、内容、性质和保管要求进行分类管理。

3. 实用性原则：档案管理应满足物业管理活动的实际需要。

4. 安全保密原则：对涉及业主隐私、商业秘密和国家秘密的档案，应严格保密。

第二章档案分类及内容第四条物业管理档案分为以下类别：1. 工程档案：包括设计文件、施工图纸、验收报告、设备清单、维修记录等。

2. 业主档案：包括业主基本情况、购房合同、租赁合同、装修申请等。

3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、费用收缴记录、维修基金使用记录等。

4. 文件档案：包括物业管理规章制度、政策法规、公司文件、会议记录等。

5. 管理资料：包括绿化资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录、监控记录等。

第三章档案管理职责第五条物业管理公司应设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

第六条档案管理部门的主要职责：1. 制定档案管理制度，并组织实施。

2. 指导、监督各物业管理项目档案管理工作。

3. 收集、整理、归档各类档案。

4. 保管档案，确保档案安全。

5. 提供档案查询、借阅服务。

6. 定期对档案进行鉴定、整理和销毁。

第四章档案收集与整理第七条档案收集：1. 各类档案应在形成过程中及时收集，确保档案的完整性和准确性。

2. 收集的档案应真实、准确、完整。

3. 对涉及业主隐私、商业秘密和国家秘密的档案，应采取保密措施。

第八条档案整理：1. 按照档案分类、编目、归档的要求，对收集到的档案进行整理。

第一章总则第一条为加强物业项目部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合物业项目实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于物业项目部在日常工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。

第三条物业项目部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：物业项目部档案应由专人负责，实行集中统一管理。

2. 分类归档：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，确保档案的完整性和系统性。

3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的准确性和安全性。

4. 有效利用：充分利用档案资源，为物业管理提供有力支持。

第二章档案管理职责第四条物业项目部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条物业项目部各部门应积极配合档案管理员，按照职责分工，做好档案的收集、整理和移交工作。

第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具备档案管理的基本知识和技能；2. 熟悉物业管理业务，了解相关政策法规；3. 工作认真负责，具有良好的职业道德。

第三章档案收集与整理第七条物业项目部档案收集范围：1. 物业项目立项、规划、设计、施工、验收等文件资料；2. 物业管理合同、协议、规章制度等；3. 物业服务记录、业主投诉、维修记录等；4. 人力资源、财务、设备、设施等管理文件；5. 与物业管理相关的其他文件资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案的性质、内容、来源等进行分类；2. 对档案进行编号、编目，编制档案目录；3. 档案装订整齐，封面、脊背清晰；4. 电子档案应备份，确保数据安全。

第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；2. 档案柜应分类存放，便于查找；3. 档案管理员应定期检查档案，确保档案安全。

第十条档案利用要求：1. 严格按照档案查阅规定，办理查阅手续；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、污损；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、摘抄。

1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。

为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。

2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。

3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。

6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。

7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。

二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。

为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。

2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。

3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。

6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。

7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。

三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。

为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。

2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。

3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。

4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。

5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。

物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。

二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。

2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。

三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。

四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。

五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。

2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。

六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。

2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。

七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。

八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。

2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。

九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。

2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。

十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。

请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。

第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。

第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。

第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。

第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。

第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。

第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。

一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。

2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。

3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。

四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。

2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。

（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。

（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。

五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。

2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。

（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。

（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。

（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。

六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。

2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。

（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。

（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。