关于档案信息化建设与档案管理的探索

图书档案第3卷第23期关于档案信息化建设与档案管理的几点思考刘路(菏泽市救助管理站，山东菏泽274000)摘要:档案信息化建设是信息化环境下救助站档案管理工作的重要内容之一，近年来信息技术的快速发展，使其在 各个领域的应用程度不断加深，而且极大地提升了各领域的运行效率。

本文以档案信息化建设与档案管理为主题展 开论述,首先对本文的背景进行了简要介绍，然后分析了档案信息化建设的重要性，之后重点从多个层面针对档案信 息化建设与档案管理完善策略进行了分析探讨。

关键词：档案信息化建设;档案管理；完善策略中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号:2096-5079 (2020) 23-0114-02_、引言对于救助站而言，其传统的档案主要以文字、图片、音 响、实物等形式存在，在机构的长期运作过程中，档案己成为 本机构的重要无形资产之一。

而随着信息技术在救助站档案 管理工作中的不断应用，机构档案管理模式也发生了相应的 变化，而档案信息化建设已成为救助站档案管理工作适应信 息时代发展的必然选择，基于此，本文则针对档案信息化建 设与档案管理的相关内容展开讨论。

二、 档案信息化建设的重要性档案信息化建设，是救助站更好地融入当前时代变化并进一步完善本机构工作的重要选择。

在新形势下，随着救 助站的持续运行以及救助人员数量的不断增加，所生成的 档案信息量也会不断增加，而传统的档案管理模式,会使档 案管理人员的工作量及工作压力不断增加。

在信息技术的支 撑下，会促使机构原先档案管理形式的变化，如档案会以数 据信息的形式予以储存,而且借助信息化管理系统能够在较 短的时间内处理海量的信息内容，这样能够将工作人员的工 作量大大的压缩，工作效率也会随之提升。

并且，借助信息技 术,救助站在档案工作实践中也会变得更加的正规化，比如，与传统的档案工作相比，分类更加的合理，档案信息更加的 全面，档案信息的查找和调用更加的高效，这也能够为救助 站领导进行相关决策提供更加高效、可靠的信息参考，对于 救助站整体运行效率的提升有着重要的促进者作用。

1262019.7MEC 管理方略MODERNENTERPRISECULTURE档案管理亦称档案工作，是档案室对接档案实体、档案信息开展管理，提供服务的业务，是国家档案事业单元构成。

在各业务中，所占地位极重要，所以需要加大对档案管理的重视并开展信息化优化。

目前，我国已有的信息化档案管理方式主要分为两大类，第一类是档案管理方式信息化，指的是在管理过程中采用信息化手段，通过信息化方法对档案开展整理、分类，可以更方便查询、搜索。

第二类是档案存放的信息化，传统的档案存放采用的是实体存放的方式，而信息化档案管理将档案变成了信息化数据，方便了档案的存放。

一、信息化档案管理出现的问题（一）未能重视信息化档案管理虽然许多单位都进行了信息化档案管理工作，但在具体实践中，单位领导并没有意识到信息化档案管理的重要性，对信息化档案管理没有足够重视。

这就导致了信息化档案管理长期停滞在查档、管档、建档等初级工作上，无法发挥信息化的最大优点。

对于信息化档案管理，未能长期进行规划，让单位档案管理只停在基本层面，有的价值信息档案被遗忘，无法利于管理工作的深入开展。

（二）档案管理人员信息化素质参差不齐工作参加者主要是有关档案管理者， 其人员素质对于工作的信息化进程有一定影响。

但是从目前的情况分析，管理人员的信息化素养良莠不齐，一些工作只是掌握了简单的档案信息内容，在具体工作中只能操作一些较简单的信息化工作，导致了在信息化档案管理过程中，未能深入信息化发展，其建设只停留在初级阶段下，严重影响了信息化的作用发挥。

因此，需要加大档案管理人员的信息化素质，大力推进信息化档案管理的开展。

（三）对档案信息化存在错误认识当前信息化档案工作中，只重视档案信息保管，却未能重视其资源运用。

此信息化发展是不对的，这对于信息化认知也是不正确的。

建设档案的信息化目的在于对档案信息可以充分利用，并非单纯保存，正确开展信息化档案管理，最好的是运用原有的资源来提升其管理率，对档案资源开展分类并加大信息化方式的规范化。

档案管理信息化建设存在的问题与解决措施档案管理是一个组织内非常重要的工作，它涉及到了组织内部信息的整理、保管和利用。

随着信息化技术的不断发展，档案管理也在逐步向信息化方向发展。

信息化档案管理可以有效提高档案管理的效率和质量，但在实际建设过程中，也会面临一系列问题。

本文将探讨当前档案管理信息化建设存在的问题，以及解决措施。

一、问题分析1. 技术标准不统一在档案管理信息化建设过程中，由于涉及到的技术、设备、软件等繁多，往往存在着技术标准不统一的问题。

这种情况下，不同系统之间的数据交换和共享就会受到一定的限制，影响档案管理的整体效率。

2. 安全问题信息化档案管理涉及到大量的机密和重要信息，一旦遭到黑客攻击或泄露，将会给组织带来严重的损失。

信息化档案管理的安全性问题成为了影响其发展的一个主要因素。

3. 人员素质问题信息化档案管理需要专业的人员来进行系统建设、数据管理等工作，然而当前人员素质参差不齐，一些人员缺乏相关知识和技能，这将直接影响到信息化档案管理的效果和质量。

4. 成本问题信息化档案管理需要投入大量的资金用于系统购置、数据存储、人员培训等方面，对一些小型机构来说，这种成本很难承受。

成本问题成为了制约信息化档案管理发展的重要因素。

二、解决措施1. 统一技术标准在信息化档案管理建设过程中，应当加强各个部门之间的沟通和协调，制定统一的技术标准和规范，保证各个系统和软件之间的兼容性和互通性，从而提高信息化档案管理的整体效率。

2. 强化安全管理对于信息化档案管理中的重要数据和信息，应当建立完善的安全管理机制，包括数据加密、权限控制、防火墙等安全措施，加强对系统的监控和管理，确保信息的安全性和完整性。

3. 提高人员素质为了提高信息化档案管理工作的质量，需要加强对相关人员的培训和学习，提高其信息化管理意识和技能水平，也可通过引进专业人员和团队来提升整体素质。

4. 降低成本在信息化档案管理建设过程中，可以通过采用开源软件、云存储等技术手段，逐步降低系统建设和维护的成本。

2024年3月第27卷第5期中国管理信息化China Management InformationizationMar.,2024Vol.27,No.5档案信息化建设与档案管理的研究张梦娜（河北省廊坊水文勘测研究中心，河北　廊坊　065000）［摘 要］采用信息化手段进行档案管理已成为现代社会发展的必然趋势，是档案工作适应新形势、满足人民群众日益增长的精神文化需求的客观需要。

然而，我国目前档案管理信息化建设仍存在着许多问题，如：管理理念滞后、缺乏统一规划和统一部署、缺少必要的基础设施支撑、信息资源分散且利用率低、专业人才匮乏等。

基于此，本文重点探讨档案信息化建设与档案管理研究，从档案管理信息化概念入手，分析了当前档案信息化建设的必要性和可行性，并提出优化策略。

［关键词］档案信息化管理；建设路径；档案管理策略doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.05.050［中图分类号］G270.7；TP391 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2024）05-0166-040 引　言做好档案信息化建设是档案管理工作的一项重要内容，也是实现档案信息资源共享和服务社会发展的重要途径。

档案管理工作者必须要充分认识到这一问题，并采取切实有效的措施来提高其自身素质与水平，不断推进档案管理工作现代化进程，从多个角度、多个层面上加强对档案信息化建设工作的重视，从而为我国档案管理事业的进一步发展奠定良好基础。

1 档案信息化建设对档案管理的价值1.1 有利于增加档案信息储存量，提升档案管理水平当前，在档案信息化建设管理大背景下，档案管理部门能借助计算机网络技术实现对各类信息的收集、整理和保存，为社会各方面提供服务［1］。

同时，通过加强档案管理信息化建设能有效提升我国整体档案管理水平，实现对档案资源的开发、利用与共享。

一方面，有助于提高档案管理工作效率，另一方面，对于促进档案管理现代化发展具有重要的现实意义。

关于档案信息化建设与档案管理的思考1 档案信息化建设概述对于“档案信息化”这一概述有着广义和狭义之分。

从广义角度来看，档案信息化是指对社会中政治、经济、文化以及科技等的信息进行融合，并通过现代信息技术实现档案资源信息大数据的共享；从狭义角度来看，档案信息化是将实物档案信息资料进行整理形成电子化资料，这是将其数据化的过程，这也为广大查阅档案人员提供了极大的便利。

因此，档案信息化建设是与传统档案管理相对而言，它是利用信息技术对传统实物档案信息资料进行创新和升华，将档案资料的保存方式转为电子保存，这样一方面能够确保保存的长期性和便捷性，另一方面还能提高档案管理的效率，以便实现资源共享，大大节省了人力和物力。

2 当前档案管理存在的问题虽然信息化时代给人们带来了很大的便利，满足了人们的需求，但是目前在档案管理中还存在不少问题，主要存在档案信息化建设意识淡薄、档案管理缺乏规范、档案管理人员业务水平参差不齐以及每个单位档案管理部门缺乏统一四方面的问题。

1）档案信息化建设意识淡薄。

随着信息技术的推进，很多管理系统进入人们的视野，减轻了人们的工作负担。

但是在档案管理这一领域，很多档案管理人员对于档案的信息化建设的认知程度较低，他们还是更倾向于使用传统的档案管理方式，他们认为传统的档案管理方式能够满足档案管理工作的需求，同时不会投入太多有金钱和时间，从根本上没有激起相关工作人员对于档案信息化建设的重视。

2）档案管理缺乏规范。

在档案管理工作中也出现了很多不同的软件，但只有部分软件能够满足既定的管理需求，因此这就需要档案管理工作者制定统一的管理标准。

但在实际使用的过程中，档案管理标准混乱，导致档案管理效率降低，主要表现在以下几方面：第一，在档案信息化建设过程中缺乏完善的相关组织统一规划以及未制定科学而合理的管理标准，导致管理缺乏合理性，阻碍了管理工作的正常运行；第二，档案管理方式落后，没有从根本上对传统的管理方式进行革新，导致出现了管理方法与对外服务管理脱节的现象，扰乱了档案资源管理与其他对外服务信息管理的有效衔接。

档案管理信息化视角下的档案管理研究1. 引言1.1 研究背景随着社会的不断发展和进步，各类机构和企业产生的档案数量急剧增加，传统的手工管理方式已经无法满足档案管理的需要。

信息化技术的应用能够提高档案管理的效率和精度，减少人力成本，使得档案管理更加科学、规范和便捷。

加强对档案管理信息化的研究对于提高档案管理工作的质量和效率具有重要意义。

随着大数据、云计算、人工智能等新兴技术的不断涌现和应用，档案管理信息化领域也将面临新的挑战和发展机遇。

加强对档案管理信息化视角下的研究，有助于推动档案管理工作的现代化和智能化发展。

1.2 研究意义档案管理是一个重要的组织管理领域，随着信息化技术的不断发展，档案管理也在逐步向数字化、网络化方向发展。

信息化视角下的档案管理研究具有重要的意义：信息化技术的应用将极大地提高档案管理的效率和质量，减少了传统手工管理中的繁琐操作和人为错误，使得档案管理工作更加便捷和精准。

信息化档案管理可以实现档案资源的共享和利用，避免了因传统档案管理方式所带来的信息孤岛现象，促进了信息资源的整合和协同运用。

信息化视角下的档案管理研究能够促进档案管理与信息技术的深度融合，为档案管理工作提供更多的技术支持和解决方案，推动档案管理工作向智能化、自动化方向迈进。

信息化视角下的档案管理研究对于完善档案管理制度、提高档案管理水平、保障信息安全等方面具有重要的意义。

通过深入探讨和研究信息化档案管理，可以为档案管理工作的规范化、高效化和智能化提供有力支撑，有助于推动档案管理领域的不断发展和创新。

1.3 研究目的本研究旨在探讨档案管理信息化视角下的档案管理，深入了解档案管理在信息化背景下的发展现状和存在的问题。

通过研究档案管理的基本概念与特点，信息化视角下的档案管理模式以及信息化对档案管理的影响，旨在揭示信息化对档案管理的重要性和必要性。

通过分析档案管理信息化的关键问题，提出解决方案和建议，为档案管理信息化的实践提供参考和借鉴。

关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨摘要：档案管理信息化建设作为目前事业单位档案工作中的重点，随着档案管理模式转型的不断推进，提升信息化管理对事业单位档案工作的优化作用进一步明显。

与传统的事业单位档案管理方式相比较，这种新型的档案管理方式为事业单位的档案管理工作提供了更加便捷、高效的工作方式，同时也简化了档案的管理流程。

因此，事业单位档案管理人员应认识到档案管理信息化的必要性，并能够在此基础上创新档案管理意识。

关键词：档案管理；信息化；重要性1 引言随着社会经济的发展，网络信息化已经发展到各个领域中，人类进入一个信息化的时代。

信息化时代的到来意味着各行各业的发展离不开网络的辅助作用，信息化应用对工作效率的提高、生产力水平的提升也有很大的影响。

在信息化产物没有应用到事业单位的时候，事业单位的档案规整主要靠人工完成，对于文案工作量较大的事业单位，人工工作的效率和工作质量难以达到事业单位的需求，导致许多工作滞后，由于工作量的庞大，工作人员又是有限的，就导致工作的质量难以得到保障。

在信息化产物渗透到各行各业之后，不仅可以帮助事业单位更好的发展，也能够帮助事业单位节省工作时间，提高工作效率，工作人员可以在少量的时间内完成工作，并能保障工作的质量。

通过采用计算机对事业单位的档案加以管理，可以对档案进行网络收集，在管理的过程中，可以不受时间和空间的限制，这就打破了传统的依靠各部门或向上级汇报的方式。

在文档储存方面，通过电子文档储存档案各方面工作人员对资料的查询，也有利于对重要文档进行备份处理，以此来保护重要的数据资源，同时也有利于节约工作人员的查询时间，通过电子文档的关键字、索引进行编辑，可以实现档案的快捷查询。

由此可以看出，事业单位档案管理信息化已经成为计算机科技发展的必然趋势，在利用计算机管理事业单位的档案管理过程中，进行档案文件数字转化是信息管理的首要步骤。

2 事业单位档案信息化管理的特点2.1 档案存储环境优势传统的档案记载主要靠纸张记载，这种记载方式不能保障资料的长久保存。

做好机关档案管理工作的实践与探索随着社会的发展和进步，各种机关单位的活动和事务越来越庞大复杂，其所产生的档案资料也层出不穷。

这些档案资料记录了机关单位的各种活动和决策过程，对于机关单位来说，档案管理工作的重要性不言而喻。

好的档案管理工作可以帮助机关单位更好地管理和利用自身的资源，更好地服务于公众。

在实践中，做好机关档案管理工作需要依靠一系列的实践和探索。

下面，我们就来探讨一下如何做好机关档案管理工作的实践与探索。

一、确立档案管理的重要性为了做好机关的档案管理工作，必须要明确档案管理的重要性。

档案管理不仅是机关单位对自身历史和决策过程的重要记录，更是对机关单位活动的合法性和合规性的有力证明。

要做好档案管理工作，必须要将其置于重要的位置，并且得到机关领导的高度重视。

二、建立完善的档案管理体系建立完善的档案管理体系是做好档案管理工作的基础。

机关单位需要建立起科学合理的档案管理制度，明确档案的保管、利用、借阅和销毁等各项管理规定。

要建立起健全的档案管理组织机构和工作流程，明确各级档案管理单位的职责和权限，确保档案管理工作的有序进行。

还需要建立起档案管理的信息化系统，以提高管理效率和档案的安全性。

三、加强档案管理人员的培训和管理机关单位需要加强对档案管理人员的培训和管理，以提高他们的专业水平和工作能力。

培训包括对档案管理法律法规的学习和掌握，以及对档案管理工作流程和信息化系统的培训。

管理则包括对档案管理人员的日常监督和考核，以及对其工作绩效的评估和激励。

四、加强档案管理的保密和安全工作档案管理的保密和安全工作是至关重要的。

机关单位需要建立起严格的档案保密制度，对各类档案资料进行严格的管理和控制。

特别是涉及国家机密和个人隐私的档案资料，更需要做到严格保密。

为了保障档案的安全，还需要建立起完善的档案管理系统，并采取有效措施加强档案的防火、防盗和防损工作。

五、推动档案管理工作的信息化建设随着信息化技术的发展，机关档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。