白云校区学术报告厅使用申请表

xx校区礼堂、大学生活动中心、学术报告厅使用及管理规定
xx校区礼堂、大学生活动中心、学术报告厅是学校创建积极向上的校园文化、开展精神文明建设的重要阵地，是学校进行大型活动的重要场所。

为规范其使用和管理，更好地为学校的各类会议、讲座、文化活动提供服务，特制定以下管理办法。

一、使用范围：
1.礼堂：校级、院级400人以上的大型会议、讲座、各类文艺演出等大型活动。

2.大学生活动中心：校级、院级100~400人的讲座或文艺活动。

3.学术报告厅：校区组织的校级、院级200~300人的高规格会议、学术报告、知识讲座等活动。

二、使用办法：
1.xx校区礼堂、大学生活动中心、学术报告厅的使用遵循先申请后使用、谁使用谁负责的原则。

申请单位活动负责教师必须至少提前三天以书面形式向xx校区学工办提出申请，并填写“xx校区礼堂、大学生活动中心、学术报告厅使用申请表”（xx管委会主页表格下载栏下载），经学工办审批后，办理使用手续。

各单位不得派学生办理报批工作。

2.使用单位不得在礼堂、大学生活动中心、学术报告厅进行与书面申请不相符的活动，不得超过申请的使用时间，否则学工办有权停止其使用。

3.申请人如需悬挂宣传标语（标志）、海报或路线引导标志，应事先提出申请，经批准后于指定位置摆放，否则予以拆除。

4.原则上校区礼堂、大学生活动中心只安排正式活动，若确需进行彩排，必须由主办单位统筹安排，一般只安排一次彩排。

5.凡遇大型活动，保卫部门及相关部门均应积极配合做好安全保卫工作。

要安排保安人员加强巡视，确保活动顺利开展。

xx校区管委会学工办。

报告厅使用申请表一、申请单位申请单位名称：联系人姓名：联系电话：电子邮箱：单位地址：二、活动信息1. 活动名称：2. 活动日期：3. 活动时间：4. 预计活动参与人数：5. 活动主题：6. 活动内容：三、报告厅使用需求1. 报告厅选择：a. 主报告厅（容纳人数：500人）b. 副报告厅1（容纳人数：200人）c. 副报告厅2（容纳人数：150人）d. 副报告厅3（容纳人数：100人）e. 副报告厅4（容纳人数：80人）2. 报告厅布置需求：a. 舞台布置b. 报告台布置c. 声音设备d. 投影设备e. 灯光设备f. 椅子排列布置3. 使用时间：a. 上午时段：开始时间：结束时间：b. 下午时段：开始时间：结束时间：c. 全天时段：开始时间：结束时间：四、其他特殊需求1. 需要提供饮食服务（是/否）：若需要，具体需求：2. 需要提供停车位（是/否）：若需要，需要提供的车位数量：3. 允许使用报告厅附属设备（是/否）：若允许，具体需求：4. 其他特殊需求：五、保证和责任1. 申请单位保证遵守报告厅使用规定，妥善使用设备和设施。

2. 如有设备损坏，申请单位将承担修复/更换费用。

3. 如有意外事故，申请单位将承担相应的法律责任。

4. 申请单位保证遵守场地秩序，保持环境整洁。

六、申请单位授权本人/本单位代表同意上述报告厅使用申请的所有规定和责任，并将全权负责活动的安排和执行。

申请人签字：日期：注意事项：1. 报告厅使用申请在提交后，需经审批通过方可生效。

申请单位将收到相关通知。

2. 在提交申请表之前，请确保已详细阅读并理解相关使用规定。

3. 如有需要，申请单位可与报告厅使用管理部门联系，进行进一步咨询。

报告厅管理规定集团档案编码：[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]学术报告厅管理规定为加强我院学术报告厅的管理，保证其正常有序使用，本着“统管公用、资源共享”的原则，特制定本管理规定。

一、使用范围1、院、系(处)大型会议。

2、学术报告、专题讲座。

3、知识竞赛及各类宣传教育活动。

4、文艺活动、比赛及汇演。

二、使用原则1、统管公用、资源共享。

2、报告厅的使用坚持“谁使用谁负责”的原则。

3、时间冲突时，按照配当安排优先于临时申请；均是临时申请，按申请时间先后顺序；学院临时大型活动与其他处系计划活动冲突，按学院活动优先的原则。

4、报告厅原则上不允许外单位租用或个人借用。

三、管理职责1、学生处负责学院学术报告厅的统筹安排及日常管理工作。

2、总务处负责学术报告厅的设施、设备的维护工作。

3、具体使用部门负责场地的布置、现场的组织、管理及安全工作。

4、安全保卫处应协同举办部门做好安全保卫工作。

四、使用程序1、各处、系、部使用报告厅，需提前两星期填写《学术报告厅使用申请表》报学生处，由学生处统一协调、安排。

2、临时使用报告厅的部门，需提前三天填写《学术报告厅使用申请表》，由部门负责人说明情况，经分管院领导签字同意后方可使用。

3、报告厅在使用前与使用后分别由使用部门与学生处办理使用交接登记手续，共同检查、验收设备及座椅等相关室内设施的使用情况，对使用后有设施、设备损坏现象的部门，落实责任。

五、报告厅使用要求1、未经批准严禁在报告厅内张贴标语或移动报告厅内的设备及设施。

2、不得随便出入灯控、音响室及录播室。

3、报告厅内话筒在使用前均已处于开启状态，不得再出现吹、拍话筒或乱动话筒开关的行为。

4、报告厅内窗帘及舞台上幕布不能随便拉动。

5、不得从舞台前沿上下。

6、原则上不安排在报告厅内彩排。

7、报告厅内不得燃放鞭炮，禁止吃零食或口香糖，禁止吸烟。

8、爱护公物，不得在桌面、墙面上乱涂乱画。

9、做好报告厅卫生保洁和维护工作，禁止随地吐痰、丢弃杂物。

会议室使用登记表使用时间会议室会议主题使用设施经办人联系电话导师/负责人签字____年__月__日上/下/晚___—___ □会议系统□投影设备姓名证件号会议室使用注意事项：1.C306会议室属实验室及学院重要的会议接待场所，主要用于召开重要会议和重要接待；A308报告厅属实验室与学院重要学术活动和会议场所，主要用于院级学术交流活动与大型会议，会议室和报告厅原则上不做他用。

2.会议室和报告厅由材料成形与模具技术国家重点实验室统一管理调配，任何单位和个人，未经批准，不得擅自使用。

3.如需使用投影仪、音响、话筒等设备，请提前在工作时间试机并严格按照会议室内张贴的使用流程操作。

4.使用人员要遵守有关管理规定，爱护公共财物，保持环境清洁，损坏财物照价赔偿。

5.会议室使用完后应清理垃圾、关闭电源、门窗并及时归还会议室钥匙。

6.为维护会议室、和报告厅的正常使用，凡出现使用后未及时整理以至影响下次使用或未经允许擅自使用会议室的个人和团队，实验室拒绝其再次申请使用；凡造成设备损坏、遗失的，按实验室有关规定进行赔偿和处理。

我就在旁边静静地呆着，不言不语，生怕惊扰这静谧的美好，惟愿时光驻留，变成永恒回忆；惟愿几十年后，两鬓斑白的我们仍然携手坐在阳台上，不谈悲喜，只闻花香。

携手的日子总是温暖多过于寒冷，欢笑多过于失意，此时此刻，感恩日子的温润让自己满足。

一个人的独立，两个人的扶持，让光阴有滋有味，富有弹性。

时光清浅，流年素淡，携挽着光阴同行，缠绕着故事与共。

酸甜苦辣和油盐酱醋茶的生活让日子交织着烟火味，感受生活的踏实和柔韧。

时光如梦，梦里梦外总是有许多憧憬美好，执着这份美好，烟火的生活在平淡中闻到花香，茶香和米香。

静坐时光，把喧嚣关在窗外，悠然恬淡。

一缕缕柔风也会温润流年，一轮明月也会涌出丝丝柔情。

岁月静好，与君语；细水长流，与君同；时光如水，与君老。

相伴的时光，简单微笑着，从容平淡着。

如若真心，那份灵犀，那份执意，那份默契，让一切俗世纷扰，也过得惬意悠然。

标题：使用会议室申请书尊敬的[贵单位负责人姓名]：您好！我代表[申请单位名称]，向您提交我们的会议室使用申请。

我们计划在[会议日期]举行一次重要的[会议主题]，为确保会议的顺利进行，我们需要借用贵单位的会议室。

现将有关情况说明如下：一、会议背景与目的[简要介绍会议的背景和目的，例如：本次会议由我单位主办，旨在讨论[讨论主题]，促进[促进事项]，提升[提升内容]等。

]二、会议时间与地点1. 会议时间：[会议日期] [会议开始时间]至[会议结束时间]。

2. 会议地点：贵单位会议室[会议室名称]。

三、会议规模与参会人员1. 会议规模：[会议预计参会人数]，其中包含[参会人员类别1]、[参会人员类别2]等。

2. 参会人员：[列出部分参会人员名单或职务]，均是我单位的重要成员或专家。

四、会议内容与议程1. 会议内容：[简要介绍会议的主要内容，例如：研讨会、培训、座谈会等]。

2. 会议议程：[列出会议的主要议程或环节，例如：开幕式、主题演讲、互动讨论、闭幕式等]。

五、会议室需求与设施要求1. 会议室需求：[列出会议室的需求，例如：容纳[人数]人、配备投影仪、音响设备、白板等]。

2. 设施要求：[列出对会议室设施的要求，例如：网络接入、茶水供应、空调调节等]。

六、会议筹备与组织1. 我们将提前安排会议日程，确保会议的有序进行。

2. 我们将提前准备会议资料，提供给参会人员。

3. 我们将负责会议期间的现场布置与协调。

七、会议费用与赔偿1. 我们将承担会议期间的场地租赁费用。

2. 我们将负责会议期间的所有费用，包括但不限于茶水、设备租赁等。

3. 若因我们的原因导致会议室损坏，我们将承担相应的赔偿责任。

八、会议的宣传与报道1. 我们将提前向参会人员发送会议通知，确保他们按时参加。

2. 我们将邀请媒体进行会议报道，扩大会议的影响力。

3. 我们将在会议结束后向参会人员发送会议总结报告。

我们希望贵单位能够支持我们的会议申请，我们将尽全力确保会议的顺利进行，并为贵单位带来最小的打扰。