万科物业部门发文管理办法

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1.目的
规范公司和各部门发文。

2.范围
适用于公司及各部门发文的管理。

3.职责
3.1 总经理办公室负责公司的收发文件管理。

3.2 各部门负责本部门的收发文件管理。

4.方法和过程控制
4.1 文件的分类
4.1.1公司内部管理文件
A.公司内部发文:以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划、总结等文件。

B.职能部门发文:以职能部门名义发出的通知通报、会议纪要、计划、总结、报告、岗位职责和组织架构等。

C.业务部门发文:以业务部门名义发出的组织架构、岗位职责、通知通报、人事任免、会议纪要、报告、计划、总结、以及对业主和发展商发文等。

4.1.2 公司对外往来文件:以公司名义与政府部门、上级公司、小区业主、相关业务单位及其它单位往来文件等。

4.2 文件的编制
4.2.1 各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行,行文规范。

4.2.2 公司内部发文(含职能部门联合发文)编码规则为:万物发字[年度]序号。

4.2.3 职能部门发文编码规则为:总经理办公室——VKPD(总办)[年
—VKPD(经字)[年度]序号,财务管理部——VKPD(财字)[年度]序号。

4.2.4业务部门发文(含项目组及临时成立的工作小组发文)编码规则为:VKPD(部门简称)[年度]序号。

(部门简称如:桃源)
4.2.5所有以公司名义的对外发文(不含对客户、业主或住户)都必须由公司总经理秘书统一编号,并加盖公章。

编码方式为:深万物发[年度]序号。

对政府部门发文需使用红头文件纸打印。

4.2.6 除4.1规定以外的其它临时性文件等可不用编号。

4.3文件格式
4.3.1红头文件格式
编号(黑体、四号)
文件名称(黑体、三号)
文件内容:宋体、四号
深圳市万科物业发展有限公司
年月日
第页共页(宋体小五号)
备注:对内发文须加上总经理签署。

如文件超过一页,须标明文件的页码。

4.3.2日常管理文件:
文件名称(黑体、三号)
文件编号(黑体、小四号)
文件正文(宋体、四号)
深圳市万科物业发展有限公司
部门名称
年月日
第页共页(宋体小五号)
备注:对内发文须加上部门经理签署。

如文件超过一页,须在页脚标明文件的页码。

4.4文件的保管、查(借)和保密按《文件控制程序》的有关规定执行。

5.相关文件
VKPD4.0-01 《文件控制程序》。