电子文件归档与管理规范资料

电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。

随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。

因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。

一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。

归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。

《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。

二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。

《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。

三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。

1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。

电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。

一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。

(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。

(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。

二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。

电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。

(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。

4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。

然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。

本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。

一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。

电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。

以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。

传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。

2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。

例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。

3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。

对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。

二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。

该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。

以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。

例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。

2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。

例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。

3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。

例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。

三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。

电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。

电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。

为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。

本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。

一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。

可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。

同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。

2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。

另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。

3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。

可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。

二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。

同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。

2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。

可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。

同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。

3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。

销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。

对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。

三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。

4-电子文件归档与整理规范1 总则1.1 为了规范工程归档文件电子版本的制作，提高工程档案的信息化水平，根据《全国档案信息化建设实施纲要》(国档发[2002] 8 号)的要求，以及大唐集团和大唐国际对工程文件电子版本制作的规定，特制定本规范。

1.2 本规范合用于彭水水电站工程归档文件电子版本的制作。

设备文件的电子版制作也参照本标准。

2 释义2.1“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。

2.2 文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。

本标准中所指的文件路径是绝对路径。

(简称：路径)2.3 纸质目录：即最终以纸质形式存在并发挥作用的目录，分为档案移交目录和卷内目录。

2.4 纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD 表格，其内容和纸质目录内容彻底一样。

2.5 电子目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。

电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每一个单元格为一个字段，每一个字段反映案卷(文件)的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷(文件)的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。

电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。

3 电子文件的归档范围按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。

4 电子文件的制作4.1 凡是内容含手写文字或者加盖公章的工程文件，其电子文件均要求为扫描件。

采用电子签章的电子文件，若被写保护或者进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。

4.2 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不扫描。

4.3 电子文件必须具有较高的清晰度，扫描的分辨率不得低于 200dpi；除大于 A3 幅面的图纸以外，电子文件均要求彩色扫描。

4.4 电子文件(竣工图除外)，以“件”为单位制作成 pdf 格式；竣工图和工程照片以“张”为单位制作成 jpg 格式。

电子文件归档与电子档案管理规范随着信息化的发展，电子文件归档对于企业和机构的信息管理变得越来越重要。

电子档案管理规范是电子文件归档的重要组成部分，对于保障企业信息的完整性、真实性和安全性具有非常重要的意义。

本文将结合实际情况，介绍电子档案管理规范的重要性和相关的注意事项。

一、电子档案管理规范的重要性1.保障电子文件的安全性随着企业信息化水平的不断提高，电子文件的数量也在不断增加。

如果没有良好的电子档案管理规范，电子文件将面临诸如病毒攻击、干扰、损毁等安全问题。

针对这些安全隐患，电子档案管理规范应该包括防病毒、安全备份、权限控制、安全传输等方面的规定。

2.提高信息的准确性和一致性电子文件管理的一个重要问题是如何确保信息的准确性和一致性。

例如，同一份文档在不同时间点，可能会出现不同的版本，如果没有良好的电子档案管理规范，这些版本很容易混淆，并且难以进行追溯。

为了保障信息的准确性和一致性，电子档案管理规范应该涉及文档版本控制、文档流程管理、审批流程设计等方面的问题。

3.提高信息的可读性和可用性电子文件中存储的信息，包括文字、图像、音频等多种形式。

不同的信息形式，需要不同的工具才能进行读取和使用。

良好的电子档案管理规范，可以确保文件的可读性和可用性。

例如，对于电子文档而言，应该建立标准化的文档格式，使得文档在任何终端上都可以正常打开和阅读。

4.实现便捷的查询和检索对于大型机构和企业而言，电子文件的数量非常庞大。

为了方便管理和查询，电子档案管理规范应该涉及文档索引设计、关键字标签、全文检索等方面的问题，使得查询和检索变得更加便捷和高效。

二、电子档案管理规范的注意事项1.建立良好的电子档案管理制度企业应该建立健全的电子档案管理制度，规范电子文件的创作、管理、存储和维护流程。

制度应涵盖电子文件的分类、归档、备份、迁移、销毁等方面。

2.制定文档格式标准企业应该制定统一的文档格式标准，使得不同类型的文件可以通过相同的标准进行生成和处理。

电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。

2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。

3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。

4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。

6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。

7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。

9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。

10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。

11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。

12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。

13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。

电子文件归档与电子档案管理制度第一章引言
1.1 系统背景
1.2 目的和范围
1.3 定义和缩写
第二章电子文件归档管理
2.1 电子文件归档的定义和原则
2.2 电子文件归档的过程和流程
2.3 电子文件归档的责任和权限
第三章电子档案管理
3.1 电子档案管理的定义和原则
3.2 电子档案管理的分类和等级
3.3 电子档案管理的流程和要求
3.4 电子档案的安全性和保密性要求
第四章电子档案管理系统
4.1 档案管理系统的建设和使用
4.2 电子档案的检索和调取
4.3 档案管理系统的维护和更新
第五章附件
5.2 电子档案管理流程图
5.3 档案管理系统用户手册
附件：
附件二：电子档案管理流程图
附件三：档案管理系统用户手册
本文档所涉及的法律名词及注释：
1. 电子文件：指以电子方式、传递、存储和处理的文件。

2. 归档：将电子文件按照一定的规则和流程存储到指定位置，以备后续的检索和使用。

3. 档案：指组织机构或个人在工作、活动中形成或接收的各类电子文件的集合体。

4. 档案管理：对档案的组织、管理、利用和保护等活动的全过程。

5. 电子档案管理系统：通过计算机技术实现对电子档案的管理和维护的系统。

电子文件归档与管理规范(GB/T 18894-2002)1范围本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、捕获、积累、归档、保管、利用的基本方法与要求。

本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关与社会团体、企事业单位，其他社会组织可参照执行。

各级党政机关与社会团体，应依据本规范对本单位形成的具有保存价值的电子文件进行及时捕获、归档、分类、鉴定、利用、统计与科学有效的管理。

各级国家档案馆应依据本规范对接收进馆的归档电子文件，以及馆藏档案数字化资源进行备份、管理与长期保存。

2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则（Specification for the structure of electronic official document based on XML—Part:1 General principles）GB/T 19667.2-2005 基于XML的电子公文格式规范第2部分:公文体GB/T 20916-2007 中文办公软件文档格式规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DB/T 380-2002 江西省归档文件整理规则中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日中华人民共和国电子签名法ISO 15489 Information and documentation—Records management （信息与文献——文件管理）ISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: Principles（信息与文献——文件管理——元数据原则）ISO 14721 Open archives information system (OAIS,开放档案信息系统)W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)ISO/IEC 26300 :2006 INFORMATION TECHNOLOGY - OPEN DOCUMENT FORMAT FOR OFFICE APPLICATIONS (OPENDOCUMENT) V1.0 （信息技术—办公应用程序开放文档格式）ISO 19005-1 :2005 DOCUMENT MANAGEMENT - ELECTRONIC DOCUMENT FILE FORMAT FOR LONG-TERM PRESERVATION - PART 1: USE OF PDF 1.4 (PDF/A-1)（文件管理—电子文件长期保存格式—第一部分：PDF的使用）《电子文件管理指南》，国际档案理事会电子文件管理委员会,19973术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。