文件归档管理方案计划规定

文件归档管理制度•相关推荐文件归档管理制度（通用6篇）在现在社会，接触到制度的地方越来越多，好的制度可使各项工作按计划按要求达到预计目标。

那么拟定制度真的很难吗？下面是小编为大家收集的文件归档管理制度（通用6篇），希望对大家有所帮助。

文件归档管理制度1第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。

按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。

具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

第三条公文的签收1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。

在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口，对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

第四条公文的编号保管办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。

第五条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。

建筑公司文件归档管理制度建筑项目的成功与否很大程度上取决于信息的准确性和及时性。

因此，建立一套科学、规范的文件归档管理制度对于建筑公司来说至关重要。

这样的制度应当包括文件的创建、接收、存储、检索和销毁等各个环节，以确保每一份文件都能在其生命周期内得到妥善管理。

建筑公司在制定文件归档管理制度时，需要明确文件分类的标准。

通常，文件可以分为技术文件、合同文件、会议记录、日常通信等几大类。

每一类文件都应有明确的归档要求和存储期限。

例如，技术文件可能包括设计图纸、施工方案等，这些文件通常需要长期保存以备未来参考；而日常通信类文件，如内部通知、会议纪要等，可能只需要短期保存。

文件的创建和接收环节也需要规范化。

建筑公司应要求员工在创建文件时使用统一的格式和编码系统，以便于未来的检索和管理。

同时，接收到的文件也应立即进行登记，并按照分类标准归档到相应的位置。

在文件存储方面，建筑公司应采用电子和纸质两种方式来确保文件的安全。

电子文件应存储在安全的服务器上，并定期备份以防数据丢失。

纸质文件则应存放在防潮、防火的专用档案室内，并有专人负责管理。

检索和使用文件是文件归档管理制度中的另一个重要环节。

建筑公司应建立一个高效的索引系统，使得员工能够快速找到所需的文件。

同时，为了保护文件的完整性和安全性，公司还应规定只有授权人员才能访问特定的文件。

文件的销毁也不容忽视。

当文件达到保存期限或不再具有使用价值时，应按照国家法律法规和公司内部规定进行销毁。

这一过程应有详细的记录，并有相关部门监督执行。

一个完善的文件归档管理制度对于提高建筑公司的运营效率和保障信息安全至关重要。

通过上述的范本，建筑公司可以根据自身的实际情况，制定出适合自己的文件管理流程，从而在激烈的市场竞争中保持优势。

本文资料整理与归档工作计划三篇《篇一》随着公司业务的不断发展和壮大，本文资料的管理工作变得越来越重要。

为了提高工作效率，确保本文资料的完整性和可追溯性，我制定了这份本文资料整理与归档工作计划。

本计划将详细阐述工作内容、工作规划、工作设想、工作计划、工作要点、工作方案、工作安排，并对重点事项进行突出强调。

1.本文资料的整理：对现有的本文资料进行分类、整理、筛选，确保资料的完整性和准确性。

2.本文资料的归档：将整理好的本文资料按照规定的分类和命名规则进行归档，便于查找和追溯。

3.本文资料的管理：制定本文资料的管理制度，包括资料的借阅、复制、销毁等，确保资料的安全性和保密性。

4.本文资料的更新：定期对本文资料进行更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。

5.第一阶段：对现有的本文资料进行全面的整理和归档，预计耗时1个月。

6.第二阶段：制定本文资料管理制度，并对员工进行培训，预计耗时1个月。

7.第三阶段：定期更新本文资料，并进行检查和维护，预计耗时2个月。

8.建立一个本文资料管理系统，实现资料的电子化、网络化，提高工作效率。

9.设立专门的本文资料管理岗位，负责资料的整理、归档、更新等工作。

10.建立本文资料的索引体系，便于快速查找和追溯。

11.每周五对现有的本文资料进行整理和归档。

12.每月末对本文资料进行一次全面检查，确保资料的完整性和准确性。

13.每季度对本文资料进行一次更新，删除过时、无效的资料，增加新的、有用的资料。

14.资料的整理和归档要严格按照规定的分类和命名规则进行，确保资料的有序性和可追溯性。

15.加强本文资料的保密工作，防止资料的泄露和丢失。

16.定期对本文资料进行检查和维护，确保系统的稳定性和可靠性。

17.整理和归档工作：每人每周五负责整理和归档自己负责的本文资料。

18.管理制度制定：由专门的本文资料管理岗位负责制定和更新本文资料管理制度。

19.索引体系建立：由本文资料管理岗位和相关部门共同参与建立本文资料的索引体系。

公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。

为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。

例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。

制度中应详细规定文档的归档流程。

从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。

比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。

对于电子文档的管理同样不可忽视。

随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。

因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。

确保电子文档的安全性和可追溯性。

为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。

同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。

在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。

制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。

并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。

随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。

因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。

工程文件资料归档管理制度第一章绪论第一节前言为了规范工程文件资料的管理流程，提高工程项目管理的效率和质量，确保工程项目正常运行和维护，特制定本制度。

第二节目的本制度的目的是规范和规范工程文件资料的存储、归档和管理，保证工程项目的文件资料能够及时、方便、安全地查阅和使用。

第三节适用范围本制度适用于各类工程项目的文件资料管理，包括设计文件、施工文件、验收文件、运行维护文件等。

适用于工程管理部门、设计单位、施工单位、监理单位等相关部门的文件资料管理。

第二章文件资料归档管理的基本原则第四节法律法规的指导原则1. 遵守国家有关法律法规和政策规定，不得违反国家法律法规；2. 遵循工程项目合同及相关方约定，确保工程项目文件资料的合法性和完整性。

第五节经济原则1. 根据管理需要，合理设定文件资料存储和归档标准，不追求过高的归档标准；2. 确保文件资料的存储、归档和管理成本最低。

第六节科学原则1. 严格遵守文件资料的存储、归档和管理流程，确保文件资料的完整性和可用性；2. 利用现代信息技术手段，提高文件资料管理的效率和质量。

第七节安全原则1. 采取必要的措施保护文件资料的安全性，防止文件资料被篡改或丢失；2. 严格控制文件资料的访问权限，确保文件资料的保密性。

第三章文件资料的归档管理流程第八节文件资料的分类1. 工程文件按不同阶段和部门进行分类，如设计文件、施工文件、验收文件、运行维护文件等；2. 每类文件按项目名称、文件类型、文件编号等进行细分分类。

第九节文件资料的存储1. 文件资料应存储在防潮、防火、防盗的环境中，确保文件资料的安全性；2. 文件资料应按照一定顺序、系统地存放，方便查阅和使用。

第十节文件资料的索引1. 每份文件资料都应编制清晰的索引表，包括文件名称、文件编号、存放位置、文档版本等信息；2. 确保索引表的准确性和完整性，以便快速定位文件资料。

第十一节文件资料的归档和整理1. 根据文件资料的存储标准和索引表的要求，进行文件资料的归档和整理；2. 定期对文件资料进行整理，清点文件数量和状态，及时补充遗漏的文件资料。

档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。

第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。

第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。

（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。

（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。

（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。

（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。

（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。

- 1 -（1）正文、附件为一件。

（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。

（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。

（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。

（7）转发文与被转发文一件。

（8）简报、周报等材料一期为一件。

（9）原件与复印件为一件。

（10）正本与翻译本为一件。

（11）中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。

（2）正本在前，定稿在后。

（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。

（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。

（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。

（6）转发文在前，被转发文在后。

（7）原件在前，复印件在后。

公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。

二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。

三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。

2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。

3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。

四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。

2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。

3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。

4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。

五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。

2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。

3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。

4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。

5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。

六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。

2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。

3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。

4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。

七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。

2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。

以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。

档案三定方案1. 引言档案管理是一个组织或机构中非常重要的部分，对于保留和管理组织重要信息的记录具有关键意义。

为了有效地保护和利用档案，制定一套合适的档案三定方案是至关重要的。

2. 三定方案的概念和目标2.1 概念档案三定方案是指为组织内的各类档案制定确切的定期归档、定期销毁和定期整理方案的过程。

2.2 目标•确保及时归档：将重要的文件及时归档，以便将来查找和使用。

•控制档案数量：通过定期销毁无用文件，减少档案存储的空间和成本。

•组织档案：通过定期整理档案，使其能够快速、高效地被查询和使用。

3. 档案三定方案的步骤3.1 第一步：定期归档首先，确定需要归档的文件类型和归档频率。

根据文件的重要性和使用频率，将文件分为不同的归档级别，如A级、B级和C级。

•A级文件：包含组织的核心业务活动和重要决策的文件，应每月归档。

•B级文件：包含组织的日常工作和项目文件，应每季度归档。

•C级文件：包含较少使用的文件，应每年归档。

其次，确定归档文件的存储地点和形式。

可以选择使用电子文档管理系统或传统的纸质档案进行存储。

最后，建立一个归档计划，规定明确的归档责任人，并确保按时归档。

3.2 第二步：定期销毁为了控制档案数量，需要定期销毁一些无用的文件。

首先，确定销毁的文件类型和销毁标准。

一般来说，无用文件可以分为两类：•临时文件：包括草稿、备份等。

应根据需要定期清理，例如每周或每月。

•过时文件：包括已经过期或不再需要的文件，可以根据规定的保留期限进行处理。

其次，确定销毁的方式。

可以选择物理销毁（如粉碎或焚烧）或电子销毁（如软件擦除）。

最后，制定销毁计划，并确保按照规定的周期和方式进行销毁。

3.3 第三步：定期整理为了方便档案的查询和利用，需要定期对档案进行整理。

首先，确定整理的频率和方式。

一般来说，可以根据使用情况每季度或半年进行整理。

其次，建立档案索引和目录，以便快速定位文件。

最后，对档案进行分类和排序，并按照一定的规则对档案进行编号和标记。

内勤文件归档方案背景在企业内部，不可避免地会出现大量的文件资料，这些资料的管理对于企业运营来说是至关重要的事情。

同时，随着企业发展，文件的数量和种类也会不断增加。

如果不合理地管理这些文件，将会带来多种问题，如文件混乱、查找困难、借阅失误等，这些问题的解决需要一种合理的文件归档方案。

方案归档标准为了便于文件的管理与查找，我们公司建议在内部进行文件归档。

为了使归档管理更加规范，我们制定了以下归档标准：1.按照业务部门进行分类存储，即将同一部门的文件放在同一柜子（或同一区域）存放。

2.文件资料须按照时间序列存放，时间先后顺序一定要明确。

3.为了便于查找，每一个文件须加“文件名称、序号、保存年份”等基本信息。

4.在文件管理前，必须先统一编号、统一命名。

这些归档标准将带来许多好处，如便于查找、统计、借阅等。

归档流程为了落实上述归档标准，我公司制定了以下归档流程：1.管理员每月初将上个月的文件进行编号，建立档案薄，编号规则为“业务部门+年份+3位顺序号”，例如“销售部2019-001”。

2.将打印出来的编号贴在文件正面或正面附近，用黑色笔写上“文件名称、日期、份数、页数”。

每页文件都要写上，“文件名称”一栏中应当简明扼要地注明文件的内容，达到一目知晓的效果。

3.文件归档统一存放，细分到业务部门并做好好标记。

文件资料必须按照统一编号和时间序列存放，每一年文件的归档会按照一次标准进行调整并购买新的存储空间。

4.如果需要借阅文件，必须向管理员登记，标注文号、文件名称、借阅人及使用时间，借阅时间不得超过一个月。

这些流程将会大大提高文件管理的效率、规范性和准确性，有效降低企业的运营成本。

总结制定一份合理完善的文件归档方案，将可以大大提高企业内部文件的管理效率，降低人工成本和物料成本，便于查找、借阅、归档等操作。

但这些并不是一蹴而就的，需要企业全员的共同配合、落实和执行。

文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。

第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。

第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。

文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。

第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。

第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。

各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。

第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。

第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。

第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。

第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。

第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。

文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。

第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。

第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。

第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。