秘书考试(四级)笔记：会议管理——案例分析(一)

⼀、拟订会议议程、⽇程（⼀）会议议程和会议⽇程的内容及作⽤1、会议议程的内容会议议程是为完成议题⽽做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的⼤致安排，会议主持⼈要根据议程主持会议。

会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议⽇程显⽰出来。

⼤中型会议的议程⼀般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；⼤会发⾔；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议⽇程的内容会议⽇程就是根据议程逐⽇做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个⼈时间的依据。

3、会议议程和⽇程的作⽤通过了解会议议程和⽇程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。

会议议程更是⼀个沟通的平台，⼀个⾼效的市场管理⼯具。

（⼆）会议议程的制定程序1、明确⽬标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每⼀项议程4、决定会议讨论形式（三）会议⽇程的编制⽅法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有⽆对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的⼈员、⽇期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明⼀些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在⼀起，这样既便于讨论，也便于有关列席⼈员到会和退席。

5、保密性较强的议题，⼀般放在后⾯。

⼆、提供会议地点的备选⽅案（⼀）会议地点选择的要求1、交通便利。

2、会场的⼤⼩应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界⼲扰。

5、选择会议地点应考虑有⽆停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（⼆）会议场地选择的⼯作程序1、会议的⽬的与形态2、实质上的需要、与会者的期望3、列出选择会议场地需求的⼯作清单，确定会议场地4、对会议地点进⾏确认5、签订书⾯合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、会见能作决策的⼈，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，⼀定要在酒店建议的⽇期去参观。

秘书资格会议管理分析会议是组织中常见的重要活动之一，它承载着信息传递、决策制定、团队建设等多种功能。

而作为一名优秀的秘书，会议管理是其职责范围之一，有效的会议管理能够提高会议效率和质量，提升团队协作能力。

本篇文章将从会议前准备、会议进行和会议后总结三个方面进行分析，探讨如何在秘书资格中进行有效的会议管理。

首先是会议前准备。

在会议前，秘书需要进行各项准备工作，以确保会议能够按计划进行。

首先要确定会议目的和议题，并制定会议流程和议程。

会议目的明确，议题明确的会议更容易引起参会人的兴趣和关注，提高会议的效果。

会议流程和议程的制定则是为了保证会议的有序进行。

秘书需根据会议目的和议题安排议程内容，确定每个议题的时间安排和讨论顺序。

同时，秘书还需要及时向与会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、参加人员等信息，以方便与会人员合理安排时间和做好准备。

其次是会议进行。

在会议进行中，秘书起到了组织和协调的作用。

首先，秘书需要掌握好时间管理，确保会议按照预定时间进行。

在会议开始之前，秘书应当提前到会场布置会议室，并核实会议设备的正常运转。

同时，秘书还要确保与会人员的到场率，并记录与会人员的签到情况。

在会议进行过程中，秘书要注意及时记录会议内容和决策结果。

这些记录有助于会议的回顾和跟进工作。

另外，秘书还要注意会议氛围的营造和维护。

秘书应当确保会议的秩序，引导与会人员发表自己的观点，并及时对与会人员提出的问题进行解答或者转交相关负责人处理。

秘书的协调和沟通能力在会议中也得到了充分的发挥。

最后是会议后的总结。

会议结束之后，秘书要及时总结会议内容和决策结果，并将其通知到与会人员。

此外，秘书还要根据会议前设定的任务及时跟进，确保各项决策的执行。

在总结会议的同时，秘书还要对会议过程中的不足之处进行反思，以提升自身的会议组织和管理能力。

同时，秘书需要将会议记录保存好，以备将来查阅使用。

从以上分析可见，秘书在会议管理中扮演着重要的角色。

秘书考试会议管理（学生资料）第一篇：秘书考试会议管理(学生资料)会议管理（中级）复习要点第一节会议的涵义是指有组织有领导地商议事情的集会。

会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。

工作人员等）会议组织、会议主题等。

第二节会议组织工作基本程序会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。

一、会前工作充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。

一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容：（一）拟订会议计划（二）制定会议预案会议预案中应明确下列内容：1、会议名称2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。

（1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。

在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。

（2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。

（3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。

（4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。

会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。

一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高4．出席人员。

这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。

5．会议工作班子及其职责分工。

在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。

2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。

3）组织组，负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。

4）宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。

（5）后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。

案例分析案例⼀某家⼤型⼴告公司为了庆祝公司成⽴⼗周年，计划届时举办⼀个庆祝⼤会及⼤型招待会，邀请上级部门领导和各⽅客户出席。

并为此临时成⽴了⼀个筹备⼩组，公司办公室章主任是筹备⼩组的负责⼈。

章主任⾸先作出了⼤会的议程安排，并对接待的各个环节进⾏分析，把接待⼈员分成如下⼏组：签到组、贵宾接待组、⼀般来宾接待组、确定接待⼈数。

然后聘请专业的礼仪教师来对公司所有计划参与接待的⼈员进⾏分组培训。

最终这次活动举办得很成功。

点评：举办⼤型活动，礼仪接待是很重要的⼯作。

⼀定要有计划，有明确的组织分⼯。

实现的培训也是必要的。

因为公司员⼯对于专门的接待礼仪不⼀定都熟悉。

案例⼆⼀次某公司秘书李默代表他的上司去机场迎接外地⼀家公司的考察团。

见⾯之后，李默安排对⽅代表团团长坐在⼩轿车的右后座，可是团长不⼲，他⾃⼰拉开前⾯的车门，做到了司机的⾝边。

李默觉得很为难。

按照礼节的规矩，领导应该坐在⼩轿车的右后座，那个座位既⽅便上下车，⼜⽐较安全。

可是让客⼈再站起来挪到后⾯也似乎不合适。

点评：确实有些⼈喜欢坐在前排副驾驶座，遇到这样的情况，秘书可以灵活处理，不必⾮让客⼈挪动，只需提醒客⼈系上安全带即可。

提醒司机要加倍⼩⼼，掌握好速度，不可太快。

案例三作家张洁在她的长篇⼩说《只有⼀个太阳》中，描写了我国⼀个代表团在出国访问时的种种让⼈哭笑不得的⾔⾏举⽌，其中⼀段写邀请国的⼀个科学院院长在他祖传的古堡⾥请客，不学⽆术的代表团团长、副团长以及秘书因为没有丝毫⽂化修养，丢尽⼈格⽽不⾃知。

点评：作家批评我们某些国民的⽆知以及修养上的粗俗，说明有些⼈在交往中缺少对⼈的尊重与⾃尊。

从根本上说，讲究各种礼节的⽬的是为了让每个⼈都得到尊敬，让每个参与者都感到愉快。

案例四某公司秘书赵倩陪同来访客⼈观看⽂艺节⽬的时候，没有关闭⾃⼰的⼿机，她只是把⼿机调到“振动”模式，她怕上司有急事找她。

结果演出中真的来了两次电话。

赵倩赶快接通电话，她尽量⽤⼩声说话。

秘书资格四级专业能力（中级）模拟试题及答案解析（4）(1/2)案例分析第1题请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出15处正误点)。

情景一宏远公司，墙壁上的挂钟显示的时间是上午7：50，钟苗身着西服套装走进办公室，拉开窗帘，推开玻璃窗，擦拭办公桌，然后打开电脑。

办公桌上的文件摆放得很整齐，电脑旁的拐角低柜上放着打印机，背向窗户。

钟苗：“系统界面怎么换了?今天的工作日志在哪儿呢?”钟苗正查找着，电话铃响了。

钟苗：“你好，宏远公司。

”对方：“钟秘书，我是王总，Ml新产品发布会的策划方案准备得怎么样了?”钟苗：“差不多了。

”对方：“一会儿拿来给我看看。

”钟苗：“好的，王总。

”放下电话。

“这可麻烦了，先这样吧，让王总看完我再改。

”钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆，再匆匆忙忙把打印好的策划方案用订书机订上，一遍不行，又订一遍。

情景二宏远公司王总办公室，钟苗敲门。

王总：“请进。

”钟苗走进办公室：“王总，这是您要我做的策划方案，请您过目。

”“我看一下。

”王总起身接过方案，“怎么这么乱啊，页码也没排。

新产品发布会，新产品技术说明、发布会时间、地点、邀请对象。

哎，上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象?”钟苗：“唉，您瞧我这记性。

回去我马上补上。

您放心，肯定不会影响下午发出请柬。

”王总：“这个策划方案得拿回去重做。

”钟苗：“好的。

”王总：“钟苗啊，做事不能总是马马虎虎的。

”钟苗：“好的，我下回一定注意。

”王总：“策划书上提到的发言稿、回答提纲还有报道提纲等都要准备好。

你通知各个部门负责人去完成。

另外，咱们要开个预备会，会议主要部署新产品发布会的准备工作。

会议时间安排在后天下午两点，你要尽快把通知发下去。

另外，会议室要安排一下。

”钟苗拿出随身携带的小本子，边记录边说：“好的。

还有，新产品发布会是否要派车去接嘉宾?”王总：“当然要派车。

你负责安排好这件事。

”钟苗：“好的，我一定办好。

一、会议文件资料收集的要求（一）收集会议文件资料的要求和内容 1、收集会议文件资料的要求（1）确定会议文件资料的收集范围。

（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。

（4）收集会议文件要履行严格的登记手续。

（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料（1）会前准备并分发的文件。

（2）会议期间产生的文件。

（3）会后产生的文件。

（二）会议文件的立卷归档 1、会议文件立卷归档的意义（1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

（2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。

（3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

（4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。

（1）会议文件立卷归档范围（2）会议文件立卷归档分工。

3、会议文件立卷的基本原则和方法（1）会议文件立卷的基本原则。

（2）会议文件立卷方法。

4、会议文件立卷工作程序。

（1）大中型会议文件立卷（2）日常工作会议文件资料立卷。

（三）会议文件资料收集整理的工作程序将收集的文件资料进行登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内文件的排列——卷内文件的编号、编目——填写卷内文件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封面——移交给档案室——清理-销毁不再利用的纸张。

二、会议纪要的内容和要求（一）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。

（2）工作会议纪要。

（3）协调会议纪要。

（4）研讨会议纪要。

（二）会议纪要的内容（1）会议情况简述。

（2）对会议精神的阐发。

（三）会议纪要的要求 1、会议纪要的拟写要求（1）实事求是，忠于会议实际。

（2）内容要集中概括。

源：考试资料网（3）要有条理。

2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发（1）确定印发范围。

（2）确认接收者。

⼀、安排会议值班（⼀）会议值班⼯作的内容和意义1、会议值班⼯作的内容（1）值班电话记录。

（2）值班接待记录。

（3）值班⽇记。

（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作⽤，保证了会议的顺利进⾏。

（⼆）安排会议值班的⼯作程序1、制定值班⼯作制度（1）信息处理制度。

（2）岗位责任制度。

（3）交接班制度。

2、明确值班⼯作任务（1）在会议中协助搜集有关情况、⽂件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议⽆关⼈员出⼊会场的控制。

（3）⼿边要有公司和各部门领导的联络⽅式，以便出了问题及时与之联络、请⽰。

（4）要备有⼀份设备维修⼈员、车队调度⼈员和⾷宿等后勤服务部门主管⼈员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通⽆阻。

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务⼈员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种⽭盾的协调⼯作。

（8）必要时，应建⽴主管领导带班制度。

3、编制会议值班表会议值班表应包括以下内容：（1）会议值班时间期限和具体值班时间。

（2）会议值班⼈员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责⼈姓名或带班⼈姓名。

（5）⽤简明的⽂字表明值班的⼯作内容。

（6）表明⼈员缺勤的备⽤⽅案或替班⼈员的姓名。

⼆、接待采访会议的新闻媒体（⼀）相关知识1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。

（4）要准备得全⾯周到、主动积极。

（5）在传递的⽅式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费⽤的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的⼯作内容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

秘书考试试题及答案一、选择题（每题2分，共20分）1. 秘书在接到电话时，首先应该做的是：A. 直接询问来电者姓名B. 先自我介绍并说明所在部门C. 直接挂断电话D. 等待对方先说话2. 以下哪项不是秘书的职责？A. 会议记录B. 接待来宾C. 管理公司财务D. 文件整理3. 秘书在准备会议时，以下哪项是不必要的？A. 确定会议主题和议程B. 准备会议所需材料C. 布置会议场地D. 决定会议的具体时间4. 秘书在处理文件时，以下哪项操作是错误的？A. 按照文件的重要性进行分类B. 及时归档已处理的文件C. 随意丢弃不需要的文件D. 定期检查文件的保存情况5. 秘书在安排领导日程时，以下哪项不是需要考虑的因素？A. 领导的个人偏好B. 领导的健康状况C. 重要事件的日期D. 领导的家庭成员生日6. 秘书在接待外宾时，以下哪项行为是不恰当的？A. 穿着得体B. 使用礼貌用语C. 随意打断对方讲话D. 保持微笑7. 秘书在撰写商务信函时，以下哪项是必须注意的？A. 信函格式B. 信函内容的逻辑性C. 信函的字数D. 信函的字体大小8. 在使用电子邮件进行商务沟通时，以下哪项不是秘书应该做的？A. 检查邮件地址是否正确B. 确保邮件内容清晰、准确C. 使用非正式的语言D. 及时回复邮件9. 秘书在处理突发事件时，以下哪项行为是正确的？A. 立即报告上级B. 等待上级指示C. 忽视事件的发展D. 随意传播事件信息10. 秘书在组织活动时，以下哪项不是需要考虑的？A. 活动的目的和主题B. 活动的时间和地点C. 活动的预算和资源D. 活动的参与者的个人喜好二、简答题（每题10分，共30分）1. 请简述秘书在组织会议时应注意的几个关键步骤。

2. 描述秘书在处理日常办公事务中应遵循的基本原则。

3. 请解释秘书在接待来宾时应如何展现专业形象。

三、案例分析题（每题25分，共50分）1. 假设你作为秘书，接到一个紧急电话，对方声称是公司的重要客户，需要立即与公司领导会面。