酒店餐饮部宴会预订工作流程
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餐饮部宴会预订工作流程
一、餐饮部宴会预订概况
餐饮部宴会预定是酒店对外开发客源市场、宣传酒店、营销酒店餐饮产品;对内协调宴会、沟通各餐厅之间预定的职能部门。是酒店与外部相互联系的枢纽,是酒店内部相互合作的桥梁。
二、餐饮部宴会预订工作流程
项目工作标准
*电话预定 1.?当电话打来时,在铃响三声内接起,用礼貌用语问候对方,并用中英文报本部门名称(您好!?宴会预定部,我可以为您提供帮助吗?
GOOD?MORNING/?AFTERNOON/?EVENING!
CATERING?DEPT,?***?IS?SPEAKING,?MAY?I?HELP?YOU??)
2.??认真听清,问明客人的要求在宴会预定登记表上做好记录
1)?主办单位名称(指示牌如何写),主人的姓名及身份。
2)?注明接洽人的姓名(在预定中至少称呼客人名字一次)、联系电话及传真号码。
3)?用餐日期及时间(早午晚)
4)?用餐人数,根据人数的多少,台型及客人的要求来安排适当的厅堂。
5)?被邀请客人的国籍或单位,主宾的姓名及身份。
6)?类别:风味菜、粤菜、西餐套餐或自助、和会议等,确认有无禁忌或特殊要求。
7)?酒水方面的要求。
8)?司机或工作人员人数及误餐费和工作餐的安排(误餐费金额、工作餐标准及地点)。
9)?是否需要停车位,问清数量及要求。
10)?是否要鲜花。
11)?需要何种设备设施。
12)?厅堂布置(横幅、背板及其它)。
13)?有无贵宾室及贵宾休息室,餐前有无会谈及相关要求。
14)?预订在零点餐厅用餐时询问安排在吸烟区或非吸烟区。
15)?提供相应报价并问明结账方式。
16)?在集会预订登记表上注明登记日期及登记人。
3.??重复客人要求,根据以上要求给主办单位安排集会场所,及时记录在宴会预订一览表
上后告之客人所安排的场地名称。结束谈话时感谢客人。
4.??如客人要求看菜单,及时将菜单传给对方,并提前确认菜单。
5.??提前经与客人确认后做好宴会任务通知单,经部门经理签字后,发至各有关部门。?
6.??如宴会有变化要及时通知有关部门,并在预订单上注明被通知人的姓名及时间。
7.??如客人当天提出取消宴会,要向客人说明饭店规定,按规定收取损失费。
8.??如遇大型集会、婚宴,要与主办单位签订合同书并收取定金,以示确认。
9.??如有重要宴会或大型集会时,预定人员应在活动前到现场与主办单位取得联系,并检
查准备状况。
10.?对客人的特殊要求或有超过自己的职权范围的要求时,要及时请示部门经理。
11.?活动举办后,将相关资料输入OPERA系统中。?*来客预定 1.?积极、热情、主动地接
待客人,表现出我们饭店的诚意,即使无法为客人安排,也不要让客人有冷落感。
2.?带领客人看宴会场地,并给客人合理化建议。
3.?其它要求同电话电话预订。
*传真及电子邮件预定 1.?收到客人的预定传真及电子邮件,一天之内给予客人接到预定的回复。
2.?具体细节要同客人联系,在集会预订登记表上做好记录。
3.?其它各项要求同电话预定。
*迎接客人 1.?提前检查宴会的准备情况。
2.?在大堂或宴会厅明显位置热情地迎接客人的到来。
3.?主动、周到的帮助客人协调宴会或会议中的各类事情。
*外出销售 1.?每周五做好本周的销售总结及下周的销售计划,积极走访客户。
2.?事先准备好饭店资料,在拜访中恰当的回答客人的问题。
3.?在拜访中对客人反映的情况认真记录,及时反馈与答复。
收取定金:按消费标准30%,如宾客悔约,则不退定金。
酒店内线电话:
酒店总机:前台:0
中餐厅:中餐收银台:7256
西餐收银台:7257
工程部:8765
人事部: /8978/8998
营销部:/8969
营销总监:8988
财务部:/8918
房务部:8989/8885
KTV:/5555
SPA:/6666