国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年0901实施)

电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。

其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。

凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

附件2电子签章监管条例（建议稿）xxxx年xx月xx日电子签章监管条例（建议稿）第一章总则第一条为促进我国信息化建设中凭证类电子文件的有效利用，提高现代办公效率与政府社会服务能力，维护我国社会公共安全，保护印章持有人信用权益，推进社会诚信体系建设，制定本条例。

第二条国家对电子签章产品建立市场准入制度，制定技术标准，构建公共核查机制，进行安全监管。

第三条中华人民共和国领域内电子签章产品的生产、销售与使用，适用本条例。

第四条公民个人依法签字以及法人机构其它信用标识的凭证文书电子签署可参照本条例。

第二章电子签章第五条本条例所称电子签章，是指使用印章套印印模，依据《电子签名法》数据电文可靠认证方法实施的信息化用印过程。

第六条凭证文书电子签章的印章印文有电子印文与印刷印文。

电子印文规格样式与印章规格样式等同，并应附加数字认证技术，其数字认证技术应符合《电子签名法》规定；由电子印文衍生的印刷印文，其规格样式与印章规格样式等同，细节特征与电子印文的数字认证技术特征等同。

符合以上要求的视为有效印文。

第七条依据《中华人民共和国标准化法》，电子签章使用计算机字符集为GB 18030-2005《信息技术中文编码字符集》。

第八条凭证类电子文件所用版式要符合国家档案管理要求、有利于跨系统交换利用，选择使用国家技术标准的版式电子文件格式。

第九条电子签章使用桌面印刷设备的印墨应具备印迹耐久性，印文色值使用GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》规定色值。

加盖印章印文的印刷文书需要存档的，要符合国家档案管理存档技术要求。

第十条电子签章印章印文应具有防止非法复制、移动使用的技术措施，具体规定如下。

（一）法人单位启用电子签章，所用套印印模应当由原公章核发主管机关核准使用，无主管机关的法人单位由原公章备案公安部门核发。

（二）电子签章套印印模规格样式与印章规格样式等同，套印印模的数据电文应当具有唯一性数字认证方法。

（三）电子签章印章印文应当与凭证文书内容、签署人身份进行可靠关联，并具有唯一性数字认证方法。

2021·1（上）《科技传播》114作者简介：朱明亮，安徽省测绘档案资料馆。

基于电子“单轨制”的档案业务流程重构朱明亮摘 要 文章基于电子档案管理成果及管理现状，就如何规范和充分发挥电子档案管理的优势，对档案业务流程进行调研、梳理，提出优化和提升方向，探索建立基于电子档案管理的最佳档案管理业务流程。

关键词 单轨制；档案业务流程；解决方案中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2021）274-0114-03在数字化的时代背景下，电子文件归档与电子档案管理“单轨制”的实践在国内外日渐兴起，电子文件取代纸质文件已成为基本趋势，利用电子文件归档管理不但满足现实需要，而且切合未来发展方向。

新形势下，档案“单套制”归档、档案“单轨制”管理面临新任务新要求，其中基于“单轨制”的档案业务流程重构应当得到档案界的充分认识和高度重视。

1 档案业务流程重构的必要性档案“单轨制”是指仅基于电子载体或纸质材料形式的档案工作流程，其中仅基于电子载体形式的档案工作流程就是电子“单轨制”。

如果仅以电子文件形式归档，则称之为电子“单套制”。

随着改革的推进和形势的发展，电子文件“双套制”归档的传统做法已不符合档案管理的现实需要，实行电子档案“单轨制”管理势在必行。

因此，科学重构档案业务流程、做好电子档案的归档、管理、利用等也就成为当前档案工作所面临的重要课题。

1.1 电子档案的效力已经得到正式确认201 8年10月11日，国家档案局发布《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号），其中第二十三条明确指出，电子档案与传统载体档案具有同等效力。

2018年12月24日，国家档案局发布《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》（国家档案局令第14号）。

根据该决定，在对电子公文进行归档时，电子公文形成单位应当检查确认电 子公文的完整性、真实性、可用性与安全性，电子公文如果符合电子档案管理的基本要求，便可以仅用电子形式归档。

ＴＯＤＡＹ综合讨论办公自动化系统中电子文件归档工作思考崔红霞　刘　霞　李　欣　张　新　陈彩娟（河北省疾病预防控制中心　河北　石家庄　０５００２１）摘要：随着办公自动化系统在党政机关和企事业单位工作中的逐步推广和发展，电子文件得到广泛应用，电子文件的归档作为其中重要的一个环节问题越发的凸显。

本文对单位办公自动化系统中电子文件归档问题进行了分析和探讨，希望能够为本单位办公自动化系统中电子文件归档管理工作提供参考。

关键词：电子文件；归档中图分类号：Ｇ２７ 文献标识码：Ｂ 文章编号：１００２－３９１７（２０２０）１２－０２３４－０１ ２０１６年４月，本单位ＯＡ系统正式运行，越来越多的文件以电子形式在ＯＡ系统中形成和办理，而由此产生的大量电子文件的归宿、保存利用问题也日渐突出。

本文通过对本单位办公自动化系统文件运转模式、流程等情况进行分析，试图从归档方式和途径的选择等层面入手，探讨实现ＯＡ系统中电子文件自动归档的目标。

１．办公自动化系统中电子文件运转模式本文中电子文件是指我单位在履行法定职责或处理日常事务活动过程中，通过ＯＡ系统生成、办理、传输和存储的具有规范格式的电子数据。

我单位ＯＡ系统的流程主要包括公文管理和信息管理等功能板块。

所有职工在中心ＯＡ系统中均为实名制唯一帐户，从中心内网通过帐户和密码可直接登录访问，拥有电子文件处理的权限依据岗位职责来设定。

由科室发起人选择流程，经过科室负责人、归口部门、相关领导审批、承办科室办理等流程对文件进行处理。

所有通过ＯＡ系统流转的信息和文件的响应和处理时间自动生成，与流转时间一致，电子文件处理每个节点的办理人都可以使用单位ＯＡ系统提供的功能随时跟踪文件流转情况，操作日志会随时自动记录电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

目前，我单位已实现了收文办理从签收、登记、传阅、承办，发文办理从拟稿、审核、签发以及信息报送、情况报告和印章审批等流程全部在ＯＡ系统内完成。

XX大学档案管理办法第一章总则第一条为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《XX省高等学校档案管理实施办法》等有关法规精神，结合学校具体情况，制定本办法。

第二条学校档案是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的，对师生员工、学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子等不同形式和载体的历史记录。

第三条学校档案是评估教学质量、衡量管理水平、促进科学研究、维护学校权益以及编写校史等的重要依据，是国家、社会和学校宝贵的历史文化财富，必须坚持集中统一管理的原则，做到完整、准确、系统、安全和有效开发利用，资源共享。

第四条加强对档案工作的领导和管理，将档案工作纳入学校整体发展规划，纳入相关管理制度，纳入整体考核指标体系。

第二章管理体制和任务第五条坚持党委领导、校长负责、档案机构集中管理和组织协调、各部门共同参与的档案工作体系。

设立档案工作委员会，校长任委员会主任，分管档案工作的校领导任副主任，相关职能部门的负责人任委员。

档案工作委员会负责组织、协调、咨议全校档案工作。

委员会办公室设在学校档案馆。

第六条负责档案工作的校长职责：（一）贯彻执行国家、教育部和XX省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准和颁布实施学校档案工作的规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，使其与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与学校办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费；（四）研究、决定学校档案工作的奖惩和其他重大事项。

第七条明确分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责：（一）组织制定实施学校档案工作长期发展规划和年度计划；（二）组织、协调学校各单位的档案工作，保证档案工作的有效运行和科学发展；（三）贯彻执行档案工作规章制度，为学校档案工作发展创造条件；（四）监督、检查、评估学校档案工作；第八条学校档案馆是永久保存和提供利用学校档案的专门机构，其管理职责是：（一）贯彻执行国家、教育部、XX省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟定学校档案工作规章制度，并贯彻落实；（三）接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管各类档案及有关资料；（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）开展档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展专兼职档案人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展校内外档案学术研究和交流活动；（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

电子公文归档管理暂行办法文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2003.07.28•【文号】国家档案局令第6号•【施行日期】2003.09.01•【效力等级】部门规章•【时效性】已被修改•【主题分类】档案管理正文国家档案局令（第6号）《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。

局长毛福民2003年7月28日电子公文归档管理暂行办法第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。