如何组织和开展会议(PPT45页)

4、会议召开
➢ 遵守时间
1、不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！
2、不要随意推迟和变更开会时间 打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不 能出席会议； 管理召集部门（人）的威信下降。
3、严格按照议程进行，不要超时
例子：
工作量化表推行会议议程 会议议题：如何使用和推行《工作量化表》 会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼新世纪会议室 与会人员：BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理 责任的人员，人力资源部全体同事。 主持人：CFO Mak 记录员：人力部Charlin 会议议程： 1、15：00-15：45 《时间管理工具——工作量化表》介绍，主讲人Mak
2、15：45-16：00 操作过程中可能遇见的问题解答，Mak和Liza
确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员，这样 可以让他们提前安排好自己的工作日程，以免出现打扰别人 计划或参会人员无法到场的情况。
在预约人员的同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果 有相关的资料可以提前发放，让他们有充分考虑的时间。
4、会议资料准备
有用的信息应该在会议召开前就贴在公司内部网站上，这样 每个人都可以看到它，而实际的会议时间就可以用来讨论怎样 解决新问题，并形成建议。
如何组织有效会议
算算看，你一周内总共：
❖ 开了几个会？ ❖ 为会议花掉多少时间？ ❖ 因为开会达成几项共识？ ❖ 因为开会完成几个结论？ ❖ 因为开会加了多久的班？ ❖ 因为开会失去多少关键时刻？ ❖ 因为开会耽误多少工作？
❖ 以讲话传达讲话， ❖ 以会议贯彻会议， ❖ 以文件落实文件
❖ 你如何看待“文山会海”现象？
会议低效的原因
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间 地点
开会对象的选择 主持人的技能 参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目
的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
会议的意义
1．会议是一个集思广益的渠道
会议的重要性
大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高
——调查发现，在浪费时间的事情列表上，会议总是 居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。
虽然在许多组织中，会议是必须的，而且运用广泛，
但不等于会议都能达到预期的目的，会议受挫乃是常有的事。 我们常常听到这样或那样的对会议的抱怨，这是因为或者主 待人没有很好地控制会议的进程，或者与会者没有明确会议 的目的。影响会议成效的因素自然是多方面的，但归纳起来 主要有以下几点：
❖ 3．会议是一种群体沟通的方式
❖ 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟 通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在 人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是， 群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替 代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类 原本的沟通习惯。
必须开会的“五个如果”
一家合资工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工 违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。 (1)如果你是这家合资企业的生产经理，你要采取下列哪种 方式处理此事： ❖ A.一对一批评□ ❖ B.开会当众批评□ ❖ C.写检查处罚□ (2)你为什么这么做？
怎样才能让会议更 有效率？
高效会议的八大特征会议的来自划与管理❖ 会前的准备工作 ❖ 会中的组织服务
会而议 议而决 决而行 行而彻
❖ 会后的善后处理
1、会议的频率
1.固定的部门会议
2.全体会议
3.处理突发事件的会议
4.一对一会议
2、明确举行会议的目的
❖ 会前是否经过多次讨论和意见征询 ❖ 是否希望在会议上通过某项决议 ❖ 会议目标必须用书面形式列明 ❖ 会议目标必须具体且可以衡量 ❖ 会议目标数量要适当
3、做好会前筹划
1、时间安排：绝大多数与会人员方便的时间 必须确定会议起始时间 大家易集中精力的时间
2、参会人员的选择
参与决策的人能否到场？ 会议决策的执行者（参与者）能否到场？ 开会时能提供特定咨询的人能否到场？
3、预约参会人员
所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找 出最适宜所有参会人的开会时间。
开会的目的
开会让您…
❖ 小组面对面沟通 ❖ 众多讯息一次交流 ❖ 融合意见凝聚共识 ❖ 分派工作，公平合理
但开会也让您…
❖ 工作时间被分割 ❖ 人多口杂，讨论耗时 ❖ 晚上加班 ❖ 特殊问题还是个别沟通 ❖ 没有产能 ❖ 别人发言比自己开口多 ❖ Delay重要工作或客戶
无需开会的“五个如果”
会议使用的文字资料也需要提前一天发放给与会人员，让他 们有思想准备。
内部会议通知的样式
5、会议议题的设计
❖ 按照议案的轻重缓急编排处理 ❖ 如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。
尽量保证在最佳时间开会。一般来说，全体会议安排在上午，分 组讨论安排在下午，晚上可安排一些文娱活动。 ❖ 每一个议案应预估所需的处理时间并清楚的标示
图1-1
集思广益图
会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的 想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多 高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2．会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这 两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门 不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一 个组织或部门的存在价值。