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规范从基础做起----浅谈基层部门痕迹化管理工作存在的问题及对策商洛市烟草公司镇安分公司田国庆一、痕迹化管理的概念痕迹化管理，指在日常工作和各种管理中通过纸质、电子文档、图片影像等资料进行记录，保留住工作和管理的痕迹，从而为今后的各类工作提供基础资料的管理方法。
二、痕迹化管理的重要性和层次性(一)痕迹化管理的重要性1.痕迹化管理是量化考核的重要措施痕迹化记录者每个员工、每个部门、每个项目的整体发展过程，可以从中总结分析出有利于今后工作的经验，并且能够为个人及部门的发展提供真实可靠的数据支撑。
2.痕迹提供向管理层追究责任的证据痕迹化管理具有双重效果，其一可以为企业管理层留下可供考察、评估、佐证管理的旁证材料，其二也为上级主管单位和司法机关区分责任界限并向管理者实施问责及追究法律责任提供了有力物证。
（二）痕迹化管理的层次性日常企业的痕迹化管理工作可细分为以下三个层次：1.办公用具痕迹化办公用具痕迹化指日常办公用具购买及使用过程进行文件记录，使得办公用品使用有迹可查。
办公用具痕迹化是痕迹化管理的最低层次。
2.办公内容痕迹化办公内容痕迹化指日常办公时将各项事件用表格等纸质性文件保存，使得各类事项有据可查。
办公内容痕迹化是痕迹化管理的中级层次。
3.办公思想痕迹化办公思想痕迹化指日常办公时办公人员将自己每天所办事项用工作笔记的方式记录下来，并体现出工作中的一些感悟与思想。
办公思想痕迹化是痕迹化管理的高级层次。
三、基层部门痕迹化管理存在的问题与分析1.办公用具痕迹化工作只抓两端，忽略中间。
基层部门痕迹化管理工作存在的主要问题是只重视两端不重视过程痕迹化。
首先县局所有部门申请购买物资工作统一交给了一个部门办理，市局审批统一购买后将物资交给综合办，但从来不落实物资是否交给所需要部门使用。
这一问题造成的结果就是需要物资的部门总是得不到应有的物资而不断申请，办理物资的部门物资富裕到浪费的地步。
2.申请报废制度不完善，造成互相争抢新部门及新同事物资。
浅析办公自动化下的文档管理摘要：随着社会的进步、科技的发展，计算机技术已经深入到政治、军事、经济、教育、医疗、体育乃至我们生活的方方面面，彻底改变了人们的传统生活和工作等；基于计算机技术的办公自动化也不可避免的改变了我们文档管理工作。
本文通过对办公自动化的概念，发展、功能等方面进行分析，并对办公自动化下的文档管理提出相应的分析和建议。
关键词：办公自动化下文档管理在科学技术日新月异、高速发展的今天，计算机技术、信息技术等科学技术不断的改变着人们的生活和工作的方方面面，有力地推动着政治、军事、经济、教育、医疗、体育等方面的进步，让我们深刻的体会到邓小平同志说过的“科技是第一生产力”。
基于计算机技术的办公自动化技术的应用在解放了大量人工的同时，极大的提高了工作效率。
为了准确、系统、及时、完整地收录和提供档案信息，更好地提高体育事业文档管理能力和水平，了解、学习和正确使用办公自动化系统，是我们必须掌握的技能。
1 办公自动化的概况1.1办公自动化的概念及发展办公自动化（Office Automation）缩写为“0A”，于20世纪60年代初由欧美专家提出。
在第一次全国办公自动化规划讨论会上，我国专家将其定义为：利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。
20世纪80年代开始，我国的办公自动化的发展经由最早的以个人电脑为工具，文档和数据的电子化逐步取代纸质介质；借助网路技术和协同工作技术，实现文档收发由工作流自动化方式取代人工方式；WEB环境下的以知识管理为核心的办公自动化；网路应用至平台的全新办公自动化网路平台的应用等阶段。
1.2 办公自动化的功能办公自动化的功能主要是借助计算机、网路、数据库、服务器等实现办公的无纸化、网络化以及自动化。
基本功能包括个人办公的管理，公告、材料的生成，文档的归档、管理，会议的协调、安排的管理，人事管理，公共信息的管理、查询等等。
业务交流BUSINESS COMMUNICATION天地2016年第12期52■赵 兰浅谈机关档案管理现代化随着知识经济社会的到来，特别是计算机技术、网络技术和多媒体技术在机关办公系统广泛应用，传统的档案管理模式和方法已不能满足新形势下档案工作的需要。
机关档案工作者必须及时转变观念，主动适应工作新常态，采取科学有效措施，积极探索档案管理的现代化模式，不断增强机关档案工作生机与活力，实现档案工作跨越式发展。
一、机关档案管理现代化含义机关档案管理现代化，是在建立在机关办公自动化基础之上，运用科学的管理理论和方法，以先进的技术和设备为支撑，充分发挥档案工作者的主动性和创造性，对传统的档案管理方式进行改革创新，实现档案的科学化、标准化、信息化管理。
具体内容包括：运用计算机、网络和多媒体等科学技术和手段，有效整合档案信息资源，实现档案信息的海量存储、网络传递、自动编目、快速检索、自动统计、方便阅览和库房智能管理等。
二、机关档案管理现代化存在问题1.管理观念落后当前，许多机关档案管理现代化观念落后，不管是主管领导或档案管理人员，传统档案管理思想根深蒂固，认为档案管理工作就是保管档案和提供利用，防止档案丢失和泄密，从心理上抵触和排斥新事物，畏难情绪严重，缺少创新精神。
有的机关档案部门现代化建设只停留在局部或表面，如采用档案管理软件进行文件的著录、编目和检索，而其它方面则不愿深入攻坚，导致档案管理现代化建设步伐缓慢，甚至停滞不前。
2.缺乏统一的档案业务技术标准档案现代化管理，是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的档案标准化。
要实现机关档案现代化管理，需采取统一的业务和技术标准，将各个系统有效整合在一起，使档案各项工作和环节建立有机的联系，相互支持，协调联动。
目前，大多机关政务办公平台建设、档案数据库建设以及配套的软硬件设施设备等，都分别基于各自行业标准进行设计与研发，各行其是，采用的业务技术标准差异较大，导致不同系统之间无法兼容，文件格式不匹配，数据无法导入或文件打不开等问题严重，造成信息的分割和资源浪费。
机关痕迹化管理制度第一章总则第一条为建立规范、健康的工作环境，加强机关管理，提高工作效率，根据国家有关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于机关各部门，所有工作人员都应严格遵守。
第三条机关痕迹化管理是指通过规范化、透明化的管理流程，对机关各项工作进行全程记录、归档，以便监督和评估工作质量和效率。
第四条机关领导必须切实履行职责，带头履行本制度，对违反制度的行为依法追究责任。
第五条机关痕迹化管理制度应与机关绩效管理、规章制度管理、信息化建设等有机结合，相互配合，形成协同、高效的管理体系。
第二章工作记录第六条机关部门应设立专门的工作记录室，负责对机关工作进行记录、归档。
第七条所有工作人员每天应及时将自己的工作进行详细记录，包括工作内容、时间、完成情况等。
第八条机关领导应对部门工作进行定期检查，并记录检查情况，对问题及时整改。
第九条工作记录室应对所有工作记录进行整理、分类、归档，确保工作轨迹清晰可查。
第十条机关领导每月应对工作记录室的工作进行检查，确保记录的真实完整。
第三章电子化管理第十一条机关应建立电子化管理系统，将工作记录、文件归档等信息进行电子化存储和管理。
第十二条所有工作人员应使用电子化管理系统进行工作记录，确保信息的安全性和保密性。
第十三条机关领导应定期对电子化管理系统进行检查，确保系统运行正常、数据完整。
第十四条机关应定期对电子化管理系统进行备份，防止数据丢失，确保信息的完整性和可靠性。
第四章监督与评估第十五条机关领导应将工作记录、电子化管理系统的情况列入机关年度考核内容。
第十六条机关应定期对工作记录进行抽查，发现问题及时纠正，并对相关人员进行处理。
第十七条机关应建立健全的监督机制，对领导干部和工作人员的工作进行监督，确保痕迹化管理制度的有效实施。
第五章处罚与奖励第十八条违反痕迹化管理制度的行为将依法受到处理，情节严重者将受到相应处罚。
第十九条遵守痕迹化管理制度的人员将受到表扬和奖励，激励其发挥更大的工作潜力。
５９宋李娜随着网络信息技术的到来，文书档案的管理正经历着一场前所未有的变革，从管理理念、管理方式到管理手段，都接受着新的考验，这场考验揭开了创新文书档案管理的序幕。
下面笔者就办公自动化环境下的文书档案管理谈一点粗浅的认识。
（一）办公自动化推动了文件与档案的一体化管理文件与档案原本就密不可分，档案是由文件转化而来的，从很大意义上讲，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
但文件与档案又有所不同，文件是从属于各种活动而逐年累月地逐份产生的，其自然积累的本来状态是分散和零乱的，只有按照一定的规律集中保存起来的文件，才能最后成为档案；档案是集中保存的系统的文件，而归档和集中保存是文件向档案转化的必要程序和条件。
在办公自动化环境下，文件与档案的界限淡化了，所有的文件都是在设定的系统环境下生成的，文件的分类、存储和浏览变得有序和容易控制；同时，文件在办理完结后可以随时归档，其归档时间前移了，文件与档案已经密不可分，融为一体。
文档一体化把文件与档案归入到了系统里面，可以借助计算机进行管理，达到文档内容的资源共享，实现了文件和档案的多途径检索和一次性输入、输出，其最佳管理效果就是使文件与档案内容合二为一。
（二）文书档案管理不再单纯是档案工作人员的事情，而需要多个部门的共同参与办公自动化环境下，档案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相对独立的，档案管理由以案卷为单位变成以文件为单位，办理完毕的文件可以直接进入归档管理环节，文书处理环节形成的文件基本信息如文件标题、作者、形成日期等，可以直接进入档案管理环节生成归档文件目录，在归档时只要依照目录内容把文件收集、排序、装盒就可以完成归档工作了。
办公自动化催生了新的文件类型——电子文件。
电子文件的归档管理是一项多方参与的工作，涉及档案部门、文件生成部门和信息技术部门，脱离了任何一个部门，其归档管理都是不完整的。
电子文件的归档管理需要信息技术部门的技术支撑和文件生成部门对文件的前期管理，这就使其成为一项系统性工作。
办公自动化环境下档案管理研究文/德州市公路局 赵琳红【摘要】档案管理是办公发展的重要组成部分，它记录着相关主体发展的历史进程，客观反映了问题处理、决策、建设、研究和发展的过程和结果。
随着办公室改革的不断推进，如何提高档案管理水平，及时、准确、完整地提供档案信息，满足需求，适应新的发展形势，是档案工作面临的新课题。
本文介绍了办公自动化环境下档案管理的优势和存在的问题，以及提升档案管理水平的建议。
【关键词】文件；档案管理；办公自动化当前社会已经正式进入信息化时代，信息化技术渗透到各个行业，在计算机技术和数据处理技术的推动下，办公室档案管理已经摆脱传统文档管理模式的束缚，当前档案管理已经实现信息化、自动化、便捷化。
办公自动化是办公室文化发展的必然趋势，在新的信息化技术推动下，如何有效提升办公室档案管理效率是办公室运营效率提升的关键所在。
一、办公自动化在档案管理中的优势（一）高效便捷的备案率。
强大的信息处理能力是计算机给办公自动化带来的巨大优势。
办公自动化环境下的档案管理与信息技术相结合，最大限度地将传统纸质档案的繁琐程序信息化，并进行了相关的归档工作。
这些优势可以有效地保证资源的更好利用。
（二）全面高效地实现资源共享。
档案管理在办公自动化环境中可以充分发挥信息技术的作用，有效地实现档案管理系统，方便快捷地实现资源共享、阅读和检索。
同时，网络和信息传输技术的推广，使电子档案管理能够根据不同的情况进行检索、分类、整理、优化和过滤，有利于加强档案管理，发挥传输速度快、速度快等优势，使用能力强，信息量大。
它还可以共享资源。
尤其是政府机关和事业单位，信息的利用更为全面和高效。
（三）储存更稳定。
与纸质档案相比，电子档案可以充分利用现代科学技术进行存储和传输，如DVD光盘、U盘、移动硬盘、存储卡等。
这些设备的优点是不易受对象环境的影响，而且具有存储时间长、信息量大、稳定性强的特点。
通过网络工具直接传递文档资源，大大提高了文档的稳定性和安全性。
无纸化办公条件下单位公文管理探究摘要：随着网络信息技术的快速发展，社会各个行业都与信息化技术完成相互融合，从而改变行业的传统工作模式。
网络技术的发展对办公室工作模式也做出创新改变。
办公中各种办公系统应用软件不断出现，更是将传统纸张办公模式改变为无纸化模式，在此过程中电子公文已经替代传统纸质公文，电子公文在管理效率上有所提升，对公文的处理速度也进行提高。
但在流转、归档等管理问题上仍然存在部分问题，需要根据实际情况做出系统化探究，以保证数据的真实性、完整性和有效性。
关键词：电子公文；优势；重点引言：公文是单位当中重要的内部资料，对于各单位来说，各类型公文都是不可忽视的重要工作。
单位任何决定都需要完成最终记录，并且对其进行保存，最终作为执行依据。
在未来出现决策效果评估时可以作为主要的判断依据。
随着信息技术的发展，公文已开始从纸质模式向着无纸化方向转变。
无纸化公文办公模式对公文保护与传递有着更好的效果。
但无纸化办公在实际使用上仍然存在部分问题，导致在使用中容易出现误差，所以因做出重点研究，做出系统化完善。
1无纸化公文的特点及优势1.1科技发展带来办公模式的转变电子办公系统、电子邮件管理系统和电子合同管理属于公文管理系统。
公文管理系统的主要使用目的是对电子公文进行管理，在行政办公工作开展中，公文属于各项工作开展的首要内容，是各种决定的主要依据，对日后工作回顾与评估有着凭证依据等意义。
对于无纸办公模式来说，其是科学发展所带来的重大转变，无纸化办公带来的是管理工作的便捷性与保存效果的提升，在各种公文传输上更加便捷，使帮助效率得到了极大保证。
1.2深度贯彻绿化发展，满足可持续发展要求纸张一直都是消耗树木最多的行业之一，造纸行业是高污染产业之一。
在生产过程中需要使用大量的电力，造纸所产生的废水容易造成大面积的水质污染，气体排放也导致了控制质量出现问题。
造纸行业在目前仍然不可或缺，我国一年要消耗511万吨—1168万吨纸。
痕迹化管理理论在办公室文档管理中的应用作者：敬程吴彦来源：《办公室业务（上半月）》 2018年第9期【摘要】文档工作是办公室工作的重要组成部分。
本文在分析基于现代办公环境的文档管理特点和问题的基础上，通过分析痕迹化管理理论，提出了一些具体措施，试图提高办公室文档管理工作的效率与可靠性。
【关键词】痕迹化管理；现代办公环境；文档管理痕迹化管理，是在各种管理工作过程中，从时间和管理内容方面，不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录，包括交接班记录和留下证据。
痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料，可以有效复原已经发生了的活动。
一、基于现代办公环境的文档管理的常见问题进入21世纪后，信息技术的飞速发展逐渐实现了办公设备现代化，在提高工作效率的同时使得电子文件的数量明显增加，文档管理已经进入由实体管理向信息管理过渡的时代。
根据对笔者这些年来工作中实际遇到问题的总结，档案管理中存在的问题，主要有以下两个方面：（一）文档缺乏一致性。
具体表现为：其一，对于纸质文档，行政人员对于文件制作管理归档的意识比较强，他们记录、签收、打印的文档会使用既有的表格、单据，基本上可以直接归档。
而专业教师制作的文件就相对随意，尤其是对于计算机办公熟练度比较低的中老年教师往往留下零散的手写文本。
在艺术实践、交流演出等活动中，原始文档的记录有许多部分需要由学生完成，就更加缺乏一致性了。
其二，对于电子文档，在制作时有的教职工因为对计算机、软件的熟练度较低，制作的文本、表格往往存在不规范之处，尤其是对于文件名有严格规定的文件经常需要多次修改；而有的教职工就能较好地处理电子文本。
水平不同导致收集整理过程中因为格式的差异，难以使用软件和工作系统的上传、下载、导入、导出等功能，只能手动进行。
极大地增加了工作量的同时也增加了错误率，对于生成统一的痕迹文件相当不利。
（二）文档管理的不规范。
具体表现为：其一，痕迹文档格式不规范。
基于办公环境下的文书档案管理探究发表时间：2018-11-03T12:50:18.843Z 来源：《建筑模拟》2018年第22期作者：魏峰[导读] 改革开放以来，随着改革开放的深入，我国的经济，科技，军事，政治，文化水平都得到了显著的提升，综合管理水平不断的增加。
魏峰西安市固体废弃物管理处陕西西安 710065摘要：改革开放以来，随着改革开放的深入，我国的经济，科技，军事，政治，文化水平都得到了显著的提升，综合管理水平不断的增加。
随着我国社会经济，科学技术水平的高速发展，21世纪的中国正在进入大数据时代，在大数据时代背景下，人们的生活和工作都离不开一些高科技的智能产品，网络技术和信息技术在人们的生活和工作中发展起来。
虽然办公自动化环境下文书管理的发展已经有一定的基础，但是再文书管理过程中还存在许多不足。
本文主要通过办公自动化环境为基础，找出在办公环境下的文书档案管理中存在的一些问题，并进行简要的分析和研究，给出合理的解决建议，希望对相关的工作部门及人员有帮助，总体上提升办公环境下的文书档案管理工作水平。
关键词：办公环境，文书档案，管理探究，存在问题，解决方法对于办公室的自动化来说，其主要的方法就是在计算机技术和通信技术的同时支持下结合办公设备的一种新型的办公模式。
办公的自动化对于文书档案管理有着非常重要的作用，同时也对传统的文书档案的管理做出了鲜明的对比，是一次非常成功的改革。
通过利用办公自动化技术，给公司的文书档案管理带来了很多方便之处，在很大程度上提升了文书档案管理的工作效率。
但是，在文书档案管理的过程中，由于存在着管理脱离自动化，工作重点有待转移，文档保密性过低等问题，导致我国的办公自动化中文书档案的管理还有待提高。
本文主要针对在文书档案管理中存在的一些不足之处进行简要的分析，给出合理的解决措施，希望对相关部门及工作人员有帮助。
一、办公环境下文书档案管理中存在的一些问题1.1有些文档管理脱离了自动化系统在实际的生产工作中，一些中小型事业单位甚至是事业单位在文档管理这一部分，至今还没有纳入办公自动化的系统管理中。
34机关档案管理新模式分析★ 刘燕机关档案的管理是一项有风险的管理，尤其是档案的管理工作更是承担着风险问题。
因此，本文主要从机关档案数字化管理所存在的问题着手，分析构成数字化风险管理的各个要素，提出档案的数据分析在机关档案管理方面新的控制手段及管理模式。
随着信息技术的发展，互联网在各方面的应用日益广泛，在多个领域均是采用互联网之间的关联进行信息的传输和管理，尤其是在档案管理方面，互联网的出现使得档案管理变得更加便捷。
当前我国机关档案管理机构主要以机关档案室为主，机关档案室是管理基层档案最普遍的形式，机关档案室是收集管理档案的机构。
该机构具有将档案材料积累，将重要的，具有长远保存价值的档案移交给国家档案机构的作用。
一、机关档案数字化管理的重要性机关档案一般是指具有原始性和法律性效用的档案材料，主要是国家机关、企事业单位等在工作活动中所形成的文件资料以及人事档案等档案信息。
机关档案理部门是保存和办理机关档案的重要部门机构，这是从事档案管理人员的基本工作。
机关档案管理工作是与机关单位利益以及工作人员个人利益具有紧密联系的，既需要承担档案管理工作，同时还需要确保档案管理质量。
实行分级、分专业管理国家档案的工作原则，能够对国家档案开展分专业分层管理，这种专业机关档案室是基于该原则构建的，能够从一定程度上利于在专业系统内实现档案流转，确保档案的完整性，安全性，也利于实现规范化档案管理。
二、目前机关单位档案管理的新模式——联合档案室纸质版档案主要是印刷在纸张上，只是把档案占据上的空间，在查阅过程中难度大，很难实现转移，同时很容易受到水、火、虫等影响，容易出现档案丢失的问题，但相对来看纸质档案保存时间长，会受到空间距离产生的不利影响，进行大量档案移交时通常会花费大量的人力、物力以确保档案无损转移，相比纸质版档案来说电子档案成本较低，所占的空间更小，也更利于环保。
电子版档案与纸质版档案的差异性有许多不同，一是电子版档案与纸质版档案存储信息的介质不同，电子档案可储存在计算机相应路径中，包括硬盘光盘，U盘等，通常计算机储存量大，可容纳大量文件信息，据统计一个光盘可容纳约7万页纸质版内容。
