档案资料整理、组卷要求

档案整理、装订要求
一、整理
1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。

2、文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一297mm×210mm（A4），卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一，裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。

3、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（297mm×210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。

4、整理资料过程中不能出现铅笔和蓝色油笔，统一用黑色签字笔。

施工日志要手写，不能机打。

二、装订
1、案卷采用装订和不装订两种形式。

即文字材料装订，图纸不装订。

2、档案组卷装订要求：案卷厚度为20－30mm、装订采用塑料封条打孔装订。

档案整理、装订要求-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
档案整理、装订要求
一、整理
1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。

2、文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一297mm×210mm（A4），卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一，裱贴时，应在左边留出25－30mm装订边。

3、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（297mm×210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。

4、整理资料过程中不能出现铅笔和蓝色油笔，统一用黑色签字笔。

施工日志要手写，不能机打。

二、装订
1、案卷采用装订和不装订两种形式。

即文字材料装订，图纸不装订。

2、档案组卷装订要求：案卷厚度为20－30mm、装订采用塑料封条打孔装订。

各种档案组卷内容要求一、党政工团档案1、党务工作档案：（1）上级文件，（2）组织建设材料（机构、党员名册、新党员批复等），（3）党支部计划，（4）各种活动记录及原始材料（三会一课、理论学习、党员活动等），（5）各种总结（含党员个人总结）。

2、行政管理档案：（1）上级文件（先级别后时间、同类字号放在一起）（2）学校远近期规划、工作计划，（3）学校各种组织、校务分工，（4）学校各种规章制度、岗位职责，（5）会议记录，（6）工作总结。

3、工会工作档案4、团队工作档案：（1）有关文件，（2）组织建设，（3）工作计划，（4）各种活动记录，（5）工作总结。

二、教育教学管理档案1、德育工作档案（含师德档案）：（1）文件及组织机构，（2）工作计划，（3）各种活动记录（主题班校会、专题活动等），（4）三结合教育材料（家长委员会、家长学校、各种社会活动等），（5）升旗记录，（6）德育成果登记或证书复印件，（7）中小学生日常行为规范考核登记，（8）工作总结。

2、教学管理档案：（1）上级文件，（业务部门）（2）班主任工作计划、总结，（3）教师教学工作计划、总结，（4）课程表、作息时间表、月（周）工作安排表，（5）点名簿、记分册，（6）视力测试记录，（7）教学成绩统计表，（8）毕业生情况统计表。

3、教研工作档案（含校本教研档案）：（1）组织机构，（2）学校及教研组活动计划、记录、总结，（3）教研成果登记。

4、教育科研档案：（1）组织机构，（2）科研课题及计划，活动记录、总结，（3）成果登记。

5、师资培训档案：（1）有关文件，（2）组织机构，（3）计划、活动记录、总结，（4）有关成果登记。

6、教师管理档案：（1）教师学历职称情况统计表，（2）教师基本情况登记表，（3）教师学历、职称证书、计算机等级证书复印件，（4）教师业务卡。

7、二课活动档案：（1）各种领导组织，（2）活动计划、措施，（3）活动记录原始材料，（4）成果登记。

档案资料整理、组卷要求一、档案资料整理、组卷标准建立工程的档案资料进展整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。

二、档案资料排列顺序与组成容1．工程基建档案由五大局部组成〔1〕·建立单位组卷资料〔2〕·质量监视部门组卷资料〔3〕·监理公司组卷资料〔4〕·设计单位组卷资料〔5〕·施工单位组卷资料2．英文大写字母排列顺序根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。

例: ·A—建立单位组卷资料·B—质量监视部门组卷资料·C—监理单位资料·D—设计单位资料·E—施工单位资料三、该项目基建档案主要组成容1．可行性研究、任务书〔由建立单位立卷汇总〕2．设计根底资料〔由勘察单位立卷，建立单位汇总〕3．设计文件〔由设计单位立卷，建立单位汇总〕4．工程管理文件〔由建立单位立卷汇总〕5．施工文件〔由施工单位立卷，建立单位汇总〕6．监理文件〔由监理单位立卷，建立单位汇总〕7．竣工文件〔由建立单位立卷、汇总〕8．财务器材管理〔由建立单位、立卷〕四、归档组卷整理工作包括组成案卷和编目两个过程。

根据基建档案主要立卷容，归档围的顺序归档组卷；保管期限见附表。

1·组卷的要求组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷文件容之间的系统联系。

由文件材料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。

2．组卷的步骤和方法归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；保证案卷质量。

归挡的文件材料必须到达以下质量要求：〔1〕归档文件材料容真实；必须是该项工程在建立过程中直接形成的。

〔2〕归档文件材料准确、有效。

文件材料记载的容与实际相符、图物相符。

按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。

〔3〕归档文件材料必须耐久、易读。

安徽省会计档案整理要求及案卷格式一、基本概念（一）会计档案国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

（二）会计资料归档单位会计管理机构按照规定要求和标准规范，将有关会计资料通过整理立卷的工作过程。

（三）会计资料类别及范围应归档的会计资料分为以下四类：1、会计凭证,包括原始凭证、记账凭证；2、会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3、财务会计报告（财务报表和相关信息）,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；企业财务报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益（或股东权益）变动表以及附注。

行政事业单位的财务会计报告至少应当包括资产负债表、收入费用表、现金流量表、附注以及决算报告。

4、其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册（格式见附件3）、会计档案保管清册（格式见附件4）、会计档案销毁清册（格式见附件5）、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料（如：现金盘点表、支票盘点表、固定资产盘点表、财务印章保管登记表等）。

（四）应纳入文书档案管理的财务工作文件材料1、财务管理制度、规定、办法、总结；2、财务管理工作计划、报告、通知；3、固定资产新增、报废、调拨文件材料；4、生产财务和成本核算文件材料；5、资金管理、价格管理、会计管理文件材料；6、企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料；7、企业经营盈亏情况报告、报表（含重要的、一般的）；8、企业财务预、决算报告；9、审计工作制度、总结；10、审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料；11、审计工作方案、计划、报告、纪要；12、机关财务预算、年度和年度以上财务计划。

市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。

例如：天富房地 产开发公司 51＃小区天富康城静园 1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备 阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在 1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里 写明原件在 1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。

2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。

4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为 A4 幅面。

6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般 采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须 清晰，但不得交计算机出图的复印件。

7、所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、 技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图章示例如下80竣工图15 50施工单位7编制人审核人7技术负责编制日期7人监理单位7总监现场监理720202020竣工图章尺寸为：50mm×80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。

不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成 A4 幅面，图标栏必须露在外面。

立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。

监理资料归档随着工程项目的逐渐推进，在工程建设的过程中，各个部分的资料也越来越多，如何将这些资料进行有效的整理和归档已经成为了一个极其重要的问题。

在这个过程中，监理资料是其中极其重要的一个部分，因为它关系到工程的质量、安全以及权益等诸多问题。

因此，对于监理资料的归档，必须十分重视。

归档的意义监理资料是监理单位在工程建设过程中所搜集和整理的资料，它反映了工程建设历程中的各个阶段，对于各个相关方来说，这份资料都极其重要，因为它能够提供一系列关于设计、施工、开工、竣工、验收等方面的详细信息，帮助相关方全面的了解工程项目的建设情况。

得益于监理资料归档的规范化运行，可以提升监理单位的信息管理制度和工作效率，同时，也可以保证监理工作的准确性和可靠性，为相关方提供保障，合理的归档方案不仅可以有效的传递资讯，且也便于监理人员随时查阅资料，指导工程建设工作。

归档内容监理资料主要由设计文件、施工图纸、质量记录、验收记录和工程变更等文件构成，这些文件被存放在监理档案室中，按照时间、地点、部位和性质等不同情况细分，以备随时查看。

设计文件设计文件是各个工程项目的核心，其中包含有合法的施工许可证、各种工程图纸、工程建设的用地规划等一系列的资料，是工程施工的基础档案。

施工图纸施工图纸是指工程项目的硬件、软件、环境等三个方面的具体实现方式，监理人员应该对施工图纸进行详细的审查和监督，确保工程实现的准确性和有效性。

质量记录质量记录是指工程施工过程中的每一个工作环节，都要进行必要的检测和记录，以便在验收的时候进行比对。

只有所有的质量记录均位于监理档案库中，才能适时整理，为工程验收做好必要准备。

验收记录工程项目经过工程的运行、监督和验收后，应该形成全面、客观、可靠的验收记录，这些记录在监理档案库中成为了最后确定工程验收合格的重要依据之一。

工程变更工程建设过程中会有很多原因导致变更，例如资金、物资、技术等因素，如此之类的变更应该有严格的流程管理，并记录存档，以备修改和调整。

工程档案组卷要求归档工程档案组卷要求一、工程名称及代号工程名称必须规范,保持其唯一性。

工程代号:以运检给得代号为准。

二、依据文件《科学技术档案案卷构成得一般要求》GB/T 11822—2022 《电子文件归档与管理规范》GB/T188942022《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》(办文档〔2022〕72 号) 《电网建设项目文件归档与档案整理规范》DL/T13632022《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》国家电网办〔2022〕72号文件《输变电工程安全质量过程控制数码照片管理工作要求》国家电网基建安质〔2022〕56号文件三、工程文件立卷要求( ( 一) ) 立卷得原则与方法立卷应遵循工程文件得自然形成规律,保持卷内文件得有机联系,便于档案得保管与利用。

( ( 二) ) 立卷过程中宜遵循下列要求案卷不宜过厚,尽量使用 20mm60mm 得档案盒,根据文件具体厚度,少用或者不用 60mm 得档案盒。

独立成册、成套得项目文件,应保持其原貌,不宜拆散组卷。

不同载体得文件应分别组卷。

( ( 三) ) 案卷封面编制1、案卷封面采用内封面形式,案卷题名为(工程名称+案卷名称)。

案卷名称得填写,应简明、准确地揭示卷内文件得内容。

主要包括工程名称、阶段、代字、代号等。

工程名称由业主依据核准文件确定,可用全称,也可用规范得简称。

2、编制单位应填写卷内文件得形成单位,可用简称。

3、保管期限分为永久、长期、短期三种期限,按规定得保管期限填写。

4、密级等级按文件要求填写,若无具体要求则不填。

5、立卷单位,应填写单位全称。

起止日期,应填写案卷内科技文件形成得最早与最晚得时间年、月、日。

( ( 四) ) 文件页号编写1、卷内文件均按有书写内容得页面编号。

每卷单独编号,页号从“1”开始。

2、页号编写位置:单面书写得文件在右下角;双面书写得文件,正面在右下角,背面在左下角。

折叠后得图纸一律在右下角。

3、案卷封面、卷内、卷内备考表不编写页号。

附件1：长沙市建设工程档案归档整理规范一、案卷整理的原则根据城建档案管理的有关规定，为进一步规范我市城建档案整理工作，提高进馆档案的案卷质量，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《城建档案业务管理规范》（GJJ/158-2011）以及《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）制定本标准。

建设工程竣工档案的整理立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；电子档案和声像档案的归档整理按有关规定执行。

二、案卷整理的要求建设工程竣工档案整理工作内容包括工程档案的分类、排列、编号、编目、装盒、填写移交目录六个工作程序。

㈠文件材料的组卷要求⑴案卷的排列：建筑、市政、管线工程档案的排列按照长沙市城建档案馆网站上公布的《建筑工程竣工档案主要内容及排列顺序》、《市政工程竣工档案主要内容及排列顺序》、《管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》以及《长沙市建设工程竣工档案编制规范》进行组织排列，排列时应考虑各项工程管理程序或施工工序之间的联系。

⑵案卷的组卷：一个建设工程项目由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；工程综合性文件由建设单位在项目基础上集中整理组卷，分片区开发的建筑项目可按归档备案的批次整理组卷；市政项目可按工程阶段或文件类型分批整理组卷；监理文件由监理单位以监理合同为单位组卷；施工文件和竣工图由施工单位以施工合同为单位（含专业分包合同）为单位整理组卷，其中施工技术文件应按工程专业或单位工程、分部分项工程的划分来进行整理组卷；文件材料和竣工图分别立卷，竣工图按专业排列，同专业的竣工图按图号顺序排列。

⑶案卷的厚度：案卷厚薄要适中，厚度以2公分为标准。

竣工文件材料每卷120-220页，图纸每卷8-12张，案卷内不能有重份文件。

⑷案卷的修整：文件材料整理时要去掉金属物、回形针、大头针、订书针和塑料夹（膜），对于破损文件材料或小于标准尺寸规格的文件需进行托裱，可将几张文件同时托裱在标准尺寸规格的白纸上，文件右边与白纸右边靠齐，托裱时使用化学浆糊。

案卷组卷要求案卷组卷是指通过合理的方式，将相关案卷分类整理，形成一份具有逻辑性和完整性的档案卷。

在进行案卷组卷时，需要遵循一定的要求和原则，以确保档案的有效管理和使用。

本文将介绍案卷组卷的要求和注意事项。

一、案卷组卷的基本要求1. 分类准确：案卷组卷的首要要求是分类准确。

根据案卷的内容和属性，将其归入相应的文件类别中。

分类准确可以提高档案管理的效率，便于查找和利用档案信息。

2. 文件完整：每个案卷应包含完整的文件资料，确保案卷中的文件能够反映出相应的事项完整的过程。

每份文件都应贴有文件封签，上面标注有案卷的名称、卷号和文件的题名等信息，以便统一管理。

3. 文件排序合理：案卷中的文件应按照时间、地点或者事件的先后顺序进行排序。

文件排序合理可以使档案资料的查阅更加方便，也有利于后续档案的整理和维护。

4. 档案封面规范：每个案卷都应有一份档案封面，上面应标明案卷的名称、编制单位、卷号、时间范围、责任者和备注等信息。

档案封面的规范可以方便归档和检索，也便于对档案进行监管和管理。

5. 案卷注释齐全：对于案卷中的关键文件，应在案卷的附页或备注处进行注释。

注释内容应包括文件的摘要、制作目的、产生背景等相关信息，以便于后续使用和了解。

二、案卷组卷的注意事项1. 统一标准：案卷组卷应按照统一的标准和规范进行，遵循档案管理的相关规定。

统一标准可以提高档案管理的规范性和效率，减少管理过程中的疏漏和错误。

2. 档案编号唯一：每个案卷都应有唯一的编号，以保证档案的唯一性。

档案编号应遵循一定的编制规则，例如按照年份、部门和顺序进行编号，同时应记录在档案目录中，以便日后查阅。

3. 案卷保管措施：案卷组卷完毕后，应妥善保管。

档案室应配备恰当的防潮、防尘、防火设施，确保案卷的安全性和保密性。

同时，应建立案卷借阅登记制度，记录档案的借阅和归还情况。

4. 定期检查整理：定期检查已组卷的案卷，确保文件的完整性和可读性。

如有文件遗失或损坏，应及时补充或修复。