第四节会计电算化的组织实施

第四节会计电算化的组织实施
一、开展会计电算化的基本步骤
实施会计信息系统是一项系统工程，涉及单位内部的各个方面，需要较多的人力、物力和财务，必须由单位领导或总会计师亲自作为决策者和领导者，并负责和指挥会计信息系统实施工作。

单位的财务会计部门承担会计信息系统的具体组织和实施工作。

1.制定会计信息系统实施计划
在会计信息系统具体实施过程中，必须制定一个详细的实施计划，对在一定时期内要完成的工作有一个具体安排。

这样才能使整个工作有计划、按步骤地进行，有利于合理安排人力、财务和物力，有利于会计电算化工作的实施与检查。

2.配备计算机硬件和软件
(1)硬件工作方式的选择
会计信息系统应用初期或核算间接的小型企业单位可选用单机结构；会计业务量大、地理分布集中的在中型企事业单位可选用多用户结构；中小型企事业单位，等会计信息系统应用工作深入后，可没用文件服务器(FS)网络结构；大型企事业单位可逐步建立客户机/服务器(C/S)网络结构直到浏览器/Web服务器(B/S)网络体系。

高档客户机/服务器网络结构和浏览器/Web服务器网络体系是会计信息系统比较理想的硬件结构。

(2)硬件性能指标要求
应根据实际情况和财务状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和有关配套设备，对于实行垂直领导的行业、大型企业集团，应尽量做到统一，为以后实现网络化在软件、硬件技术支持方面打好基础。

(3)操作系统的配置
对于采用单机结构的，目前主要采用Windows 9x/NT/XP操作系统。

对于采用多用户结构的，可采用UNIX或XNIX操作系统。

对于采用客户机/服务器网络结构或浏览器/服务器网络结构的，可采用Windows NT/2000/XP等操作系统，使用Internet Explorer 5.0以上版本浏览器。

3．配置财务管理软件
财务软件的来源主要有通用商品化财务软件、专门开发财务软件、通用与专门开发相结合等三种渠道。

商品化财务软件是指经过评审通过的，用于在市场销售的通用财务软件。

商品化财务软件一般具有通用性好、合法性和安全性高的特点。

选择商品化财务软件是企业实现会计电算化的一条捷径，是采用最多的一种方式。

专门开发财务软件是指为适合本单位的财务管理要求而专门为本单位开发的专用财务软件，适用范围一般仅限于本企业，通用性较差。

其优点在于能根据比较符合企业自身财务管理的需要。

通用与专门开发财务软件是指对于通用性较好的部分模块，如财务和报表模块，一般使用商品化财务软件，而对于本单位特殊要求的核算和管理功能，在商品化财务软件不能满足的情况下自行开发，然后利用商品化财务软件提供的接口，将它们连接起来。

财务软件取得方式的选择一般遵循如下的原则：
（1）在开展会计电算化初期应尽量选择商品化通用财务软件，会计业务比较简单的企业单位（小型企业和行政事业单位）应以选择通用财务软件为主。

（2）大中型企事业单位会计业务一般都有其特殊要求，在取得一定会计电算化工作经验以后，也可根据实际工作需要，选择定点开发方式，以满足本单位的特殊要求。

（3）一般大中型企事业单位待会计电算化工作深入后，通用财务软件不能完全满足其各种特殊的核算与管理要求时，可根据实际工作需要，结合通用财务软件定点开发部分配套的模块，选择通用财务软件与定点开发财务软件相结合的方式。

4.商品化财务软件的选择
采用商品化财务软件的做点是见效快，成本低，安全可靠，维护有保障。

其缺点是：一是不能全部东路使用单位的各种核算与管理要求；二是对会计人员要求较高，如要求用户定义各种转账公式、数据来源公式、费用分配公式等，会计人员会感到使用不便。

在选购商品化财务软件时，主要注意以下几个问题：
(1)系统环境。

每一种财务软件都有相适应的软件运行环境的要求，企业应根据计算机硬件及系统软件的配备情况选择合适的商品化财务软件。

(2)功能规范。

财务软件应达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求，并已通过财政部门评审。

(3)功能要求。

要根据企业自身所处的行业及具体核算与管理的要求进行适当的选择。

(4)技术指标。

分析财务软件的安全可靠性、操作简便性等技术指标。

(5)售后服务。

考查软件销售厂商提供售后服务的情况，包括用户培训、软件使用说明、版本升级及相关的费用问题。

(6)软件价格。

主要是指财务软件的市场销售价格。

5.培训会计信息系统应用人员
会计信息系统的实施及会计电算化工作正常的开展，需要的是既懂财务又懂计算机技术的复合型人才。

因此在会计信息系统实施过程中，必须要有针对性地对相关人员进行会计信息系统的应用培训，包括计算机管理技术、财务软件操作技术等。

6.建立财务管理制度
7.新旧会计信息系统的转换
会计电算化工作的实施是一个系统化工程，特别是在新旧会计信息系统转换时，大量的复杂的信息需要由旧系统到新系统的统筹安排。

新旧会计信息系统的转换主要是指由手工核算向会计电算化转换时的过渡阶段。

过渡阶段主要应考虑如下事项：
(1)数据初始化过程
数据初始化是指首次实行会计电算化时将手工会计资料向计算机输入的过程，这是会计核算持续经营假设的要求。

主要包括以下内容：整理手工会计业务数据。

重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符，整理各账户余额；清理往来账户和银行账户等
建立会计科目体系。

会计科目体系是会计核算的基础，必须按要求建立会计科目体系并进行编码。

统一证、账、表的格式。

要全面考虑各类会计资料的规范性格式，分清必须修改与必须保留的内容，使重新确认的会计账、下、表的格式更适于计算机处理。

规定操作过程和核算方法。

会计核算过程自动化程度很高，要求预先确定同一模块内和不同模块间数据传递的次序。

重新确定各种会计核算方法，充分体现计算机的优点。

(2)新旧系统并行
为了保证手工会计向电算化会计的安全平稳地过渡，一般企业在初次实施会计电算化以后都不立即放弃手工核算，而是在较长的一段时间内手工核算和会计电算化同时进行，目的是为了检验使用会计电算化进行会计核算初期是否会存在一些问题，并通过这种对比及时对问题进行修正。

8.会计信息系统的实施咨询
对于一般的小型财务软件，软件开发、经销、技术支持与支行维护一般可以由软件开发商完成，而对于大型财务及企业管理软件而言，软件开发和经销一般由软件开发同完成，而软件实施、技术支持与运行维护则需要一支专业化管理咨询服务机构来承担，由他们为企业应用在型管理提供专业化咨询服务。

这是大型财务及企业管理软件实施过程的复杂性所要求的，它符合现代产业发展分工细化的原则，是国外企业管理软件发展的成功经验。

企业在实施大型会计信息系统之前，首先要找的不是软件开发商，而是专业的管理咨询机构，聘请深具行业知识和企业管理软件知识的专家组来对企业进行充分调研和需求分析，甚至对管理流程重新设计，将企业的核心问题归纳出来，分析企业最需要什么样的管理和什么样的管理软件。

对企业员工进行管理意识的培训，而不完全是手把手的操作技能培训。

在实施企业管理信息系统过程中，管理咨询专家又会根据自己的丰富经验为企业进行业务流程重整和监督系统的实施进度，随时定位管理目标。

在系统交付运行之后，又会定期进行系统运行效率评估，及时调整系统在企业管理中出现的错误。

管理咨询服务机构对于推动大型会计信息系统的成功应用，提高企业管理水平起到了积极的推动作用。

二、会计电算化内部管理制度
开展会计电算化的单位应当根据工作需要，建立健全以下管理制度：
(l)岗位责任制。

会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。

工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。

(2)操作管理制度。

操作管理制度主要内容包括：①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；③操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；④由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

(3)硬件、软件和数据管理制度。

硬件、软件和数据管理制度主要内容包括：①保证机房设备安全和计算机正常运行，对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；②确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续；④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施；⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。

(4)电算化会计档案管理制度。

电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。

建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括：①由专人负责；②防磁、防火、防潮和防尘，重要的会计档案应有备份，存放在两个不同的地点；③采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制；④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

本章练习题
1.简述会计电算与手工核算的联系与区别？
2.会计信息系统包括哪些基本功能？
3.会计软件的来源有哪几种？如何进行选择？
4.简述开展会计电算化工作的基本步骤？
5.什么是会计信息系统？有哪些特点？
6.会计电算化内部管理制度主要包括哪些。