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岗位说明书系列上市公司董秘岗位职责（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-25135上市公司董秘岗位职责Duties of directors of listed companies说明：为规划化、统一化进行岗位管理，使岗位管理人员有章可循，提高工作效率与明确责任制，特此编写。
上市公司董秘岗位职责:1、熟悉资本市场运作，能够独立处理与中介机构、监管部门的关系2、负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通;3、负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定。
4、关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复所有问询;5、督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律、法规、规章;6、关注资本市场和同行业资本运作信息，为公司资本运营提供建议;7、负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事、高级管理人员持有公司股票的资料，以及董事会、股东大会的会议文件和会议记录等;8、完成董事会授权与交办的其他工作任务。
任职要求:1、本科以上学历，金融、经济、法律、企业管理等相关专业知识，形象气质佳;2、熟练掌握公司法、券法、上市规则等有关法律法规，有上市公司从业经验十年以上;3、具有较好的文案组织与审核能力，能够熟练撰写公关所需文件及合作文件草案;4、具有较强的协调能力，思维清晰、敏捷，接受能力强，工作严谨细致;5、有投资资源的整合、组会、披露的能力;6、具有证交所《董事会秘书资格证书》。
岗位职责:1、熟悉资本市场运作，能够独立处理与中介机构、监管部门的关系2、负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通;3、负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定。
拟上市与上市公司董秘工作实操（罗中孝）目录董事会秘书的职责董事会秘书的日常工作董事会秘书实操董事会秘书的任职资格董事会秘书的权利董事会秘书的义务董事会秘书的特殊要求第一部分董事会秘书的职责董事会秘书对上市公司和董事会负责，职责分明、责任巨大。
1 董事会秘书是上市公司与各证券监管机构（证会、当地证监局、交易所、登记公司和信息公司等）联系的桥梁；2 董事会秘书是上市公司与保荐机构与保荐代表人（持续督导期内）联系的桥梁；3董事会秘书要做好与其他中介机构（如律师、会计师和评估师）的沟通工作；4 董事会秘书要保持与政府部门的沟通、做好相关文件的报批工作；董事会秘书还要担负起一定的办公室的职责，及统一对外宣传口径的工作；5 董事会秘书要做好与相关证券主流媒体（四大证券报社）的关系工作，及时掌握和了解信息动态，做好媒体宣传报道工作，避免公司的负面报道；6 董事会秘书要负责好投资者（包括机构投资者）接待、电话咨询等工作，处理好投资者关系管理工作，维护好公司形象，推介公司价值。
定期组织公司年报网上业绩说明会及不定期组织其他网上说明会等；7 董事会秘书要处理好上市公司与大股东（控股股东，实际控制人）及中小股东、投资者之间的关系工作；8 董事会秘书要协调好上市公司（母公司，总部）与各分子公司及各职能部门之间的关系，尤其是要保持好和公司财务部门的随时沟通工作；9 董事会秘书要负责组织筹备“股东大会、董事会、监事会”的三会工作；准确、及时、完整对外披露公司定期报告、临时报告工作（交易所每年度会对上市公司的信息披露工作进行考核）；10 董事会秘书要负责公司内控制度的完善工作，公司的规范运作工作任重而道远，内控制度要根据相关法律法规的逐步深化完善及时建立健全并完善；11 根据监管要求，董事会秘书要定期组织公司董监高参加监管机构的培训，提高业务技能，强化规范运作意识。
鉴于此，董事会秘书配备好一个助手（证券事务代表），打造好一个部门（董事会办公室或证券部）是非常必要的，是法人治理结构不可或缺的一个环节。
董秘必备！上市公司（拟上市）董秘工作实务史上最全指引！1./ 中国董秘职业的由来 /追根溯源，中国董秘的职业化，应该要从1996年4月由证监会和交易所联合发起的一次董秘培训算起。
当年参会的40多家B股上市公司董秘，是中国最早的一批职业董秘。
然而，当时的《公司法》中却并未提及“董秘”二字，所以董秘在企业中的地位并不高。
直到1997年12月16日，证监会发布《上市公司章程指引》，作为上市公司的“根本大法”，专门列出一章“董事会秘书”条款，要求所有上市公司都必须配备董秘，这才真正确立了董秘在上市公司中的地位和作用。
按照我国现有的法规规定，董秘是上市公司的高级管理人员，由董事长提名，董事会任免，对董事会负责，是证券交易所与上市公司的指定联系人，接受当地证券监管部门的双重领导，促进公司规范运作、管理公司证券事务、负责公司信息披露等工作。
可以说，董秘是上市公司的“窗口”。
应该说，董秘这个角色，从公司开始筹备上市的时候就开始出现。
而且，在企业上市前需要引入的各类职业经理人中，董事会秘书和财务总监往往是最为关键的，因为这两个角色，将直接决定着企业上市的工作进度和工作成效。
2./ 董秘类别及主要职责 /整体分为两大类，未上市公司董秘和上市公司董秘。
未上市公司董秘又分为IPO董秘、并购董秘。
IPO董秘：第一，考虑的关键问题就是证监会的标准是什么?如何符合标准?用好中介机构。
第二，考虑资本市场的标准是什么?相同的股权如何多融钱? 时点是一方面，包括对公司战略的解读和推进都很重要。
并购董秘：这是个新词，目前专门有这么个群体。
主要是IPO时间有很大不确定性，只要公司质地别太差，总是有人愿意买。
考虑的基本问题就是公司潜在买家是谁，选择谁不选择谁很重要，这个购买都是股份支付的，所以一定要看并购对象未来的增长空间。
另外公司价值何在?如何最大化被并购价值?等等。
上市公司董秘：除了做好信息披露的工作外，一定要学会通过资本运作、战略规划等等驱动并实现企业价值成长。
董事会秘书岗位职责1负责传达董事会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况;2全面负责董事会办公室的各项工作;3协助总经理处理日常事务;4负责协调各部室、公司之间的工作，监督检查其工作情况;5负责协助总经理掌握企业状况，定期系统地向总经理提供信息和工作建议;6负责职责范围内程序文件的制订、执行，并及时提出修改建议;7负责综合性文件、工作计划及机械公司工作总结等的拟定工作;8负责董事会等会议的组织和准备工作及计划安排，确定会议时间、地点、与会人员和会议日程，并发出通知;9负责做好董事会办公会等的会议记录，必要时形成会议纪要并下发;10负责对董事会提出的问题进行调查、协调和处理;11负责按有关规定做好机械公司外来宾客的接待工作;12负责做好重要公文的审稿工作;13负责综合性公文的传递、传达、催办与检查;14负责审核人力资源管理有关方案，及报表等;15负责董事会办公室各项费用及各公司购买单件价值在____元以上办公用品的有关方案的审核;16负责监督全公司印章、总经理名章等的使用;17负责根据人员编制和岗位任职标准，及时调配人员;18负责根据工作需要向总经理提出人员任免、聘用、提拔、调动建议;19负责根据各公司生产计划，确定劳动组织与定员;20负责组织有关人员审查各公司工资发放情况;21负责处理职工奖惩事宜;22负责做好工资计划的审核工作;23负责组织全公司各类人员的考评工作;24负责组织人事档案的定期审查和整理工作;25负责对本部门人员工作业绩进行考核;26负责全公司防火防盗及厂内治安保卫综合治理工作;27负责按规定做好公务用车的调度与管理工作;参与车辆外修定点，并提供有关基础资料;28负责与其它部门的工作协调;29负责完成机械公司总经理交办的其它工作。
董事会秘书岗位职责（2）董事会秘书是一个非常重要的职位，他们在管理公司董事会和高级管理团队方面发挥着关键作用。
下面是董事会秘书的职责。
1. 组织和协调董事会会议：董事会秘书负责组织和协调董事会会议，包括确定会议日期、准备会议议程、发送会议通知、收集和准备会议文件和材料等。
心理建设，IPO董秘三件套的最后一招董秘分两类：IPO董秘和上市公司董秘。
任务不同技能要求也不同，角色也不一样，IPO董秘实际上是企业IPO的项目经理，组织内外人员搭个草台班子通过IPO审核，而上市公司董秘核心任务变成信批和3R，信息披露和投资者关系、监管关系、公众关系，全能型的董秘则把上市公司资本工作都管了。
IPO董秘多数情况下是个协调角色，并没有天然的权力，要推进IPO协调各方，就需要善于使用工具，我总结了三条，称之为IPO董秘三件套，中介协调会、项目跟踪表和心理建设。
之前两篇《IPO董秘技能“三件套”》，《项目跟踪表，IPO董秘的总谱和施工图》中介协调会是董秘协调各方的主战场，关键是掌握会议纪要，所谓“秘书专政”。
在中介协调会上讨论的内容是项目跟踪表，相当于董秘这个IPO乐队指挥的总谱和路线图。
今天我们聊三件套最后一件，心理建设。
估计有朋友会说，叫兽又玩虚的了，IPO就是这样虚实结合，心理建设是IPO解决问题的思维顺序，搞反了吃大亏。
举个例子，有一次在一个项目上，有个涉及老板自身的规范问题，问题确实性质很严重，这个我都懂，之前券商也和我反复沟通了，我也和老板沟通了，只是老板确实有些困难，迟迟不能解决。
那个保代年轻气盛，确实满腹经纶，也做成了几个项目，眼睛有点往上看的意思。
我说服不了他，自然中介协调会伺候。
会上说到这个问题，老板表态，饶总都和我讲了，我也理解问题重要，但是确实有些困难，能不能缓一缓，再想想别的办法。
已经说的挺客气，结果那个小保代脖子一梗说，这是性质问题，不解决就不要上市了！老板闻言，回了一句，那就不要上市了。
抬起屁股走了。
留下一会议室人面面相觑。
道理很简单，IPO是大事，我们这些做IPO的人，中介机构、董秘，目标排序第一，IPO成功，可是企业目标不是只有IPO，还有生存发展众多目标，IPO很重要但也不是唯一，如果不能理解这点就会犯前面小保代的问题。
有朋友问我，IPO成功关键是什么，就两条，一是业绩，二是规范。
一、中国董事会秘书制度设立的历史沿革董事会秘书作为高管人员在中国公司设置,经历了从境外上市的外资股,到境内上市的外资股,再到境内上市的内资股的渐进过程。
最初出现是深圳,1993 年,深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》专条规定,董事会设秘书,秘书负责董事会的日常事务,受董事会聘任,对董事会负责。
1994 年,国务院颁布了《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》,明确规定董事会秘书为公司高级管理人员。
1994 年8月,国务院证券委员会和国家体改委发布了《到境外上市公司章程必备条款》,专章规定公司设董事会秘书,董事会秘书为公司高级管理人员,由董事会委任,主要职责是保管文件、向国家有关部门递交文件、保证股东名册妥善设立、确保有关人员及时得到有关记录和文件。
1996 年3月,上海市证券管理办公室、上海证券交易所发布了《关于B 股上市公司设立董事会秘书的暂行规定》,要求 B 股公司必须设立董事会秘书,董秘为公司高管人员,明确提出任职条件和职权,旨在规范上市公司行为,提高董事会工作效率,保护投资者利益。
1996 年8 月,上海证券交易所发布了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法（试行》,明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书,强调董事会秘书为高级管理人员,同时提出五条任职条件,九条职权范围,六条任免程序,以及三条法律责任,基本确认了董事会秘书制度的框架。
1997年 3 月,上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合发布了《关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知》,强调建立董事会秘书例会制度,涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面,该通知对支持和推动董事会秘书工作,提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。
1997 年12月,中国证监会发布《上市公司章程指引》,专章列示“董事会秘书”条款,要求所有上市公司都必须配备董事会秘书,作为上市公司的“根本法” 真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。
董事会秘书岗位职责1负责传达董事会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况;2全面负责董事会办公室的各项工作;3协助总经理处理日常事务;4负责协调各部室、公司之间的工作，监督检查其工作情况;5负责协助总经理掌握企业状况，定期系统地向总经理提供信息和工作建议;6负责职责范围内程序文件的制订、执行，并及时提出修改建议;7负责综合性文件、工作计划及机械公司工作总结等的拟定工作;8负责董事会等会议的组织和准备工作及计划安排，确定会议时间、地点、与会人员和会议日程，并发出通知;9负责做好董事会办公会等的会议记录，必要时形成会议纪要并下发;10负责对董事会提出的问题进行调查、协调和处理;11负责按有关规定做好机械公司外来宾客的接待工作;12负责做好重要公文的审稿工作;13负责综合性公文的传递、传达、催办与检查;14负责审核人力资源管理有关方案，及报表等;15负责董事会办公室各项费用及各公司购买单件价值在____元以上办公用品的有关方案的审核;16负责监督全公司印章、总经理名章等的使用;17负责根据人员编制和岗位任职标准，及时调配人员;18负责根据工作需要向总经理提出人员任免、聘用、提拔、调动建议;19负责根据各公司生产计划，确定劳动组织与定员;20负责组织有关人员审查各公司工资发放情况;21负责处理职工奖惩事宜;22负责做好工资计划的审核工作;23负责组织全公司各类人员的考评工作;24负责组织人事档案的定期审查和整理工作;25负责对本部门人员工作业绩进行考核;26负责全公司防火防盗及厂内治安保卫综合治理工作;27负责按规定做好公务用车的调度与管理工作;参与车辆外修定点，并提供有关基础资料;28负责与其它部门的工作协调;29负责完成机械公司总经理交办的其它工作。
董事会秘书岗位职责（二）董事会秘书是一个非常重要的职位，他们在管理公司董事会和高级管理团队方面发挥着关键作用。
下面是董事会秘书的职责。
1. 组织和协调董事会会议：董事会秘书负责组织和协调董事会会议，包括确定会议日期、准备会议议程、发送会议通知、收集和准备会议文件和材料等。
上市公司董秘手册一、董秘的职责和权责作为上市公司的董秘，他是公司与投资者之间的重要纽带和桥梁。
董秘的职责和权责主要有以下几个方面：1.公司信息的披露与传播：董秘负责公司信息的披露与传播工作，及时、准确、全面地向投资者披露公司的重要信息，包括财务报告、内幕信息等。
同时，他还应负责公司网站和其他公告栏的管理与维护，确保投资者能够及时获取到相关信息。
2.投资者关系的管理：董秘是公司与投资者之间的重要沟通者，他应建立和维护良好的投资者关系，及时回应投资者的疑问和关切，积极参与投资者沟通活动，如投资者见面会、路演等。
董秘还应定期评估并改进投资者关系管理的工作效果。
3.合规和法律事务：董秘具备法律专业背景，他应负责公司的合规与法律事务工作，了解法律法规的变化，及时提示公司及其管理层变动情况，确保公司合规运营，防范法律风险的发生。
4.董事会会议安排和文件存档：董秘应协助董事会主席安排董事会会议，准备相关会议资料，记录会议纪要，并及时存档。
同时，他还应协助董事会进行公司治理、战略规划等相关工作。
5.其他职责：根据公司的具体情况，董秘还可能负责其他相关工作，如公司的证券交易事务、行政管理等。
二、董秘的素质和职能1.专业素质：董秘作为一名专业人士，应具备扎实的财务、法律、证券等专业知识，熟悉公司治理和监管要求，不断学习和提升自己的专业能力。
2.沟通能力：董秘需要与公司内外各方进行良好的沟通和协调，他应具备出色的口头和书面表达能力，善于与投资者、监管机构、媒体等进行有效的沟通。
3.敏锐的洞察力：董秘应具备敏锐的洞察力，能够及时发现公司内部和外部的风险和问题，并提出解决方案，避免事态升级。
4.责任心和诚信：董秘作为公司与投资者的纽带，应具备高度的责任心和诚信，始终以保障投资者利益为出发点，严守职业道德和法律法规。
5.组织协调能力：董秘需要与各个部门进行有效的协调和合作，保证公司信息的及时收集和有效传达。
三、董秘的工作流程和方法1.信息收集和准备：董秘应建立健全的信息收集渠道，及时了解公司内外部的重要信息，并整理、准备相关文件和报告。
董秘实务与改制上市工作经验交流与互动
证通电子许忠慈
2010年12月
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目录
19董秘的工作规范三
24董秘在改制、上市过程中应该关注的要点四
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董秘在改制、上市过程中的如何发挥作用五8董秘的素质要求二
3董秘的定位与职责一
页码內容
3
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n 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份作出。
n 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。
在董事会秘书不能履行其职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责。
n 对董事会秘书的规定适用于对证券事务代表的管理。
n 董事会秘书空缺期间，公司应当及时指定一名董事或者高级管理人员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书的人选。
公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。
n 董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应当代行董事会秘书职责，直至公司聘任新
的董事会秘书。
8
9二、董秘的素质
要求
n 较强的财务分析能力，了解财务数字及形成该数字背后的逻辑；n 熟悉公司公司发展思路和发展定位以及主营业务的流程、关键技术、核
心竞争能力；
n 良好的文字和口头表达能力以及熟练运用办公软件的能力；n 良好的沟通协调能力，这是董秘主要工作方式；
n 熟练掌握证券法规、交易所工作指引、备忘录、格式指引等
10三、董秘的工作规
范
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13
五、董秘在改制、上市过程中的如何发挥作
用。
******股份有限公司董事会秘书工作细则第一章总则第一条为规范******股份有限公司（以下简称“公司”）董事会秘书的行为，完善公司法人治理结构，促进公司的规范运作，特制定本细则。
第二条为切实加强公司董事会秘书管理，进一步明确董事会秘书职责、权利、义务和责任，促进公司规范运作，强化信息披露义务，本细则根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）、《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》、《上市公司信息披露管理办法》、《上市公司董事会秘书管理的意见》、《******公司章程》（以下简称《公司章程》）及其他现行有关法律、法规的规定制定。
第三条公司董事会秘书除遵守《公司法》、公司章程及其他现行有关法律、法规外还应遵守本细则的规定。
第四条公司设董事会秘书一名。
董事会秘书为公司的高级管理人员，承担法律、法规及公司章程对公司高级管理人员所要求的义务，享有相应的工作职权，并获取相应的报酬。
董事会秘书对董事会负责。
第二章任职资格第五条公司董事会秘书应具备以下条件：（一）具备履行职责所必需的财务、法律、金融、企业管理等方面的专业知识；（二）具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守有关法律、法规和规章，能够忠诚地履行职责；（三）具备履行职责所必需的工作经验；（四）具有良好的组织协调能力和沟通能力；（五）取得深圳证券交易所认可的董事会秘书资格证书。
第六条属于下列情形之一的人士不得担任和兼任董事会秘书：（一）无民事行为能力或者限制民事行为能力；（二）因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚执行期满未逾5 年，或因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾5 年；（三）担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾3 年；（四）担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾3 年；（五）个人所负数额较大的债务到期未清偿；（六）被中国证监会处以证券市场禁入处罚，期限未满的；（七）最近3年曾受证券监管部门行政处罚，或一年内曾因公司信息披露违规等问题被证券监管部门采取2次以上行政监管措施或3次以上通报批评，曾被证券监管部门或证券交易所认定为不适合担任公司高管人员的人士，不得担任公司董事会秘书。
拟上市与上市公司董秘工作实操（罗中孝）目录董事会秘书的职责董事会秘书的日常工作董事会秘书实操董事会秘书的任职资格董事会秘书的权利董事会秘书的义务董事会秘书的特殊要求第一部分董事会秘书的职责董事会秘书对上市公司和董事会负责，职责分明、责任巨大。
1 董事会秘书是上市公司与各证券监管机构（证会、当地证监局、交易所、登记公司和信息公司等）联系的桥梁；2 董事会秘书是上市公司与保荐机构与保荐代表人（持续督导期内）联系的桥梁；3董事会秘书要做好与其他中介机构（如律师、会计师和评估师）的沟通工作；4 董事会秘书要保持与政府部门的沟通、做好相关文件的报批工作；董事会秘书还要担负起一定的办公室的职责，及统一对外宣传口径的工作；5 董事会秘书要做好与相关证券主流媒体（四大证券报社）的关系工作，及时掌握和了解信息动态，做好媒体宣传报道工作，避免公司的负面报道；6 董事会秘书要负责好投资者（包括机构投资者）接待、电话咨询等工作，处理好投资者关系管理工作，维护好公司形象，推介公司价值。
定期组织公司年报网上业绩说明会及不定期组织其他网上说明会等；7 董事会秘书要处理好上市公司与大股东（控股股东，实际控制人）及中小股东、投资者之间的关系工作；8 董事会秘书要协调好上市公司（母公司，总部）与各分子公司及各职能部门之间的关系，尤其是要保持好和公司财务部门的随时沟通工作；9 董事会秘书要负责组织筹备“股东大会、董事会、监事会”的三会工作；准确、及时、完整对外披露公司定期报告、临时报告工作（交易所每年度会对上市公司的信息披露工作进行考核）；10 董事会秘书要负责公司内控制度的完善工作，公司的规范运作工作任重而道远，内控制度要根据相关法律法规的逐步深化完善及时建立健全并完善；11 根据监管要求，董事会秘书要定期组织公司董监高参加监管机构的培训，提高业务技能，强化规范运作意识。
鉴于此，董事会秘书配备好一个助手（证券事务代表），打造好一个部门（董事会办公室或证券部）是非常必要的，是法人治理结构不可或缺的一个环节。
第二部分董事会秘书的日常工作（一）每日工作（每天开机三件事）1、登陆深交所中小企业板网页，查看其他上市公司的信息披露公告，学习好的经验与作法，提高自家公司信息披露的业务水平，尽量减少监管老师的审核工作量。
遇到重大或无先例事项，事先要和监管老师咨询沟通。
从事董事会秘书这个职业，无小事，有就是大事了！多看看、多咨询汇报，很有必要！2、登陆中国证监会网站，学习最新的法律法规，分析政策走向和监管部门对法规的解读倾向，了解证券市场上新的IPO或再融资申请，制作IPO和再融资的过会明细表。
3、查询主流媒体上关于本公司的最新信息，关注媒体对本公司及本行业内的相关报道，及时登录投资者关系互动平台，针对行业内最新出现的变化分析未来企业有可能遇到的问题，并提前做出应对计划（媒体危机公关能力）。
然后，看下深交所主板、创业板和上交所的公告及相关动态，要多看、多做工作记录！（二）其他工作1、每天关注同行业的公告文件，关注中国资本市场状况和国家宏观经济形势情况，向公司管理层汇报相关信息并适当提出管理建议。
2、上市公司定期报告披露结束后，统计同行业的重要财务数据，找出差距，为公司经营管理水平提高提供支持。
3、收集最新的违规处罚事件，并分析违规现象的发生过程及处理结果，以规则、以实际案例做好警示文件提交公司高管学习，促进公司的规范运作。
4、做好股东名册的登记、保管和清理工作。
这是董事会秘书的一项基础性工作。
上市公司的股票在证券交易所挂牌交易，由证券登记结算公司托管，在登记结算公司备有公司完整的股东名册。
董事会秘书每月初必需定期查询并下载股东名册（包括冻结及锁定情况等），及时、准确掌握股东的情况，并在定期报告中披露公司股东户数和前十名股东的持股情况。
如控股股东发生变更、应及时公告。
5、按照《公司信息披露管理制度》的相关要求，强化上市公司敏感信息内部排查机制，严格执行信息披露事务管理制度的规定，进一步规范上市公司信息披露行为，每季度末就相关事项对大股东和实际控制人进行书面函证。
6、及时完成监管机构组织的公司治理专项活动、巡检和有关调查问卷工作，配合保荐机构和保荐代表人持续督导期间内的核查工作。
第三部分董事会工作实务（一）IPO与再融资心得体会1、公司基本面良好（1）满足发行和再融资的基本条件：主体资格、独立性、法人治理结构、规范运行、财务与会计及纳税和补贴收入等方面；（2）募集资金投资项目内容清晰并规划完善：项目的可研报告、备案和环评文件齐全；项目实施地的土地、房产等基础条件应事先落实好。
2、各中介机构工作协调到位并组织有序：选择好中介机构很重要。
董事会秘书需对招股说明书、法律意见书及工作报告、审计报告和评估报告等文件逐份审阅。
每份文件中公司的历史沿革要统一对应无误；财务数据的勾稽关系要清楚。
3、协调好发改委部门对募集资金投资项目的无异议文件。
4、配合做好证监局的现场核查工作（向证监会申报材料之前）。
5、做好申报材料的补充材料工作：及时高质量的做好反馈文件的上报及封卷工作。
6、做好发行时的路演、推介及网上交流工作（聘请财经公司协调安排好）。
7、领取证券交易所信息披露的和登记结算公司的密钥并专人保管。
（二）募集资金的使用与存放中小企业板上市公司募集资金管理细则（2006年7月制定，2008年2月修订）。
公司上市后，首先需要做好募集资金的使用与存放工作，这也是监管机构监管的重点之一。
审慎使用募集资金，不随意改变募集资金投向，如实披露。
目的：规范公司募集资金管理，提高募集资金使用效率；董事会：负责制定并有效执行《募集资金管理制度》。
所有募集资金存放在专项账户集中管理，专户数量不超过募集资金投资项目个数，募集资金到位后1个月内签署公司、保荐人和商业银行的“三方监管协议”，商业银行不履行协议，公司可以终止协议并注销该专户。
募集资金投向的限制：一般不得用于买卖股票、借予他人、委托理财、投资于以买卖有价证券为主营业务的公司，不得用于质押、委托贷款。
募集资金投资项目年度实际使用情况与计划差异超过30%的，应调整投资计划并予以披露。
特定情况下应检查募集资金投资项目的可行性和预计收益：1 市场环境发生重大变化；2 项目搁置时间超过一年；3 项目逾期，投入金额未达到计划投入额的50%；4 置换预先投入（募集资金到帐后6个月内完成）；5用闲置募集资金暂时补充流动资金，单次补充不得超过6个月（10%以上的补充需网络投票形式股东大会审议；进行风险投资后的12个月内，不得补充）；6 内审部门至少每季度检查一次，并向审计委员会报告；7 董事会对年度募集资金存放与使用情况出具专项说明；8 会计师事务所出具募集资金年度专项审核报告；9 独立董事可以聘请会计师事务所进行专项审计；10 保荐机构至少每季度现场检查一次。
（三）定期报告的制作流程每年1-4月为年报（应在2月底前披露年度业绩快报）；年报披露后召开年度股东大会及进行权益分派工作；7-8月为中报制作（7月底前披露中期业绩快报）；10月为三季度报告制作。
其他时间还要对公司股票交易价格产生较大影响的重大事件做临时公告披露，如：重大投资或购并行为、签署重要合同等。
下面以年报编制（信息披露的重中之重，工作量大、程序繁琐、文件多）过程，与大家交流下经验：1、召开会计师、独立董事见面会；2、安排独立董事进行现场检查；3、与会计师事务所沟通制定审计工作计划；4、会计师事务所提交审计报告；5、董事会各专门委员会的工作；6、根据审计报告财务数据，填录交易所的定期报告制作软件；7、召开董事会、监事会审议年报相关事项；同时注意内幕知情人信息表、外部信息使用人管理董事会提案等。
年度报告董事会、监事会我们一定要统筹安排好，工作做细致，重大事项的附件等文件准备齐全，年报董事会尽量只安排审议年报的相关事项。
（四）内部控制制度建设内部控制制度建设是董事会秘书的一项长期工作：要结合公司的行业特征、经营方式、资产结构以及自身经营和发展需要，建立健全一系列的公司内部控制制度。
公司制订的内部管理与控制制度要以公司的基本控制制度为基础，涵盖公司财务管理、生产管理、物资采购、产品销售、对外投资、行政管理等整个生产经营过程，确保各项工作都有章可循，形成规范的管理体系，并结合相关法律、法规规定的要求不断修正，使公司内部控制制度趋于完善，并通过内控制度的实施，使公司内部控制具备较高的完整性、合理性和有效性。
（五）主板、中小板通用规则1)《深圳证券交易所股票上市规则》2)《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》3)《深圳证券交易所上市公司社会责任指引》4)《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》5)《深圳证券交易所纪律处分程序细则》6)《深圳证券交易所上市公司募集资金管理办法》7)《深圳证券交易所上市公司现金选择权业务指引》8)《深圳证券交易所上市公司股东及其一致行动人增持股份行为指引》等（六）中小板、企业版特别适用规则1)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司特别规定》2)《中小企业板股票暂停上市、终止上市特别规定》3)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司诚信建设指引》4)《深圳证券交易所中小企业板块保荐工作指引》5)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司董事行为指引》6)《中小企业版投资者权益保护指引》7)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司公平信息披露指引》8)《中小企业板块上市公司控股股东、实际控制人行为指引》9)《中小企业板块上市公司限售股份上市流通实施细则》10)《中小企业板块上市公司募集资金管理细则》11)《中小企业板块上市公司内部审计工作指引》12)《中小企业板块上市公司保荐工作评价办法》13)《关于在中小企业板实行临时报告实时披露制度的通知》14)《关于中小企业板上市公司实行公开致歉并试行弹性保荐制度的通知》15)《关于进一步规范中小企业板上市公司董事、监事和高级管理人员买卖本公司股票行为的通知》16)《信息披露业务备忘录和临时报告内容与格式指引》等（七）相关制度简介1基本制度（1）公司治理方面：《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、《总经理工作制度》、《投资者关系管理制度》、《信息披露管理办法》等；（2）日常管理方面：《人力资源、行政规范化管理制度》、《档案管理办法》等；（3）人力资源管理方面：《人力资源管理制度》和《员工入职手续办理册》等。
2 业务控制制度《采购管理制度》、《生产作业计划制度》、《设备维修作业表单》、《仓库管理细则》、《技术管理制度》、《生产设备安全管理作业制度》、《销售管理制度》、《业务管理手册》和《应收帐款管理办法》等制度。
