《归档文件整理规则规范化》培训

归档文件整理培训随着社会的发展，文件档案管理变得越来越重要。

许多组织和企业意识到管理文件档案的必要性，因此越来越多的人开始接受归档文件整理培训。

本文将介绍归档文件整理培训的重要性，以及其中的细节和技巧。

一、为什么需要归档文件整理培训？文件归档是一项重要的任务，它有很多好处：1. 提高工作效率。

文档档案翻找、查找文件太慢会耗费大量时间，而一份好的归档系统可以帮助工作人员更快地找到文件。

2. 减少错误。

一个好的归档系统可以减少文档丢失的风险，并确保文件存档完整和正确。

3. 提高安全性。

归档文件进行正确的归档、分类和标记可以确保文件的机密性得到保护，防止泄密或损坏。

4. 为组织提供合规性。

规范的文件管理可以为组织提供证明他们自己遵循合规性方面的考虑，符合法规。

考虑到所有这些好处，归档文件整理培训就成为了一个必要的工作，以下是几个培训细节和技巧。

二、培训中需要注意的细节1. 自适应学习：归档文件整理培训可能需要涉及的标准程序、工具和技术，并且还可能包括相关规定和法规。

因此，不能要求所有人都有相同的归档文件整理经验。

当进行培训时，应该确保培训课程适合所有参加者的需求。

只有这样培训才可以走得更远。

2. 定期练习：成功地改进归档文件整理程序需要一定的时间。

所以，在实际工作中尽可能多练习、做实际案例是不错的方式。

要建立实践方案，培训者可以让参与者尝试不同的程序和技术，并在课堂上进行练习。

3. 测量绩效：培训中应该设置好符合课程主题的绩效评估方法。

定期测量学员的归档效能，以确保学员的表现与机构期望相符。

识别某些学员可能需要额外的支持并避免落下。

4. 关注课程更新：归档文件整理培训通常需要依赖技术和工具。

这些技术和工具经常更新和改进，所以课程应该定期更新，以保证培训中涵盖的所有内容是最新和最全面的。

三、培训中的技巧1. 基础知识：企业持续的归档工作都需要一套专业知识，并且更换的员工也需要了解。

因此，基础课程应包括档案管理的基本原则、归档方法、安全措施、标记和查询技术。

《归档文件整理规则》讲稿虽然大家此次培训是学习重点建设项目档案管理的有关知识，但我们在实际工作中也经常要涉及文书档案的整理，因此考虑整体上的内容协调，我们今天下午就一起来学习国家档案局近年颁布的《归档文件整理规则》。

2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），并从2001年1月1日起在全国推荐施行。

《规则》是在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的档案整理方法—“立卷”进行了改革，推行文件级管理，大幅度简化了整理中的手工操作。

大家都知道，传统的“立卷”方法繁琐、复杂，主观随意性较大，很难把握案卷质量，使得立卷归档工作成为档案工作人员一项沉重的工作负担。

因此，《规则》颁布实施以来深受广大档案工作人员的欢迎。

我省于2001年起开始开展《规则》试点工作，在试点工作的基础上于2002年9月2日颁布了《贵州省〈归档文件整理规则〉实施细则》（以下简称《实施细则》），全面开始推广《规则》。

下面我们将一起从十个方面来学习《规则》及《实施细则》，希望能对各位的工作有所帮助和提高。

一、适用范围《规则》适用范围限定为“我国各级机关、团体和其他社会组织”。

企事业单位作为“其他社会组织”的一部分，其文书档案整理工作同样可参照标准执行。

《细则》中明确规定适用于贵州省各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

国家档案局2003年2月《关于企业执行〈科学技术档案案卷构成一般要求〉和〈归档文件整理规则〉的意见》中明确指出档案管理现代化水平较高，实现计算机检索和档案信息网上查询的企业，可参照执行《规则》，否则暂缓执行标准。

对于机关、团体和其他社会组织执行《规则》，国家虽然没有在这方面做出具体的规定，但我们省局在推行《规则》时，也在此方面做出了具体的要求。

因为如果没有计算机检索的辅助，就贸然地采用《规则》整理文书档案，将会降低档案的查全率、查准率及检索速度，特别是随着时间的增加，档案会越来越多，这种负面影响就会更加突出。

归档文件整理规则实施细则1. 引言归档文件整理规则旨在规范文件的归档、保存与管理，提高文件检索和利用效率。

本细则为对《归档文件整理规则》的具体实施方案进行说明。

2. 文件归档的目的文件归档的目的是确保文件的安全保存和整理，以便于保护重要信息并能够快速检索和使用。

3. 文件归档的原则在文件归档过程中，应遵循以下原则：3.1 一致性归档文件的整理和保存需要保持一致性，以便于检索和利用。

3.2 可追溯性对于归档文件的整理和保存，需要记录相应的信息，以便追踪和确认文件的真实性和合法性。

3.3 存档分级根据文件的重要性和保密等级，划分存档分级，确保重要文件得到适当的保护措施。

3.4 安全性在文件归档的过程中，要确保文件的机密性、完整性和可用性。

4. 文件归档的流程文件归档的流程包括文件的准备、分类、整理和保存等步骤。

4.1 文件准备在进行文件归档之前，需要对待归档的文件进行筛选和整理，确保文件的完整性和准确性。

4.2 文件分类按照文件的类型、用途和重要性等因素，对文件进行分类，并为不同类别的文件建立相应的归档目录。

4.3 文件整理对待归档的文件进行整理，包括文件的排序、编号和标注等工作，以便于日后的检索和利用。

4.4 文件保存按照归档目录的要求，将文件进行保存，并确保文件的安全性和机密性。

5. 归档文件的管理归档文件的管理包括文件的存档、检索和销毁等方面。

5.1 文件存档将归档文件按照归档目录的要求保存在相应的存档位置，并建立相应的档案登记册。

5.2 文件检索对于需要查询的文件，可以通过档案登记册进行检索，根据相关信息快速找到目标文件。

5.3 文件销毁对于已经达到规定保存期限或者失去使用价值的文件，应按照文件销毁规定进行安全销毁，确保文件的机密性和完整性。

6. 文件归档的责任文件归档工作涉及多个部门和人员，需要明确各个环节的责任和权限。

6.1 归档负责人设立归档负责人，负责文件归档工作的组织和执行。

6.2 归档人员归档人员执行具体的文件整理和归档工作，按照规定完成归档任务。

XX大学贯彻《归档文件整理规则》实施细则为了贯彻实施档案行业标准——《归档文件整理归则》，逐步实现档案工作规范化、现代化管理，不断提高工作效率和水平，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《档案法》及其《实施办法》、《归档文件整理归则》、《普通高等学校档案管理办法》，结合我校档案工作的实际情况，特制定本《实施细则》。

1、范围本《实施细则》规定了学校归档文件整理的原则和具体方法。

本《实施细则》适用于学校所有门类档案。

2、定义本《实施细则》采用下列定义2.1归档文件学校在教学、科研、党政管理等各项职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。

2.2件归档文件的整理单位。

学校各项工作中产生的文书档案一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件；其他各类业务档案以材料的性质、数量灵活划分件：可以以一个班级形成的材料为一件，也可以以每个学生形成的材料为一件；可以以一幢建筑物的所有材料为一件，也可以将一个建筑物的档案材料按图纸会审、竣工图纸及竣工验收材料等分别区分件，等等，依此类推。

3质量要求3.1归档文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值；必须真实地反映各部门职能活动的全过程；必须遵循其自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系；必须齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3.2归档的主要内容、重点详见XX大学各类档案工作规范3.3不归档的文件材料3.3.1上级机关普发的仅供参阅、不办的文件材料；上级机关发来的供工作参考的抄件；上级机关征求意见未定稿的文件。

3.3.2重份文件3.3.3未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿（学校领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；3.3.4无查考利用价值的事务性、临时性文件；从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；为参考目的从各方面收集的文件材料；3.3.5本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；3.3.6无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设意见的人民来信。

文件档案整理规范及实训篇一：《归档文件整理规则》培训材料《归档文件整理规则》培训材料涪城区档案局郭秀光2000年12月6日，国家档案局发布的中华人民共和国行业标准DA/22—2000《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理、深化检索”为宗旨，是对原有文书立卷方法的一次重大改革。

对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定。

他涉及面广、范围宽，对各级各类机关档案工作提出了新的要求。

按照四川省档案局川档发[2001]24号和绵阳市档案局绵市档发[2001]53号文件精神，结合我区实际，就贯彻实施《规则》标准，作如下讲解。

一、实用对象1、区级副科级以上机关、团体、街道办事处（含区直企事业单位），从2001年起，在整理机关纸质文件材料时，必须统一采用档案行业标准DA/T22—200《归档文件整理规划》。

2、城郊乡、塘汛镇、石塘镇，及南郊工业园、园艺工业园区等，从2001年起采用新《规则》。

3、我区各重点企业、事业单位（学校、医院）在整理归档文件时，其文书档案部分宜采用新《规则》。

4、其余12个乡镇机关、城区二级机构（包括站、所、院、校）、农村村级组织、各企事业单位等，推迟至2005年前实施新《规则》标准。

2001年至2004年形成的文件材料仍可采用四川省地方标准《四川省文书立卷与案卷构成一般要求》。

其间，有条件的乡镇机关、学校、医院、企业单位、社区居委会等也可提前实施新《规则》标准。

5、区级各单位的专门档案，如案件、诉讼、刑侦、干部、人事、基建、科研、教学、新闻报道、会计、审计、普查、声像、信访、工业企业等档案仍执行原有规定。

二、使用软件微机档案管理软件统一使用国家档案研究所（北京世纪科台科技发展有限公司）开发的科怡2000档案管理系统（绵怡2000档案管理系统）。

三、归档文件整理原则1、“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值；便于保管和利用”。

2、“事由原则”即同一事由的相关文件应当排列在一起。

归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。

国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。

国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。

本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。

本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。

本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。

《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。

其他门类档案可以参照执行。

《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。

2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。

各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。

3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。

（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。

强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。

（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。

文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。

如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。

（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。

保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。

（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。

责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。

甘肃省档案干部培训系列讲座之二〈〈归档文件整理规则》讲座主讲赵海林二OO五年五月第一讲〈〈归档文件整理规则》的出台背景编制原则和我省的实施情况一、《归档文件整理规则》的出台背景〈〈归档文件整理规则》（以下简称〈〈规则》）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000 。

由国家档案局于2000年12 月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。

《规则》在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。

我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。

这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。

在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。

但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。

这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。

与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。

计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。

我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。

科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。

在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。

《规则》的出台，是国家档案行政管理定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。

归档文件的整理规则第一节归档文件的整理原则与基本概念归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。

归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。

即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第二节文件归档整理的组织工作归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。

文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。

一、确定整理环节确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。

一般有3种组织形式：1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。

这种形式一般适用于小机关和基层单位。

2、分散式：也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。

这种形式一般适用于大中型机关单位。

3、集中与分散结合式：是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。

此种形式一般适用于中型机关和单位。

二、重视归档文件的平时积累1、严格收发文登记。

通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。

2、及时收集。

只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。

3、严格检查。

检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。

档案员培训—归档文件整理细则随着数字化时代的到来，大量的文件和资料被数字化保存，但对于一些历史资料，尤其是政府机关的各类文件，纸质档案还是必不可少的。

虽然目前许多机关单位的档案管理工作都开展数字化管理，但是文书档案的纸质保存仍然需要档案管理员的细心呵护。

一份整洁、规范的档案可举证明，是一家单位公信力的表征。

本文将就档案员的培训和归档文件的整理细则进行探讨和介绍。

以政府机关为例，档案员因岗位职责而必须掌握文件整理、装订、存储等工作，协助政府机关完成各项工作。

如果档案员不能正确的处理档案，处理不当，就会带来不良的后果。

正是因此，归档文件变得至关重要。

在这方面，档案员需要具备几点必要素质，以保证归档文件整洁、规范、易于管理。

在档案归档的过程中，有些文件的归档等级非常重要，因此需要放到防火防盗的柜子中保管。

一些重要文件，档案员要记录下借阅单位的名称、证件号码等基本信息。

通过这样的方式，保障了政府机关信息安全，同时也便于快速查找查询特定文件。

为防止不必要的纠纷，档案员应该按照文件属性添加标记，以示警示。

例如，如果传达文件的送达方式是通过快递邮寄的方式，档案员应该加贴“交接无误”、“邮递收件人”等标签，方便日后查询和查找。

归档文件最为重要的任务之一是保管，对于重要文件，必须防盗、防火、防潮、防虫。

在存储上，档案员需要根据文件类型，文件保管要求，以及存储空间的大小等综合因素，选择存储方式。

例如，对于文件容量较小的excel标签和word文档，深度保管的方式一般选择网盘、U盘、光盘等电子介质。

对于容量比较大的照片、录像、声音等文件，档案员需要选择物理介质，如硬盘、DVD等，对这些文件进行专门的分类归档，以保证存储安全。

档案文件归档之后的查询是巩固文件管理体系的重要环节。

档案员需要确保文件的完整性和正确性，对于查询提交的信息，档案员须认真核对，提供准确的结果。

为了让文件管理体系更好地适应工作发展的需求，档案员还需要不断优化归档规程；定期检查和更新规章制度，以及检查整个归档过程中的过程性和实质性问题。