办公室行政管理知识

办公室行政管理

办公室是一个组织内直接为领导和中心工作服务、承上启下、协调左右的综合办事机构。办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，对内、对外的窗口。具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门，它围绕单位的中心工作，向领导提出决策建议并督促决策的落实，是决策层的延伸。

一、办公室工作的主要内容

随着组织所处的时期和担负中心任务的不同，办公室的工作内容也有变化，但其常规工作可以概括为以下几个方面。

1、办文工作。办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务：

（1）文字工作，主要指文书、信函、稿件等的撰写，包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。

（2）文书处理和档案工作，主要指文件办理方面的工作，如文书的打印、制作、收发、运转、传递，机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。

（3）电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作，如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。

2、办会工作。办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。

3、办事工作。办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。

（1）信息工作，广义上说，党政机关的政策研究、领导决策前的调查研究与情况综合、情报动态的每日分析整理、组织内部简报的编发等，都是信息工作，收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等，也是信息工作。

（2）技术工作，主要指机要工作、现代办公设备设施的使用维护工作。机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作，如防黑客袭击、防计算机病毒、信息安全教育等现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等。

办公室行政管理主要职责

要统筹管理、负责办公室的工作，具体职责如下：

（1） 负责公司红头文件、会议记录、通知等起草和发放；

具体情况：1.认真听取公司领导下达的指令并作好记录；

2.排版、列出草稿，上交领导批阅；

3.经领导批改后，上交总经理批阅；

4.经总经理批改、同意后下达通知；

5.通知须张贴在通知栏中，并告知各部门及时知晓通知的内容。

6.红头文件要弄清报送给哪些部门和领导。当领取红头文件等通知，要填写《公司文件领取记录》。

（2） 负责协调公司内部部门的工作；

具体情况：1.要了解公司内部部门构成，明确各部门的领导和其员工的具体分工情况；

2.做好办公室的协调工作，保证公司内部和谐的、积极的工作气氛；

3.对办公室突发状况，能做出及时、恰当的反应。

（3） 协助办公室专员管理文件、标书、机构代码证等的使用、整理、存放。

具体情况：1.将文件、标书、代码证等合理的进行分类、整理、存放；

2.某部门要使用时，让其填写《公司资料领用记录》 （4） 配合办公室专员做好车辆的使用和管理；

具体情况：1.当部门要用车时，询问去处，及时的通知司机领钥匙并且记录领钥匙的时间；

2.当司机回来后，让其填写《车辆使用登记表》；3.处理一些突发状况。

（5） 协助领导做好参谋辅助工作，及时全方面的搜集相关行业信息，为领导提供合理化建议。

（6）负责公司内部后勤工作；

具体情况：1.公司各部门对办公用品的领用，及时填写《办公用品领用记录》、《物品出库、入库单》

2.当办公用品不足时，联系采购部采购相应的办公用品；

（7） 负责办公室日常办公制度维护、管理。

具体情况：在经总经理同意后，合理的拟定办公室制度；并且维护、管理、监督制度的实施。

（8） 办理公司所需要的相关证件、证书等文件。

具体情况：去行政服务大厅等相关部门办理证件、证书等文件

（9）完成领导交办的任务。

办公室工作职责

办公室工作内容：办公室是在公司高层领导下的综合办公类行政

管理部门，主要负责公司日常行政管理、人力资源管理及法律事务等，

其主要职责有：

1、协助领导组织公司日常办公及有关活动安排，向公司领导及各部

门提供后勤保障，为公司正常业务的开展做好服务；

2、负责公司各项制度及重要工作信息的收集、汇总、上报，各类合

同、文件、会议纪要的归档和管理；

3、负责公司各类会议、重要活动的组织筹备等工作并做好相关文件

及影音资料的保存；

4、负责公司人事信息、档案管理、印章管理，按规定上报各类人事

统计报表；负责公司注册、增资、年检及公司各类法律事务；

5、负责公司资产的管理，建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、

验收、使用登记及定期检查使用情况的制度；

6、完成领导交办的其他事项。

一、办公室主任工作职责

办公室主任：在公司高层领导下，规划、指导、协调公司行政服

务的各项工作，具体职责如下：1、组织制定本部门工作计划、行政管理制度，贯彻落实公司各项

管理制度和决议；2、负责日常行政工作的管理；

3、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；4、组织安排公司各种会议、活动等，并拟定有关文件；

5、负责档案管理、公司重要资质证件，办理公司所需各项工商、

税务等各项证照，出具相关证明材料；6、负责工商、法律事务及其外联工作；

7、协调公司内部行政人事等工作。

二、行政法律文书工作职责

协助主任完成行政事务性工作，具体负责法律事务及相关文书类

工作：

1、协助制定、执行公司行政规章制度；

2、协助主任制定行政工作发展规划和计划；

3、配合主任完善行政管理制度，进行日常行政工作的组织和管

理；

4、负责公司协议审核、修订，主持拟定常用法律文书合同范本，

负责审查、备案所有合同；

5、负责相关法律事务的协调与处理；

6、完成领导交办的其他事项。

三、文员工作职责

协助主任完成公司行政事务性工作，具体负责督办工作落实及文

秘档案管理方面工作：

1、协助制定、执行公司行政规章制度；

办公室行政管理知识

办公室参与政务、协调事务、做好服务，是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口。在不同类型的组织中，在都设有办公室这一机构。性质不同、规模不等的组织，办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些差异。但一般来说，办公室大都具有办文、办会、办事、沟通协调等几个方面职能。

办公室是从属于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门，它围绕单位的中心工作，向领导提出决策建议并督促决策的落实，是决策层的延伸。

一、办公室行政管理知识——办公室工作的主要内容

随着组织所处的时期和担负中心任务的不同，办公室的工作内容也有变化，但其常规工作可以概括为以下几个方面。

1、办文工作

办文工作主要是围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务：

(1)文字工作，主要指文书、信函、稿件等的撰写，包括领导需要的各种文字材料的准备和起草。

(2)文书处理和档案工作，主要指文件办理方面的工作，如文书的打印、制作、收发、运转、传递，机要文件的传递、立卷、归档、保存等工作。

(3)电子文件的撰写、传输、管理、归档等方面的工作，如电子邮件的发送、电子文件数据库的建立、管理与检索等。

2、办会工作

办会工作指对各类会议的筹备、组织、服务、管理等工作，包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。

3、办事工作

办事工作大体分为信息工作、技术工作、日常行政事务工作、临时交办工作四大项。

(1)信息工作，广义上说，党政机关的政策研究、公司企业的市场预测分析和调查、领导决策前的调查研究与情况综合、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发等，都是信息工作，收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等，也是信息工作。

(2)技术工作，主要指机要工作、现代办公设备设施的使用维护工作。机要工作指组织内机密文件的保管、传递、以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作，如防黑客袭击、防计算机病毒、信息安全教育等现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的主控室设备的操作和日常维护等。