承包商如何管理好索赔
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刘佛明
承包商如何管理好索赔
经营管理
建筑承包商为了适应日益竞争的建筑市场,赢得市场,通常在工程项目招投标过程中采用压低报价策略,力求中标承揽工程。
在另一方面,国内外一些合同条件中,业主和承包商所分担的风险不一样,承包商承担的风险较大,业主承担的风险相对较小。
面对这种风险分担不均的现实,承包商低报价中标,不但不能亏本,而且还要赢利,维持其正常生产,否则承包商无法生存。
承包商可以从多方面采取措施防范,如加强内部管理,降低成本等,但其中最为有效的措施之一就是善于进行施工索赔,把风险减到最低程度,获取最大的补偿。
通常所说的“索赔”意指“施工索赔”,即承包商向业主提出的由于非自身责任发生合同规定以外的额外工作量或损失所要进行的费用和时间的补偿,而把业主向承包商提出的由于承包商的责任或违约而导致业主经济损失的补偿要求,称为“反索赔”。
索赔是一种经济补偿行为,而不是惩罚。
索赔工作是承发包双方之间经常发生的管理业务,是双方合作的方式,而不是对立,有利于提高工程建设的效益和双方管理素质,促进双方加强内部管理,严格履行合同,加强合同管理。
因此,承包商应积极运用其索赔权,挽回施工成本损失,减少因低报价中标导致亏损的风险,实现承包商的工程造价:合同价+索赔额。
承包商如何搞好工程项目的索赔工作,这是许多承包商有待研究探索和追求的目标,笔者认为应做好以下几方面的工作:
一、成立专门的索赔工作机构,明确相应的责任索赔工作属于合同管理范畴,但它涉及工程技术、经济管理、财会、公关和相关法律法规等众多专业学科知识,因此,根据工程项目的特点和发展趋势,成立专门的索赔工作机构,制订相适应的政策和对策,是做好索赔工作的关键。
索赔工作机构应由相应的项目经理、造价师、施工工程师、会计师等组成,具有丰富的专业知识和实践经验、清晰的思路和冷静的头脑,尤其注重选用综合性人才,做到职责分明、责任到位、协调一致。
二、增强索赔意识,熟悉索赔业务
作为承包商,首先必须树立索赔观点,这是提
高索赔意识和搞好索赔工作的前提。
信守合同是业主和承包商的共同义务,正当的索赔是维护承包商经济利益的重要手段,在合同实施过程中不能错过每一个索赔线索和机会,有针对性地全过程、全方位为索赔创造条件、搜集整理资料。
承包商只有具备索赔意识才能重视索赔、敢于索赔、善于索赔。
索赔以利益为原则,不以辩明是非为原
则。
索赔人员要研究国际上通用的FIDIC 合同条款和国内的建设工程施工合同条件,了解索赔的依据及形式、理由、资料收集整理与保存、工作程序、费用计算、报告的编写等相关理论,并能应用
于实践,这是提高索赔成功率的根本措施。
三、充分搜集索赔依据索赔必须以合同为依据,在工程施工过程中发生与合同条件不符的情况是很多的,要求承包商积累一切可能涉及索赔论证的资料,建立严密的工程日志和业务记录制度,并加强文档管理,为承包商索赔及时提供强有力的证明材料。
索赔依据主要包括以下几个方面:
①各类有法定效应的文件。
包括招标文件、合同文本及附件,其他各种签约、业主认可的工程实施计划,各种工程图纸、技术规范等。
②合同实施过程中来往文件、各种纪要,包
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括施工日志、施工进度计划和实际施工进度记录、工程核算资料、施工现场的工程文件、工程声像资料等。
③工程施工过程中的各种检查、验收报告和各种技术鉴定报告。
④市场行情资料及建筑材料设备的采购、订货、运输、进场使用方面的记录、凭证、支票等。
⑤国家的有关法律、法令、法规和政策性文件。
四、合同实施过程中积极预测、寻找、发现索赔机会
索赔事件通常发生在工程施工过程中,但都源于招标文件、合同、设计和施工组织进度计划,所以承包商在合同分析与管理中应积极预测索赔机会。
任何一个施工项目,在施工过程中,索赔事件总是不可避免的,如地质条件变化、物价上涨、上级及其他部门对工程的干涉、自然条件和设计条件变化、工程量变化等合同条件的改变。
承包商对索赔的机会要有敏锐的洞察力,要善于发现和寻找索赔机会,一经发现则应迅速作出反应,进入索赔处理过程,解决索赔争议。
五、工程施工过程中选准索赔时机,注重索赔技巧
索赔时机是否选择恰当,在很大程度上影响索赔质量。
可在单项单位工程验收、工程阶段验收、竣工验收前等,在索赔有效期内,采取各种灵活方式督促业主履行合同,维护自己的正当权益,并适时向业主和监理单位提出单项奖、赶工奖等,以弥补人工费的不足,作为索赔的补充。
索赔具有较高的技巧和艺术性,运用是否妥贴到位,直接关系到索赔的成败,故应特别注意:及时了解业主的心理趋向,掌握投资人对拟索赔工程的调差情况,分析索赔值可能上升的最大空向,根据对索赔事件情况、证据掌握的程度及项目的成本情况来研究自己和业主均可接受的索赔目标,慎重选择证明索赔事件造成损失的最佳计算方法,总体上把握索赔的总目标,具体做到“有理、有利、有节”。
六、抓紧索赔价款的结算
索赔事件的发生,均会造成承包商施工成本的增加,因此,明智的承包商均应想方设法及时如数地把索赔价款收回来,维持工程的正常施工,减轻承包商的财务费用。
在FI DIC合同条款中有关计量与支付的条款共有37条,在实际工作中,可结算的工程数量的大小、品质的好坏、时间的先后、价格的高低等几个方面,都大有文章可做。
因此,索赔事件发生后,可以从FI DIC合同条款和合同标书中找到相应的索赔依据,并计算出详细准确的数据,在可能的情形下,力争在监理工程师的权限内,尽快得到一份非正式索赔的方案或文本,力求使业主和监理工程师都能接受而支付某项索赔款项。
七、适时而及时提出索赔意向,避免综合索赔
项目施工过程中发生索赔事件,应尽量单项索赔,因事件简单、问题明确、条理清楚且资料易于整理,索赔数额不大,业主易于接受。
拖到后期综合索赔,将会使矛盾进一步复杂化,往往还牵涉到利息、予期利润补偿、工程结算以及责任的划分、质量的处理等,索赔文件及其依据说明材料连篇累牍,索赔金额量大,大大增加了处理索赔的困难。
八、切实履行合同,建立良好的合作关系,预防反索赔,争取道义索赔
承包商必须牢固树立“干好活才好索赔”的观点,本着严谨的态度切实履行合同,并及早预防和化解矛盾,以对工程负责的态度积极与业主真诚合作,建立良好的合作关系,减少索赔障碍,预防反索赔事件发生。
当前的建筑市场是买方市场,承包商通常采用低报价力争中标,导致工程中标价大大偏离工程造价。
承包商为了保证工程进度和质量,而在索赔问题上又难以达到预定目标时,可积极寻求业主的同情、理解、支持,争取道义索赔。
当然,索赔工作还应多多注意公共工作,力争问题在和谐、友好、愉快的气氛中解决。
九、建立索赔工作奖惩考核制度
索赔工作是一项艰巨而细致的工作,须责任到人,并制订相应的考核办法和奖罚标准,奖优罚劣,奖惩兑现,最终把索赔工作人员的积极性调动起来,这是加强索赔工作的基础和保证。
当然,索赔管理的方法和技巧多种多样,作为一门新面孔的管理知识,有待加强培训教育,充分认识到索赔的重要性,加强学习,熟悉业务,把握机遇,争取更多的经济效益。
(作者单位:中国水电八局一分局)
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