程序文件格式
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编号 QP-QC-01
文件控制程序 版次 C0 页次 1/13
会签部门 总经办 管代 管理部 生产部 企划课 工模课 工程课 品管课
签 名
日 期
会签部门 财务部 市场部 设备厂
签 名
日 期
修订履历
修订时间 修订内容 版本 修订人
2007-6-11 新版制定 A0
2008-10-8 全新改版 B0
2010-4-9 变更文件格式、修订文件所有内容 C0
编号 QP-QC-01
文件控制程序 版次 C0 页次 2/13
核 准: 审 核: 编 制： 曾丽萍
时 间 时 间 时 间 2010-4-9
编号 QP-QC-01
文件控制程序 版次 C0 页次 3/13
1.0 目的：制定控制系统，为控制确保文件编写、审批、发放、更改、回收、存档及销毁的规范化。
2.0 范围:
适用于本公司所有之管制文件及各部门所用到的表单。
3.0 定义:
3.1 文件：与质量管理相关之各项要求、规定等明文规定的各项书面文件。
3.2 受控文件: 是指受更改控制的文件，这类文件应有标识,发放与回收进应作登记和签收,原
文件一旦发生更改,应回收旧版文件,以保证各个应用场所使用的皆为有效版本文件。
3.3 非受控文件:指不需受文件中心控制的文件。
3.4 非受控复印本文件：指没有盖红色“受控日期章”的复印本，若文件有新版次发出，非受控复印本文件将不会被更新或作有效使用。
3.5 外来文件：指有关客户提供产品的文件、图纸、协议、法律法规、质量系统相关之国家/国际标准，其它外界机构提供与产品和过程有关的标准和规范等。
4.0 权责
4.1 文控中心:负责按本程序要求执行、维持文件控制系统及对文件的接收、分类、编号、整理、发放/回收、存档管理、销毁、电子件传送与管理等事宜；负责监督各部门现场文件的使用情况，防止旧版文件非预期使用。
4.2 各部门：负责文件编制、修订、申请、旧版文件回收等工作，本部门文件的接收、传阅、标识、存档管理等。
5.0 参考文件
《记录控制程序》
6.0 内容
6.1 文件格式
6.1.1 管理者代表负责定义所有文件格式模板,产品工艺文件与外来文件格式不予限制(但须有公司名称,并按本程序进行编号),如客户有要求按客户要求执行。
6.2 文件类别
6.2.1 按来源分内部文件与外来文件(以下未特别说明皆为内部文件及正式文件)；内部文件为公司内部制订批准使用，外来文件是由客户、供应商或其它外界机构提供的资料。
编号 QP-QC-01
文件控制程序 版次 C0 页次 4/13
6.2.2 依保密等级分为：机密和秘密两级，涉及技术、销售等商业秘诀及客户提供资料文件应定为机密级文件，其它为秘密级文件或不作要求。
6.3 文件的层次及审批权责
6.3.1 公司将体系文件划分以下四个等级
6.3.2 文件管制依下表进行分级管理：
序号 文件类型 文件制定 审核人 批准人 发行
1 质量手册 管理者代表 总经理 总经理 DC
2 程序文件 部门负责人 管理者代表 总经理 DC
3 作业指引 各部门相关负责 部门主管 部门负责人 DC
4 工艺文件 各部门相关负责 部门主管 部门负责人 DC
5 表单 各部门相关负责 部门主管 部门负责人 DC
6.3.3 需要相关部门会签之管制文件(包括二、三价文件与生产部门编制的工艺文件)，必须由会签部门负责人签核后方可发行。
6.4 部门代码与文件编号:
6.4.1 部门代码
部门名称 总经理 管理者代表 管理部 冲压部 机加部 品管课 工程课 工模课
部门代码 GM MR HR ST GT QC ED GC
部门名称 企划课 市场部 财务部 程序文件
作业规范/操作指导
表 单 一阶质量手册﹑方针﹕为公司纲领性文件﹐明确阐述了质量方针、HSF方针二阶程序文件：标准要求的程序文件﹑各部门的主要业务及涉及
三阶文件：部门具体业务的细化说明文件﹑某一作业的具体规四阶文件(表单)：以上三类文件引用到的表单、记录。
编号 QP-QC-01
文件控制程序 版次 C0 页次 5/13
部门代码 PA MK FP
6.4.2 版本编号、流水号:除表单外,所有受控文件版本号皆须在文件中单独列出.
6.4.2.1 第一次制订的原版文件的整体版次与所有内页均为A0，第一次修订某页则该页以A1表示，该页再次修订则以A2表示，所有内页均以此类推。而文件的整体版次等于内页中最高的版次。为减少版次修订多次后可能导致的排版不美观及阅读理解的不便，当文件整体版次升至A5后，不得出现A6，而应整体改版，即文件整体版次与内页所有版次均为B0,外来文件的版本变更和客户保持一致。
6.4.2.2 一、二、三、四阶文件流水号为两位数：01-99，工艺文件流水号为四位数：0001-9999，外来文件流水号为三位数：001-999。
6.4.3 质量手册、程序文件、三阶文件编号：
□□—□□—□□
6.4.3.1 质量手册类型为“QM”， Quality Manual英文第一个字母大写的缩写；程序文件类型为“QP”， Quality Procedure”英文第一个字母大写的缩写；部门作业指引特指WI(Work Instruction),以“WI”代表文件类型;
6.4.3.2 部门代码参照6.4.1内容,版本参照6.4.2内容。
6.4.4 工艺文件中SOP(standard operation procedure,中文为:产品操作指导书)、流水号
部门代码
文件类型
编号 QP-QC-01
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SIP(standard inspection procedure,中文为:产品检验标准)编号：
□□□—□□□—□□□□
6.4.4.1 部门代码参照6.4.1内容,版本参照6.4.2内容
6.4.5 表单编号：
□□—□□□—□□□□—□□
6.4.5.1 以QR代表表单,部门代码参照6.4.1内容,版本参照6.4.2内容
6.4.6 外来文件编号： 流水号
文件类型
公司简称
流水号
部门代码
文件类型 版本
编号 QP-QC-01
文件控制程序 版次 C0 页次 7/13
□□□—□□□—□□□
6.4.7 其它工艺文件如工程图纸、BOM表、工艺流程图等以文件类型进行命名,加上相应版本号进行识别.
6.4.8 公司文件编号由文控中心统一提供,各单位文件制作时向文控中心申请,文件作废时其编号自行销毁;
6.5 文件的制作、发行，使用，保管，变更、回收、销毁流程：
6.5.1 经核准的文件原稿,由文控对文件格式、审批权限进行核准无误后，列账管理复印发行（一、二阶文件发行部门负责人，三阶文件发行直接使用部门或人员）。
6.5.1.1 文控认为文件格式、审批权限不符时，或认为部门作业指引与程序文件或质量手册矛盾时，可退回制作部门重新修订。
6.5.1.2 文控接到文件后须在2个工作日内完成文件受控发放，并请收文部门在“文件发放与回收记录表”签收，文控在发放/回收记录表上作回收/发放记录。
6.5.2 文件保管
6.5.2.1 使用部门须保证现场使用为适用且是最新版本文件,现场严禁存在多个版本共在,或非受控复印本作为生产使用及带出工作场所,旧版文件应作标识并及时回收到流水号
文件类型
公司简称
编号 QP-QC-01
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文控中心。
6.5.2.2 凡从文控中心发行各部门的受控文件，各部门应安排人员妥善分类、标识归档管理。
6.5.2.3 当使用部门发生文件丢失、脏污、字体模糊等，须填写《文件补发申请单》，交部门负责人审批后到文控中心处完成文件申请事宜，而文控中心应对此缺陷文件回收、销毁。
6.5.2.4 文件借阅，须填写《文件转借登记表》，经部门负责人审批后再向文控中心借阅原稿，并在规定时间内归还。
6.5.3 文件更改
6.5.3.1 当文件不适宜时，有关部门可向制作部门提出更改要求，由制作部门完成更改工作，将更改内容记录在修订履历上。
6.5.4 文件变更:
当文件不适宜时,有关部门可向制作部门提出更改要求,由制作部门完成文件更改工作,将更改内容记录在文件封面的修订履历上，按照6.5.1~6.5.3进行.
6.5.5文件回收、销毁
6.5.4.1 文件发放时应及时回收，并完成回收记录。
6.5.4.2 机密级文件回收后不能用于二次使用而应直接进行销毁，其它文件标注作废标记后要可以作二次使用。
6.5.4.3 文控中心须保存一套盖有“作废日期章”的作废文件原稿，并封存保留。已逾期保存期限的记录等，由各类记录保管部门自行销毁。
6.6 外来文件由各权责部门负责接收，接收后提交给文控中心汇总、存档，经文控加盖“外来文件日期章”后保存使用，并依需要及时转化为内部文件受控发行使用。
