建设工程管理档案管理制度

九、工程档案管理制度

一、档案资料的归档分类及范围

1.档案资料的归档分类

工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。

2.档案资料的归档范围

（1）省、市政府的来往公文；

（2）建管处的来往公文；

（3）建管公司的来往公文；

（4）有关技术问题的审查、咨询意见；

（5）会议文件、记录等；

（6）工程建设期间形成的工程技术材料：

①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告；⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等； （7）工程价款结算等资料。

二、工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

1. 工程文件接收

（1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。

（2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。

（3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。

（4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿）

（5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。

（6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

（7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐

易县工程建设监理有限公司档案管理制度

第一章总则

为建立健全公司档案工作，规范档案管理，更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务，根据国家有关法规，结合公司具体情况，制定本制度。

第一条 公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分

第二条 公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和，包括工程建设监理、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。

第二章文件材料的形成和归档

第一条 档案是公司的集体财产，由办公室负责统一管理和保管。办公室应对档案的保密和安全负责

第二条 公司经营和管理活动中形成的文件材料（含胶片、照片、录音、录像和磁卡等）由责任人积累、整理后归档。

第三条 文件材料归档的基本要求

1． 归档的文件材料必须完整。

2． 归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3． 归档材料必须层次分明，符合其形成规律。

4． 归档文件必须编制目录。

第四条 文件材料的归档范围主要有以下几个方面： 1． 建设行政主管部门来文。

2． 董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。

3． 监理咨询合同、协议。

4． 向政府有关主管部门的报告或复文。

5． 与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。

6． 按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。

7． 有关公司人事管理档案。

8． 公司经营业务档案。

9． 公司会议纪要及决议。

10． 其他。

第五条 归档时间

1． 工程监理项目，在项目阶段和竣工验收完成后，项目监理部应在14日内将应归档的文件材料按照河北省监理资料组卷归档顺序分类，交办公室资料管理人员验收、组卷。

2． 各类文件材料归档一式一份，重要文件及自制文件应将原件归档。

3． 公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料，要按照归档范围的规定，及时交办公室归档。

工程项目档案管理制度

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；

2、档案材料的保管；

3、档案材料的查借阅、催还；

4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

建设工程档案管理制度

建设工程档案管理制度是指规范和标准化建筑工程项目资料的收集、整理、保存、利用和保密的一系列制度。它对于建筑工程的质量、长期维护和管理起到了重要的作用。本文将介绍建设工程档案管理制度的相关内容。

一、建设工程档案的分类

建设工程档案是指为了保留工程过程全貌和结果，在工程建设的过程中收集、整理、保管、利用和保密的一系列文件和材料。建设工程档案主要包括以下几类：

（一）工程项目基本资料：包括项目规划、项目选址、立项批复、招标文件、工程设计文件、施工图纸等资料。

（二）承包方资料：包括承包商选举、合同文件、施工进度和验收报告等资料。

（三）监理资料：包括监理选举、合同文件、监理日志、检查报告等资料。

（四）工程质量检验资料：包括各阶段的检验记录、质量评定报告等。

（五）施工过程资料：包括工程施工进度表、工程变更申请、工程附件材料等。

（六）竣工验收资料：包括工程竣工报告、验收证书等。

二、建设工程档案管理的基本要求

（一）文件的统一编号

在建设工程档案的管理过程中，各个文件必须有一个统一的编号，方便对档案进行管理与检索。

（二）档案的完整性

档案管理制度应要求文件齐全、内容准确、形式规范、保存完好、利用方便和保密安全。

（三）档案的保密性

建设工程档案管理应重视档案的保密性要求，对于设计图纸和技术文件应该有较高的保密性等级。

（四）档案的更新和保存

建设工程档案管理应该有完善的更新和保存工作，及时更新档案内容，确保档案信息的完整性和及时性。

（五）档案的利用

建设工程档案管理应摆脱印章关卡，提高档案的利用率，方便使用者使用。要努力实现档案信息的宣传、推广和利用价值的开发。

三、建设工程档案管理的操作步骤

（一）建设工程档案的收集

档案管理规定的档案范围，由对应的负责人明确档案内容和时间，对所有相关信息作为统一的齐全性准则，规范动地收集和整理。

（二）建设工程档案的整理

整理文件之前需要在文件外包装中附上统一编号和基本资料。然后将每份文献根据编号编码编入档案，确保档案的整齐有序。