严格发票报销管理制度

关于发票报销管理的通知

集团标准化小组：[VVOPPT-JOPP28-JPPTL98-LOPPNN]

关于发票报销管理的通知

集团各部门：

为了加强公司财务管理，规范财务行为，完善财务报销手续，增强公司员工发票管理意识，减少在发票管理上的涉税风险。根据国家有关财经法规、制度规定，特制定本通知。

一、财务报销票据的有关规定：

1、所有业务都应向收款方索取相应的发票，报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章，同时加盖开票单位发票专用章或财务专用章，并且须在税务机关规定的发票使用有效期内；

2、发票上应注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额等，并且发票上要加盖开具发票单位的财务章。

3、工程项目，应从施工方取得工程项目所在地税务机关规定的建筑工程施工专用发票并加盖公章或财务章。

4、接受的职工培训费用，应向对方索取税务部门统一印制的发票或国家省级财政部门统一印制的行政事业性收据，即发票上有税务或省级财政部门统一印制的发票监制章，并加盖财务专用章。

5、出差人在外的住宿费发票应有住宿人姓名、住宿起止日期、金额、事由等要素，并加盖发票专用章或财务章。

6、在超市购买商品报销时，应提供税务部门统一印制的超市机制发票，发票或发票清单上应注明品名、单价、数量，并且商品符合财务报销规定，方予报销。

二、按照税务机关对费用管理的有关规定，费用报销票据要符合以下要求：

1、报销票据必须按照经济业务内容填制，填制单据应当内容真实、完备，字迹清晰，大小写金额必须一致，不得有涂改、挖补、撕毁等现象。

2、发票的客户名称要写明付款单位全称，不能填写经办人的姓名；发票内容要写明详细名称，或附购货清单，如：购买文具用品的发票，不能填写“办公用品”，而要填写购买文具的详细名称。如品种多可以要开票人另行出具销货清单并加盖发票专用章或财务专用章。

1 发票报销管理办法

第一章 总则 第一条 本办法制定了公司发票报销与管理的办法，适用于公司所有的发票管理工作。 第二条 编制依据： 《中华人民共和国发票管理办法》（1993年财政部令第6号） 国务院关于修改《中华人民共和国发票管理办法》的决定（2010年国务院令第587号） 《中华人民共和国发票管理办法实施细则》（2010年国家税务局令第25号） 《增值税专用发票使用规定》（国税发【2006】156号） 第三条 管理宗旨：发票管理是进行经济监督和税收管理的一项基础工作，为了加强财务监督，规范公司的发票管理工作，降低税务风险，结合我公司实际情况制定本办法。 第四条 关键术语解释 （一） 发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执

2 法检查的重要依据。 （二） 增值税专用发票，是增值税一般纳税人（以下简称一般纳税人）销售货物或者提供应税劳务开具的发票，是购买方支付增值税额并可按照增值税有关规定据以抵扣增值税进项税额的凭证。 （三） 普通发票，除增值税专用发票以外的发票统称普通发票。

第二章 机构职责

第五条 主管财务工作的负责人是发票管理的总责任人，全面负责公司发票管理工作。 第六条 财务部负责人是发票管理的具体责任人、组织执行人。 第七条 税务管理会计负责发票的领购、开具和保管等具体工作；财务部核算会计负责取得发票的审核工作，保证入账发票的合法合规。 第八条 经办人员是发票管理的直接责任人，有责任按照规定取得合法发票。取得发票时可参照《鉴别审查发票真伪、合规的方法》（附件1）对发票进行鉴别。

3 第九条 财务部负责对各部门提供的发票进行复核验证，每月书面通报各部门送交至财务部的虚假发票名单，包括：部门、单据张数、单据总金额。

第三章 发票的取得

第十条 取得的发票的总体要求是：印有税务机关的发票监制章；项目填写齐全；金额正确；加盖财务专用章或发票专用章。各税目应使用对应发票，如服务业、建筑业、娱乐业、广告业、邮政电信、文化事业等。 第十一条 取得的发票的具体要求是： （一） 取得的各类发票，应字迹工整，禁止使用繁体字，错别字，大小写金额必须一致，不得涂改。普通发票应一次套写完成，不能有涂改、后填现象。手写发票必须用黑色墨水。复写的发票要不串格、不串行、不模糊。 （二） 单位名称应为单位全称。发票如为机打发票，付款单位名称不能手写（票面注明可手写除外）；填写日期正确。 （三） 附有销货清单的发票，清单项目要填写清楚，注明对应的发票号码，金额与发票相等，内容相符。 （四） 票据上必须套印“税务局监制”章或“财政局监制”章（从国有金融、保险、铁路、民航、邮政、电信部门取得的票据除外）。

发票报销管理办法

第一条 为不断改进和完善公司财务报销制度，加强发票报销管理，确保财务核算真实、准确、及时，特制定本办法。

第二条 公司发生的所有经济业务凡涉及资金收付无论何种付款方式，均必须办理报销手续。

第三条 根据工作需要，员工出差或办理相关业务活动可预借备用金，借款额度根据实际需要确定，经部门负责人审核后壹万元以下报分管副总经理审批，壹万元以上报总经理审批。

试用人员借用备用金，须由部门负责人签字担保方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人负连带还款责任。

如审批人出差在外，则应由审批人指定代理人并通报财务部，指定代理人可在代理期间行使相应的审批权利承担相应责任，审批人承担连带责任。

第四条 采购物品或支付费用前，经办人必须事先与对方单位就有关发票事宜达成一致，根据不同的经济业务内容，收取相应的发票。发票因故未能及时取得的，经办人负责获取发票，应该获取对公司最有利的发票而未获取所涉及的税额及其他责任由经办人承担，如业务不熟悉或特殊情况应事先获得财务审计主管人员、公司领导的同意。

第五条 业务结束取得发票之日起除驻外人员不超过两个月内其他人员十天内必须办理报销结算手续，如遇特殊情况不能按时办理，可书面申请经总经理签字同意后方可延期，但最长不超过一个月，对未经总经理批准超过规定期限未办理的，若逾期时间在三个月内的按日息万分之二收取资金占用费；三个月以上的除按日息万分之三收取资金占用费外，因超过三个月办理给公司造成损失由当事人全额承担，超过汇算清缴期限报销的导致公司多缴的企业所得税由责任人承担，第四个月起工资按最低工资标准发放，其余部分首先抵算借款资金占用费如有多余抵算借款本金，直至结清借款，在此之前不允许再借用备用金。

第六条 发票报销流程

经办人按规范整理粘贴发票填制费用报销单→部门负责人签字初审→成本主管审核→财务主管签字审核→总经理（授权代理人）签字审批→财务部门出纳按规定结算付款会计按规定入账。

1 报销发票管理规定

一、 范围 该办法仅适用于本公司。

二、 目的 为了进一步规范公司的报销费用管理制度，加强财务监督和管理，根据《中华人民共和国发票管理办法》的最新规定，结合我司实际情况，特制定本规定。

三、报销管理规定

1、对于报销发票的要求：

1.1 报销各项费用必须提供真实合法的原始凭证，取得原始凭证时注意辨别真假，虚假的原始凭证不能作为报销凭据。

1.2 与行政事业单位发生的经济业务而开具的国家统一套印行政事业收据可以报销（比如行政、事业单位取得的财政部门监制收款收据和军队总后勤部监制的收款发票），其他的收据一律不得报销。

1.3 报销发票必须要盖有税务局的监制章和开票单位的发票专用章。

1.4 不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，财务部门有权拒收。

1.5 报销单所粘贴的发票必须和报销单上填写的项目名称一致。

1.6 个人报销单除必须要实名制开具的发票（如通讯费）之外，其他的发票上的付款单位必须是本公司的全称。

1.7 本年度的发票不允许在下一个年度第一季度之后拿来报销。比如2010年的发票不能在2011年3月31日之后拿来报销。

1.8 号码连续的发票，发票填写日期应依次开具。比如号码为0001的发票开具日期为7月20日，则号码为0002以后的发票开具日期就应该在7月20日之后。

1.9不能虚开发票日期。比如拿来报销的日期是07.13，但是发票的日期却是07.28，这样的情况不允许出现。

2、报销单的填制要求：

2.1.填制报销单，应使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔或签字笔书写，不得使用圆珠笔或铅笔书写。

2.2 填制的报销单应字迹工整，不得污损、涂改、刮擦或挖补。

2.3 在报销单上填写相对应报销的科目名称、大小写金额、日期、填报人等相关信息。

2.4 填制报销单时应按费用类别填制，文件或合同等也要作为报销单的附件附在后面。

2.5 报销单上面的阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连写。小写金额阿拉伯数字未顶格的，应在第一位阿拉伯数字前用“￥”划销，后面的数字是“0”的不得以“—”或其他符号代替。大写金额，一律用正楷或者行书体书写，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写 2 “整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。大小写金额必须一致。