邮件合并教程

邮件合并的应用【excel实用教程】

2010-11-05 11:36:24 来源：中华会计网校 作者：i

邮件合并的应用

在做外部人员招聘时候，选择合适的渠道来发布招聘信息。我们会收集到一些简历。按照人力资源管理流程对这些简历的筛选工作紧随其后，初步筛选掉明显不符合任职要求的应聘者。然后约应聘者进行结构化面试，再次筛选不符合任职资格的人员，发出婉拒信„„

但许多招聘企业不做这个事情，说：“你等3天吧，不给你打电话就是不行了”。做招聘时可能觉得通知应聘者未被公司录用的消息是整个招聘过程中比较棘手的工作。但成熟的企业对于不符合任职资格要求，均会给出“婉拒信”。下面是制作婉拒信的基本步骤：

第一步：建立Excel格式的“未聘用人员档案”以备以后所需，另一方面发出婉拒信快速通知应聘者消息。给这部分人建立档案连同发送婉拒信其实都很简单。Excel＋word＋outlook 会高效完成这个工作。

第二步：依据应聘者建立excel格式的“应聘者基本信息表”。如下图1：再写一封婉拒信，如图2：

图1

图2 第三步：依旧打开“通知书”word文档 ，工具栏空白处单击右键，弹出菜单，将“邮件合并”勾选，这样邮件合并工具栏就会出现了。我们整个工作都是需要这个工具栏来帮忙的。如图3：

图3

（1）打开数据源： 使word文档与excel建立关系，点击后弹出对话框，选择刚刚建立的“应聘人员基本信息表”作为数据源，选择表sheet1。

图4

图5

（2）在word中插入“域”，点击“插入域”按钮，逐条插入匹配的域到到word中。如图6：

图6

下一步弹出对话框，如图7：

图7

这个实例只需插入2个域就可以了，一个是姓名一个是应聘岗位。

（3）最后再查看一下文档是否有错误，无误后，点击“合并到电子邮件”按钮，弹出对话框，在收件人栏目中选择“email”，这就是发邮件时候用到的email地址。

图8

按下确定按钮后，我们会发现word的任务栏在闪烁，这个时候word其实在后台紧张的工作，他把邮件“打包”到了outlook那里去了，稍等一会儿我们打开outlook，查看“发件箱”。 几个待发“通知书”已经在那里了。我们的工作至此已经完成99％了，所需的只是最后一步发出邮件了，最后这最重要的1％由你完成吧。

另外，如果有需要打印邮件（纸张邮寄）的时候，我们在“第三步”时候选择邮件合并工具栏的“合并到新文档”按钮就可以了，其他步骤相同。效果如图9：

教程2：

Excel高级教程:邮件合并

教你怎么在10分钟内把全年级所有学生的评语和成绩打印出来

作者：徐伟强 文章来源：本站原创 点击数：5837 更新时间：2006-11-15 10:32:13

现在很多单位都使用计算机办公，我们学校也有很多教师特别是班主任、及年级管理人员经常要处理大量的学生数据。比如说放假了有的班主任想给每个学生打个评语及考试成绩找不到好的方法就只能一起打出来再用剪刀一个个剪下来，要不就是先一个一个自制、粘贴，这样非常的费时费力，而且还很容易出错。能不能找到一种简单的方法可以一次性地将大量数据打印出来呢？“邮件合并”就是一种非常好的方法，它是Office办公系统中用来对大量数据进行批处理的有效途径。下面我就以打印学校课间操管理员的胸牌为例一步一下带领大家领略一下“邮件合并”的强大功能。（使用office2003演示，老版本可能有点出入。）

1、要使用邮件合并，首先你得将你需要输出的数据输入到“Excel电子表格”里。 2、选中整个电子表格，然后点击“数据”菜单，选择“筛选”下的“自动筛选”。 这就是“自动筛选”后的效果。 3、保存Excel电子表格备用。

4、打开"Word"。 5、点击“视图”下“工具栏”下“邮件合并”。

这时就会在工具栏里出现“邮件合并”的工具。但大部分工具处于不可用状态。 6、点击“邮件合并”工具条上的“打开数据源”按钮，设置数据源。按提示一步一步操作。 在弹出的对话框中选择第一项“连接到新数据源.odc“，这时会弹出下一个对话框。 在这个对话框中选择”其他/高级“选项。 这时会弹出上面的对话框，直接点”下一步“。 这时弹出一个对话框，要你指定数据源”点击下拉式选择框，选择“Excel Files“这一项。然后点击“确定”按钮。 这个时候弹出一个对话框，要你选择你的Excel文件，找到你的电子表格文件，点击它，然后点确定。 弹出一个对话框要你选择工作表，你选择你要的工作表，然后点击“下一步”。 提示数据连接文件完成，这时点击“完成”按钮。 这时再看“邮件合并”工具条是不是都可以用啦。

7、设计模板。把你想要输出的模板设计好如下，把光标移动在需要引用数据的地方，然后点击“插入域”按钮。

8、在弹出的插入合并域对话框中选择你要插入的域。

效果如下： 到这里邮件合并已经基本完成，点击“查看合并数据”看看你想要的东东有没有出来。高兴吧。 在这里一页纸还只能输出一条数据如果想在一页纸里面输出多条数据那么进行一下一步。

10、在第一条数据的末尾插入“Word域“中的“下一记录”，剩下的工作就是复制，粘贴了。

插入后效果 点击”查看合并数据“按钮看看，不是不大功告成呢。 最后一步，如果想用打印机把数据都打出来那就点击”合并到打印机“按钮，然后去喝杯茶，我们的工作就完成了。 如果你想打印更多的人那你要做的工作就是在Excel表格里面增加新的记录，或新的列。其他的举一反三就可以了。如果你实在不会那就请个家教吧。

教程3：

用WORD+EXCEL批量打印信封、奖状、准考证等

2011年03月01日 星期二 09:22

需要借助excel，然后用word的邮件合并功能

用word和excel批量打印奖状、准考证等

对于打印奖状，通常我们所采用的方法是将姓名和获几等奖位置空着，等到奖状打印完毕再用手工填写；或者是分别在每张电子奖状上更改名字等信息再打印。这两种方法都费时费力，其实利用Word中的邮件合并功能通过4个步骤就可以非常轻松地批量打印奖状。

一、建立奖状模板

首先利用Word制作一个奖状模板并保存为“奖状.doc”，将其中班级、姓名、获奖类别先空出，确保打印输出后的格式与奖状纸相符（如图1所示）。

图1

二、用Excel建立获奖数据库

在Excel表格中输入获奖人以及获几等奖等相关信息并保存为“奖状数据.xls”，格式如图2所示。

图2

三、关联数据库与奖状

打开“奖状.doc”，依次选择视图→工具栏→邮件合并，在新出现的工具栏中选择“打开数据源”，并选择“奖状数据.xls”，打开后选择相应的工作簿，默认为sheetl，并按确定。

将鼠标定位到需要插入班组的地方，单击“插入域”，在弹出的对话框中选择“班级”，并按“插入”。同样的方法完成姓名、项目、等第的插入，完成后的效果如图3。

图3

四、预览并打印

选择“查看合并数据”，然后用前后箭头就可以浏览合并数据后的效果，选择“合并到新文档”可以生成一个包含所有奖状的Word文档，这时就可以批量打印了。

利用邮件合并功能可以非常方便地将Excel数据与Word文档关联起来，如果数据有变动，只要在Excel表格中修改就可以了。利用该功能，还可以非常方便地制作和打印成绩单、工资条等。

以下方法大同小异

很多学校在开学之前都要给学生寄录取通知书，考完试后还要给学生寄成绩单，教务处需要打印大量的信封。其实利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。

1、准备阶段

（1）新建一Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如：邮政编码、通讯地址、姓名等。

（2）新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框（没有此功能需用Office XP源盘来安装），根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号（如图所示）。

2、调用数据

（1）在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击[打开数据源]工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选择sheet1。

（2）选择“000000”（代表邮政编码），点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。

（3）点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。

3、打印信封

很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。

1、准备阶段

(1)新建一Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输入，如:邮政编码、通讯地址、姓名等。

(2)新建一Word文件“信封”，调用菜单“工具→信函与邮件→中文信封向导”，打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装)，根据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号.

2、调用数据

(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图→邮件合并”，显示邮件合并工具栏，点击[打开数据源]工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选择sheet1。

(2)选择“000000”(代表邮政编码)，点击邮件合并工具栏[插入域]按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“《邮政编码》”所代替。然后进行同样操作，替换“地址”、“姓名”。

(3)点击邮件合并工具栏[查看合并数据图标]按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。

3、打印信封

点击邮件合并工具栏中的[合并到打印机]，同时对对话框进行设置，最后打