数字化档案的安全管理制度

档案数字化安全管理规定

Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT

档案数字化安全管理制度

为加强档案数字化安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据国家有关规定和标准，特制订本制度。

（一）档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

（二）档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

（三）在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。

（四）档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

（五）档案部门对数字化加工单位指定从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时，每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，签到表由现场负责人签名确认。

（六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责任。

（七）生产加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。

（八）档案数字化生产加工过程中所使用的扫描仪必须符合有关保密技术标准和保密要求，并按涉密设备进行管理和使用。不得使用无保密保障的扫描设备。

（九）档案数字化生产加工过程中所使用的计算机及其存储介质，应当严格遵守计算机有关保密管理规定。根据所处理档案的最高密级，确定计算机及其存储介质的密级，采取相应的保密技术防护措施。

（十）使用计算机及设备禁止接入互联网或单位内部局域网，必须与其他网络完全物理隔离。不得安装具有无线互联功能的硬件模块和联接无线鼠标、键盘等无线互联的外围设备。任务完成后，应当继续按涉密计算机使用、管理、或者拆除硬盘。

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档案数字化的质量及安全保密管理探析

作者：叶淑仪

来源：《卷宗》2018年第35期

摘 要：随着当今社会信息化时代的到来以及人们生活节奏的日益加快，对提高国家在档案管理方面的效率，相关单位加强了对数字档案的建设和管理。档案数字化是数字档案的一项基础性工作，从很大程度上提高了档案管理的利用效率，但是随着人们安全意识的不断增强，关于档案数字化的质量及安全保密管理成了当今社会普遍关注的问题。下面，本文就结合档案数字化的相关内容，着重对其质量和安全保密管理的实现途径进行具体分析。

关键词：档案数字化；质量控制；安全保密管理

随着全社会信息化时代的到来，对档案信息进行数字化管理，也成了档案管理发展的必然趋势。较之以前的传统档案管理，档案数字化在计算机技术和网络技术的辅助下，很大程度上实现了信息资源的共享，提高了信息搜索和获取的效率，但随之而来的对档案数字化质量和安全保密性两方面的控制管理也引起了社会的广泛关注。加强档案数字化质量和安全保密性方面的管理，是今后档案管理部门工作的重中之重。

1 档案数字化简介

档案数字化是一种新型的档案管理形式，在本世纪进入发展的高峰期。它借助计算机和扫描仪等先进技术，能将文字、数据、图片、影像等信息，输进数字化的档案库，这样就实现了对档案信息数字化的转换。

依据档案内容的不同，实现对档案的数字化转化主要有五种途径，一是利用多媒体技术对音频和影像档案资料进行采集，二是利用扫描仪对纸质的档案资料进行扫描，三是利用数码相机对图片等档案资料进行扫描，四是三维立体扫描，五是利用拷贝片进行扫描。将扫描的数字化档案存储到专门的数字档案馆，就可以实现对档案资料的分享，很大程度上提高了档案服务的利用效率。

计算机网络技术在促使档案管理数字化的同时，也产生了很大的安全隐患，这其中包括计算机技术上的漏洞和档案管理人员计算机操作上的失误。为了防止不法分子利用这些漏洞对档案资料进行破坏或偷窃，必须建立起完善的档案数字化管理制度，并且对档案管理人员的技能进行培训。下面，本文就对档案数字化在质量和安全保密两方面所应采取的措施进行具体分析。

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黄淑莲，河南大学。作者简介：随着全球信息化工作的飞速发展，信息安全已成为世界级的

重点，特别是在网络环境下，数字化档案信息在其形成、处理、传输、

存储、维护和提供利用的各个阶段都会面临安全风险，受到安全威

胁。网络、计算机、存储器和信息系统是数字化档案信息生存的基

础，也是引发安全问题的风险地方。因此，当前从国外到国内各级

档案管理中都非常重视档案信息的安全保障，纷纷出台各类规范

和实施各项措施，以确保档案在提供开放利用的同时，能够保持其

有效性和完整性。

1、档案信息网络服务的安全要求

网络化的工作方式很有可能带来安全隐患。网络信息化工作

需要在管理的方便性与信息的安全性之间权衡利弊，任何事物都

具有两面性，应加强客观认识，正确对待。

网络化工作方式下带来的安全问题可采取各种技术手段来解

决，各种技术手段和解决方案能够在一定程度上保障网络化应用

的安全，但仅有完整的系统的建设与运行维护人员的安全意识是

不够的，还要求有档案工作者也具备较高的安全意识，只有被动的

防护和事后的补救是远远不够的，还需要主动的诊断、分析和监控。

所以，全网安全、工作人员安全意识的增强是保障网络工作方式下

档案信息安全的重要内容。

2、数字化档案信息安全管理的技术保障

各种技术措施可以为档案信息安全提供技术保障，主要从网

络安全、系统安全、应用安全、数据安全等多方面来分析。

2.1网络安全。网络安全包含两层含义：一是基础设施、网络

计算机设备等硬件设备的无故障运行；二是保障合法用户的正常

使用，确保网络上信息资源不被非法用户盗窃、更改。防火墙和入

侵检测技术是常用的保障网络安全的两种手段。如今面临网络攻

击手段复杂度的不断提高及融合能力的逐渐加强，在网络层采安

全技术的集成化应用和安全产品的联动启用措施，全面提高网络

的综合防范能力，已经成为人们保护全网安全的重要举措。

2.2系统安全。几乎所有的操纵系统及其提供应用与服务均

已发现有安全漏洞，并且越流行的，其安全问题越多。而使用正版

一、目的

为加强档案数字化外包安全管理，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于本单位在档案数字化过程中，将档案数字化工作外包给具有独立法人身份的档案数字化加工服务机构（以下简称数字化服务机构）的情况。

三、管理原则

1. 安全第一、预防为主的原则：确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，预防安全事故的发生。

2. 明确责任、分工协作的原则：明确各方的责任，分工协作，共同确保档案数字化安全。

3. 依法依规、规范操作的原则：严格按照国家有关法律法规和标准，规范档案数字化外包工作。

四、档案部门安全管理

1. 成立档案数字化外包管理组织，明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。

2. 制定档案数字化外包工作规划，确定数字化外包档案的范围，提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。

3. 制定档案数字化外包招标文件，明确安全管理要求，协助制定招标文件，审定合同。

4. 对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察，了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。

5. 建立档案数字化安全保密制度，与数字化服务机构签订安全保密协议，并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。

五、数字化服务机构安全管理

1. 数字化服务机构应具备相应的资质、业绩、人员、设备和加工软件，确保档案数字化工作安全、高效、优质。 2. 数字化服务机构应建立完善的安全管理制度，确保档案数字化过程中档案实体与信息安全。

3. 数字化服务机构应定期对档案数字化工作进行检查，发现安全隐患及时整改。

4. 数字化服务机构应与档案部门保持密切沟通，及时反馈档案数字化过程中出现的问题。

六、安全检查与审计

1. 定期对数字化服务机构进行检查，确保其遵守协议，保护档案的安全。

2. 对档案数字化工作过程进行审计，确保档案数字化工作符合国家有关法律法规和标准。

3. 对档案数字化过程中出现的安全问题，及时进行调查处理，追究相关责任。