办公室公文处理工作流程

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学院办公室

关于印发公文处理办法的通知

本校各单位、附属医院：

《学院公文处理办法》已经学校同意，现印发给你们，请遵照执行。

学院办公室

2016年3月18日

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学院办公室 2016年3月18日印发

— 3 — 学院公文处理办法

第一章 总则

第一条 为进一步推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关公文格式》和省市关于公文处理的有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 公文是学校依法实施领导、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻上级精神和学校政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 学校公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校办公室是学校公文的管理机构，负责学校公文处理工作并指导、督促、检查全校其他各单位的公文处理工作。

第二章 行文规则

第六条 学校常用的公文种类有：

（一）决议。适用于党代会、教代会、工代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项做出决策和安排，奖惩有关单位和人员。

— 4 — （三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布学校规章制度，要求下级单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于传达重要精神、告知重要情况或宣传表彰先进、批评指出错误。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

办公室公函办理工作流程

1、发文办理流程

各业务科室依据工作需要拟稿 办公室主任审查、登记编号 分管领导审签 总经理签发 校正、印制

存档 散发及登记 装订 用印

2、收文办理流程

办公室文书签收、登记 填制公函阅处签 办公室主任提出拟办建议 依据拟办建议送领导作批改

档案管理人员依据状况清退、销毁或存档 有关科室或人员包办 按领导签批建议送阅、办理包办

企业企业印鉴使用审批工作流程

（业务部门：办公室）

1、平时业务使用印鉴

办公室主任、 文书审查用印事项 办公室用印 用印状况登记 用印人署名确认

2、重要事项使用印鉴

填写用印审批表 办公室审查签订建议 企业领导同意 办公室用印 用印状况登记

用印部门代表署名确认

招待工作流程

（业务部门：办公室）

本 热 问 安 热

地 情 明 排 情

一 客 接 来 处 送

人 待 意 置 别 汇 般

接 接

外 安 安 报

待 情 待 活 地 排 排 送 况 车 食

动 客 工 辆 宿 站

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接 、

作 站 行

程

主 要 拟 报

按 公 定 领

务 方 导 方

案 活 案 审 执

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办结公文处理程序

一、前言

公文处理是一项重要的工作，对于政府机构、企事业单位以及个人来说都有着重要的意义。办结公文是公文处理中的一个重要环节，本文将从办结公文的定义、流程、注意事项等方面进行详细介绍。

二、办结公文的定义

办结公文是指在收到公文后，经过审核、批示、传阅等环节后，最终确定办理结果并告知发件人的过程。其目的在于确认发件人所提出的问题得到解决，同时也向发件人传递政策法规和决策结果。

三、办结公文处理流程

1. 收到公文：收到来自上级机关或下级单位发来的文件后，应当及时查看文件内容，并按照规定进行处理。

2. 审核：对于涉及机密和重要内容的文件需要进行审核。审核内容包括文件格式是否正确、文件内容是否符合要求等。

3. 批示：根据文件内容和工作职责，对需要批示的文件进行处理。批示内容包括同意或不同意等。

4. 传阅：根据工作需要和职责范围，在内部进行传阅。传阅时应注意保密性和准确性。

5. 签字：对于需要签字的文件，应当按照规定进行签字，并在文件上注明签字时间和单位名称等。

6. 填写回执：对于需要回复的文件，应当填写回执，并在规定时间内发送给发件人。

7. 归档：对于已经办结的文件，应当按照规定进行归档，以备后续查阅和使用。

四、办结公文处理注意事项

1. 保密性：对于涉及机密和重要内容的文件要严格保密，避免泄露机密信息。

2. 准确性：处理公文时要认真仔细地阅读文件内容，确保准确理解并正确地处理。

3. 及时性：对于需要回复的文件要及时处理，并在规定时间内发送回执。

4. 规范性：处理公文时要遵守相关法律法规和工作程序，确保公文处理工作正常有序进行。

五、结语

办结公文是公文处理中不可或缺的环节。通过本文对办结公文定义、流程和注意事项等方面进行详细介绍，相信读者对于办结公文有了更深入的了解。在今后的工作中，我们应当认真负责地完成好每一份公文的办理工作。

2、公文处理工作程序 编号 HKCT-AQ-02 编写部门 安全质量管理部

版次 E/0版 生效日期 2017.5.30

公文处理工作程序

1 目 的

为加强部门内部公文管理，提高工作效率和质量，实现公文处理工作的制度化、规范化，根据工作实际，结合办公OA系统运行特点，现对内部公文处理的有关工作制定以下程序。

2 范 围

部门工作相关的外来公文、公司内部公文及办公OA上的各类公文。

3 程 序

3.1发文

3.1.1经办人起草公文，必须通过办公自动化系统，一律用电子文本上传，内容做到观点明确，条理清晰，表述清楚，用语准确。

3.1.2安全质量管理部人员起草的公文，必须由部门负责人审批把关，明确签署意见，加签至下一节点，拟文人需跟踪负责，直至处理完毕。

3.1.3 如需发文送至外单位，经OA上各级领导审批完后，打印OA审批件送机要室出红头文件，将电子件送范海珠走公文网发送（如需电子件），纸件存档备案。

3.1.4文秘负责对部门所有公文的文字（语法错误、错别字、错误标点符号等）审核把关。

3.2收文

3.2.1部门负责人收文后作处理意见（包括谁具体处理、处理方式等）

3.2.2 指定的处理人员在第一时间对待办工作进行办理，并在OA上作办理意见，对待办工作进展情况实时跟踪，并及时填报信息统计表，直至处理完毕。

3.2.3 OA以外的纸件外来文文秘做好来文签收登记，转部门负责人阅示，对待办事项及时处理或传达，处理完毕后文秘对办结的外来文进行整理、编号、存档备案。