对人事档案管理工作的几点认识分析

２　００　６年１月　第８卷第１期　沈阳建筑大学学报（社会科学版）　

Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　ｓｈ　ＪｉａｎｚｈｕＵｎｉｖｅ￣ｔｙ（Ｓｏｃｉａｌ　Ｓｃｉｅｎｃｅ）　Ｊａｎ．２００６　Ｖｏ１．８，Ｎｏ．１　

文章编号：１６７３—１３８７｛２００６｝０１一ＯＯ６Ｏ一０３　

关于高校人事档案管理工作的几点认识　

杨小华　，唐日梅２，杨　莉。　

（１，沈阳建筑大学学校办公室，辽宁沈阳１１０１６８；２．沈阳建筑大学文法学院，辽宁沈阳１１０１６８；　３．沈阳建筑大学人事处。辽宁沈阳１１０１６８）　

摘要：阐述了高技人事档案工作能提供有用而准确的人才信息，为职称评定及备类福利待　

遇、劳动工资改革提供准确的依据，为教学和科研服务。指出了高校人事档案管理存在的主要　问题。强调提高认识加强领导，夯实做好人事档案管理工作的根基，加强业务建设，提高管理　

队伍素质，加快人事档案工作的数字化建设步伐。　

关键词：人事档案；档案管理；高等学校　

中图分类号：Ｃ９６　文献标识码：Ａ　

档案——人类社会活动的原始记录，是最可　靠的固化记录物，最具有权威性和凭证性。人事　

档案是国家机构和社会组织在人事档案管理活　

动中直接产生的，反映个人历史、工作表现等，以　每个人为单位集中保存起来，以备考查的历史记　

录。高等学校人事档案工作，作为高校人事管理　工作的重要组成部分，是高校师资科研、档案建　设中的一个不可或缺的因素。随着知识经济的　

来临和信息社会的发展，高校的人事档案工作远　不能适应新形势下高校发展的需要。如何改革　

高校人事档案管理以适应新时期的形势发展需　

要，是一个值得探讨并亟需解决的问题。　

一、加强高校人事档案工作的重要性　

人事档案是档案管理工作的重头戏，是组织　部门选好人、用好人必不可少的途径，也是为经　

济和社会发展选拔栋梁之才的重要渠道。严格　

的高校人事档案管理制度能为培养和造就一大　

批稳定的、高素质的干部队伍做出过巨大贡　献。　

１．提供有用而准确的人才信息　人事档案在高校管理工作中具有导向和联　

兰台之窗　

强化人事档案管理　

工作的几点思考　

文／翟惜瑞　

一、人事档案管理中存在的主要问题　

１．档案材料的内容不准确。现有的档案材料中，存在　

许多内容前后不符及内容失真的现象。如：“三龄一历”记　

载多样。出生年月公历、农历填写随意，且没有说明。甚至　

更有个别干部的出生年月前后相差较大。参加工作时间、入　

党入团时间前后不一致，基础学历越来越高。　

２．档案材料不齐全。一些年度考核表、履历表短缺或　

虽有表但未盖公章。还有一些如学历、培训、职称、奖惩等　材料，仍在个人手中未能及时收集归档。一些单位分管人事　

档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，有时只是　

将档案材料作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，　

这也是导致个人档案中材料不齐全的一个重要因素。　

３．人事档案的管理方式和手段相对落后，运行效率较低。　

管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案　

管理需要专人管理，单独存放。但现在多数事业单位从事人　

事档案管理的人员往往身兼数职，且大部分靠手工操作，未　

使用干部人事档案电子信息化管理系统，费时，费力，效率低。　

４．人事档案的利用范围狭窄。提供利用是档案工作的　

目的之所在。从我国人事工作的现状及传统的人事档案管理　

制度来看，现有的人事档案利用范围小，频率低。但随着社　

会主义经济体制改革的深入，尤其是企事业单位人事制度改　

革的不断深入，要求人事档案的管理和应用要更加符合社会　

需求，扩大利用范围，提高利用频率。　

二、加强人事档案管理工作的对策与措施　

１．要完善人事档案管理制度，提高人事档案管理的制　

度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工　

作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。　

应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完　

善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立人　

事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进、　

转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材　

兰台纵横４５　

对水利工程档案管理工作的几点认识　

随着水利工程质量管理和实施工　作的不断规范，管理模式和管理手段　的不断更新，工程档案管理工作质量　也有了很大的提高。科学地进行档案　管理，大力开发水利工程档案信息资　源，多层次、多方位、多形式地向水利　部门和社会提供利用，是实现水利工程　档案自身价值和促进档案工作的根本　目的。　一、工作平台要创新　１、健全制度，强化管理，落实　岗位责任制。企业应建立完善工程档　案管理制度，强化工程管理部门及施　工单位、质检及监督、审计等部门的　实施力度，并制定相应的措施，使档　案部门可以进行有效地监督和制约。　同时，建立内部管理激励机制，把档　案管理工作目标分解细化，层层加以　落实，列入年度岗位目标责任制中。　既要列入分管领导的目标责任制，更　要具体落实到有关人员的职责中，年　终要有总结，严格考核，奖优罚劣，　真正把岗位责任制贯穿于从建设项目　立项到工程建设结束，档案资料管理　通过验收全过程。　２、加强对水利工程档案法律、　法规、标准的宣传工作，提高全社会　的档案意识和法律意识。让大家都来　了解它、关注它，才能重视它，熟悉　并能很好地掌握它。通过人机互通，　实现网络交流，及时沟通信息，完善　水利工程档案的管理工作。　二、管理手段要创新　要积极推进计算机管理系统的建　设，运用先进的计算机技术代替人工　对档案信息进行检索、统计，提高档　案工作效率和档案利用效益，并通过　车红梅　张诗琳　

计算机管理系统把档案所记载的信息　资源迅速地由静态转化为动态，提高　档案的使用效率和信息输出量。档案　的开发与应用技术创新，就是要大力　推行以档案信息资源的共享为目标的　档案资源信息化建设。在搞好计算机　管理系统建设的基础上，积极推进档　案的网络工程建设，为全社会提供一　个开放式、全天候、交互性的服务平　台。通过这个平台，用户可突破时空　的限制，打破档案信息传输的瓶颈，　随时随地在网络上检索和查询所需的　信息，真正实现档案资源共享，从根　本上改革传统的档案管理与利用方　式，实现档案事业的跨越式发展。　要使电子档案与纸质档案并存。　纸质档案便于长期或永久保存，而利　用较不方便；电子档案便于利用，但　难于永久保存。在这种情况下，两种　载体的档案会在一定时期内并存。现　在普遍的做法是“双套制”，即在保　存电子文件的同时，把电子文件以硬　拷贝输出形成纸质文件保存。两种载　体档案并存，要特别注意两种档案内　容上的一致性，在电子档案著录、编　号、签署、更改、更新时，应注意保　证电子档案与纸质档案对应相符。档　案员应及时对电子档案进行登记、建　帐，帐目中要注意相应纸质档案的档　号，同时，建立机读目录。由电子档　案转换成的纸质档案，要及时归入相　应档案门类的纸质档案中，按纸质档　案管理要求进行管理，并在登记帐中　注明其所在的光盘编号及文件名。　三、做好水利档案管理工作的对　策和建议　１、加强水利档案信息化建设。　随着自动化管理和网络技术的发展，　实现档案工作的规范化、系统化、现　代化，成为档案管理工作的首要任务。　２、加强水利档案人员的业务培　训，提高管理水平。定期参加档案人　员继续教育培ＣＪＩＩ．ｆｕ本行业的专业知识　培训，不断更新档案人员的知识，显　得尤为重要。　３、提高全员的档案意识，高度　重视保密工作。加强广大干部职工尤　其是涉密人员的保密教育，特别对重　点涉密人员要建立严格的上岗、在岗、　离岗的相关保密教育培训，加强对《中　华人民共和国保守国家秘密法》等法　律、法规的宣传、学习。　（作者单位：延吉市婚姻登记处　吉林省水文水资源局延边分局）　６加１０

于人事档案管理工作的认识和体会

一、人事档案的重要作用

人事档案具有真实性、原始性，是其它任何材料不可替代的信息依据、历史凭证和事实参考，有着极强的法律效力。对于个人来说，无论是工作调动、出国政审、职称评审、职务升迁、退休，还是办理社会保险、工资待遇等，查阅人事档案以获取信息是必不可少的一个环节。人事档案是保障和兑现个人合法权益、取得社会和政治待遇的依据。对组织人事部门而言，人事档案记载反映了一个人的成长轨迹，在人事档案中就可查找到这个人在“德、能、勤、绩、廉”五个方面的相关印证信息，对考察了解干部和正确选人用人起着重要的参考作用。

二、人事档案涵盖的主要内容

根据中央组织部《干部档案工作条例》的规定，人事档案的内容分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、参加党团及民主党派的材料、奖励材料、处分材料、工资材料、录用聘用材料、职务任免材料、出国材料、社会保险材料及其他可供组织上参考的材料，共分为10类14大项。

三、人事档案材料的来源

人事档案材料均产生于我们日常的工作和学习中。从其来源看，有个人形成的，也有组织上形成的；从其形成过程来看，有工作中由组织和个人自然形成的，也有组织上为了解个人情况而专门布置

填写的。所以人事档案的形成是一个动态发展的过程，伴随着个人的成长，人事档案材料不断累加。

四、人事档案材料的收集与整理

人事档案材料的收集整理工作非常琐碎，需要档案管理者用耐心、细心和专心来开展工作，带着高度的责任感来完成。西部钻探钻井工程技术研究院始终非常重视档案工作，专门建立了人事档案材料收集归档机制，规定档案材料形成部门在材料形成之日起一个月内送交院档案室，档案室在接收档案材料后进行登记，并在一个月内将材料放入本人档案，一年内完成整理归档。