第二章 资料的整理
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资料档案整理与归档管理制度第一章总则第一条为规范企业的资料档案整理与归档管理工作,提高信息资源的利用率,做到信息快速准确共享,依据相关法律法规和企业实际情况,订立本制度。
第二条本制度适用于全体企业员工,包含各部门经理和员工。
第三条资料档案包含各类文件、复印件、电子文件、报告、合同、协议、备忘录等。
第四条资料档案整理与归档工作由企业管理负责人负责引导,并由各部门经理和员工具体落实。
第二章资料档案整理管理第五条各部门应建立特地的档案室,统一负责资料的整理、归档和保管工作。
档案室应具备良好的环境设施,保证资料的安全和完好。
第六条各部门应订立资料整理计划,依照肯定的时间周期对资料进行整理,确保资料的实时性和有效性。
第七条资料整理应依照分类、排序、标注等原则进行,保证资料的易查找和阅读。
第八条资料整理过程中,应清理无效文件和复印件,避开冗余和重复存档。
第九条资料整理完成后,应制作认真的目录清单,并将其粘贴在文件夹或盒子上,以便查阅。
第三章资料档案归档管理第十条资料归档应依据企业的文件管理规定,包含文件密级、保密期限、存档期限等要求。
第十一条各部门应将新产生的文件及时归档,不得将文件长时间滞留在办公桌面或电脑上。
第十二条资料归档时应依据文件内容和紧要性进行分类,确保不同类别资料存放在不同的文件夹或盒子内,并进行标注。
第十三条资料归档时应填写归档登记簿,记录文件名称、归档时间、归档位置等信息,以备查询和追溯。
第十四条归档文件的外包装应标注清楚的标签,包含文件名称、归档单位、归档日期等要素。
第十五条归档文件的存放位置应定期检查和整理,保持档案室的乾净和秩序。
第四章资料档案保管管理第十六条档案室应建立严格的出入库管理制度,确保资料档案的安全和完整性。
第十七条凡需要取阅档案资料的人员,应填写档案借阅登记表,并经相关部门和档案管理员审批通过后方可取阅。
第十八条资料借阅期限一般不得超出7日,超出期限需重新申请延期,并经相关部门批准。
资料管理制度(办法)第一章总则第一条为规范公司内部的资料管理工作,有效保护和利用企业资源,制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有资料的收集、整理、存储、利用和销毁工作。
第三条公司内部各部门应当严格遵守本制度的规定,确保资料的安全和合理利用。
第四条资料管理工作应当遵循法律法规和公司规章制度,确保资料的真实性、完整性和保密性。
第五条公司应当建立健全资料管理部门,负责资料管理工作的组织协调和监督检查。
第二章资料的收集和整理第六条公司各部门在收集和整理资料时,应当按照公司规定的文件档案管理规范进行操作。
第七条收集和整理资料的责任人应当记录好资料的来源、内容、格式和存放位置,以便于日后的查找和利用。
第八条各部门应当定期清理和整理自己部门的资料,将已经失效或者过期的资料进行淘汰和销毁。
第九条重要的资料应当及时备份,以防止因为各种原因导致的资料丢失和损坏。
第三章资料的存储和保管第十条公司应当建立健全的资料存储和保管制度,确保资料的安全和完整。
第十一条公司应当采取物理和电子两种方式进行资料存储,确保数据的备份和安全。
第十二条资料的存储和保管地点应当设置标识牌,明确标注存放的资料种类、数量和存放期限。
第十三条存放资料的场所应当保持干燥、通风和安全,严禁火灾和盗窃等违法活动。
第十四条负责资料存储和保管的人员应当定期进行巡查和检查,确保资料的安全和完整。
第四章资料的利用和传递第十五条公司内部各部门在利用和传递资料时,应当严格遵守公司的相关规定,保护资料的安全性和保密性。
第十六条资料传递的方式应当采取加密和授权访问的方式,确保资料的安全传递。
第十七条负责资料利用和传递的人员应当对传递的资料进行记录和备份,以便于日后的查找和追溯。
第十八条资料的利用范围应当严格控制,不得超出规定的权限范围进行利用。
第十九条重要的资料外传时,应当经过相关部门的审批和授权,确保资料的安全。
第五章资料的销毁和归档第二十条资料管理部门应当定期对公司内部资料进行清理和淘汰,将失效和过期的资料进行销毁。
资料整理管理制度第一章总则第一条为了加强公司资料整理管理,规范资料整理工作程序,提高资料整理效率,根据国家有关法律法规和公司实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门和员工在资料整理过程中的各项工作。
第三条公司资料整理工作应遵循合法、合规、及时、准确、完整、保密的原则。
第四条公司应建立健全资料整理管理制度,明确资料整理工作的职责、权限和程序,确保资料整理工作的规范运行。
第二章资料整理职责第五条公司设立资料整理管理部门,负责公司资料整理工作的组织、协调和监督。
第六条资料整理管理部门的职责:(一)制定和完善资料整理管理制度,组织资料整理工作的培训和考核;(二)负责资料整理工作的计划和安排,指导各部门开展资料整理工作;(三)对资料整理工作进行检查和评估,提出改进意见和建议;(四)处理资料整理过程中的问题和纠纷,确保资料整理工作的顺利进行。
第七条各部门应指定专人负责本部门的资料整理工作,确保资料整理工作的及时、准确、完整。
第三章资料整理流程第八条资料整理工作应按照以下流程进行:(一)资料收集:各部门在开展业务过程中,应按照资料整理要求,及时收集相关资料;(二)资料分类:对收集到的资料进行分类,明确资料的名称、来源、形式和用途;(三)资料归档:将分类后的资料按照档案管理规定进行归档,确保资料的完整、准确、有序;(四)资料查询:根据工作需要,及时为各部门提供资料查询服务,确保资料的及时、准确;(五)资料销毁:对不再需要的资料进行审核、审批,按照相关规定进行销毁,确保资料的安全、保密。
第九条资料整理工作应使用公司统一的资料整理表格和工具,确保资料整理工作的规范、高效。
第四章资料整理要求第十条资料整理应遵循以下要求:(一)资料内容应真实、合法、合规,不得含有虚假、违法信息;(二)资料形式应规范,符合档案管理规定,便于资料的保存、查询和使用;(三)资料应及时整理,确保资料的时效性,不得拖延、遗漏、损毁;(四)资料应保密,按照公司保密规定进行管理,不得泄露、传播、滥用;(五)资料应分类清晰,便于资料的归档、查询和使用。
纪检工作资料整理制度范本第一章总则第一条为加强纪检工作资料的管理,确保资料的完整性、准确性和安全性,根据国家有关法律法规和党的纪律要求,制定本制度。
第二条本制度适用于各级纪检机关在开展纪检工作中形成的各类资料,包括文件、档案、证据、调查报告、会议记录等。
第三条纪检工作资料整理应遵循真实性、完整性、连续性、安全性原则,确保资料的真实性、准确性和可靠性。
第二章资料整理与归档第四条纪检工作资料整理应按照文件的生命周期进行,分为收集、整理、归档、保管、利用和销毁六个阶段。
第五条收集阶段,资料整理人员应确保收集到的资料完整、真实、有效,对资料的来源、性质、内容等进行初步审核。
第六条整理阶段,资料整理人员应对收集到的资料进行分类、排序、编号、摘要等工作,确保资料的有序性和可追溯性。
第七条归档阶段,资料整理人员应按照档案管理要求,将整理好的资料及时归档,确保资料的安全性和保密性。
第八条保管阶段,资料保管人员应做好资料的防盗、防火、防潮、防虫等工作,确保资料的完好无损。
第九条利用阶段,资料利用人员应按照保密规定,合理利用资料,为纪检工作提供有效支持。
第十条销毁阶段,对于不再需要的资料,应按照保密规定和法律法规,进行安全销毁,确保资料不被非法利用。
第三章资料整理与归档要求第十一条资料整理应使用规范的书写材料和装订材料,确保资料的耐久性。
第十二条资料整理应遵循统一的格式和标准,包括资料名称、编号、日期、密级、载体形式等。
第十三条资料归档应按照档案分类和排列规则,确保资料的有序性和易检索性。
第四章管理与监督第十四条各级纪检机关应设立专门的资料管理岗位,明确资料管理职责,加强对资料整理与归档工作的领导与监督。
第十五条资料整理与归档工作应实行责任制,资料整理人员应对所整理资料的真实性、完整性、准确性负责。
第十六条各级纪检机关应定期对资料整理与归档工作进行检查,发现问题及时整改,确保资料管理工作的规范运行。
第五章违规处理第十七条对于违反本制度的行为,一经发现,应按照有关规定进行处理,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规追究责任。
资料管理制度规则最新第一章总则第一条为了规范企业内部资料管理,确保信息安全,提高工作效率,制定本资料管理制度规则。
第二条本规则适用于企业内部所有部门和人员在日常工作中的资料管理。
第三条资料管理包括对文档、资料、档案等各类信息的收集、整理、保管和利用。
第四条资料管理应当遵循规范、便捷、安全、高效的原则。
第五条资料管理工作由企业内部相关部门负责,各部门要配合协作,共同维护好企业的信息资料。
第二章资料的分类和整理第六条资料应按照内容、用途、重要性等分类,设置不同的存储位置和权限管理。
第七条资料的整理应当按照规范的文件命名方式,清晰明了,方便查找和管理。
第八条资料的存储位置应当分级设置,重要资料要备份存档,定期更新维护。
第九条资料的利用应当合理,不得私自外传或滥用。
第十条对于无用的资料,应当及时清理,避免占用过多存储空间。
第三章资料保密和安全第十一条企业内部的一切资料均属于公司机密,任何人不得擅自泄露或外传。
第十二条资料的传输应当采取加密措施,确保信息安全。
第十三条企业的计算机和网络设备要安装防火墙、杀毒软件等安全工具,防范黑客攻击和病毒侵入。
第十四条员工离职或调离企业时,必须做好资料交接工作,保证企业信息不会被泄露。
第十五条对于重要资料的访问和使用,应当进行权限控制,确保只有授权人员可以查看和操作。
第四章资料管理流程第十六条资料管理流程包括资料的采集、整理、存储、利用、归档等环节。
第十七条资料的采集应当根据实际需要,对相关信息进行搜集和整理。
第十八条资料的整理要按照规范程序,确保有效性和可靠性。
第十九条资料的存储要建立档案管理系统,做好分类和索引工作。
第二十条资料的利用要遵循规范流程,不得擅自使用或传播。
第五章资料管理责任第二十一条企业部门负责人应当对本部门的资料管理工作负有监督责任。
第二十二条每位员工都要爱护企业的信息资料,保守机密,不得随意外传。
第二十三条对于违反资料管理规定的行为,将追究责任,给予相应的处罚。
第二章资料的整理第一节资料的分类一)有效数值(一)数值:有量纲表示事物大小和尺度的数(二)有效数字的识读小数点后第一位不为零的数字读起,小数点之前的零不算。
(三)有效数字的定位与计算1.以读取仪器中最小刻度以下再估读一位作为有效数字,所有变数的有效位数一致。
2.有效数字运算的结果有效位数不能高于运算因子中的最小位数。
3.常数的有效位数据需要而定。
4.“四舍六入五取双”原则5.大于四位平均有效数字加大一倍。
二)数据的分类正确地进行资料的分类是资料整理、统计归纳的前提。
数据按其性质的不同,分为数量性状资料、质量性状资料和半定量(等级)资料三大类。
一、数量性状资料数量性状(quantitative character)是指能够以量测或计数的方式表示其特征的性状。
观察测定数量性状而获得的数据就是数量性状资料( data of quantitative characteristics)。
数量性状资料的获得有量测和计数两种方式,因而数量性状资料又分为计量资料和计数资料两种。
(一)计量资料指用量测方式获得的数量性状资料,即用度、量、衡等计量工具直接测定获得的数量性状资料。
其数据是用长度、容积、重量等来表示。
资料观测值不一定是整数,两个相邻的整数间可以有带小数的任何数值出现,其小数位数的多少由度量工具的精度而定,变异是连续性的。
称为连续性变异资料。
(二)计数资料指用计数方式获得的数量性状资料。
各个观察值只能以整数表示。
各观察值是不连续的,称为不连续性变异资料或间断性变异资料。
二、质量性状资料质量性状(qualitative character)是指能观察到而不能直接测量的性状,如颜色、性别、生死等。
这类性状本身不能直接用数值表示,须对其观察结果作数量化处理,其方法有以下两种:(一)统计次数法在一定的总体或样本中,根据某一质量性状的类别统计其次数,以次数作为质量性状的数据。
例如,在研究猪的毛色遗传时,白猪与黑猪杂交,子二代中白猪、黑猪和花猪的头数分类统计如下表。
表2-1 白猪和黑猪子二代的毛色分离情况这种由质量性状数量化得来的资料又叫次数资料。
(二)评分法对某一质量性状,因其类别不同,分别给予评分。
例如,在研究猪的肉色遗传时,常用的方法是将屠宰后2时的猪眼肌横切面与标准图谱对比,由浅到深分别给予1 5 分的评分,以便统计分析。
三、半定量(等级)资料(semi-quantitative or ranked data)指将观察单位按所考察的性状或指标的等级顺序分组,然后清点各组观察单位的次数而得的资料。
资料既有次数资料的特点,又有程度或量的不同。
如粪便潜血试验的阳性反应是在涂有粪便的棉签上加试剂后观察颜色出现的快慢及深浅程度分为六个等级;又如用某种药物治疗畜禽的某种疾病,疗效分为“无效”、“好转”、“显效”和“控制”四个级别;然后统计各级别的供试畜禽数。
半定量资料在兽医研究中是常见的。
三种不同类型的资料相互间是有区别的,但有时可根据研究的目的和统计方法的要求将一种类型资料转化成另一种类型的资料。
例如,兽医临床化验动物的白细胞总数得到的资料属于计数资料,根据化验的目的,可按白细胞总数正常或不正常分为两组,清点各组的次数,计数资料就转化为质量性状次数资料;如果按白细胞总数过高、正常、过低分为三组,清点各组次数,就转化成了半定量资料。
第二节资料的整理一、资料的检查与核对目的在于确保原始资料的完整性和正确性。
完整性指原始资料无遗缺或重复。
正确性是指原始资料的测量和记载无差错或未进行不合理的归并。
检查中要特别注意特大、特小和异常数据(可结合专业知识作出判断)。
对于有重复、异常或遗漏的资料,应予以删除或补齐;对有错误、相互矛盾的资料应进行更正,必要时进行复查或重新试验。
二、资料的整理方法当观测值不多(n≤30)时,不必分组,直接进行统计分析。
当观测值较多(n>30)时,宜将观测值分成若干组,以便统计分析。
将观测值分组后,制成次数分布表,即可看到资料的集中和变异情况。
(一)计数资料的整理现以50枚受精种蛋孵化出雏鸡的天数为例,说明计数资料的整理。
——单项式分组法。
用样本变数的自然值进行分组,每组组值均用一个变数值表示,然后将每个变数归入相应的组内,统计频数,最后制成频数分布表。
表2-2 50枚受精种蛋孵化出雏鸡的天数小鸡出壳天数在19─24天范围内变动,有6个不同的观察值。
用各个不同观察值进行分组,共分为6组,可得表2-3形式的次数分布表。
表2-3 50枚受精种蛋出雏天数的次数分布表——合并分组法有些计数资料,观察值较多,变异范围较大,若以每一观察值为一组,则组数太多,而每组内包含的观察值太少,资料的规律性显示不出来。
对于这样的资料,可扩大为以几个相邻观察值为一组,适当减少组数,这样资料的规律性就较明显。
例如观测某品种100只蛋鸡每年每只鸡产蛋数(原始资料略),其变异范围为200 299枚。
表2-4 100只蛋鸡每年产蛋数的次数分布表(二)计量资料的整理——组距式分组法计量资料在分组前需要确定全距、组数、组距、组中值及组限,然后将全部观测值划线计数归组。
【例2.1】将126头基础母羊的体重资料(见表2-5)整理成次数分布表。
表2-5 126头基础母羊的体重资料单位:kg1、求全距全距是资料中最大值与最小值之差,又称为极差(range),用R表示,即R=Max(x)-Min(x)本例R=65.0-37.0=28.0(kg)2、确定组数组数的多少视样本含量及资料的变动范围大小而定,一般以达到既简化资料又不影响反映资料的规律性为原则。
组数要适当,不宜过多,亦不宜过少。
分组越多所求得的统计量越精确,但增大了运算量;若分组过少,资料的规律性就反映不出来,计算出的统计量的精确性也较差。
一般组数的确定,n <50,5-6组,n >50,7-20组。
表2-6 样本含量与组数本例中,n=126,根据表2-6,初步确定组数为10组。
3、确定组距每组最大值与最小值之差称为组距,记为i。
分组时要求各组的组距相等。
组距(i)=全距/组数本例i=28.0/10≈3.0 (一般用整数、避免计算的麻烦)4、确定组限及组中值各组的最大值与最小值称为组限。
最小值称为下限,最大值称为上限。
每一组的中点值称为组中值,是该组的代表值。
组中值与组限、组距的关系如下:组中值=(组下限+组上限)/2=组下限+1/ 2组距=组上限-1/2组距相邻两组的组中值间的距离等于组距,当第一组的组中值确定后,加上组距是第二组的组中值,其余类推。
组距确定后,选定第一组的组中值。
为了避免第一组中观察值过多,第一组的组中值以接近或等于资料中的最小值为好。
第一组组中值确定后,该组组限即可确定,其余各组的组中值和组限也可相继确定。
注意,最末一组的上限应大于资料中的最大值。
表2-5中,最小值为37.0,第一组的组中值取37.5,因组距已确定为3.0,所以第一组的下限为:37.5-(1/2)×3.0=36.0;第一组的上限也就是第二组的下限为:36.0+3.0=39.0;第二组的上限也就是第三组的下限为:39.0+3.0=42.0,……,以此类推,一直到某一组的上限大于资料中的最大值为止。
于是可分组为:36.0 − 39.0,39.0 − 42.0,……。
为了使恰好等于前一组上限和后一组下限的数据能确切归组,约定将其归入后一组。
通常将上限略去不写。
第一组记为36.0 −,第二组记为39.0 −,……5、归组划线计数,作次数分布表分组结束后,将资料中的每一观测值逐一归组,划线计数,然后制成次数分布表。
表2-7 126头基础母羊的体重的次数分布表划线时,不要重复或遗漏,各组次数相加,结果应与样本含量相等。
在分组后所得实际组数,有时和最初确定的组数不同,如第一组下限和资料中的最小值相差较大或实际组距比计算的组距为小,则实际分组的组数将比原定组数多;反之则少。
(三)质量性状资料、半定量(等级)资料的整理对于质量性状资料、半定量(等级)资料,可按性状或等级进行分组,分别统计各组的次数,然后制成次数分布表。
表2-8 F2代山羊的有角无角分离情况表2-9 仔猪死亡情况第三节常用统计表与统计图一、统计表(一)统计表的结构和要求统计表由标题、横标目、纵标目、线条、数字及合计构成,其基本格式如下表:表号标题编制统计表的总原则:结构简单,层次分明,内容安排合理,重点突出,。
具体要求:1、标题简明扼要、准确地说明表的内容,有时须注明时间、地点。
2、标目标目分横标目和纵标目两项。
横标目列在表的左侧,表示事物的主要标志;纵标目列在表的上端,说明横标目各统计指标内容,并注明计算单位,如%、kg、cm等等,用/隔开。
3、数字一律用阿拉伯数字,数字以小数点对齐,小数位数一致,无数字的用“─”表示,数字是“0”的,则填写“0”。
4、线条三线图:表的上下两条边线略粗,总横标目、纵标目间及合计用细线与下面横标目、纵标目分组及合计分开,表的左上角一般不用斜线。
(二) 统计表的种类1、简单表由一组横标目和一组纵标目组成,纵横标目都未分组。
表2-10 某品种鸡杂种二代冠形分离情况2、复合表由两组或两组以上的横标目与一组纵标目结合而成,或由一组横标目与两组或两组以上的纵标目结合而成,或由两组或两组以上的横、纵标目结合而成。
表2-11 几种动物性食品的营养成分二、统计图长条图(bar chart) 、园图(pie chart)、线图(linear chart) 、直方图(histogram)和折线图(broken-line chart)等。
一般,计量资料采用直方图和折线图,计数资料、质量性状资料、半定量(等级)资料常用长条图、线图或园图。
(一)统计图绘制的基本要求1、标题简明扼要,列于图的下方。
2、纵、横两轴应有刻度,注明单位。
3、横轴由左至右、纵轴由下而上,数值由小到大;图形长宽比例约5:4或6:5。
4、图中需用不同颜色或线条代表不同事物时,应有图例说明。
(二)常用统计图及其绘制方法1、长条图用等宽长条的长短表示按指标划分属性种类或等级的次数或频率分布。
如果只涉及一项指标,则采用单式长条图;如果涉及两个或两个以上的指标,则采用复式长条图。
注意以下几点:(1)纵轴尺度从“0”开始,间隔相等,标明所表示指标的尺度及单位。
(2)横轴是长条图的共同基线,应标明各长条的内容。
长条的宽度要相等,间隔相同。
间隔的宽度可与长条宽度相同或者是其一半。
(3)在绘制复式长条图时,将同一属性种类、等级的两个或两个以上指标的长条绘制在一起,各长条所表示的指标用图例说明,同一属性种类、等级的各长条间不留间隔。
2、园图用于表示计数资料、质量性状资料或半定量(等级)资料的构成比。
所谓构成比,就是各类别、等级的观测值个数(次数)与观测值总个数(样本含量)的百分比。