行政助理职位说明书
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文件标题 人事行政助理职位说明书 文件编号
签发部门 人事部门 签发人 签发日期
岗位编号 岗位名称 人事行政助理
职务级别 职员级 所属部门 人事部门
上级主管 人事行政经理 外部联系 与本部门相关的外部机构等
岗位目标 做好本岗位工作；协助部门经理监督、协调部门经理直接下级的工
岗位理念
职责序号 职责名称 职责内容 工作时间
职责一 员工档案 每月员工入离职的办理，合同的签订存档；店铺入离职审批汇总并整理相关员工档案 工作需要时
职责二 招聘事宜 发布招聘广告、筛选简历、通知面试、接待面试、部分文职岗位的初试工作 工作需要时
职责三 考勤管理 保证每月员工考勤汇总数据的完整与准确性 工作中
职责四 工资管理 每月工资的核算及社保操作，社保费用清单、扣税清单及时出具上报 工作中
职责五 职位变动 每月员工晋升、调岗、调薪单据的汇总整理，交经理审批后转发相关部门及本部门存档 工作需要时
职责六 清查话费 协助部门完成对公司各部门电话使用管理规定的落实，电话费用的控制，保证公司电话正常使用。（每月清整电话费用，上报到部门负责人处审核后交公司进行费用支付） 工作中
职责七 环境卫生 负责保洁员的管理，负责公司环境的清洁、美化监督管理工作 每天下班时
职责八 证件办理 负责行政类证件办理（社保卡、居住证、证件年审、港澳证、人事招调事宜、计生责任证等），店铺各类证件的保管 工作需要时
职责九 采购 办公文具及相关办公用品购买、名片印刷、表格印刷、销售辅助用品的日常采购任务 工作需要时
职责十 设施管理 负责公司设施（固定资产）的日常管理、维护、修缮，保证公司财产不流失。协助完成对公司各类行政费用的月度开支的管理，控制行政费用，为公司节省成本 工作中
职责十一 安保工作 监督管理保安工作，对人员进出、物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护进行建议 每天下班时
职责十二 支付事宜 月结供应商支付事宜的办理（饮用水、快递） 工作中
职责十三 开展活动 在部门领导的安排下：开展企业文化活动，协调、组织公司各类活动，营造良好的公司氛围 节假日、双休日和重大活动
职责十四 协调组字 协助部门负责人组织做好人事行政相关事宜及公司会议精神传达 工作中
职责十五 通知 各类人事行政部相关的通知/通报/申请的撰写、存档、管理 工作中
职责十六 其他 完成直属上司交办的其他工作 工作需要时 作业关系图
岗位发展 晋升渠道 行政助理→人事文员→人事专员→人事主管→人事经理→人事总监
转换岗位 行政专员等
岗位工作物质条件 工作地点 办公室或相关工作场地
工作环境 明亮，整洁，舒适，有序
工作设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、与本部门工作相关的工具/设备
岗位资质（资质胜任度≥）
资质类别 资质系数 资质要求
性别 男女不限
年龄 20~30岁
知识 （1）商务礼仪知识
（2）基础会计知识
（3）人力资源管理知识
（4）行政管理知识
学历 大专以上学历，有相关专业或资格证书，英语较好者优先
经验 具有两年以上相关工作经验者优先
技能与要求
（1）熟悉国家相关法律法规；熟悉市内交通情况
（2）具备良好的口头和书面表达以及沟通能力
（3）具有一定的临场应变能力
（4）工作细致认真，责任心强；性格稳重，处事灵活，协调能力强，能承受工作压力，原则性强，具敬业精神
（5）电脑应用熟练，并能承担日常设备的维护工作
执行部门 责任人
