企业办公自动化的现状及发展策略探讨
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企业办公自动化的现状及发展策略探讨
一．企业办公自动化发展回顾
办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。
其发展过程分3个阶段。
1、以数据处理为中心的传统办公系统。
它的最大特点是应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。
其贡献在于把IT技术引入办公领域，提高了文件管理水平。
2、以工作流为中心的办公自动化系统。
这一时期的办公自动化实现了以工作流为中心。
这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E－MAIL、文档数据库管理、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。
第二代办公自动化系统包含了众多的实用功能和模块，它以网络为基础，实现了对人、对事、对文档、对会议的自动化管理。
3、以知识管理为核心的办公自动化系统。
第三代OA的核心是知识管理。
知识管理是一个系统工程，目标是帮助企业发现潜在的知识、定位拥有专门知识的人、传递知识、有效利用知识。
知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最适合的行动，避免重复错误和重复工作。
知识管理可以帮助企业解决知识共享和再利用的问题。
第三代OA的显著特点是信息、资源共享，实时通信，以及于短信平台的完美结合
二企业办公自动化的发展现状分析
进入20世纪90年代中期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。
这时,办公自动化开始进入一个快速发展阶段。
在我国办公自动化的发展过程中,办公自动化建设取得了很多成绩,同时也暴露了很多问题,如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等
造成这些问题的原因有多种：
1.对办公自动化系统的本质作用缺乏必要的理解
通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用,使用目的为提高效率,实际上,通过实现办公自动化,提高管理机构的决策效能更为重要。
2.忽视了办公自动化发展的基础
通常只是认为只要有了先进的技术和设备,就可以实现办公自动化,其实,办公自动化发展必需依赖两个基础,一个是管理基础,另一个是信息积累基础,如果脱离了这两个基础,办公自动化就会变成空中楼阁。
3.技术含量低，创新设计少。
目前大多数办公自动化软件的设计还基本上停留在Client／Server架构、面向对象的开发方式上，很少见到有创新的设计。
使用传统的技术虽然可以满足一时之需，但从长远上考虑就落后了。
4.为用户考虑得少，软件的柔性构造功能较差。
软件的模块复用性较差，直接影响了软件的柔性构造功能，而当用户的需求发生改变时，哪怕仅仅是轻微的改变，都需要开发商来解决，从而影响了用户的使用效率，对开发商而言也是一个极大的负担。
三．办公自动化的发展策略
根据我国企业办公自动化建设的现状和存在的问题,使我国企业办公自动化建设走上健康快速发展的轨道,在办公自动化建设方面应采取如下对策:
1、选对合作伙伴。
强强联合，有利于开发水平的提高、开发周期的缩短，避免低水平的重复，少走弯路，提高产品的竞争能力。
因此在组织实施办公自动化前，应先考察一下所选开发商的资质、技术水平。
2、技术选型符合发展潮流。
选择与世界发展潮流相吻合的技术，技术的标准化程度要高，开放性要好，
扩展性强，采用B/S思路，系统维护升级方便。
关键应用主张自主开发,发展民族产业。
3、系统设计符合国情。
考虑到我国办公自动化的现状，在设计上应采用生命周期法和快速原形法相结合，在已有的产品基础上，以采用快速原形法为主，先推广，后调研，进行二次开发。
4、采用复杂适用系统理论(ＣＡＳ理论)
在实现方法方面,从传统的结构化设计转向采用复杂适用系统理论(ＣＡＳ理论)进行实现,即从一般的业务需求中抽出关键的复杂适应系统。
该系统能够适应环境变化,系统使用越久,积累有价值的东西就越多。
5、组织实施领导支持。
办公自动化能否成功实施,与领导的重视程度以及全体员工的协作有较大的关系。
现代办公自动化是一个系统工程,尤其需要上层领导的重视,需要在组织机构上有所保证,并能落实需要的经费和进行相关计划的制定和执行。
办公自动化的层次越高,工作模式的改变越大,触动的东西越多,越不容易实现,越需要领导给予支持。
没有这些保障,就有可能出现传统的办公方式和办公自动化分离的现象,办公自动化只能是一句空话。
