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行政文秘助理操作手册礼仪的本质：礼仪是人类内心情感的外在表现。
凡是把内心待人接物的尊敬之情，通过美好的仪表、仪式表达出来就是礼仪。
目的:董事长助理工作是万龙集团的门面，代表万龙的外在形象。
因此在和人打交道、为客人提供服务过程中，讲究礼貌、礼节，对于公司来说具有重大意义。
员工的形象代表一个企业的形象，员工的言行举止体现着这个企业的水平，员工的服务水平也直接影响着企业的形象和发展，因此对员工的服务水平的提高显得尤为重要。
重要性：有形、规范、系统的服务礼仪，能够树立企业的良好形象，提供管理水平，能让服务人员在工作中赢得理解，好感和信任。
一、妆容的规范“淡妆”即淡雅的妆饰。
妆若无妆，见起来不像是化过妆，却比没有化妆更美丽、更动人。
工作中化淡妆会给人一种尊重感和礼貌感，会给服务对象一种视觉上的美感，代表着一个公司的形象。
(一）化淡妆的要求：1、化淡妆必做程序：粉底—散粉—眉笔或眉粉（因人而异）—眼影—眼线—睫毛膏—腮红（因人而异）—唇膏或唇彩2、粉底颜色要接近肤色，不宜太过浓厚。
3、眼影、眼线不宜太过夸张。
4、腮红颜色要淡雅，给人清新的感觉。
5、唇色要保持带有颜色（淡妆中唇色很重要）。
6、妆面要干净、自然，不浓艳。
（二）化淡妆的正规程序：1、清洁皮肤2、润肤或是爽肤水（视皮肤不同性质而用）3、上乳液或面霜4、防晒隔离霜（隔离空气中的粉尘，污垢，紫外线的照射，起到保护皮肤的作用）5、打粉底（让皮肤显得细腻）选比自己肤色暗一点的，或是和自己肤色相等的粉底，这样的妆会显得透明，没有假的感觉。
6、上粉饼或散粉（定妆用）7、画眉（眉头淡，眉坡深，眉峰高，眉尾要清淅）8、眼影（塑造眼晴的轮廓和个性）从外眼角开始，外深内浅，眉下方处要用亮色。
9、眼线（上方从眼睛的三分二开始画，上眼线一定要填满，不要有空隙，下方画二分之一，也有人不画下眼线的）10、夹睫毛（先是根部，中部，睫毛尖）11、上睫毛膏（先是上下涂，后是拉“之”字型涂，让睫毛见起来更长，更浓）12、腮红（根据自己的肤色选择腮红的颜色，从颧骨下方向内轮廓晕染。
秘书手册（试讲稿）××××科技实业股份有限公司企管部秘书处2005年３月结构框架前言第一部分总裁秘书岗位建设●岗位职责●岗位标准●岗位流程与规范●管理工具（见附页）第二部分工作注意事项第三部分岗位历史分析与案例前言---------在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。
秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。
优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一贯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。
然而,秘书的工作到底包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。
在众友的大环境下，身为总裁秘书支撑着许多日常繁杂事项的处理。
在总裁处理每一项工作的时侯，总裁秘书会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时总裁秘书需要扮演更多角色，以适应工作安排和总裁需要。
无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书不遗不弃的职业操守，而总裁秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。
因此，什么是总裁秘书应该具备的职责，在众友,作为总裁秘书怎样开展工作以提高工作效率呢？××××科技实业股份有限责任公司总裁秘书岗位建设一、岗位名称：总裁秘书二、岗位职能描述：协助总裁处理日常事务性工作，承担会议管理职能。
协助总裁对各部门工作进行协调，做好管理调查工作，发挥辅助和参谋作用。
三、岗位职责1、负责总裁的办公服务工作。
2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料。
3、负责公司会议的准备、通知、组织工作，对会议过程中不清楚的地方有义务提出疑问。
行政秘书岗位说明书-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
A公司（呼和浩特分公司）行政部秘书岗位说明书
岗位目的
负责公司的档案管理.往来文件的收发.印章管理和其他日常事务的管理，为经理的日程.会议等准备资料，以及经理对下属工作指示的传达。
工作关系
岗位职责
岗位权限
○1.协助行政经理完成公司行政事务管理
○2.参与公司绩效管理、考勤等工作
○3.参与公司行政、采购事务管理
○4.行政工作问题处理权
业绩考核标准
○1.行政事务完成的质量
○2.文件、资料处理的及时性与合理性
○3.行政事务的协调效果
○4.资料管理的完善程度
任职资格
编写：审核：
审批：编制日期：2016年4月10日。
岗位说明书完善思路建议：1、要求部门内部各岗位职能之和为部门分工之全部，不能有遗漏，以防出现有事没人做的情形。
若有部门目标责任状，可直接参照分解职能；同时要求各岗位职责能全面反应职责内容；职责能全面反应工作内容。
2、一般要求各岗位之间职能不能出现交叉现象，以防出现责任推诿现象。
例外如，领导和下属同样对某项职能都参与，要分清“指导，监督”和“执行”、“具体负责”之间区别。
若有出现两岗位一同完成某项职能的情况，要具体分清“第一责任人”，“协助人”。
3、岗位内的各职责、工作内容表述同样遵循“不交叉、不遗漏”原则。
4、领导岗位的职责排序要求部门管理职能为先，职责内部要求制度制定职能为先。
同样地，两个层次都要求注意逻辑顺序。
5、要求用词简洁、规范。
办公室主任岗位说明书岗位名称主任岗位编号所在部门办公室岗位定员 1直接上级薪酬类型直接下级副主任、秘书、档案管理员、车队工资等级直管人数11 岗位分析日期本职工作概述：负责办公室全面工作，负责内外、上下协调及全局性重要文书的起草、审核工作，负责基建维修等工作，完成领导临时交办的临时任务职责与工作任务：（请按重要性高低依次填写）职责一职责表述：文秘工作占所有工作的比重：10%工作内容1、本单位重要公文处理2、组织起草综合性的文件和市局(公司)领导的重要讲话稿，审核综合性的材料、文件，编写年度工作计划和总结3、本单位其他部门重要文字材料修改承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位1、区局（公司）2、市委（政府）3、其他部门发生频率经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□考核指标1、起草的公文是否符合国家法律法规及行业的有关规定2、公文及其他文字材料收发、印制的及时性、准确性工作难点全局性文字材料的撰写工作禁忌1、对重要文件、材料、信息审核有误2、公文处理流程混乱职责职责表述：筹备、组织各种类型会议及大型活动占所有工作的比重：5% 工作内容1、督促发出会议或活动的通知二2、组织制定会议议程或活动开展计划3、准备重要会议相关文件资料4、组织落实会场布置及安排会务、后勤工作承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□考核指标1、相关文件资料的准备情况2、会议组织有序性工作难点全局性文件资料的撰写及其他准备工作工作禁忌工作责任心不强，思维逻辑不严密，文笔不通职责三职责表述：负责本单位对外宣传、信访等工作占所有工作的比重：5%工作内容1、协助市局(公司)领导接待来信来访，并督促相关人员办理2、回答人大代表、政协委员提案、议案3、督促对外宣传联络4、组织定期编写《北海年鉴》、《北海地方志》及其它宣传资料5、督促做好政务信息的组织和交流工作承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位1、领导 2、相关单位 3、其他部门发生频率经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□考核指标1、来信来访者的满意程度，督办事项的时效性2、回答提案、议案是否符合国家的法律法规，回答及时性、准确性3、宣传稿件、资料的准确性、宣传效果工作难点宣传导向的影响力工作禁忌1、不深入基层2、缺乏重要性、主动性、创造性职责四职责表述：部门管理占所有工作的比重：30% 工作内容1、制订、修订部门的工作程序和工作制度，并监控实施2、指导和协调下属员工的工作3、按要求评价下属员工的工作业绩4、控制部门预算，降低部门管理费用承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位领导发生频率经常□√有时□偶尔□考核指标1、内部制度的完整性和实施情况2、下属员工对绩效考核的满意度3、部门费用控制情况工作难点本单位费用管理工作禁忌1、对内部缺乏严格管理2、流程不畅职责五职责表述：组织协调占所有工作的比重：25%工作内容1、根据市局(公司)领导的指示，布置、处理机关的日常工作，督办各部门相关工作的落实情况，并及时向领导汇报2、组织相关部门有针对性地组织调查研究，为领导决策提供及时、准确的第一手资料3、协调对外关系承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位1、领导2、其他部门3、相关单位发生频率经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□考核指标1、机关工作的正常运转2、办公行政指令传递的准确性和及时性3、对突发性和应急性工作的果断处理工作难点协调、沟通各方的工作关系工作禁忌对全局工作开展情况不熟悉、不了解、心中无数职责六职责表述：日常工作占所有工作的比重：5% 工作内容1、督促文印管理2、督促保密工作3、组织本单位档案管理4、督促印章管理5、督促按要求办理工商登记、年检承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位1、领导2、其他部门发生频率经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□考核指标各项工作的正常运转工作难点史志的撰写工作禁忌印章管理疏忽大意职责七职责表述：后勤工作占所有工作的比重：5% 工作内容1、督促日常的接待工作2、督促本单位的车辆管理工作3、督促各种办公用品的采购承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位1、领导 2、其他部门3、相关单位发生频率经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□考核指标1、接待对象的满意度2、费用开支合理3、不造成浪费工作难点全国性会议的接待工作禁忌考虑问题不周全，细节问题处理不好职责八职责表述：基建维修工作占所有工作的比重：5%工作内容负责本单位各项基建维修工程承担责任独立负责□主要负责□√协助支持□工作联系关联单位1、领导 2、其他部门(含基层单位) 3、相关单位发生频率经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□经常□√有时□偶尔□考核指标1、基建维修按相关规定完善手续2、质量合格3、费用合理工作难点小项维修中材料的质量及施工质量工作禁忌对维修中的材料质量、价格中无数职责九职责表述：主管负责人交办的临时工作占所有工作的比重：10%职权1、业务方面完全按批示执行□建议□√参与决策□全权决策□2、财务（部门资金调用）方面无□建议□分配调动权□初次审批权□√审批权□3、对下属的考核与奖惩建议□参与决策权□√全权决策权□4、对下属的任免建议□参与决策□决策□√审批□5、对下属的工作安排建议□参与决策□决策□√审批□6、对领导决策的影响建议□√参与决策□决策□审批□任职资格教育水平本科或本科以上专业中文、行政管理或相关专业技能职称熟练使用各种办公设施及软件，基本的网络知识，不一定的英语能力经验机关相关岗位工作3年以上经验所需培训相关专业知识及管理技能培训综合素质1、熟悉烟草行业的政策法规及本企业的相关管理制度2、具有良好的职业道德和较强的责任感和使命感3、写作能力及阅读能力强，擅长人际和公关协调4、对突发事件能够进行及时反应和处理职业发展：纪检组长其他使用工具设备电脑、网络、电话、传真机、打印机、复印机、照相机、摄影机等工作环境一般办公环境出差情况频繁□经常□偶尔□√从不□所需记录文档党组会、办公会、中层干部会、职工会议记录；重大活动概况；宣传资料等。
文秘工作是一项重要的工作（一）一、什么是文秘？文秘工作的范围有哪些？文秘工作说到底是一种管理工作，是带有辅助性质的管理（辅助领导进行管理）。
它具有政治性（重要性）、综合性和应用性的特点。
文秘工作的范围：一是文书和秘书工作。
包括公文的收、发、传、查办；印章的管理；领导指示的传达；信息和调研等。
二是文书档案的收集、整理、归档、立卷、保管、查阅利用。
三是接待和行政事务、会议的准备。
四是高层次的工作内容，如对领导指示落实的查办、对各项管理制度执行的检查、对文件要求完成的事项进行跟踪查办、对上级批复或通知内容的落实等。
下属公司的文秘岗位，还兼带诸如人事、统计、行政后勤等工作。
二、文秘岗位职责和文秘人员职业道德主要职责：一是参谋助手。
围绕着企业中心任务，开展信息与调研工作，准确、及时、全面地整理编写信息，向领导提供各种真实新鲜的信息，以供领导决策。
在文件起草、校核把关、会议预案的准备中提出预案或意见。
通过办文、办事的经常性的基础工作发挥办事效能，提供参谋服务，又提供事务性服务，成为领导的直接助手。
二是综合协调。
这是文秘的一个主要职能。
三是督促检查。
这是文秘岗位的重要职责。
文秘岗位的重要性，要求文秘人员必须具备较高的综合素质。
职业道德：素质是成事之基，立身之要。
在当今现代企业制度框架之下的企业，对文秘岗位的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面提出了更新更高的要求。
忠于职守：热爱本职岗位，忠诚事业，认真钻研业务。
甘于奉献：牺牲休息、随时候命、召之急来，来之能战、战之能胜。
服从领导：就是要有严格的工作纪律。
实事求是：任何场合必须公正不掺加个人观点；端正文风，恰如其分，不夸大或缩小。
谦虚文明：窗口和门面形象的要求，也是个人素质的综合展现。
保密守纪：保密观念和习惯是必备的素养。
除上述外，还要有能胜任岗位的写作能力；为领导出谋划策的助手能力；有协调左右、沟通上下的处事能力；有善于调查研究、为领导提供信息的统筹能力；以及热情大方、有礼有节的交际能力。
行政秘书工作说明书职务名称：行政秘书所属部门：行政人事部直接上级职务：行政人事部经理一、职务概述：负责行政人事部行政方面的一切事务，包括文书往来、会议记录、资料存档及监督各部门的行政工作，确保与各部门主管之间的沟通迅速传达，使之能准确、有效地运作，与各部门主管保持紧密联系，直接受行政人事部经理指派任务并协助其处理行政人事部的日常工作。
二、主要工作：安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。
具体工作如下：（1）接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；（2）收发与回复日常邮件；（3）撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；（4）会谈、会务安排；（5）将信件及其他记录归档；（6）统计、备份信件及其他文档；（7）安排商务旅行，做好预订工作；（8）接待访客；（9）采购、分发和控制办公用品；（10）分发钱款，进行简单的账务管理。
三、职权：（1）对经理层指示和有关会议决议的督办权；（2）各部门有关资料和报表的索取权；（3）各部门及时做好文件、资料的归档工作的督促权等。
四、任职资格：教育水平：大专以上学历；专业：文秘及相关专业，精通专业知识和技能，了解企业管理知识；培训：管理技能培训、执业资格培训、经济法律法规培训；经验：有2年以上工作经验。
五、职位要求：（1）熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；（2）有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。
（3）认真负责，积极主动执行交办工作；（4）工作效率高，条理性强，有团队合作精神；（5）保密意识强。
实用经典——秘书工作手册目录前言 (2)第一章秘书必备的素质 (4)第二章秘书的重要职业技能 (5)第一部分日常事务处理 (5)电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排 (9)总体日程安排 (10)出差日程安排 (12)会议安排 (18)媒体采访 (24)大型活动 (28)突发来访接待 (32)第三部分沟通与协调 (34)内部沟通 (34)外部沟通 (34)秘书应具备的礼仪 (35)秘书礼仪素质的培养 (37)第四部分文字支持 (39)第五部分会议支持 (42)前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。
秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。
优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。
然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。
在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。
在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。
别看都是秘书，但由于所服务的对象不同,各部门性质不同,其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。
事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。
无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。
因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。
行政秘书工作说明书第一篇：行政秘书工作说明书岗位描述行政秘书岗位名称：行政秘书直接上级：秘书室主管本职工作：办理日常行政事务和程序化工作。
工作责任：（1）认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查，保质保量按时完成工作任务。
（2）办理公司文件、信函的邮寄工作。
（3）办理报刊、杂志的订阅。
（4）办理来、发文登记，填写文件传阅单。
（5）做好公司通知工作。
（6）办公室文件的传递及催办。
（7）定期向秘书室主管述职。
（8）积极参加培训活动，努力钻研本职工作，主动提出合理化建议。
（9）做好业务记录以及记录的保管或移交工作，保守公司秘密。
（10）完成秘书室主管交办的其它工作。
第二篇：总经理秘书工作说明书总经理秘书工作说明书一、基本资料1、职务名称：总经理秘书2、直接上级职位：总经理3、所属部门：办公室4、工资水平：2000~30005、工作性质：高级文秘二：工作概要1、协助总经理处理行政事务、董事会的秘书性工作。
总经理活动日程安排，内务管理，接待事务服务与处理，讲话稿的起草，有关讲话录音、记录及整理，来信来访处理，日常文档处理，有关会议通知、记录公司领导工作计划安排，临时交办事项，总经理办公室保密管理对各种文件、讲话、资料要保密。
2、职务说明：（1）按要求时间完成月、季、公司工作总结及工作计划起草（2）按要求起草总经理的工作报告。
（3）参加指定的公司会议，做好记录。
记录要全面准确，有争议的问题，双方观点要记清楚。
（4）根据会议要求和需要，及时整理会议纪要，按规定范围下发。
（5）对会议决定的事项和布置的工作，进行检查督办，并及时向总经理汇报（6）了解总经理的主要活动情况，做好总经理的工作日程安排。
（7）负责企业大事记的登录与归档。
（8）及时向直接上级汇报本岗位工作的真实情况和有关数据。
（9）定期向直接上级述职。
（10）完成直接上级交办的其它工作。
三：任职资格（1）必备知识①具有经济、管理或文秘类专业本科以上学历，并有较强的自学能力。
目录第一部分服务礼仪 (1)一、妆容的规范 (3)二、接待礼仪 (5)三、服饰礼仪 (6)四、姿态礼仪 (7)（一）站姿 (7)（二）坐姿 (10)（三）走姿 (13)（四）蹲姿 (14)（五）引导 (16)（六）微笑 (18)（七）眼神的运用 (20)第二部分商务礼仪 (23)（一）商务礼仪使用的目的 (22)（二）电话礼仪 (23)（三）递送名片 (30)（四）握手礼 (34)（五）致意 (36)（六）上下楼梯的礼仪 (37)（七）乘坐电梯 (39)（八）乘车礼仪 (42)第三部分会议礼仪....................................................................................... (4)（一）会议类型 52 （二）会议流程（三）会议注意事项（四）会议座次安排第四部分中餐宴会服务程序 (50)餐饮篇 63一、餐前准备工作 63二、餐中服务工作 63三、托盘介绍 74四、斟茶水 79五、斟酒水 79六、上菜顺序 85七、下菜顺序 91八、客人进餐时 91九、换盘、烟灰缸与撤盘 91十、自助餐服务程序 92十一、服务中特殊情况的处理程序 95十二、送客服务 97一、准备工作 (50)二、迎宾工作 (51)三、就餐服务 (51)四、收尾工作 (52)五、宴会注意事项 (53)六、摆台规范 (53)七、员工知识能力 (57)八、应变能力 (57)九、关于宴席座次的安排 (58)第一部分服务礼仪礼仪的本质：礼仪是人类内心情感的外在表现。
凡是把内心待人接物的尊敬之情，通过美好的仪表、仪式表达出来就是礼仪。
目的:董事长助理工作是万龙集团的门面，代表万龙的外在形象。
因此在与人打交道、为客人提供服务过程中，讲究礼貌、礼节，对于公司来说具有重大意义。
员工的形象代表一个企业的形象，员工的言行举止体现着这个企业的水平，员工的服务水平也直接影响着企业的形象和发展，因此对员工的服务水平的提高显得尤为重要。
办公室行政秘书岗位说明书
职位概述：
办公室行政秘书是公司内行政管理部门的重要成员，负责协助管理人员和员工处理日常办
公室事务。
该岗位需要对办公室流程有深入了解，能够高效地协助管理人员完成各项工作，并确保办公室运作的顺利进行。
主要职责：
1.协助管理人员处理日常行政事务，包括文件管理、日程安排、会议安排、电话接听等；
2.协助人力资源部门进行招聘、培训、员工绩效评估等工作；
3.负责办公室设备的维护和管理，保持办公环境的整洁和有序；
4.协助管理人员处理邮件、传真和其他文件的处理和归档；
5.负责接待来访客户，提供必要的协助和服务；
6.协助管理人员进行行政报告和数据整理；
7.完成领导交给的其他工作任务。
任职资格：
1.具有相关行政管理或秘书工作经验者优先考虑；
2.熟练掌握办公软件，能够快速、准确地处理各项办公事务；
3.具有出色的组织、沟通和协调能力；
4.具备良好的职业素养和细致的工作态度；
5.能够承受一定的工作压力，具备较强的抗压能力；
6.有较好的人际交往能力和团队合作意识。
岗位优势：
1.薪资待遇优厚，享受完善的福利待遇；
2.工作环境轻松，办公室氛围融洽；
3.有广阔的晋升空间和良好的职业发展前景；
4.工作内容丰富多样，能够获得丰富的工作经验；
5.受到公司管理层的重视和支持。
我们期待热爱行政管理工作、有相关经验和专业知识的候选人的加入，我们将提供具有竞
争力的薪资待遇和良好的职业发展机会。
如果您符合以上要求，并且愿意在我们公司发展，欢迎您加入我们！很抱歉，我无法完成您的要求。
秘书手册文档秘书手册第一章：概述本手册旨在为秘书工作人员提供必要的指导和建议，使他们能够胜任并高效地完成各项任务。
秘书是一个组织中不可或缺的角色，负责协调安排会议、管理文件、撰写信函等工作。
本手册将详细介绍秘书工作的流程和方法，帮助秘书在日常工作中得心应手。
第二章：职责和责任1. 日常办公室运作：包括接待访客、接听电话、处理电子邮件、管理文件和文件归档等。
2. 安排和协调会议：包括安排会议时间、地点和参与人员，准备相关文件和材料，并跟进会议结果和行动计划。
3. 行政支持：包括为领导和团队成员提供行政支持，协助安排差旅和会议行程，处理费用报销等。
4. 文件和数据库管理：包括维护文件和数据库的准确性和完整性，确保信息的安全和保密。
5. 书面沟通：包括撰写和编辑信函、报告等文档，并确保语法和格式的正确性。
6. 项目支持：与团队成员合作，提供项目支持，包括协调进度、收集并归档相关文件和信息等。
第三章：技能和素质要求1. 语言能力：具备流利的口头和书面沟通能力，能够准确表达和传达信息。
2. 组织能力：能够有效地安排和协调各种任务和活动，确保按时完成。
3. 协调能力：能够与不同背景和职能的人合作，协调各种资源和需求。
4. 机密性和保密性：能够处理机密信息，并确保其安全和保密。
5. 时间管理：能够根据紧急程度和重要性优先处理任务。
6. 多任务处理：能够处理多个任务和活动，保持高效和精确。
7. 技术技能：熟悉常用办公软件和办公设备，具备良好的技术应用能力。
第四章：常用工具和资源1. 办公软件：如Microsoft Office，用于处理文件、撰写邮件等。
2. 数据库管理系统：用于维护和管理文件和数据，如Microsoft Access。
3. 项目管理工具：如Microsoft Project，用于协调和跟踪项目进展。
4. 电子邮件和互联网：用于接收和发送邮件，搜索和获取相关信息。
5. 绘图和图表工具：如Microsoft Visio，用于制作流程图和组织架构图。
办公文秘日常事务工作手册办公文秘日常事务工作手册一、岗位职责：作为办公文秘，你将负责以下日常事务工作：1. 会议安排和组织：- 根据领导的要求，安排会议的时间、地点和日程安排。
- 预订会议室并确保会议室的设备和资源的可用性。
- 发送会议邀请函和议程给与会人员。
- 协助准备会议所需的文件和资料，并准备会议记录。
2. 文件管理：- 管理文件归档系统，确保所有文件的存档和检索工作按时完成。
- 确定文件存储位置和分类标准，并维护文件索引。
- 跟踪和汇报文件的流程，确保文件的准确性和完整性。
3. 邮件和快递管理：- 分发收件箱的信件和包裹。
- 处理日常邮件和快递的寄送和签收事宜。
- 维护邮件和快递记录，并及时通知相关人员。
4. 会务安排：- 协助安排公司内外部活动和会务，包括会议、培训和庆典等。
- 预订场地、餐饮和交通，确保活动的顺利进行。
- 制定详细计划和时间表，并协调相关人员的工作。
5. 日常办公支持：- 协助处理办公设备的故障和维修。
- 接待来访者并提供必要的帮助和指导。
- 协助处理电话、传真和电子邮件等通信工作。
- 处理文件复印、传真和扫描等复制工作。
6. 信息收集和分发：- 收集和整理各类信息，如行业动态、市场研究和竞争对手情报等。
- 将收集到的信息进行归档和分类，并及时向相关人员分发。
7. 行政支持：- 协助领导和部门处理行政事务，如订餐、景点预订和车辆安排等。
- 协助安排领导和部门的商务出差行程。
二、常用工具和软件：作为办公文秘，你需要熟练使用以下常用工具和软件：1. 办公软件：- Microsoft Office套件，包括Word、Excel、PowerPoint和Outlook等。
- Adobe Acrobat Reader，用于查看和编辑PDF文件。
2. 文件管理工具：- 文件夹和文件夹标签，用于管理和分类文件。
- 云存储服务，如Google Drive或Dropbox，用于备份和共享文件。
目录第一章秘书处工作职责 (1)第二章秘书处岗位职能 (2)第三章秘书处工作制度 (4)第一节公文管理办法 (4)第二节文件管理办法 (8)第三节报告管理办法 (11)第四节会议管理办法 (13)第五节督办管理办法 (16)第六节档案管理办法 (18)第七节保密管理办法 (20)第八节对外接待管理办法 (23)第九节总经理日程安排管理办法 (25)第十节秘书行为准则与基本素养 (28)第四章工作流程 (30)第五章模板、范文 (37)第一节文件管理表单 (37)第二节报告管理表单 (44)第三节会议管理表单 (52)第四节公文范本 (64)第五节总经理日程安排表单 (70)第一章秘书处工作职责一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。
二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。
三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。
四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。
五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。
六、负责会议决议的督办、反馈工作。
七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。
八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。
九、负责文件、信息、机要保密工作。
十、负责电话记录、电子邮件的传接。
十一、负责完成总经理交办的其他工作。
第二章秘书处岗位职能一、总经理助理、秘书处主任岗位职责（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告；（四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；（九）负责秘书处保密工作；（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。
秘书工作手册1. 简介秘书工作是组织和管理日常办公事务的重要工作之一。
秘书在机构内扮演着桥梁和纽带的角色，负责与内外部人员进行沟通，协助领导层进行工作安排和决策，提供行政支持和协调。
本手册将介绍秘书工作的职责和技巧，帮助新秘书快速适应工作环境。
2. 秘书职责2.1 日常办公事务管理秘书需要负责处理日常办公事务，包括接听电话、安排会议、处理文件和文件归档等。
秘书需要维护组织的文件系统，确保文件的安全和易于检索。
2.2 领导层工作协调秘书需要与领导层进行沟通和协调，安排会议日程，为领导层提供支持，准备会议材料，并确保会议的顺利进行。
秘书需要与领导层密切合作，了解其工作需求和优先事项。
2.3 决策支持秘书需要为领导层提供决策支持，收集和整理信息，准备汇报材料，向领导层提供必要的信息和数据。
秘书需要具备良好的分析能力和判断力，为领导层提供准确的参考和建议。
3. 秘书技巧3.1 优秀的沟通能力秘书需要与内外部人员进行沟通，包括领导层、同事和合作伙伴等。
优秀的沟通能力可以帮助秘书更好地理解和满足他人的需求，促进工作的顺利进行。
3.2 组织和协调能力秘书需要处理多个任务和项目，因此，优秀的组织和协调能力是必不可少的。
秘书需要合理安排时间和资源，确保工作的高效完成。
3.3 保密和机密性秘书在工作中接触到大量敏感信息，因此，保密和机密性是非常重要的。
秘书需要妥善保管文件和信息，并遵守组织的保密政策。
3.4 技术和数字能力秘书需要熟练使用办公软件和工具，如Microsoft Office套件、电子邮件和日程管理工具等。
掌握这些技术和数字能力可以提高工作效率和产出质量。
4. 总结秘书工作是一项重要且多样化的工作，要求秘书具备良好的沟通、组织和协调能力，以及保密和机密性。
本手册提供了对秘书职责和技巧的概述，希望可以帮助新秘书更好地适应和发展。
注：以上内容为秘书工作手册的简要介绍，具体操作和要求应根据组织实际情况进行调整和细化。
行政秘书岗位说明书一、岗位概述行政秘书是一个多功能的职位，要求具备优秀的组织和沟通能力、高效的协调和解决问题的能力，以及出色的时间管理技巧。
行政秘书通常是协助高级管理人员进行日常工作的关键角色。
本说明书将进一步阐述行政秘书的职责、任职条件和岗位要求。
二、职责描述1. 组织和安排会议：行政秘书负责为高级管理人员组织、安排会议，并确保会议流程顺利。
这包括准备会议议程、收集和整理相关文件、发送会议邀请函和通知，并提供必要的会议支持。
2. 文件和信息管理：行政秘书需要负责管理和保密重要文件和信息。
他们应该能够有效地分类、归档和检索文件，并且能够对文件进行合理的保密措施。
3. 协调和安排差旅和日常行程：行政秘书需要协助高级管理人员安排差旅和日常行程，包括预订机票、酒店、安排交通等，并提供相关的行程安排和时间表。
4. 撰写和编辑文件：行政秘书需要具备良好的写作和编辑能力，能够起草和编辑各种文件，如备忘录、报告和信函等。
5. 协调部门与团队沟通：行政秘书需与公司内外各部门建立积极的合作关系，协调相关部门之间的沟通和信息传递，以确保高效的工作协作。
6. 事务处理和解决问题：行政秘书要协助处理日常的事务和突发事件，并能够快速解决问题，保持高效的工作流程。
三、任职条件1. 教育背景：具备本科学历及以上，行政管理、人力资源或相关专业优先考虑。
2. 工作经验：至少三年行政助理或相关工作经验，具备协助高级管理人员的经验和独立处理日常工作的能力。
3. 技能要求：- 出色的组织和协调能力，能够同时处理多项任务。
- 熟练使用办公软件，如Microsoft Office套件。
- 良好的沟通和写作能力，能够与不同层级的员工进行有效的沟通。
- 良好的时间管理和问题解决能力，能够在紧急情况下快速作出决策和解决问题。
- 具备保密意识和严格的职业道德。
4. 语言要求：熟练掌握中文口语和书写能力，英语能力优先考虑。
四、岗位要求1. 保持高度的责任心和敬业精神，能够承担日常工作的压力。
秘书手册Secretary Handbook（适用于公司秘书及行政人员）(Applying to secretaries and administrative staffs)第一章秘书必备的十大素养认真敬业的工作态度认真敬业的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，也是做好本职工作的根本前提。
高效高质的业务能力秘书必须保证及时并且保质、保量地完成工作。
勤奋刻苦的学习态度秘书应始终保持不断学习、提升自我的意识。
诚实守信的工作原则实事求是、不失约、不违约、不食言、不泄密是秘书的基本工作原则。
井然有序的处事能力办事利落、有条不紊是对秘书工作的基本要求。
团队协作的工作理念团队精神是秘书开展日常工作的必备理念。
谦虚有礼的待人之道谦虚谨慎、彬彬有礼的待人处事之道是秘书工作的基本礼仪。
耐心温暖的服务精神耐心、细心、关心是秘书开展日常服务工作的根本保证。
良好理性的沟通能力秘书是领导与公司上下保持沟通的桥梁，良好的沟通协调能力是秘书必备的素质。
追求创新的学习意识独立思考、大胆创新是秘书工作的动力源泉。
第二章秘书的工作职责第一部分日常事务处理一、电话沟通1. 电话拨打准备好电话记录本和笔。
把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。
准备好通话时需要的文件资料。
查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。
拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是百灵信息科技有限公司**部**。
”如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录。
逐一将事情说明，注意语言简明、准确。
通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
2. 电话接听3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！我是百灵信息科技有限公司**。
”判断来电者身份并询问来电意图。
若通话内容较复杂，应做好通话记录。
最后应当将通话要点重复一便，以免遗漏或有偏差。
通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
秘书⼯作⼿册董事长秘书⼯作⼿册：领导⽇程安排⼀、总体⽇程安排领导的⽇常⼯作分为⽇常性⼯作，即事先有计划的相对固定的⼯作（如会议、出差、接待等）和突发性⼯作（临时安排的事情）两类。
⽽秘书的通常做法是将有计划的事情预先填⼊拟好的⽇程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。
（⼀）总体原则：了解董事长的⽇常⼯作、近期业务重点、作息习惯、⾝体状况，-优化⼯作⽅法，细⼼观察董事长的⼯作习惯与做事风格，主动适应其⼯作节拍；-了解公司业务发展情况，留意近期的⼯作重点；对计划内事情预先写⼊⽇历；及时整理⽇历，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；保持与董事长及时沟通，将双⽅的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利⼯作开展；注意⽇程安排的时间松紧，适当安排；（⼆）经验与技巧周⼀⽇程、出差前后⼀个⼯作⽇不要安排过多的事务；在两个会议间留出机动时间，防⽌会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理⽇常事务；根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于总经理的各项安排熟记于⼼，及时提醒已定下来的安排，防⽌冲突；每⽇安排相对固定时间与总经理核对⽇程，保证秘书与总经理⽇程表内容⼀致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其⼯作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防⽌拖延，以免影响下⾯的⽇程；掌握近期要回避的⼈物；⽉/周计划安排模版可使⽤相关软件APP⽇历功能，制作周计划表、⽉计划表的相关安排，打印即可；⼆、出差⽇程安排（⼀）国内出差出差前：?确定出差⽬的和⽇期；确认董事长出差陪同⼈熟悉每⽇商务⾏程，及时与当地负责⼈对接。
出发、到达时及时打电话沟通。
确定周到的⽇程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待⼈员等信息、时间、地点、对⽅参会⼈、议程等。
）（见范例）。
⽤车需求：确认出⾏⽅式，和司机沟通好出发时间。
