第1页共10页 公司人事档案管理办法规章制度
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职第2页共10页 员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
公司人事档案管理流程
公司人事档案管理流程
人力资源是企业的重要资产之一，而人事档案管理是人力资源管理中不可或缺的一环。有效的人事档案管理流程可以确保员工信息的准确性、保密性和可用性，同时也有助于企业遵守法律法规和规范管理。
一、档案建立阶段
1. 员工入职登记：当员工入职时，人力资源部门需要收集员工的个人信息，包括身份证、学历证书、工作经历等。这些信息将用于建立员工的人事档案。
2. 档案归档：收集到的员工信息需要按照一定的分类标准进行整理和归档，以便后续管理和查询使用。常用的分类标准包括员工姓名、部门、岗位等。
二、档案管理阶段
1. 档案存储：已建立的员工档案需要存放在安全、防火、防潮的档案室或电子档案管理系统中。对于纸质档案，需要采取措施确保其不受损坏或遗失。
2. 档案更新：员工的个人信息可能会发生变化，如婚姻状况、联系方式等，人力资源部门需要及时更新员工档案，确保信息的准确性。
3. 档案借阅：员工有时需要借阅自己的档案，人力资源部门应建立相应的借阅流程，记录借阅人、借阅时间等信息，并确保档案的安全性。
4. 档案销毁：根据法律法规和公司规定，档案可能需要在一定时限后进行销毁。销毁前需要进行备案，并确保销毁过程符合相关的安全和保密要求。
三、档案查询阶段
1. 内部查询：各部门在进行人事管理工作时，可能需要查询员工的档案信息，人力资源部门应提供相应的查询服务，确保信息的及时性和准确性。 2. 外部查询：如政府部门、法院等需要查询员工的档案信息，人力资源部门需要按照法律法规的要求提供相应的协助和配合。
四、档案保密阶段
1. 档案权限管理：人力资源部门应建立档案权限管理制度，确保只有经过授权的人员才能访问和修改档案信息，以保护员工的隐私和公司的利益。
2. 档案安全措施：无论是纸质档案还是电子档案，都需要采取相应的安全措施，如加密、备份、防火墙等，以防止档案信息的泄露和损坏。
综上所述，公司人事档案管理流程是一个复杂而重要的工作，需要人力资源部门严格按照规定和流程进行操作，确保员工档案的安全、准确和可用性。同时，不断优化和改进档案管理流程，可以提高工作效率，减少人力资源管理的风险。
人事档案的整理流程
一、准备工作
1. 对公司现有的人事档案进行全面调查，包括员工基本信息、合同情况、薪酬福利记录等内容。同时清点存档情况，是否有遗漏或重复的情况。
2. 将员工档案按照入职时间顺序排列，便于后期整理和归档。
3. 确定人事档案整理的时间计划和工作分工，明确各个步骤的责任人员和时间节点。
二、人事档案整理步骤
1. 更新员工信息
对每位员工的基本信息进行核对和更新，包括姓名、性别、身份证号码、学历、联系方式等，确保其准确性和完整性。同时核对员工的银行账号、紧急联系人等信息是否有变化。
2. 整理合同信息
对员工的合同情况进行全面的整理和归档，包括劳动合同、保密协议、竞业协议等，确保每位员工的合同文件都完整齐全。对于即将到期的合同，及时进行续签或者解除流程。
3. 重新整理薪酬福利记录
对每位员工的薪酬福利记录进行核对和整理，包括工资单、社保缴纳记录、年度奖金、福利待遇等，确保所有相关文件都得到妥善的保存和管理。
4. 清理过期档案
对于已离职员工的档案进行清理和归档，根据相关法规要求妥善保管，同时确保其机密信息不外泄。
5. 建立电子档案
将整理完毕的员工档案进行电子化处理，建立人事档案信息系统，方便日常查询和管理。
6. 建立完整的档案借阅流程
建立起完整的档案借阅和归还流程，保证档案的安全性和保密性。
7. 档案归档
对整理完毕的员工档案进行归档，按照部门、职位等进行分类存放，同时建立定期检查和更新制度，确保档案的及时性和准确性。
8. 最后巡检 对整理完毕的人事档案进行最后的检查，确保每位员工的档案都得到了妥善的整理和管理。
三、整理后的人事档案管理
1. 建立人事档案管理的规范
公司应当建立健全的人事档案管理制度，明确人事档案的保密管理、借阅规定等内容。
2. 定期检查
定期检查人事档案的完整性和准确性，发现问题及时进行整理和归档，确保档案的及时性和准确性。
3. 培训员工
如何做好新建企业人事档案管理
作者：陈蔓云
来源：《经营管理者·中旬刊》2017年第03期
摘 要：企业人事档案记录着企业员工信息、工作经历等基本情况，与个人工资待遇、社会劳动保障组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要载体，是企业全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据。因此，新建企业在人事档案管理中，务必做到人事档案管理工作规范、科学，以增强人事档案管理工作的活力和生命力，为新建企业人才的合理配置和人才队伍的建设，提供了重要的决策依据。
关键词：人事档案 档案管理 企业管理
一、引言
科学规范的人事档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好人事档案管理工作，不但可以发挥档案管理工作的自身价值，而且可以为企业的发展做出应有的贡献。长久以来，
很多人在对人事档案管理工作的认识上存在一定的片面性，对档案本身和档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案和档案管理工作可有可无。档案管理工作对新建企业的健康发展起着至关重要的作用，如何做好新建企业的档案管理工作，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应企业发展，是新形势下档案管理工作的一个新课题。新建企业做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，也是不断提升新建企业的管理水平，为企业的持续发展、人才的合理配置提供一个良性循环，为新建企业发展做出积极的贡献。
二、人事档案的重要性
人事档案是档案中的一个类别，在我们的工作生活中，人事档案扮演着非常重要的角色。它是以个人为单位，按照一定要求收集、鉴别、整理、立卷保存起来具有查考和利用价值的图文材料，记述和反映关我们个人在社会工作中的德能勤绩、经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等等。
1.员工信息的真实可靠。是新建企业知人善任、人尽其才，尽可能把每员工安排在匹配的岗位上的第一个依据。要想发挥每个员工的潜力，就必须要掌握每个员工最真实最全面的个人信息，例如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案，才能了解到每个员工的历史和工作经历，为新建企业的选人、用人提供有价值的参考信息，最大程度上避免信息不对称引起的人事管理的无效或低效。
