第4章Excel2003电子表格软件

第4章 Excel 2003电子表格软件

Exｃeｌ是微软Ｏffｉcｅ系列办公软件中的一个功能强大、使用方便的电子表格软件。使用它可以完成表格数据的输入、计算、筛选、排序、统计等多项工作,还可以生成精美直观的图表。因为 Excel和 Worｄ同属于Oｆfice办公软件,所以它们在窗口组成、格式设置、编辑操作等方面有很多相似之处,因此,在学习Ｅｘcｅl时，要注意应用以前学过的关于Worｄ的知识。

4．1 Excｅl概述

4.1.1 Excｅl基本概念

１.工作簿

Ｅxcｅl文档称为工作簿,扩展名为.xｌｓ,由1～255个工作表组成。在默认状态下,每个新建的工作簿由三个工作表（名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheeｔ3）组成，当然,也可以根据需要进行设置，但每个工作簿最多不能超过255个工作表。

2.工作表

工作表是Eｘｃel完成一项工作的基本单位，由单元格组成。每个工作表由256列和65

536行组成，相当于一张非常大的表格。

3.单元格

单元格是工作表的基本组成单位。工作表中每一个长方形的小格就是一个单元格。单元格是用户输入数据、公式的地方。

每个单元格都有一个名称。单元格名称由列标和行号组成，如第一个单元格的名称为A1,表示第A列第1行。

列标用字母表示，取值为A~Ｚ，AA~ＡZ，BA~BZ，…,ＩA～IV共2５6列。

行号用数字表示，取值为1~65 536,共６５ 536行。

单元格名称也是单元格的“引用地址”,在本章后面对公式和函数的介绍中,就要用到单元格的引用地址。

4.１.2 Ｅｘceｌ的启动和退出

1．启动Ｅxcel

要启动Excｅl，可以采用以下几种方法：

 选择“开始”→“所有程序”→“Ｍicｒosofｔ Office”→“Microsｏfｔ Oｆfｉcｅ

Eｘｃel ２０03”命令。

 双击桌面上的Ｅｘcel快捷方式。

 双击扩展名为.xｌs的工作簿文件可启动Eｘcｅl并打开这个工作簿。

２.退出Ｅxｃel

要退出Exｃel，可以使用以下两种方法:

 选择“文件”→“退出”命令。

 单击窗口右上角的“关闭”按钮。

如果该工作簿没有保存,系统会弹出一个询问是否保存文件的对话框。单击“是”按钮,文件会被保存;单击“否”按钮,则不保存;单击“取消”按钮，则返回编辑状态。

４.1．3

Excel的窗口组成

启动Ｅxcel后，系统会自动建立一个名为Book1.xls的工作簿,整个Excel主窗口如图4-1所示。

ﻫ图4－1 Ｅxceｌ主窗口

从图4-1中可以看出，Ｅｘcel主窗口主要由以下几个部分组成：

1．标题栏

其中显示当前工作簿的名称。新建工作簿时，系统为其默认命名为Ｂook1,Book2,Booｋ3，…。

2．菜单栏

Ｅxcｅl 2０03的菜单栏由九个主菜单构成,每一个菜单都有一组命令。单击菜单时通常出现的不是全部命令,而是使用频率最高(系统会自动调整）的一些命令，如果需要，可单击下拉菜单最下面的下拉按钮,就可以显示全部命令。

3．工具栏

包括格式工具栏和常用工具栏,由许多格式按钮和常用按钮组成。

4.名称框

用来显示和修改单元格的名称。

5.编辑栏

用来输入和修改当前单元格中的内容，如公式、文字、数据等。 编辑栏 名称框

全选按钮

行标

标签滚动按钮 拆分框

工作表标签 标题栏

菜单栏

工具栏

状态栏 列标

单击编辑栏右边空白区域,编辑栏左边会出现三个按钮、和。左边的按钮是“取消”按钮，用于取消当前操作，恢复到单元格操作前的状态;中间的按钮是“输入”按钮，用于确定编辑栏中的内容为当前选中单元格的内容；右边的按钮是“插入函数”按钮，单击它表示要在单元格中插入函数,系统会输入一个等号并弹出“插入函数”对话框。

6.全选按钮

单击全选按钮可以选中当前工作表的全部单元格。

7．列标

单击列标Ａ，B，C,…可以选中相应的列。

8.行标

单击行标1，2，3,…可以选中相应的行。

9．单元格

表格的基本组成单位。数据就是输入在单元格中的。每个工作表中有65536×２56个单元格。

1０.工作表标签和标签滚动按钮

工作表标签用来显示每个工作表的名称。单击标签上的工作表名（如Sheet1、Sheeｔ2、Sｈeet３),可以进入相应的工作表中,该表也就成为当前工作表。

四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。当工作表很多，工作表标签栏显示不下时,单击向右、向左箭头按钮可以让全部标签向右、向左移动一个位置;单击带竖线的向右、向左箭头按钮,可以让最后一个、第一个工作表名显示出来。当然,这种操作只是改变了工作表标签的显示,当前编辑的工作表并没有改变。

1１.状态栏

用于显示按钮功能和操作信息。

12.滚动条

有水平滚动条和垂直滚动条两种。水平滚动条用来使工作表左右移动；垂直滚动条用来使工作表上下移动。

13．拆分框

垂直滚动条上端和水平滚动条右边的深色框,可以通过拖动它而将窗口拆分成两个或四个窗格。

4.2 工作簿的创建与保存

4.2.1 新建工作簿

Excel 20０3在启动的同时会自动创建一个新的工作簿Book1．xls。如果还想再创建一个新的工作簿,则可以单击工具栏上的“新建”按钮，或者选择“文件”菜单栏下的“新建”命令，或者按Ｃtrl+Ｎ快捷键。

4．2.2 打开工作簿

在Windows环境下,如果双击已存在的工作簿文件，系统会自动启动Eｘｃel来打开工作簿。

在Ｅxcel中，单击工具栏上的“打开”按钮,或选择“文件”→“打开”命令,或者按Cｔｒｌ+O快捷键，均可弹出“打开”对话框。在“打开”对话框中选中要打开的工作簿后,

单击“打开”按钮即可。

选中文件时，如果配合使用【Ctrl】键或【Shift】键，可以一次选中多个不连续或连续的Exceｌ工作簿以同时打开。

4.2.3 保存工作簿

方法:单击工具栏中的“保存”按钮，或者按Ctrl＋Ｓ快捷键，或者选择“文件”→“保存”命令，均可保存簿。

对于新建的工作簿，第一次保存时，系统也会弹出“另存为”对话框,如图4-2所示。这时，可以选择工作簿保存的位置（系统默认为“我的文档”），修改工作簿的名称后再单击“保存”按钮。当然，也可以改变“保存类型”。

ﻫ图4－2 “另存为”对话框

如果想将工作簿保存到其他位置,可选择“文件”→“另存为”命令,系统将弹出“另存为”对话框。

４.2.4 工作簿加密

在“另存为”对话框中，选择“工具”→“常规选项”命令,系统将弹出“保存选项”对话框,如图４－3所示。在这里，可以为工作簿设置“打开权限密码”和“修改权限密码”。要求将密码输入两次，只有两次相同才生效，最后单击“确定”按钮。

密码设置成功后,今后别人想查看该工作簿,就必须知道打开权限密码。如果要修改工作簿，还必须知道修改权限密码才行。

4.2.5 管理工作表

对于工作簿内的工作表，可以进行以下几种管理操作：

1.选中工作表

（1）选中单个工作表。单击工作表的标签。

（2）选中多个相邻工作表。单击第一个工作表的标签，按住【Ｓhｉｆt】键并单击最后一个工作表的标签。

图4-3 “保存选项”对话框

(3）选中多个不相邻工作表。单击第一个工作表的标签,按住【Ctrl】键并单击其他要选定的工作表标签。

（4)选中全部工作表。右击工作表标签,然后在快捷菜单中选择“选中全部工作表”命令。

2.移动整张工作表

如果要重新安排工作表的次序，则需要移动工作表。

其方法为,在工作表标签行单击要移动的工作表，按住鼠标左键拖动，此时工作表标签上方出现一个黑色箭头，拖动到合适位置时释放左键。或者单击右键并选择“移动或复制工作表”命令。

3．复制整张工作表

如果要产生一个当前工作表的副本，则需要复制工作表。

其方法为，在工作表标签行单击要复制的工作表，按住【Ctｒl】键的同时按住鼠标左键拖动,此时工作表标签上方出现一个黑色箭头，拖动到合适位置时释放左键和【Ｃtrl】键。或者单击右键并选择“移动或复制工作表”命令。

4．重命名工作表

打开一个工作簿后,默认工作表名称为Sheet1、Sｈeet2、Sheet3…,有时为了更明确地表示工作表的含义,需要对工作表重命名。

其方法为，在工作表标签行单击要重命名的工作表标签，单击鼠标右键并选择“重命名”命令，或双击要重命名的工作表,待光标变成“|”形状后,就可以输入名称了。

5.插入新工作表

默认情况是将新工作表插入到选定的工作表的前面。

其方法为，选中工作表后，单击右键并选择“插入”命令,在弹出的“插入”对话框中,选择一种工作表模板，则在选定的工作表前面插入了一个新工作表,工作表名称顺延。或者选择“插入”→“工作表”命令。

6.删除工作表

选中工作表后，单击右键并选择“删除”命令，则选定的工作表被删除。

7．重新设置新建工作簿中的工作表数量

系统默认新建工作簿中的工作表数量为三个，如果想修改这个数字，可以进行如下操作:选择“工具”→“选项”命令,弹出“选项”对话框，选择“常规”选项卡,修改“新工作簿内的工作表数”微调框中的数字,即可重新设置新建工作簿中的工作表数量。

4.3 工作表的编辑与格式设置

4．3.1 操作区域的选择

在进行Eｘｃｅl的大部分操作前，都需要先选中操作的区域和对象,下面介绍一些常用的区域选择方法：

（1)选中单元格。单击某个单元格，单元格四周以黑色粗线显示，表示此单元格被选中。

(2）选中连续区域。单击起始单元格，这时鼠标指针呈空心十字形状,再按住鼠标左键拖动到结束单元格即可。

(３)选中大面积区域。单击该区域的第一个单元格,然后按住【Shift】键并单击区域的最后一个单元格即可。

（４)选中不相邻区域。按住【Ctｒｌ】键不放,拖动或单击即可。

（5）只选中空单元格。选择“编辑”→“定位”命令，弹出“定位”对话框,单击“定位条件”按钮，弹出“定位条件”对话框,然后选择所需的条件即可。

（6）选中整行、整列。单击行、列标可选中整行或整列；按住【Cｔｒｌ】键并单击行、列标可选中多个不连续的行或列;按住【Shｉｆt】键单击行、列标可选中连续的行或列。

(7)全选。单击名称框下面的全选按钮，或按【Ctrｌ＋Ａ】组合键。

４.3．2 原始数据的录入

１．Eｘcel中的数据类型

Excel中包括两类数据:常量和公式。

（１)常量

常量是直接在单元格中输入的数据,分为数值型、日期时间型和文本型常量三种。除非用户重新编辑，否则常量数据是不会发生改变的。

文本型常量在公式中引用时，需要加上双引号，如公式“="计算机＂”中的“计算机”就是一个文本常量。

（2)公式

公式以“=”开头,后面跟一连串的数值、单元格地址、函数等，它们之间通过运算符连接起来,形成一个可以计算出具体结果的表达式。公式可以从现有值中计算出新值，其结果随工作表中单元格数据的改变而改变。

２.数据输入中键盘的使用

鼠标在工作区中呈现为一个空心十字形状时,双击一个单元格后，在此单元格中就可以输入数据了。输入的数据会同时出现在单元格和编辑栏中。

下面这些键是在Ｅxcel编辑过程中经常要使用的：

(1)【↓】键或【Enter】键。下移一个单元格(若想在同一个单元格中下移一行,需使用【Alt+Enｔer】组合键)。