用Excel制作商品销售清单――Excel高级应用作者许兴权也许有人认为Excel就是做电子表格罢了,没什么太强大的功能;读者如果也是这种看法的话,那就请您试试本附件中的excel文档吧;图1是附件中Excel文档刚打开时的状态;图1图2是销售三条商品记录所开具的销售单;在销售清单数据录入过程中,“品名”是由“大类”、“小类”、“品名”三级下拉列表选定的,这有利于商店对商品名称的规范化管理,销售清单中的“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”是手动输入的数据,是每条销售记录“金额”的计算依据,其中“规格1”与“规格2”可以放空,当“规格1”、“规格2”为空时,将自动不参与“金额”计算, “单位”、“规格1单位”、“规格2单位”不但可以使用下拉列表框的形式选择,而且可以直接使用手工输入;图2图2中有三条销售记录,第一条记录直接按盒销售,金额由两个数据相乘获得,为152.8＝42元；第二条记录按件销售,每件中有48盒的牛奶,因此金额由三个数据相乘获得,为8482.8＝1075.20元；而第三条记录则按每件中有6包,每包中有8盒的方式销售,因此金额由四个数据相乘获得,为8682.8＝1075.2元;本表格支持对商品按不同种方式销售,销售金额将根据输入的数据自动计算,这样的设计基本能满足大部分的销售情况的要求;如果您对它感兴趣,您可以试着用它,并将它存储为Excel模板,方便调用,或许将会改变您的看法哦;可您要知道,做出这样的表格模板仅用到Excel的常用功能和不多的函数而已,VBA还没派上用场呢;本文仅介绍该文档的制作过程,方便读者能跟据自己的要求修改文档,能把文档转变为自己能用的东西,只要有时间“包学包会”哦;下面将按步骤介绍文档的设计制作过程;步骤一打开Excel,把sheet1改名为“销售单”,把sheet2改名为“品名”,删除sheet3,在“品名”工作表中输入商品的大类、小类、和品名,如图3和图4所示;本文的实例大类设计为“食品”、“百货”、“五金”三种,食品有“蛋糕”、“牛奶”、“大米”三种小类,百货设计有“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”三种小类,五金设计有“刀具”、“螺丝”、“门锁”三种小类,读者在设计自己的表格时,可以自己定义大类、小类,本文实例中各小类中都包含着一些具体的商品,也就是具体的品名,品名就是所销售的各种商品的规范化的名称;图3图4选定如图5所示内容,单击菜单“插入”“名称”“指定”,在弹出的对话框中按如图6设置,定义“食品”、“百货”、“五金”名称,为备后期引用;定义了“食品”名称后,今后在本工作薄引用的时候,就指向“蛋糕”、“牛奶”、“大米”,同理,百货名称被引用时,就指向“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”,五金名称被引用时,就指向“刀具”、“螺丝”、“门锁”;图5 图6选定如图7所示内容,单击菜单“插入”“名称”“指定”,在弹出的对话框中按如图8设置,就定义了“蛋糕”、“牛奶”、“大米”、“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”、“刀具”、“螺丝”和“门锁”名称,方便后期对名称的引用;图7 图8 通过上述的名称设定,本工作薄已有如图9中所示的名称,单击列表中的名称,再单击引用位置,可以适当修改所定义名称所引用的位置数据,当然不改也可以,下拉框会出现空行等现象;图9这样也就为“销售单”工表作的“大类”“小类”“品名”的下拉列表框做好了准备工作;步骤二编辑“销售单”工作表,输入如图10的数据,按图10设置表格的格式,选定隐藏不使用的行和列,把“销售单”工作表编辑为如图10的效果;图10在“销售单”工作表中选定A4:A13,单击“数据”菜单“有效性”,分别按图11、12设置填写“设置”、“出错警告”选项卡的相应项;其中“设置”选项卡中“来源”填写的内容食品,百货,五金,各大类名称在该位置列表,并用半角的“,”隔开;图11 图12选定B4:B13,单击“数据”菜单“有效性”,分别按图13、14设置填写“设置”、“出错警告”选项卡的相应项;其中“设置”选项卡中“来源”填写的内容“=INDIRECTA4 ”,INDIRECTA4表示该单元格下拉列表的内容来自以左边所选大类名称的引用这个已经在“品名”工作表中定义过了,这里直接引用;图13 图14上述步骤设定好了,单击“确定”命令按钮时,会弹出警告框如图15所示,这是因为左边单元格的大类为空,没有选定内容所导致的,没有关系,可以忽略,直接选择“是”就可以,千万不要选择“否”,否则就做不出“小类”的下拉列表;图15一样的方法,先选定C4:C13,再按如图16、17设置品名下拉列表;图16 图17“数量”的数据有效性如图18、19所示图18 图19“单位”、“规格1单位”、“规格2单位”的数据有效性如图20、21所示;图20 图21“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”,根据实际情况设置如图22、23所示;图22 图23通过以上的设置,销售清单的设置就差“金额”和“合计”的还没计算;步骤三设置K4单元格金额的运算公式,在金额的计算中G4规格1、I4规格2参加计算时,先判断它是否为空,若为空则默认以1参与乘法计算,非空则以实际数据参与计算,如果整个乘法公式的积为0,则K4为空,否则显示计算结果,所以在公式中使用二层的if嵌套,外层主要作用是修饰K4单元格,以防止计算结果为0时,在K4单元格中显示“0”,内层的if的作用是判断“规格1”、“规格2”是否为空;K4的计算表达式：=IF D4F4IFG4="",1,G4IFI4="",1,I4=0,"",D4F4IFG4="",1,G4IFI4="",1,I4K4编辑好了后,拖动填充句柄到K13,完成“金额”的计算,并把“金额”列定义为2位小数右对齐的显示方式;“合计”单元格的内容是 =IFSUMK4:K13=0,"",SUMK4:K13,使用if的作用是当合计为“0”时,隐藏0;步骤四选定A4:J13和J2,设置“单元格格式”中的“保护”选项卡,去掉“锁定”选项,如图24所示;图24选择“工具”菜单“保护工作表”,密码123,保护“销售单”工作表单击“品名”工作表,选择“工具”菜单“保护工作表”,密码123选择“工具”菜单“保护工作薄”,密码456,保护整个工作薄的格式;选择“文件”菜单的“另存为”,选择保存位置、输入文件名、选择文档类型,完成保存;至此大功告成;小结,上述Excel文档的制作的主要重点是名称的定义、三级下拉列表的设计、数据有效性的设计、indirect与if函数的应用,难点是名称引用的理解和数据有效性的灵活运用;通过上文的学习,能快速的提高Excel的应用水平,让Excel发挥更大的作用;本文的实例中,商品的单价是手工输入的,读者可以研究一下,当选定商品名称后,它的销售单价是否可以自动生成,如果可行的话,该销售单的意义将更加突出;还有其它改进的地方,请读者自行探索;。
