接待通知单

出差接待公函模板文档5篇Business reception official letter template document编订：JinTai College出差接待公函模板文档5篇前言：公函是正式的或官方的书信，是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体，平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函，上下级之间的联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。

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本文简要目录如下：【下载该文档后使用Word打开，按住键盘Ctrl键且鼠标单击目录内容即可跳转到对应篇章】1、篇章1：出差接待公函范文2、篇章2：出差接待公函范文3、篇章3：出差接待公函模板文档4、篇章4：出差接待公函模板文档5、篇章5：出差接待公函模板文档出差指工作人员临时被派遣外出办理公事，到常驻工作地以外的地区或城市工作或担任临时职务。

下面小泰给大家带来出差接待公函，供大家参考!篇章1:出差接待公函范文新丰小学：因工作需要，兹由省太平洋保险公司章登荣主任携市县领导一行 24 人，前往你校考察学校援建事宜时间：10月x日1 天，请予接洽。

大渡口中心校20xx年x月x日一、接待程序公务接待实行对口、对等接待，尽量控制陪同人员。

并按以下程序操作：1、所有公务来客接待，由局办公室确定接待标准和地点，经办人在来客招待登记用餐单上签字，并注明接待对象事由、陪同人数和用餐金额。

2、局领导安排的接待，由办公室承办;股室对口接待的，须经分管领导同意后报办公室。

不突破标准的，办公室直接安排，特殊情况确需突破标准的，办公室应报分管领导同意安排。

3、办公室主任或分管领导不在单位时，须电话提出申请，经批准后，由办公室主任指定人员代作安排;4、办公室建立接待登记台帐，对局机关所有的公务接待逐笔登记。

未按程序办理的用餐接待，未经领导批准，更换地点、超标准的接待其票据一律不予报销。

关于进一步做好会务、接待工作的通知各部室、各分支机构：为了更好地为各部室、各分支机构提供服务，使我公司的会务及接待工作更加规范化、制度化，进一步提升公司对外形象，现特下发《烟建国际接待通知单》、《烟建国际会议室申请表》（见附件），并从即日起开始使用。

特此通知。

综合部二〇一六年六月十三日附件一：烟建国际接待通知单日期：接待手册编制说明一、接待手册分为集团企划部印刷版（参考附件1和附件2）和综合部A5打印版（参考附件3和附件4）两种，重要客人来访使用企划部印刷版，普通客人来访使用综合部打印版。

二、A5打印版内容包括：1、封皮2、目录3、贵宾名单4、日程安排5、接待人员通讯录6、入住酒店介绍及贵宾房间安排7、公司简介8、烟建集团承建国内工程概况9、烟建集团承建援外工程概况10、烟台市概况11、烟台市景点介绍12、烟台天气情况三、字体要求：1、封皮：宋体，三号，加粗2、目录：楷体_GB2312，小三，加粗3、内容：楷体_GB2312，小四四、酒店、接待人员、礼品等参考附件二：烟建国际会议室申请表使用会议室须知1、使用会议室应提前半天以上填写会议室申请信息记录表，由申请部门负责人签字后转交综合部王鑫，王鑫根据会议室使用情况请示综合部负责人，合理安排28层或者22层会议室，其中22层会议室为31座有话筒，28层为15座无话筒。

2、申请部门根据实际需求，选择会议相关准备事宜，综合部提前准备；如未选择，视为无需求。

3、相关人员分工:会议现场布置（包括话筒、投影仪、笔记本电脑、纸笔、矿泉水等）：王鑫桌牌、水果：于川隆照相、放映宣传片、播放PPT：陈健健司机：孙磊原则上于总、刘总参加的会议或者重要客人来访，如有需要放映宣传片和PPT，由综合部陈健健负责；其他会议由相关人员自行放映。

为了落实各项工作的实施，各个单位之间必须要进行公函的传递和处理，有时候还需要接待来访人员或者是代表团，接待公函和来访者是一个关键的环节，需要严谨、周到的处理方式。

下面就让我们一起来了解一下接待公函的范文。

接待公函需要注意的是——接待人员的姿态。

接待公函的工作人员应该穿着得体，精神饱满，谈吐文雅。

同时，他还应该有一颗热情待人的心，根据不同的来访者做出不同的应对，用诚恳的态度为对方解决问题。

接待公函需要注意的是——流程的规范。

当接待人员接到公函时，应该仔细询问函件的内容、目的、意图，跟据函件的要求，提供有效的解决方案。

同时，接待人员应该按照标准的流程执行相关操作，尽可能使接待工作变得规范化、有序化。

在函件处理过程中出现的任何问题和困难，都需要第一时间向领导汇报。

我们来看看接待公函的具体范文：
尊敬的XXX机关：
您好！
感谢您的来信，我们已经仔细研究了您提出的建议，并结合本单位的实际情况，认真考虑了您的意见。

针对您提出的问题，我们的具体思路是：
1、……
2、……
3、……
以上措施将成为我们处理此事的关键步骤，我们相信，通过我们的共同努力，此事将会得到圆满的解决。

同时，我们也很荣幸地邀请您参加本单位的相关活动，探讨我们共同关心的问题。

如果您对此有兴趣和需要，请通过以下方式联系我们。

……
感谢您对我们工作的支持和关注！
此致
礼！
XXX单位
以上是一份关于接待公函的正式范文，希望能对您有所帮助。

接待公函需要的是认真的态度和规范的流程，只有做到这些，才能够为对方提供优质的服务，博得良好的口碑。

宴会接待通知单尊敬的相关部门及工作人员：为了确保宴会的顺利进行，提高服务质量，现将宴会接待的相关事宜通知如下：一、宴会基本信息1、宴会名称：＿____2、宴会时间：＿____年_____月_____日（星期_____）＿____时_____分至_____时_____分3、宴会地点：＿____厅二、宴会主办方及联系人信息1、主办方：＿____2、联系人：＿____3、联系电话：＿____三、宴会规模及宾客信息1、预计宾客人数：＿____人2、宾客构成：＿____四、宴会菜品安排1、冷菜：菜品 1：＿____菜品 2：＿____2、热菜：菜品 1：＿____菜品 2：＿____3、汤品：菜品 1：＿____4、主食：菜品 1：＿____5、甜品：菜品 1：＿____五、酒水饮料安排1、白酒：＿____品牌，＿____数量2、红酒：＿____品牌，＿____数量3、啤酒：＿____品牌，＿____数量4、果汁：＿____口味，＿____数量5、碳酸饮料：＿____品牌，＿____数量6、矿泉水：＿____品牌，＿____数量六、宴会场地布置1、舞台设置：根据主办方要求，搭建_____规格的舞台，配备_____音响设备和灯光效果。

2、桌椅摆放：按照_____方式摆放桌椅，确保宾客有足够的活动空间和舒适的用餐环境。

3、装饰布置：根据宴会主题，进行_____风格的装饰，包括鲜花、气球、彩带等。

七、服务人员安排1、迎宾人员：＿____名，负责在宴会厅门口迎接宾客，引导宾客入场。

2、服务员：＿____名，负责为宾客提供点菜、上菜、倒酒等服务。

3、传菜员：＿____名，负责将菜品从厨房传递到宴会厅。

4、保洁人员：＿____名，负责宴会厅的清洁卫生工作。

八、宴会流程安排1、宾客签到：＿____时_____分至_____时_____分2、开场致辞：＿____时_____分至_____时_____分3、用餐时间：＿____时_____分至_____时_____分4、文艺表演：＿____时_____分至_____时_____分5、互动环节：＿____时_____分至_____时_____分6、结束致辞：＿____时_____分至_____时_____分九、注意事项1、服务人员要保持良好的形象和服务态度，做到热情、周到、细心。

一、VIP基本信息VIP接待申请表No.20130029 二、VIP接待通知单重要客人（VIP）接待通知单三、抵店前准备负责人：郑国（前厅部经理）时间：2013年5月1日-2013年5月3日1、接待主管预定信息的接收、传递与预订房间（1）接待主管接到《VIP接待通知单》，及时记录VIP信息和特别要求，要求本部门当值员工做到准确无误；记录接待单位的联系人和联系方式；将客人相关信息输入电脑，并做好检查及复查工作。

（2）接待主管根据VIP要求安排房间（3）接待主管提前6小时准备房卡、欢迎信、入住登记表，确保无误，装入贵宾信封，存放在宾客代表处；复核VIP客人的资料，准确输入电脑，注明VIP客人以提示其它部门或人员注意；贵宾抵店前1小时，通知客房部做好相关准备。

（4）选择VA级果篮、鲜花、酒水、点心；准备酒店宣传册、市区游览图和工艺品作为礼品，并附总经理名片；通知准备欢迎标牌、红地毯、香巾等。

2、大堂副理的前期准备工作及VIP房间检查（1）提前一天通知总经理办公室下出车单，告知航班信息，并检查接机相关工作、接机物品情况，客人航班抵达前一小时，再次与机场问询处确认航班抵达情况。

申请24小时专车一台。

（2）贵宾抵店前6小时，与宾客代表一起检查VIP房的钥匙、清洁、物品配备和电器设备工作等情况；检查VIP礼品、欢迎信、贵宾卡、总经理名片等；提醒房间温度设定略高；检查房间周围环境。

（3）贵宾抵店前1小时，再次检查大堂迎接的欢迎标语、指示牌、红地毯、香巾等迎宾工作；提前30分钟，勘察VIP行走路线，开启前厅大堂灯光；抵店前20分钟，通知工程部提前准备专梯；提前15分钟，固定转门、铺设红地毯、启动贵宾专用道。

确定预留车位，大车一台，小车6台。

3、礼宾部服务准备（1）行李员19人，准备足够的行李标签，专人负责VIP行李，护送贵宾团队行李至客房或帮助办理行李寄存。

（2）门童2人，门前迎接、协助行李、门前秩序。

（3）专职迎宾2人（宾客代表、大堂副理）；礼仪团队8人，负责引领、欢迎。

重要客户拜访接待通知尊敬的各位同事：根据公司安排，我司将有重要客户拜访计划于近期进行，为了确保此次拜访顺利进行，特向各位同事发出以下接待通知：一、拜访时间重要客户拜访时间为（具体时间），请各位提前做好准备，准时到达指定地点。

二、接待人员主要接待人员：（姓名、职务）协助接待人员：（姓名、职务）三、接待准备会议室布置：确保会议室整洁、桌椅摆放整齐，提前准备好所需资料和茶水。

资料准备：准备好相关资料和演示文稿，以便与客户交流和展示。

礼品准备：准备精美的礼品作为客户的见面礼，并注意礼品的包装和携带。

技术支持：如有需要，提前安排好技术人员进行技术支持。

四、接待流程到达接待：在客户到达时，主要接待人员亲自前往迎接，并引领客户进入会议室。

会谈交流：按照事先准备的议程进行会谈交流，介绍公司情况、产品服务等内容。

茶水招待：在会谈过程中，协助接待人员负责茶水招待，保持良好的气氛。

参观安排：如有参观安排，安排专人引导客户参观公司生产线或办公环境。

送别工作：会谈结束后，主要接待人员送客户离开，并表示感谢。

五、注意事项请各位接待人员穿着整洁得体的服装，展现出公司良好形象。

注意礼仪礼节，对客户表现出诚恳热情的态度。

在会谈中要注意倾听客户需求，积极回应客户问题。

如有突发情况，请及时与领导或相关部门沟通协调处理。

希望各位同事能够认真准备，全力以赴做好此次重要客户拜访接待工作。

如有任何疑问或需要进一步协助，请随时与我联系。

谢谢！此致敬礼（您的姓名）（您的职务）（日期）。

团队预定接待程序
1、接收团队预订传真，根据预订询问总台空房情况，然后传真回传确认。

2、填写团队接待通知单，将需注意事项在备注中详细注明。

3、送发团队接待通知单，此通知单至总台、财务、餐饮三个部门，由部门负责人在第四联存根上签收。

4、每日早销售员与总台及餐厅核对当日的团计划。

5、定期与旅行社核对近期团计划。

6、在团队抵店后总台接待与导游确定各项时间（正餐、叫醒、下行李、早
餐等）且以通知单的形式通知给相关部门，由总台接待将信息反馈表交给导游，导游会根据客人意见填写此表，在客人离店时交由总台砖市场营销部。

7、在团队接待过程中销售员要跟踪接待及时协调出现的问题。

8、在接待过程中如出现投诉应尽力去协调解决且第二日将此情况及解决过
程及时电话告知旅行社。

文件编号：HSWIADM2016001版次: 第 2 版密级： 3XXX公司客户接待流程及标准手册拟制：行政后勤管理中心审核:批准:日期：一、目的客户接待工作是公司重要的对外窗口之一。

为规范公司客户接待活动，本着“热情礼貌、服务周到、对口接待，严格标准,统一管理”的原则,参加接待的工作人员要遵照手册的规定行事，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

二、范围本手册适用于所有商务接待工作人员和相关部门。

三、接待分类A 级：贵宾接待(重要客户）客户属于公司高层,代表客户对公司进行商务考察进行供应商认证或是整体品质交流B 级：业务接待业务客户接待C 级：普通接待一般来访客户的接待四、职责分工1、行政后勤管理中心：为公司商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的车辆调度、食宿安排、会场布置、欢迎标语、座席牌制作、7S及卫生稽查、礼品采购、费用报销等后勤保障；(1）行政接待工作人员要求着装统一与规范的言行举止、热情周到地做好接待服务；（2）根据来访客户名单与公司落实指定参会名单提前布置会议室摆放，并检查插座、话筒、网络等相关事项;（欢迎标语、座席牌、茶水、水果）（3）根据来访客户标准提前预订客户的食宿与接送车辆安排并且通知指定陪同人员；(4)负责提前检查公共区域卫生管理,并注意搞好协调配合,使各个环节衔接妥当；(5）负责订购客户与陪同客户人员的票务安排；2、销售管理中心：为公司商务接待的唯一信息发布部门,销售管理中心负责人或指定业务员收到市场部、各办事处等客户来访信息后,负责确认客户信息，制订接待日程安排。

（1）负责确认客户来访信息(客户背景、来宾名单及职务、来访具体时间、确切人数、来访目的、日程安排、参观线路及食宿要求等）；（2)负责确认到达时间和地点及迎接时的要求；（3）负责确认客户接待规格及级别、公司陪同人员以及相关部门配合方面的要求；(4）负责针对不同性质客户（老客户、新客户、潜在客户、重要客户等）准备相应宣传资料（包括纸质和电子档资料)；5）负责指派业务对口或相关人员同行迎接客户；3、陪同团队：对应不同客户来访不同的性质，指定各相关部门人员组成不同的陪同团队.(1）对口部门人员：负责介绍客户对口业务及相关业务资料的准备,客户端来访人员由公司对接的部门负责接待陪同；（如:客户品质人员由公司品质对接,客户研发人员由公司研发对接,客户采购人员由公司统一商务窗口对接）(2）指定讲解员：负责对企业宣传资料、展示厅产品等现场讲解（要求普通话流利或外语流利，对公司企业文化、产品功能、公司经营状况等熟悉)，讲解汇报时着重于公司综合实力、产品发展、企业文化和管理服务机制等方面;(3）研发或工程技术人员:负责对公司产品的性能、生产工艺技术等现场讲解；(4）公司领导：负责引领客户按参观工厂线路参观及介绍公司的发展和愿景。

普瑞温泉酒店VIP前厅接待方案贵宾接待通知单一、VIP客人抵达前的准备工作1、预订部（VIP客人的预定信息、人数、到离店时间）客人为世界五百强企业沃尔玛百货有限公司总裁兼首席执行官李华一行到访入住我酒店，抵店日期为2011/10/28 17：00,离店日期为2011/10/30 14：50,人数主宾李华先生，随行人数37人。

2、VIP等级分析根据VIP等级划分标准，李华先生属于Ａ级，应按照Ａ级VIP接待标准进行接待3、确认预定信息预订部再次核对好预定信息，必要电话询问还需其他服务要求（如客人抵达是否有接机或接车要求等）4、前台接待前台员工必须准备好所有第二天抵达的VIP客人抵达通知单，以及“入住登记表”和“入住欢迎卡”，用VIP专用接待夹放好5、大堂副理：根据预定要求，确认VIP客房的布置规格：审悦当天VIP客人预定单，确认所有客房的房型、抵店日期、房价、抵达时间、以及其他特殊要求是否落实、无误；所有VIP客房必须至少在客人抵达1小时前，按照VIP房检查单，仔细负责地检查一遍；所有VIP的房间归定在中午12点检查完毕;查房主要查以下几个方面：A、房间钥匙是否能够正常开启；B、卫生状况（参阅管家部客房清洁检查表）；C、房间内温度是否适宜，气味是否清新；D、房间内的物品、摆设是否齐全，位置是否正确，设施设备是否能够正常使用；E、VIP布置规格有否落实。

任何临时的更改，都必须及时通知相关部门二、VIP抵店时接待1 大堂副理根据VIP接待规格要求，在客人抵达前20分钟通知有关主持接人员前来大厅等候，并告知主持接待人员客人具体抵达时间。

2 若VIP客人由饭店派专车迎接，酒店代表在接到客人后应立即通知大堂副理客人抵店的时间。

3 大堂副理须保证门口车道畅通无阻，大厅行李员根据接待规格的要求都已经准备好、待命。

4 所有主持接待人员在客人到达前10分钟都必须到达大厅准备欢迎。

5 根据酒店需要，提前5分钟准备专用电梯，由大堂副理负责指定迎宾员开，电梯。