word批量处理小技巧介绍
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1、将word文字转换成表格 (1)
2、提取目录的文字,删除页码和项目符号 (3)
3、在每行开头插入固定文字 (10)
《Word小技巧介绍》
1、将word文字转换成表格
如果有一段纯文本格式的文字,需要转换成表格。如下图,需要将这段课程安排转换成表格。有时候由于数据较大,一个一个复制到新建表格中显然费时又费力的。那么怎么办呢?
这种重复的工作我们当然不会傻到人工来做,其实word里面就可以实现这样的转换。
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步骤一:选中文字——插入——表格菜单——文本转换成表格
步骤二:在弹出的对话框中“文字分隔位置”选择“空格”,确定。
即可转换成表格,效果如下:
2、提取目录的文字,删除页码和项目符号
如下图,要把《哈利波特与魔法石》的目录中的第级目录文字提取出来,而又不想要第一级目录,和每行目录前面的项目符号,以及后面的……和页码,怎么办呢?这里目录比较简单,但是如果目录比较庞大,又有多级目录,而你只需要其中的一级目录(如有四级目录,而你只需要第一第二级目录),这个技巧就显得尤为方便。
当然,你可以复制该目录,然后以“只粘贴文本”的方式粘贴到另一个word文档中,然后一点一点删除成你要的文本。这是最笨的方法,不过如果你有足够的时间,总比没办法好。
那么,怎么做比较快呢,当然是利用word本来就拥有的强大的各种功能——word真的很强大,office很强大,而我们知道的和常用的功能只是其中的冰山一角(好浪费o(╯□╰)o)。
废话少说,言归正传,下面介绍操作步骤:
步骤一:引用——目录——插入目录…
步骤二:在弹出的“目录”对话框中将“显示页码”选项取消,然后点击右下角的“选项()…”按钮
步骤三:在弹出的“目录选项对话框”中将“标题”和“标题”的目录级别框删除,只保留标题的目录级别(如果有多级目录,只保留需要的目录级别),确定。
步骤四:在弹出的“是否替换所选目录”对话框中选“是”。
即可看到,目录里只剩下第级目录了。
步骤五:然后我们来删除每行文字之前的“项目符号”。
将目录复制,在新的word文档点击鼠标右键——“只保留文本”粘贴
步骤六:快捷键Ctrl + F, 在页面左边弹出查找导航,点击查找输入框右端的下拉箭头,选择“替换”,如下图:
步骤七:在弹出的“查找和替换”对话框中,选择左下角“更多”,然后在放大的对话框中点击左下角“特殊格式”,在下拉框中选择“任意数字(G)”,那么会在“查找”内容栏出现“^#”,表示查找的是“任意数字”。
复制该“^#”,把查找内容栏修改为“^#.^#^#”,这种格式代表的就是目录前(1.12)形式的项目符号。
点击“全部替换”按钮,则把所有(1.12)该类项目符号删除。(同理用“^#.^#”删除“1.2”形式的项目符号删除)
删除后的效果如下:
步骤八:接着把每行文字前面的空格删除,点击“查找”选项卡(不是“替换”哦!),查找栏填入“空格或连续空格”的表达式“^w”:
在保证“区分全半角”等项没有选上的前提下,点击“在以下项中查找”,选择“主文档”,则文档中的“空格”就被全选择了,关掉对话框,点击“Delete”键,就可以删除空格了。效果如下:
这就得到我们需要的格式——目录中的第二级目录的纯文本了。
当然,如果你要得到一个表格,还可以按照技巧1 中的方法把这个目录制成表格。
3、在每行开头插入固定文字
如何在每一行开头加入“我爱看”三个字呢:
还是用替换功能,将段落标记“^p”全部替换为“^p我爱看”。
效果如下:
注意:第一行没有修改,最后多了一行“我爱看”,需要自己手动修改一下。