实物档案管理办法

实物档案管理规定本校实物档案是在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是我校全部档案的组成部分，是我校各项活动真实、形象、直观的记录。

它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。

为将具有保存价值的实物能够完整、系统地归档保存，更好地提供利用，特对实物档案的管理作如下规定：一、实物档案的归档范围及保管期限1、上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹。

2、出席在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹、重要会议签到册等。

3、我校团体和师生员工在校内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。

4、友好单位或个人赠送给我校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。

5、境内外友好单位和友好人士及校友赠送给我校的礼品、纪念品。

6、我校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册及其他证书等。

7、我校师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。

实物档案的保管期限分三种，重要的定为永久保管，一般的定为长期或短期保管。

二、实物档案的归档实物档案的归档必须完整、系统、准确，各有关单位或个人应及时反映学校重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给学校档案室统一管理。

移交时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点（地区）、人物等。

1、凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案，归口由校长办公室或有关职能部门向学校档案室归档。

2、反映学校及校际间各项活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。

3、反映学校外事活动的实物档案，归口由主管外事工作的部门或接待部门向学校档案室归档。

4、反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。

5、反映个人活动的重要实物档案，由本人随时向学校档案室归档或由学校向个人征集。

三、实物档案的管理（一）分类编号1、根据实物档案的内容、特点，编制用于档号的二级类目代号简表。

实物类档案管理归档细则为了做好实物类档案的整理、归档、保管工作，依据《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则1、本细则所称的实物档案，是指学校在过去和现在从事教学、科研、医疗、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

2、实物档案实行分级注册，分层管理的原则。

凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门。

3、凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

4、凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全二、归档范围1、学校从事教学、科研、医疗等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗和证书等受奖物品。

2、各种证书，包括荣誉证书、认可证书反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）等3、国内外各项活动中学校接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等。

4、历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

5、学校及各部件改用新章后替下的旧章三、整理原则和方法：1、以物件为立档单位，一件一号。

2、统一编号、装盒、上柜、集中保管，实物不能装盒的，可分散存放在阅览室资料柜之内。

3、按锦旗、证书奖状、奖杯奖牌等三个属类颁发时间先后各编流水号。

4、用纸填写上档号，贴在背面右下角。

5、按中央、省、市、区、镇（街）、系统单位等分保管期限。

6、将各类分别拍成照片，按照片档案分类保管。

7、按内容划分保管价值，分别鉴定保管期限，一般为永久、长期、短期三种。

8、实物档案作专门档案单独保管。

四、归档时间与移交1、各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存。

2、校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学校档案馆。

中学实物类档案管理办法
是指对中学中的实物类档案进行管理的一系列操作和规定的文件。

以下是一份可能的中学实物类档案管理办法的内容：
1. 实物类档案的定义：包括学校办公室、教室、实验室、图书馆等部门或场所中的各类实物档案，例如纸质文件、图书、实验器材、电脑等。

2. 实物档案的归档：根据档案的性质、用途和目的，将实物档案进行分类和归档，确保档案可以有序地被查阅和使用。

3. 档案的标识和编号：对实物档案进行标识和编号，包括给档案制作档案封面、标签或标示，并在档案目录中进行登记。

4. 档案的存储和保管：根据档案的特点和需求，选择合适的存储和保管方式，如有条件的情况下应设立专门的档案室，采用专门的存储设备和控制措施，确保实物档案的安全和完整。

5. 档案的借阅和归还：对实物档案的借阅和归还进行管理，设立相应的借阅手续和登记程序，确保档案的正常借阅和归还，以及档案的流转和安全。

6. 档案的更新和销毁：对实物档案进行定期的更新和清理，删除过时和无用的档案，确保档案的信息及时更新和整理，避免档案的堆积和混乱。

7. 档案的保密和安全：对涉及个人隐私和机密信息的实物档案，要采取相应的保密措施，确保档案的安全和机密不被泄露。

8. 档案的修复和整理：定期对实物档案进行修复和整理，确保档案的保存和使用价值，延长档案的寿命。

9. 确保档案的合法性：对实物档案的收集、保管和使用，要遵守相关的法律法规和规定，确保档案的合法性和真实性。

10. 统计和报表：对实物档案进行定期的统计和报表，对档案的使用情况和管理效果进行评估和分析，为档案管理的改进提供依据。

XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。

第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。

第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。

（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

（五）公司成立以来使用过的牌、匾。

（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。

（七）其它有保存价值的实物。

第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。

任何部门或个人不得据为已有。

移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。

（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。

任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。

（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。

（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。

永（50年以上）久、定期30年、定期10年。

第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。

归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。