实物档案整理方法

实物类档案管理归档细则为了做好实物类档案的整理、归档、保管工作，依据《山西医科大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则1、本细则所称的实物档案，是指学校在过去和现在从事教学、科研、医疗、管理、学术活动，以及社会交往中直接形成的对学校和社会有珍藏价值的各种形式的实际物品。

2、实物档案实行分级注册，分层管理的原则。

凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门。

3、凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，学校鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

4、凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全二、归档范围1、学校从事教学、科研、医疗等各项工作取得重大成果所获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗和证书等受奖物品。

2、各种证书，包括荣誉证书、认可证书反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品）等3、国内外各项活动中学校接受的纪念品，包括纪念册（杯、画、章、币、盘）、领导题词及其它馈赠礼品等。

4、历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。

5、学校及各部件改用新章后替下的旧章三、整理原则和方法：1、以物件为立档单位，一件一号。

2、统一编号、装盒、上柜、集中保管，实物不能装盒的，可分散存放在阅览室资料柜之内。

3、按锦旗、证书奖状、奖杯奖牌等三个属类颁发时间先后各编流水号。

4、用纸填写上档号，贴在背面右下角。

5、按中央、省、市、区、镇（街）、系统单位等分保管期限。

6、将各类分别拍成照片，按照片档案分类保管。

7、按内容划分保管价值，分别鉴定保管期限，一般为永久、长期、短期三种。

8、实物档案作专门档案单独保管。

四、归档时间与移交1、各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存。

2、校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学校档案馆。

医院个人荣誉实物档案的收集与整理1. 引言1.1 背景介绍医院个人荣誉实物档案的收集与整理是医院管理中非常重要的一环。

随着医院规模的不断扩大和医务人员数量的增加，医院个人荣誉实物档案的管理工作也变得越来越繁重和复杂。

在这种情况下，如何有效地收集和整理医院个人荣誉实物档案，成为了医院管理人员面临的一个重要问题。

医院的个人荣誉实物档案包括医务人员获得的各种荣誉证书、奖杯、奖章等实物证据。

这些实物档案不仅是医务人员个人的荣誉证明，也是医院的荣誉和声誉的体现。

对医院个人荣誉实物档案的收集与整理工作，不仅能够有效记录医务人员的工作业绩和成就，更能够提升医院整体的声誉和知名度。

在当今竞争激烈的医疗服务市场中，优秀的医院个人荣誉实物档案管理，不仅可以吸引人才，提升医院的知名度和美誉度，还可以为医院的发展打下良好的基础。

加强医院个人荣誉实物档案的收集与整理工作，对于医院的可持续发展具有重要意义。

1.2 研究意义医院个人荣誉实物档案的研究意义在于维护和弘扬医院的良好声誉，增强员工的工作动力和归属感。

通过收集和整理医院个人荣誉实物档案，可以激励员工积极工作，提高工作效率和质量。

这些实物档案也可以作为医院对员工的肯定和奖励，有助于建立更加和谐的工作氛围。

医院个人荣誉实物档案的管理规范化和科学化，也有助于规范医院内部的人事管理制度，提升医院整体管理水平。

对医院个人荣誉实物档案的收集与整理不仅有助于营造良好的工作氛围，提升员工的工作积极性和团队凝聚力，更能够提升医院的整体形象与社会声誉。

1.3 概述内容医院个人荣誉实物档案是指医院中各类与个人荣誉相关的证书、奖牌、奖杯、获奖纪念品等实物记录，是医院员工辛勤工作和专业成就的重要体现。

对于医院来说，收集、整理、存储和保护这些实物档案具有重要的意义，不仅可以激励员工积极进取，保持工作热情，还可以展示医院的专业实力和优秀文化。

概述内容的目的就是对医院个人荣誉实物档案管理的重要性和必要性进行介绍，引起读者的关注和思考。

第一章总则第一条为加强实物档案的管理，确保实物档案的完整、安全、有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有实物档案的管理工作。

第三条实物档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保实物档案的完整性，不得遗失、损毁、篡改。

2. 安全性原则：确保实物档案的安全，防止火灾、盗窃、损坏等事故发生。

3. 有效性原则：确保实物档案的利用，提高档案利用效率。

4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的实物档案，严格保密。

第二章实物档案的收集与整理第四条实物档案的收集范围：1. 国家、省、市、县级政府及有关部门颁发的奖牌、奖杯、证书等。

2. 单位历史上形成的具有纪念意义的实物。

3. 单位开展重大活动、举办重要会议、接待重要客人等形成的实物。

4. 单位领导、专家、学者、职工捐赠的实物。

5. 其他具有保存价值的实物。

第五条实物档案的收集程序：1. 收集单位应设立实物档案收集机构，明确专人负责。

2. 收集单位对收集到的实物进行鉴定，确认其保存价值。

3. 收集单位填写《实物档案登记表》，对实物档案进行编号、分类、登记。

4. 收集单位将实物档案移交至实物档案室进行保管。

第六条实物档案的整理：1. 实物档案应按照年代、类别、来源等进行分类。

2. 实物档案的排列顺序应按照档案编号或实物编号进行。

3. 实物档案的装具应选用符合国家标准的档案盒、档案袋等。

4. 实物档案的标签应清晰、规范，标注档案编号、名称、类别、来源等信息。

第三章实物档案的保管与利用第七条实物档案的保管：1. 实物档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。

2. 实物档案应按照类别、年代、来源等进行分类存放。

3. 实物档案的存放环境应保持通风、干燥、清洁。

4. 实物档案的存放位置应便于查阅和保管。

5. 实物档案的保管人员应定期检查、维护实物档案，确保实物档案的安全。

第八条实物档案的利用：1. 实物档案的查阅、复制、借阅等，需经单位负责人批准。

实物档案管理标准和规定实物档案是指以物质实体为载体，反映单位历史真实面貌的具有保存价值的特定物品。

实物档案具有直观性、形象性等特点，是单位档案的重要组成部分。

为了加强实物档案的管理，确保其完整、准确、系统、安全，充分发挥其实物档案的作用，特制定以下实物档案管理标准和规定。

一、实物档案的收集1、明确收集范围实物档案的收集范围应包括但不限于以下类别：（1）获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等。

（2）上级领导、知名人士的题词、字画等。

（3）对外交往中获赠的具有纪念意义和保存价值的礼品。

（4）单位发展过程中具有代表性的产品、样品等。

（5）其它具有保存价值的实物。

2、制定收集计划档案管理部门应根据单位的实际情况，制定实物档案的收集计划。

明确收集的重点、时间安排以及责任人等。

3、收集渠道（1）通过单位内部各部门定期移交。

（2）从单位外部接收捐赠或移交。

4、收集要求（1）确保实物档案的真实性和可靠性。

（2）收集时应同时获取与实物相关的背景资料，如颁发单位、获奖原因、赠送对象等。

二、实物档案的整理1、分类根据实物档案的性质和用途，进行分类。

常见的分类方法有：按荣誉类、礼品类、产品类等。

2、编号对每一件实物档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。

3、登记建立实物档案登记册，详细记录实物的名称、编号、来源、形成时间、规格、数量、价值等信息。

4、拍摄照片为每件实物档案拍摄清晰的照片，以便于查阅和利用。

5、装盒将整理好的实物档案装入专门的档案盒，并在盒上注明类别、编号等信息。

三、实物档案的保管1、库房要求（1）库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。

（2）库房温度应控制在 14℃ 24℃之间，相对湿度应控制在 45% 60%之间。

2、存放方式（1）根据实物档案的大小、形状、质地等特点，选择合适的存放方式，如陈列架、橱柜、密集架等。

（2）珍贵的实物档案应采取特殊的保护措施，如使用保险柜存放。

实物档案的规范化管理实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但它们有一个共同的特点——载体形态各异。

正是由于这一特点，造成实物档案管理的混乱。

据笔者所知，目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准。

长此以往，不仅对实物档案的保护不利，而且严重影响提供利用。

为珍藏历史，留住记忆，笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试，在此做一交流。

一、实物档案规范化管理的原则笔者认为，实物档案规范化管理应遵循三个原则：一是外观整齐一致；二是档号编制应便于整理、保管和利用；三是大型实物档案一定要有照片，照片编号要与实物编号相一致。

二、实物档案规范化管理的方法本文就各单位最普遍存在的证书类档案、单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍。

(一)证书类档案管理方法1、证书类档案管理中存在的问题证书类档案是实物档案家族中的一员，它包括证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”，以下同)。

由于载体形态各异、大小不一，以及颁发年度与表彰年度的不一致，给整理、保管和利用带来了极大不便。

突出表现在两点：(1)载体形态各异，难以排列。

小到奖章，大到锦旗、奖杯，不同规格、不同形状、不同质地的奖品，“无矩’’使得它们“无规”。

由于没有统一的装具，长期以来一直处于“混乱”保管状态。

有的单位将其码放在档案柜里，有的任意摆放在桌子上，不仅排列不整齐，而且年代久了即使编了档号也极易混乱，很难做到快速、准确地提供利用。

(2)内外时间不同，难分归属。

证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间，与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致，一般都跨年度，给档案归属带来了麻烦。

比如，“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”，从内容所针对的时间上看属2004年，但颁发日期却是2005年。

这就引发了一个问题：按常规，各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行，一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中，另一方面对获奖人员进行物质奖励。

实物档案整理规则
实物档案整理规则是指对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准。

下面将按段落解释实物档案整理规则的要点和注意事项，以便更好地理解和应用这些规则。

1.分类：首先需要将档案进行分类，根据档案的性质、用途和内容进行划分。

可以按照机构、部门、时间、地点、人物等多个维度进行分类，以便于后续的整理和归档。

2.整理：在分类的基础上，需要对档案进行整理。

首先需要对每个档案进行检查，确保每份档案都有清晰的文件名称和档案编号，以避免混乱和遗漏。

其次需要将档案进行排列，按照先后顺序或者重要程度进行排序，以方便后续的查找和使用。

3.归档：归档是指将已经整理好的档案按照一定的规则放置到指定的存储位置。

首先需要确定一个统一的归档原则和标准，例如按照机构、部门、时间、地点、人物等维度进行归档。

其次要制定明确的归档流程和程序，确保每份档案都能够被准确地归档到指定的位置。

4.保管：保管是指对档案进行长期的保存和管理。

首先需要选择适合的存储介质和存储环境，包括温度、湿度、光线等方面的要求，以确保档案能够长期保存。

其次需要定期检查档案的完整性和可读性，进行必要的维护和修复。

此外，需要
制定保密措施，对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行安全保密处理。

总之，实物档案整理规则是对纸质档案进行分类、整理、归档和保管的一系列规定和标准，包括分类、整理、归档和保管四个环节。

这些规则对于管理好企业、机构等各类组织的档案具有重要的意义，可以提高档案的管理效率、保障档案的完整性和可用性，进而为组织的发展和决策提供有力的支持。

实物档案整理方案以下是 6 条关于实物档案整理方案：1. 嘿，你知道吗，实物档案整理就像是给一堆杂乱无章的宝贝找到它们各自的家！比如说你的那些旧照片，不整理好可就乱七八糟啦。

首先得把它们按照时间啊、事件啊分类，这就好比我们整理衣服，不同季节的放一块儿。

然后给每一类找个合适的盒子或文件夹存放，就像给它们盖了个舒适的小窝。

这样以后找起来不就容易多啦？2. 哇哦，实物档案整理可以让你的回忆变得井井有条呀！就像搭积木一样，一块一块稳稳当当。

想想你的各种奖状、证书，可别乱丢哦。

可以按获得的先后顺序排列呀，是不是很简单？这就跟排队一样自然嘛。

然后用标签标注清楚，一眼就能找到，多棒呀！难道你不想试试吗？3. 嘿呀，实物档案整理真的超级重要的好不好！好比你的那些收藏品，如果不整理，那不是找起来要抓狂啦？把它们按照类别分好，比如邮票放一起，模型放一起。

再给每个类别做个详细目录，就像给它们编了个导航地图。

这样以后你想找啥，跟着地图走就行啦，还会找不到吗？不可能啦！4. 哎呀，实物档案整理简直就是给你的生活来一次大梳理呀！就像整理厨房柜子，把锅碗瓢盆都摆放整齐。

对于那些有意义的小物件，不要随手扔一边呀。

好好地给它们归个类，像整理玩具一样，小汽车放一堆，布娃娃放一堆。

这样多有条理呀，难道你不想让你的生活也这么清爽吗？5. 哇塞，实物档案整理可不简单呢！就像在构建一个小小的世界。

你的那些日记、手写信，都是这个世界的一部分。

先把它们按年份放好呀，这多容易理解。

再用精美的袋子装起来，就像给它们穿上了漂亮衣服。

如此一来，你每次打开看的时候，是不是会特别开心呀？6. 嘿，实物档案整理真的很有必要呀！想象一下，你的那些珍贵的纪念品，如果乱七八糟堆在一起，多可惜呀。

要有条理地整理它们呀，像给它们排排队一样。

可以用不同颜色的盒子区分开，这就像彩虹一样好看呢。

然后把整理好的放在一个专门的地方，随时都能找到回忆，多棒呀！结论：实物档案整理能让我们的生活更加有序，回忆更容易被找到和珍惜，所以赶紧动起来去整理吧！。

中学实物类档案管理办法模版一、总则为了规范中学实物类档案的管理工作，保护中学实物类档案的完整性和安全性，提高档案利用效能，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于中学实物类档案的管理工作。

三、档案管理责任1. 中学校长负责实物档案的整体管理，确保档案的安全和完整性。

2. 指定专人负责具体实物档案的管理工作，确保分类整理、储存和检索有序。

四、档案收集1. 中学实物档案应按照文件分类制度和时间顺序进行收集。

2. 每个实物档案都应有相应的档案封面和标签，标明档案名称、编号、所属部门、责任人等信息。

五、档案整理1. 按照文件分类制度的要求，对实物档案进行归档整理。

2. 档案整理应按照文件的类型、文件号或时间进行分类和编号，确保档案的有序管理。

六、档案储存1. 实物档案应储存在封闭的档案室内，保持干燥、防潮、防尘、防鼠害等环境条件。

2. 档案柜应定期检查并做好维护，确保实物档案的安全。

七、档案借阅1. 档案借阅应按照规定程序进行，借阅人应填写借阅申请单，并获取批准后方可借阅实物档案。

2. 档案借阅时间一般不超过15天，逾期需申请延期，并经批准后方可延期借阅。

八、档案移交1. 实物档案移交应按照档案管理制度的要求进行。

2. 移交方应填写档案移交登记表，明确移交的实物档案和移交的责任单位。

九、档案销毁1. 实物档案应按照规定的保管期限进行销毁。

2. 档案销毁应按照档案管理规定的程序进行，并做好销毁记录。

十、档案安全保护1. 档案室应设有专门的安全设施，确保实物档案的安全。

2. 档案管理员应定期检查实物档案的安全情况，并做好档案防火、防水等工作。

十一、违规操作与处罚对违反档案管理规定的人员，将依据相关条款进行相应处罚，并记录在人事档案中。

十二、附则本办法自颁布之日起执行，原中学实物类档案管理办法同时废止。

以上为中学实物类档案管理办法模板。

实物档案整规则
1.明确整理的目的和范围，确定整理的时间节点。

2.了解档案的存放地点、数量、种类和状态，编制清单或目录，建立档案档案室或文化室。

3.准备必要的整理工具和资料，如手套、面罩、除尘布、标签、笔、相机等。

4.对于有特殊处理要求的档案（如病历、遗产档案等），应提前做好相关准备工作。

第二条：整理的方法
1.先按照文种、年代、机构或人名等分类，将档案分类整理。

2.逐一清理档案，除尘、除蛀、除湿、除污等，确保档案的完好。

3.通过数字化技术，将档案进行一定程度的数字化处理，存储在电子文档中。

4.对于需要修补的档案，如有缺失或损坏的情况，应及时进行修补并标明修补日期和修补人员。

第三条：整理的要求
1.对于重要的档案，应编制详细的目录，确保档案的查阅和使用。

2.档案的存放位置应明确标示，防止档案混乱或遗失。

3.档案整理完成后，应做好档案的保管工作，定期进行检查和维护。

4.凡是涉及到保密内容的档案，应按照相关规定进行保密处理。

第四条：整理的注意事项
1.在整理过程中，应注意保护个人隐私和机构机密，防止档案泄露。

2.对于敏感档案，应在整理前进行审查，确保档案的合法性和完整性。

3.在整理过程中，应注意防火、防潮、防蛀等事项，确保档案的安全。

4.对于需要迁移的档案，应按照相关规定进行迁移，并做好档案数据的备份工作。

本规则由档案管理部门负责制定和实施，应用于各类档案的整理工作。