行政秘书的时间管理方法

秘书工作手册：领导日程安排

控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。

“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家"按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。

日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划 、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作.这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作.作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法,主动适应领导的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求,并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识,为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录,时常翻看,补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准,同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。

一、 总体日程安排

领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类.而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

（一）总体原则：

➢了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，

-优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；

-了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；

➢对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突； ➢明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序,分清轻重缓急,酌情安排处理;

秘书日常工作标准化

一、 日程管理：

1、为领导制作日程表，包括会议、培训、出差、商务活动等事项，协助领导做好日程安排。

2、每日短信提醒领导第二天的重要日程安排包括时间、地点、会议内容等。

3、领导外出时及时与司机沟通、联系，通知司机发动车辆等待领导。

二、 客人接待

1、客人来访：重要客人来访前应酌情准备鲜花、水果、茶水、干果、香烟、火机、烟缸、名片等物品。客人来访期间应主动为客人端送茶水，每隔10－15分钟进去续水一次。倒水时应将茶杯拿起，侧背过客人，缓慢倒入后，轻轻放在桌上，盖好杯盖。

2、电话来访：领导不在期间记录下客人来电事由，和联系方式。如事情紧急应及时呈报领导，遇到陌生人来电，索要总经理电话，应仔细核对身份后酌情处理。

3、客人离开时应主动为客人带路、开门，目送客人开车离开后返回。

4、重要客人来访可与领导沟通准备一些礼品、特产馈赠客人。

三、 文书工作：

1、草拟各类文件，包括总结计划、讲话稿、邀请函等文字工作；。

2、负责制作每季度总经理述职PPT课件，提前与相关领导沟通，了解各项工作进展情况，并按领导意见修改、完善相关材料。

四、 办公室的整理：

1、办公桌资料整理，可按时间段、类别统一摆放整齐；

2、电脑桌面每周整理一次，可按年份、月份的时间顺序来划分，也可按职能部门、项目部类别划分； 3、领导留存的名片，可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等定期分类存入名片册，便于领导查找。

五、出差安排：

（一）出差前：

1、确定出差目的和日期；

2、确认总经理出差陪同人；

3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）；

4、确定行程，预定机票、酒店、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）、所到城市天气；

4、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）；

5、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。

秘书工作的时间管理艺术

在错综复杂的信息时代背景下，在物欲横流的知识经济发展中，在全方位、宽领域、多层次的全球化进程中，时间是相对公平的资源，它以每天24小时的资源分配相对公平地分给个人，就个人而言，时间是生命、时间是财富、时间是实现个人价值的重要保证；时间也是相对匮乏的资源，如果个人时间存在大量的虚度和浪费，在时间管理上存在侥幸与低效，那么在实现个人价值、推动事件进程的过程中，会成为一种阻力。由此，高效、科学的时间管理也就显得尤为重要。

一、时间与时间管理

浅谈秘书的时间管理艺术，首先得明确什么是时间和时间管理？时间是物理量中的七个基本物理量之一，是根据爱因斯坦相对论提出的除了空间三维度以外的第四维度，是人类用以对事件持续期间及间隔的期间长短计量的一个标量。在爱因斯坦的广义相对论中又提出并阐述了时间是相对的，并非独立存在而是与空间相互依赖的，是可以被引力压缩弯曲的。时间管理也就是对时间的掌控和把握所采用的技巧、方法和工具来促进任务的实现、目标和工作的完成，时间管理是人们在提高时间的利用率和使用价值性的同时对时间进行计划、控制、安排、运用的技巧与方法，时间管理是在一定程度上掌握时间节约的规律，从而节约时间资源，推动个人或集体创造性的发展，高效有序地利用时间也是实现个人价值、提升个人综合能力的重要保障和基本途径，科学合理地管理时间也是实现集体目标、创造集体经济价值的合理渠道和重要保障。

二、秘书与秘书的职责 谈及秘书工作的时间管理艺术，还得明白秘书及秘书的职责是什么？秘书是一种社会职业，秘书是在领导身边或领导辅助机构，处理办公室事务、联系各方、办理文书、辅助领导办公的综合性事务与信息助手。秘书工作在各级党政机关领导体系中、在企事业单位的各级机构中占有重要地位，在行政部门、企业机构发挥了辅助功能的作用，扮演了一个综合性质的角色，主要负责单位或部门的会议举办、信息工作、公文写作、信访接待、档案整理、日程安排等重要工作，时间的科学、高效、有序管理就显得尤为重要，不仅要求秘书具有清晰的时间观念，而且要有科学的管理方法、高效的时间管理能力，以提高时间利用率和价值性，从而进行辅助决策、有序办公、科学协助管理。秘书部门是一个工作整体，为了有效而全面的实现自己的职能，这就要求每一位秘书人员遵循正确的、科学的工作原则与要求，明确自己的职责、权限、目标和任务，每一个单位都会根据本单位的性质、总目标、总任务来确定秘书部门的职责范围和权限大小，使得每一个秘书的工作任务做到既分工明确，又配合密切。能分清事务的主次，有条不紊的处理事务，根据任务的轻重，时限的长短或者是领导的指示，区分主次缓急，把工作做得井然有序。

第 1 页 共 8 页 行政秘书的日常工作程序与工作职责

行政秘书是负责协助管理人员进行日常工作的人员，下面是行政秘书的日常工作程序与工作职责：

1. 日常工作程序：

- 早上到岗后，根据安排整理办公室环境，检查和处理邮件、文件等收发工作。

- 协助管理人员安排日程，安排会议、培训等活动，制定日程安排表。

- 进行电话、传真等沟通工作，答复查询和处理一般事务。

- 协助管理人员制定和修改行政文件、文件归档和记录工作，确保文件的安全和完整性。

- 负责办公室用品的采购和管理，维护办公设备的正常使用。

- 负责接待来访人员，并协助管理人员安排差旅事宜和会议宴请工作。

- 处理行政人员的报销和费用管理，保障公司资金使用合理化。

- 协助处理一些紧急问题和临时任务。

2. 工作职责：

- 协助管理人员安排和组织各类会议、培训和活动，并负责会议材料的准备和会议记录的整理。

- 负责起草和修改行政文件、文件归档和记录工作，保证文件的安全性和保密性。

- 协助处理来访人员的接待和安排，提供必要的帮助和指导。 第 2 页 共 8 页 - 负责整理和分发公司的收发邮件、传真等文件，并记录相关事宜。

- 负责办公室用品和设备的采购和管理，确保工作的顺利进行。

- 负责管理人员差旅安排和会议宴请工作，协助解决相关问题。

- 协助管理人员处理公司日常事务，如报销、费用管理等。

- 负责协调相关部门的工作，解决一些紧急问题和临时任务。

总而言之，行政秘书的工作职责是协助管理人员进行日常工作，包括安排会议、处理文件、接待来访人员、管理办公室用品等工作。

行政秘书的日常工作程序与工作职责（2）

行政秘书的日常工作程序和工作职责可以分为以下几个方面：

1. 日常工作程序：

- 安排和协调领导的日程安排，包括安排会议、预定行程等；

- 管理和组织办公室的文件和记录，包括收发邮件、存档文件、整理会议记录等；

- 接待来访者并提供必要的信息和支持；